- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Pohjoismaisen kasvuyrityksen Suomen-konttori päätti laittaa sisäisen viestintänsä uusiksi. Liiketoiminta oli vuosien varrella kasvanut nopeaa tahtia sekä Suomessa että ulkomailla. Monet asiat olivat jääneet nopeasti kasvavassa organisaatiossa vähälle huomiolle. Yksi näistä oli yrityksen sisäinen viestintä. Ongelma tiedostettiin ja sisäinen viestintä haluttiin uudistaa. Tavoite oli lisätä työyhteisön avoimuutta ja työntekijöiden viihtyvyyttä.
Aiemmin oli viestitty sisäisissä palavereissa, yksittäisillä sähköposteilla ja pääkonttorin tarjoaman raskastekoisen intranetin kautta. Tämä toimintatapa johti käytävähuhuihin. Lisäksi työilmapiiri kärsi ja työntekijöiden tyytymättömyys kasvoi.
Johto tarttui toimeen
Yrityksen johtoryhmä otti saadun palautteen pohjalta tehtäväkseen pohtia sisäisen viestinnän uudistamista. Tästä lähti liikkeelle myös laajempi uudistustarve, joka koski yrityksen viestintästrategiaa kokonaisuudessaan.
Sisäinen viestintä tuli saattaa kiireellisesti ajan tasalle, joten johtoryhmä alkoi miettiä keinoja muutoksen toteuttamiseksi. Konsernin intranetin todettiin olevan nykyisessä muodossaan auttamattoman vanhentunut. Tavoitteena oli rakentaa henkilökunnan tavoittava ja helppokäyttöinen työkalu, josta löytyisi myös mobiilisovellus.
Edellisen syksyn aikana konsernin emoyhtiö oli ottanut sisäisen viestinnän työkalukseen Microsoftin Yammerin, josta nyt kaivattiin käyttökokemuksia. Yammerin etuna oli paitsi helppokäyttöisyys, myös kumppaniohjelmien kautta hyödynnettävät lisenssit, joten kustanuspuolikin oli katettu.
Pelisäännöt tärkeitä
Päätös käyttöönotosta Suomen-konttorissa tehtiin nopealla aikataululla ilman minkäänlaista testausta, ja niinpä Yammer oli yrityksen henkilökunnan käytössä jo ennen kesälomakautta. Erillistä käyttöönottokoulutustakaan ei tarvittu, sillä työkalu oli hyvin helppokäyttöinen. Vaikka Yammerin käyttäminen ei ollut ongelma, ongelmia syntyi siitä, ettei käytön pelisäännöistä sovittu heti aluksi.
Pelisääntöjä koskevia kysymyksiä oli paljon. Minkälaista sisältöä Yammerin kautta jaetaan? Kenellä on omistajuus? Onko tarpeellista muodostaa esimerkiksi tiimikohtaisia ryhmiä? Ja sitten vielä se tärkein eli mitkä ovat käyttäytymissäännöt sosiaalisessa mediassa?
Lopputuloksena oli Suomi24-tyyppinen keskustelupalsta, jossa käytöstavat unohdettiin ja välillä käytettiin kovaakin kieltä kollegoiden toimintatapoja ruodittaessa. Johtoryhmä palasi takaisin suunnittelupöydän ääreen sopimaan pelisäännöistä. Tämän jälkeen Yammerin käyttö aloitettiin uudestaan, tällä kertaa esimiesten ohjaamana ja selkeillä säännöillä.
Nyt puolen vuoden jälkeen yrityksen sisäinen tiedottaminen on siirtynyt kokonaisuudessaan Yammeriin ja yrityksen linjausten viestimisestä vastaa toimitusjohtaja. Muusta tiedottamisesta vastaavat tarvittaessa muut johtoryhmän jäsenet omille osastoilleen. Perinteisten viikkopalaverien yhteenveto löytyy nykyään Yammerista, jolloin tieto tavoittaa myös asiakaskäynneillä olevat työntekijät. Työkalun mobiilisovellus varmistaa, että jokainen työntekijä saa tiedon asioista reaaliaikaisesti.
Mitä opittiin?
