Mitä? Talouspalvelut tulevat iholle!

Yritysviestinnän uudet ympäristöt - Syksy 2015

 

On jo aika murtaa vanhat käsitykset ja tuoda talouspalvelut tähän päivään ja aitoon vuorovaikutukseen asiakkaidensa kanssa.
 

Uudet mahdollisuudet vanhoille tekijöille 


Uudet viestinnän mahdollisuudet ovat tuoneet uusia tuulia ja mahdollisuuksia keskusteluun asiakkaan kanssa. Tilaisuuteen kannattaa tarttua ja irtautua vanhoista aikansa eläneistä rooleista.

Viestinnän kehittäminen on nostettu talouspalveluiden toiminnan kehityssuunnitelmaan ensimmäistä kertaa talouspalveluiden historiassa. Se kertoo merkittävästä ajattelutavan muutoksesta.

Sosiaalinen intranet on valittu keskeiseksi viestinnän välineeksi.  Tavoitteet talouspalveluiden sosiaaliselle intranetille on asetettu korkealle. Uusi intranet on digitaalinen kohtauspaikka talouspalveluille ja sen asiakkaille. Samalla luodaan uusi toimiva käytäntö tietojen jakamiseen. Ennen kaikkea tavoitteena on asiakkaan työskentelyn helpottaminen.  Vuoropuhelu avaa myös aivan uudenlaisia mahdollisuuksia talouspalveluiden toiminnan kehittämiseen yhteistyössä asiakkaan kanssa.
 

Kenelle ja mitä?


Uudessa intrassa ihminen ja asiakas ovat keskiössä. Asiakkaille tehdään esimerkkejä, jaetaan tietoa ja keskustellaan. Uuteen intraan liitetään kysymys-vastauspalsta, ryhmätyötiloja ja tulevaisuudessa ehkä jopa talouspalveluiden asiantuntijablogi.

 

How

Yleishyödyllisen yhteisön tukipalveluissa on ehkä ajoittain hankalaa mieltää ajatusta asiakkaasta. Palveleeko asiakas tukipalvelun toimintoja vai mahdollistaako tukipalvelu muun organisaation toimintaa? Käsitys asiakkaasta tulisi kirkastaa, jotta tukipalvelusta kehittyy todellinen ydintoiminnon kumppani. Ymmärrys asiakkaasta ja varsinkin asiakkaan tarpeista luo mainion mahdollisuuden tukipalvelun toimintojen kehittämiseen. Asiakkaan palautetta ei pidä pelätä tai väheksyä vaan ottaa se uudistumisen mahdollisuutena.

Uusi intranet vastaa asiakkaan tarpeisiin: se on sosiaalinen, siellä on vapaa pääsy tietoihin ja siellä keskustellaan. Ryhmätyötiloissa voidaan työskennellä yhdessä vaikka oltaisiin fyysisesti kaukana toisistaan.  Toisaalta uutta työvälinettä voidaan hyödyntää myös osana johtamista ja talouspalveluiden ohjaustehtävässä.
 

Miten muutos tehdään?


Haasteen kehitykselle muodostaa muutosvastarinta. Miten saadaan tiimin jäsenet innostumaan tästä kehitystyöstä ja huomaamaan, että vanhat totutut ja turvalliset toimintatavat eivät enää riitä? Yhdessä tekeminen voi olla haaste, mutta myös merkittävä voimavara, jos ihmiset vain syttyisivät uudistamisen ajatukselle! Pakko pullaa ei kukaan jaksa.
 

letso


Yhdessä ideointi ja uusien entistä parempien ratkaisujen kehittäminen on parasta yhteistyötä.  Vanhasta ajattelu- ja toimintatavasta poisoppiminen vaatii työtä ja aikaa. Asiassa edetään kirjanpitäjämäistä varovaisuutta noudattaen. Ensin kartoitetaan lähtötilanne, jaetaan vastuualueet ja pohditaan sisällöt yhdessä.
Sosiaalisen intranetin rakentaminen koko talouspalveluiden yhteisenä projektina saattaa muodostua jopa yksikön henkeä ja yhteistyötä parantavaksi tekijäksi. Me teemme sen! Nyt on aika muutokselle ja aikaa muutokselle!

kuvat:
https://pixabay.com/en/

Profile picture for user Johanna V
Projekti

Talouspalvelut-lähelläsi

Yritysviestinnän uudet ympäristöt - Syksy 2015
Johanna V

Projektissani laadin suunnitelman talouspalveluiden sivuiksi organisaationi sosiaaliseen intranetiin. Tavoite on tuoda talouspalvelut lähemmäksi sisäisiä asiakkaita ja parantaa talouspalveluiden ja muun organisaation välistä vuorovaikutusta.

