Teams sisäisessä viestinnässä

Toimiva sisäinen viestintä parantaa työntekijäkokemusta

Sisäinen viestintä Teamsiin, än-yy-tee NYT! Tällainen komennus kävi tänä syksynä organisaatiossani, jossa työskentelee noin 400 henkilöä eri tehtävissä.

Organisaationi hyvää tarkoittavana tarkoituksena oli vähentää sähköisen sisäisen viestinnän kanavia siirtämällä tieto yhteen paikkaan kaikkien helposti saataville. Tämä olisi omiaan parantamaan myös työntekijäkokemusta, joka on nostettu keskiöön organisaatiossani.

Mikä Teams?

Korviini oli kantautunut etukäteen ei-niin-kovin mairittelevia huhuja Teamsin toimimattomuudesta. Ennakkoluulottomasti (no okei, aika ennakkoluuloisesti) päätin hypätä hommaan täysillä mukaan. Olisihan se aivan mahtavaa, jos näin iso organisaatio saisi tehostettua sisäistä viestintäänsä.

Microsoft Teams on "Office 365:n tiimiyhteistyön keskus, joka sisältää tiimisi tehokkaaseen työskentelyyn tarvitsemat henkilöt, sisällön ja työkalut". Tutkimalla Microsoftin sivuja käy ilmeiseksi, että Teams on ajateltu työkaluksi vuorovaikutukseen perustuvaan tiimityöhön ja sen tarkoitus on helpottaa tiedon jakamista sekä avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Hyvältä kuulostaa.

Teams omassa organisaatiossani

Teams korvasi omassa organisaatiossani intrassa olleet toimikohtaiset sivut, jossa aiemmin tiedotettiin olennaisista töihin liittyvistä seikoista, käytiin keskustelua kollegojen kanssa ja jaettiin työhön liittyvät olennaisimmat ohjeistukset.

Teamsiin on luotu erilaisia ryhmiä, joissa on tarkoitus julkaista eri asioihin liittyvää sisältöä. Näillä ryhmillä on  omat välilehtensä, joiden takaa löytyy lisää materiaalia. Teamsista löytyy myös podcasteja liittyen ajankohtaisiin asioihin.

Miten Teams on toiminut?

Teams vaikutti alkuun ja vaikuttaa edelleenkin sekavalta näin parin kuukauden käytön jälkeen. Keskusteluryhmät on otsikoitu epäselvästi, ryhmille ei saa luotua alaryhmiä. Viestit hukkuvat massan sekaan, uutiset ja tiedotteet löytyvät hankalasti välilehtien takaa ja vanhoja viestejä on vaikea löytää jälkikäteen.

Työhön liittyvät ohjeistukset löytyvät edelleen intrasta. Teams olikin tältä osin lisäys käytössä olleisiin viestintäkanaviin, kun intran sisältö jaettiin kahteen paikkaan.

Joudun siis harmikseni vahvistamaan kuulemani huhupuheet. Teams ei tunnu vastaavan kovin hyvin organisaationi tarpeisiin. Intrasivutkaan eivät olleet kovin toimivat, mutta pelittivät mielestäni Teamsia paremmin. Aika näyttää, mikä tulee olemaan Teamsimme kohtalo.

Tämä on tietysti oma subjektiivinen näkemykseni ja muitakin mielipiteitä varmasti on. Olisi mielenkiintoista kuulla Teamsin hyviä puolia, eli saa kommentoida!

Profile picture for user Katja L.
Projekti

Teams haltuun

Työyhteisöni viestintä on siirretty koko organisaatiossa syyskuun alusta Teamsiin. Sen käyttö tuntuu sekä itsestäni että oman tiimini jäsenistä sekavalta ja vähän hankalaltakin. Projektin tavoitteena on ottaa Teams haltuun ja innostaa kollegat mukaan touhuun. Tavoite on saada luotua oman tiimimme Teams-ryhmään niin selkeä rakenne, että kaikki tieto on sieltä löydettävissä nopeasti ja helposti. 

Tavoitteet:

1) opetella käyttämään Teamsia jokapäiväisessä työssä

2) innostaa kollegoita mukaan toimintaan

3) muokata oman tiimin Teams -ryhmän rakenne mahdollisimman selkeäksi

KaritaT KIRJOITTI:
Sisäinen viestintä on kyllä vaikea laji! Tuntuu, että se on yhtä vaikeaa, on sitten kyseessä pieni tai iso yritys.
Itse olen työskennellyt aina pienissä yrityksissä, joissa ei ole ollut käytössä mitään sähköisiä sisäisen viestinnän työkaluja (sähköpostia lukuun ottamatta :) ja luulisi, ettei viestintä voisi olla kovin vaikeaa, mutta on se, varsinkin kun on kyse palveluyrityksestä, jossa ihmiset ovat eri aikoina paikalla. Olenkin joskus miettinyt, toisiko joku tällainen tai vastaava työkalu helpotusta meidän viestintään, mutta tämä ei tuntunut kovin mairittelevia referenssejä :)

Teams on tosiaan itselleni vieras työkalu ja hienosti olit avannut blogin alussa mitä sillä tarkoitetaan ja miten sen on ajateltu palvelevan sisäistä viestintää. Harmi, ettei se ole helpottanut teidän työtä, mutta toivotaan, että kokemuksen ja käytön myötä, se kehittyisi palvelemaan teitä paremmin. Mielenkiintoista olisi kuulla, miten "tarina" tästä jatkuu ja millä keinoin sitä pyritään kehittämään käyttäjäystävällisemmäksi kokemuksen pohjalta. Jatka ihmeessä blogia siltä osin ;)
Lähetetty La, 11/10/2018 - 11:45
HannaKoo KIRJOITTI:
Teams ei ole minulle ennestään tuttu, kiitos tästä esittelystä! Sisäisen viestinnän kanssa painitaan varmaan jokaisessa vähänkään suuremmassa organisaatiossa, ja oli hyödyllistä kuulla oma käyttäjäkokemuksesi Teamsista. Harmi vaan, ettei Teams ole toiminut teillä paremmin! Mahtaako ongelmana olla se, että ohjelmisto on niin monipuolinen ja kattava, että siitä on hankala saada otetta? Onko siitä mahdollista ottaa käyttöön (ainakin ensivaiheessa) vain ne toiminnot, jotka ovat juuri teidän käyttöönne tärkeimmät? Ehkä ohjelma kannattaa ajaa sisään vähitellen, ja sitten kun Teamsin toimintaympäristö on kaikille tuttu, sen käyttöä voi laajentaa monipuolisemmaksi. Ainahan uuden opettelu vie aikaa.
Lähetetty Ma, 11/12/2018 - 12:27