Mitä muutoksesta sitten opittiin? Ongelma sisäisen tiedottamisen uudistustarpeesta tunnistettiin kiitettävän nopeasti, mutta siitä seuranneita päätöksiä ei pohdittu riittävästi ja joiltain osin muutoksen täytäntöönpanossa jopa hätiköitiin. Oletettiin asioiden sujuvan itsestään ilman pelisääntöjä ja unohdettiin työntekijöiden olevan persooniltaan hyvinkin erilaisia.
Kynnys sanoa asiat keskustelupalstan kautta on matalampi kuin käydä vastaava keskustelu rakentavasti kollegan kanssa. Kasvokkain käyty keskustelu myös hillitsee kärkkäimpiä kannanottoja. Unohdettiin myös, ettei sisäisen tiedottamisen ongelmaa korjaa pelkästään uuden työkalun käyttöönotto. Täytyy myös sopia, millaisista asioista henkilökuntaa tiedotetaan ja kenellä siitä on vastuu. Ei siis ole kyse pelkästään uudesta viestintäkanavasta, vaan kokonaisvaltaisesta toimepidemuutoksesta yrityksen sisäisessä viestintäkulttuurissa.
Tämä työ jatkuu edelleen, ja allekirjoittanut vastaa yrityksen viestintästrategian tuottamisesta yhdessä yrityksen muiden johtoryhmän jäsenten kanssa alkuvuoden 2015 aikana.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Tutun kuuloinen klassinen esimerkki yrityksen sisäisestä viestinnästä ja hätiköinnin seurauksista. Ainakin yrityksellä on hyvät lähtökohdat viestintästrategiaa tuottaessa, ettei toisteta samoja virheitä. Muutenkin on hyvä muistaa viestintästrategiaa luodessa, että se ei ole kertaluontoinen suoritus vaan ylläpidettävä prosessi, johon vaikuttaa monet ulkoiset ja sisäiset tekijät sekä ihmiset. Hyvä, että yrityksessäsi on reagoitu nopeasti johdon tasolta toimintaan ja korjattu virheet. Viestintästrategiassa johdon tulisikin näyttää suunta ja säilyttää se, jotta asiat pysyvät hanskassa ja muutokset tehdään tarpeen mukaan harkitusti. Yrityskulttuuri ja työntekijöiden väliset suhteet vaikuttavat ihmisten osallistumiseen sekä uudenlaisen teknologian hallintaan sisäisen viestinnän työkaluna. Ehkä tärkeä muistutus omaankin työnkuvaan, että pilotoinnin kautta on hyvä viedä uudistetut työkalut koko konsernin käyttöön.
Sisäisen viestinnän työkalu on jo löytynyt ja se helpottaa varmasti viestintää, sillä vanhanaikaiset intranetit alkavat olla historiaa monessakin yrityksessä, kun siirrytään esimerkiksi Yammeriin, Microsoft Lynciin tai Sharepoint-ohjelmiin. Mikä media on kullekin yritykselle käyttötarkoituksiin sopiva sähköpostin, puhelimen ja kasvotusten viestimisen rinnalle. Vaihtoehtoja alkaa olla runsaasti ja pilvipalvelut tuovat helpotusta monen yrityksen tarpeisiin.
Petra esitti hyvät kysymykset, joista osa tuli itsellekin mieleen tekstiä lukiessa. Kokonaisen uudistetun viestintäkulttuurin sisäänajo voi kestää hetken, mutta saatte varmasti aikaan hyviä tuloksia pidemmällä tähtäimellä.
Tsemppiä ensi vuoden haasteisiin!
Maarit
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Itse tunnistan työelämästä nuo samat viestinnän haasteet. Olen nähnyt kuinka tärkeää on sisäinen viestintä, sen puuttuminen tai sen erinomaisuus. Usein olen saanut myös huomata viestinnän jäävän jalkoihin, on muita "tärkeämpiä" asioita. Uskon, että hyvä sisäinen viestintä on myös yksi työtyytyväisyyden tekijä, jonka johdosta siihen kannattaa panostaa!
Petralta erittäin hyvät kommentit ja kysymykset, saman tyyppisiä asioita itsekin jäin pohtimaan!
