Projekti jatkuu

Intranetimme uudistus jatkuu kiivaana viestintäosastolla. Valmista tulee vuoden vaihteessa, joten tähän blogiin ei tietoja valmiista lopputuloksesta vielä ennätä.

INTRANET HOUKUTTELEE OSALLISTUMAAN

Intranetimme uutuus, josta veikkaan suosittua, tulee olemaan mahdollisuus kommentoida uutisia ja artikkeleita.  Kaikkea voi kysyä, ja vastaus tulee intranetiin kaikkien luettavaksi. Luulen vapaan kommunikoinnin olevan kuitenkin se kaikkein suurin anti.

Kiireen keskellä muutaman sanan vaihtaminen onnistuu vain lähimpänä istuvien työtovereiden kanssa, mutta vapaa kommentointi intranetissä vie keskustelun uudelle tasolle. Ei väliä, missä kerroksessa istut, mitä työvuoroa teet, mikä on työnkuvasi: kaikki pystyvät keskustelemaan ja kommentoimaan kiinnostavia artikkeleita ja uutisia. Työkavereiden ajatuksiin ja mielipiteisiin tutustuu paremmin, ja yhteishenki vahvistuu.  

Tiedon saanti todennäköisesti nopeutuu. Koska intranetissä toimitaan omalla nimellä, pysynee kommunikointi asiallisella tasolla, toisin kuin monella muulla internetin yleisellä keskustelupalstalla. Veikkaisin, että hiljaisina päivinä kommentointi voi olla vilkastakin, kun kiirepäivinä taas kommentit rajoittuvat oikeasti tarpeellisiin lisäkysymyksiin.  Muutos tuonee säpinää intranetiin ja houkuttelee sinne niitäkin, jotka eivät päivittäin intranetiä työssänsä tarvitse.

MITÄ OPIN?

Yritysviestinnän kurssista jäi käteen paljon. Opin, että sosiaalinen media on laajempi kuin olin ajatellutkaan ja sitä voidaan hyödyntää viestinnässä ja markkinoinnissa erittäin laajasti. Toisaalta sosiaalisessa mediassa ei yritys pysty kontrolloimaan viestintää kuten perinteisemmässä markkinoinnissa.

Yritys hyötyy, jos pystyy seuraamaan somessa käytyä keskustelua ja reagoimaan siihen tarpeeksi nopeasti.  Sosiaalinen media ei myöskään voi olla itsetarkoitus, vaan yrityksen pitää tarkkaan miettiä, mitä somelta halutaan, miksi sinne mennään jos mennään ja miten yritys siellä aikoo toimia.

Projektistani opin paljon intranetistämme ja sen käytöstä eri tiimeissä.

Kaiken kaikkiaan olen nauttinut kurssista ja pitänyt vierailijoista. Näyttää siltä, että minäkin liityn Facebookiin vielä tämän vuoden puolella ja osallistun toimintaan sosiaalisessa mediassa aktiivisemmin kuin aikaisemmin.

Profile picture for user Salla-Maaria Kuuluvainen
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Teidän intra taitaa olla niin hyvä, että teillä saattaa tulla päinvastaisia ongelmia kuin muilla. Kaikki juttelee intrassa ja muut hommat jää tekemättä :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:15
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kuullostaa siltä, että intranne on lähtenyt todellakin lentoon! Onnittelut! Varmasti tämä tuleva mahdollisuus ajatustenvaihtoon tuo vielä lisää liikennettä intraanne ja ainahan on mahdollisuus heittää "keskustelufoorumille" jokin ajankohtainen, koukuttava gallup-kysymys ja saada hiljaisiinkin hetkiin säpinää :-)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:15
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olisi kiva kuulla mikä intranet-järjestelmä teillä on käytössä? SharePoint?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:16
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Intranetin kehitysprojekti on aina mielenkiintoinen projekti. Meillä uudistettiin muutaman vuosi sitten oma intra ja silloin vielä ei ollut kommentointi- tai tykkäysmahdollisuudet pinnalla. Riippuen siitä kuka toimittaa esimerkiksi uutisia ja ajankohtaisia asiaoita palveluun voi tuon kommentoinnin ajatella myös niin, että se hydyttää juttujen kirjoittajaa. Näin myös uutisen tekijä saa palautetta mikä jutussa oli parasta ja millaiset jutu ylipäätään aiheuttavat keskustelua tai tykkäyksiä.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:16
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei! Mielenkiinnolla luin Intranet prosessistanne. Olen ollut mukana vastaavassa. Otimme myös käyttöön jossain vaiheessa Intraan mahdollisuuden vapaaseen kommunikointiin tai "tykkäykset/peukutukset" artikkelista/blogista. Erittäin vähän tätä ominaisuutta kuitenkin käytetään. Eivät ihmiset jaksa tiedonhaun lisäksi lähteä "oikeasti" analysoimaan, kehittämään ja kommunikoimaan. Mielestäni se on pieni poppoo konsernissa, jolla on aikaa kirjoitella kommentteja työpäivän aikana, niin lukuottamatta itse editoreita. Johdon tekstejä peukutettiin tai kiiteltiin pääsääntöisesti, vaikutti osittain teennäiseltä tai huomionhakuiselta, että oma ääni tulee kuuluviin tietyn johtajan nimen yhteydessä! Toiminta ei ollut aitoa, ja tämä ärsyttää ja karkottaa loputkin lukijat/kommentoijat. Missähän on onnistuneita kokemuksia? Kuulisin niistä mielelläni:)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:16
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Työpaikkani (ministeriön) intranet vaihtui keväällä 2014. Uudistushankkeen tavoitteena oli lisätä avoimuutta, tiedonkulkua ja yhteisöllisyyttä. Intranetin alusta perustuu Confluenceen (ns. organisaatiowikiohjelmistoon), jossa peukutukset ja kommentoinnit puolin ja toisin ovat mahdollisia. Kaikilla on sisällön muokkaus- ja lisäysoikeudet, ja jos jokin menee pieleen, vanhan sivuversion voi palauttaa. Etusivun uutisia voi tehdä kuka tahansa samoin kuin hieman lyhyempiä twiitti-uutisia. Kerrottakoon sen verran, että vanha intranet oli vuodelta 2000, ja perustui Microsoft FrontPagella tehtyyn (tai ainakin ylläpidettyyn) intranetsivustoon, joka oli aikansa elänyt viimeistään 2010-luvulle tultaessa. Verrattuna Anneli H:n työyhteisöön meillä ministeriössä kommenttimahdollisuutta käytetään yleisesti ja eri henkilöiden toimesta. Uudistushankkeen takana seisoi koko johto, joista ainakin osa on ottanut uudet viestintäkeinot käyttöön. Sisäisestä viestinnästämme on tullut kaikkien asia, jolla luomme yhdessä uutta kulttuuria ja me-henkeä. Kaikki eivät tietenkään ole ottaneet osaa uusiin viestintämahdollisuuksiin ensimmäisen puolen vuoden aikana, mutta iso osa kuitenkin. Pitkällä aikavälillä nähdään, auttaako intranet myös murentamaan jäykähköjä osasto- ja yksikkörajoja. Uusi intranet on parantanut tiedonhakua mm. sivujen ja liitteiden asiasanoituksen takia ja tiedonkulkua sivujen Seuraa-toiminnon avulla. Intranet on myös lisännyt tietoisuutta toisten virkamiesten tehtävistä, sillä tekijän nimi esiintyy kaikkien julkaisujen ja muutosten yhteydessä. Sähköpostin määrä on vähentynyt huomattavasti, kun koko taloa tai useaa osastoa koskevat viestit/uutiset on julkaistu intranetin etusivulla. Laajat muokkausoikeudet eivät ole ainakaan vielä väärinkäytöksiin, ja toiminta on lähtenyt lupaavasti käyntiin. Keskustelu on myös pysynyt asiallisena kuten kuuluukin. Vaikka olin mukana intranetuudistuksen projektiryhmässä, monta asiaa on vielä opettelematta. On hienoa, että teknologian (ja yhteiskunnan) kehityksen seurauksena työpaikoilla on mahdollista ottaa käyttöön tällaisia sisäistä viestintää edistäviä ja toimintaa helpottavia (tehostavia) välineitä. Niiden hyödyntäminen tietysti riippuu siitä, että niille on työpaikalla todellinen tarve, johdon tuki ja suopea asenneilmapiiri.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:16