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
kohdallisia asioita ja kuten edellinenkin kommentoija totesi, hyvin tiivistetty projekti kaikkinensa.
Projektinne oli myös tyypillinen esimerkki siitä, kuinka voi käydä, kun rynnätään fiiliksissä ottamaan käyttöön uutta ja hienoa työkalua.
Onneksi kuitenkin saitte pelisäännöistä sovittua ja lopulta kaikesta huolimatta mainion työkalun käyttöönne.
Yammerin, Sharepointin, Lyncin ja muiden tehotyökalujen käyttöönottoprojekteissa on aina hyvä varmistaa, että kaikki ovat samalla tasalla niitä käyttöönotettaessa. Koulutusta on hyvä järjestää etupainotteisesti ja samalla tuottaa tietoa käyttäjille uuden työkaluohjelman käytön rajoitteista. Tietoturva-asioista on myös hyvä ottaa selvää etukäteen. Monesti nimittäin käy niin, että saatetaan ottaa sinänsä hyvä ja käyttökelpoinen sovellus käyttöön, mutta ei mietitä riskienhallintaa ja immateriaalioikeuksia enempää kuin vapaa-ajan käytössä esimerkiksi Facebookiin asioita kirjoiteltaessa. Yritystoiminnan kannalta kuitenkin riskit ovat monesti moninkertaisia.
Tästä huolimatta ei sosiaalista mediaa kannata pitää mörkönä, vaan ottaa se ennakkoluulottomasti tehokäyttöön tuottavuutta lisäävänä mediana. Kunhan turvallisuudesta ja realiteeteistä pidetään huolta.
Sosiaalinen media on koukuttava juuri helppokäyttöisyytensä vuoksi. Olisikin hyvä samalla miettiä, missä kulkee toiminnanohjausjärjestelmän, sähköpostin, intranetin, Sharepointin ja esimerkiksi Lyncin rajat. Jokainen työkalu on omalla tavallaan hyödyllinen, mutta tehty erityistä käyttötarkoitusta varten. Olisi mukavaa, kun yritys voisi toimia yhdellä työkalulla keskitetysti ja kevyellä kalustolla (ja samalla sijoituksella) mutta monesti tämän tyyppisten sovellusten hajanaisuus aiheuttaa enemmän haasteita kuin tuottaa ratkaisuja.
Totesit itsekin, että kyse ei olekaan pelkästään uudesta viestintäkanavasta, vaan kokonaisvaltaisesta toimepidemuutoksesta yrityksen sisäisessä viestintäkulttuurissa. Organisaatiossa jokaisen tuleekin käytännössä sisäistää viestintäkulttuurin, viestintästrategian ja toiminnan kannalta olennaiset asiat, jotka tuottavat organisaatiolle somesta parhaan mahdollisen hyödyn.
Hienoa lukea tämän kaltaisista toteutuksista, mielellään perehtyisin lisääkin projektiinne.
Hyvää syksyä!
Blogipostauksesi perusteella muutos toimintakulttuurissanne on ollut melkoinen. Mieleeni tuli muutama kysymys lähinnä tulevaa (ja viestintästrategiaakin) silmällä pitäen:
1. Miten olette ajatelleet mitata uudistukselle asetettuja tavoitteita, kuten avoimuuden lisääntymistä ja viihtyvyyden paranemista?
2. Miten Yammerin käyttöönotto on vaikuttanut perinteisiin viestintäkanaviin: sähköpostiin, palavereihin ja intranetiin? Onko käytävähuhut saatu pysäytettyä alkuunsa Yammerin myötä?
3. Onko henkilöstö ottanut Yammerin omakseen sen jälkeen, kun pelisäännöistä sovittiin vai viestiikö johto ns. ylhäisessä yksinäisyydessään (vain ylhäältä alaspäin)?
4. Mikä on Yammerin rooli yksittäisen työntekijän arjessa nyt ja tulevaisuudessa? Jos on työn puolesta mahdollista, että osa työntekijöistä ei hyödynnä Yammeria täysipaineitteisesti, onko tilannetta tarpeen muuttaa? Miten tähän tavoitteeseen päästään? Voidaanko henkilöstöä osallistaa viestintä- ja toimintakulttuurin kehittämisessä?