Tavoite on

  • parantaa talouspalveluiden ja muun organisaatioon välistä viestintää
  • luoda sivustolle taloushallinnon tietopankki
  • helpottaa talouspalveluiden sisäisten asiakkaiden työskentelyä
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Todella mielenkiintoinen ja tässä ajassa oleva projekti. Mikä sosiaalinen intranet teillä on käytössä?

Uusi sosiaalinen intranet vaatii varmasti vahvaa muutosviestintää ja koulutusta, jotta se saadaan osaksi arkea. Lopputulos on varmasti palkitseva. Niinkuin suunnitelmissanne onkin, sitä kautta varmasti yhteistyö lisääntyy, tiedon kulku vapautuu ja siilot mataloituvat.

Talouspalvelut ovat varmasti haastava kohde sensitiivisten asioiden käsittelyn vuoksi, mutta löydätte varmasti toimivan mallin. Onnea projektiin!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:51
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos Johanna sujuvasta ja aihealueeltaan erottuvasta blogipostauksestasi!

Otit esille tärkeän aiheen –sisäisen asiakkaan mieltämisen vaikeuden. Kun puhutaan organisaation toimintatapojen muutoksesta ja organisaatiokulttuurin luomisesta, keskitytään yleisesti ”ulkoisiin” asiakkaisiin, unohtaen sisäiset asiakkaat. Vahva asiakaspalvelukeskeinen organisaatiokulttuuri lähtee organisaatioiden sisältä heijastuen ulospäin. Jos siis halutaan saada pysyvää ajattelu- ja toimintatapojen muutosta aikaiseksi, tulee muutos aloittaa yrityksen sisäisistä toimintatavoista ja asiakkaista, laajentaen ajattelu- ja toimintatapojen muutos ulospäin. Monet tutkimukset puhuvat myös tämän puolesta. Ehkä oletkin jo tutustunut Suomen ja myös maailmanlaajuisesti arvostetun palveluntutkijan Christian Grönroorsin tutkimuksiin ja kirjoihin palvelusta, sen laadusta ja palvelukulttuurin luomisesta?!

Olet hienosti tiedostanut myös muutosvastarinnan olemassaolon ja sen vaikutuksen kehitystyön/muutoksen aikaavievyyteen ja pohtinut näitä asioita postauksessasi! Tunteiden läsnäoloa ei saa muutoksissa vähätellä eikä unohtaa.

Olet tärkeän asian äärellä –voimia ja jaksamista opintoihin ja työhön!
MariaK.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:51
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Sen lisäksi, että talouspalveluissa käsitellään paljon luottamuksellista tietoa, kertyy meille paljon myös tietoa, joka on syytä jakaa muun organisaation kanssa. Viestintä muuhun organisaatioon on talouspalveluille tärkeää. Talouspalveluiden avautuminen muulle organisaatiolle näkyväksi toiminnoksi parantaa yhteistyötä ja mahdollistaa toimintojen kehittämisen sekä asiakkaan että talouspalveluiden näkökulmasta.

Drupal on alusta, jolla sosiaalinen intranet on. Tämän käyttöön on henkilöstölle järjestetty koulutusta. Itsekin olen yhteen koulutustilaisuuteen osallistunut. En ole siis ole ihan vahvoilla tässä vielä!

Kiitos Maria lukuvinkistä! En ole vielä perehtynyt Christian Grönroosin julkaisuihin. Pitääpä taas poiketa erittäin hyvässä Haaga-Helian kirjastossa!

Toivotan teille hyvää Joulun odotusta ja voimia opintoihin!

Johanna V.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:52
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Taloudessa riittää jaettavaa tietoa pilvin pimein. Se, että tieto saadaan keskitetysti yhteiseen paikkaan, josta kaikki organisaation jäsenet sen tarvittaessa löytävät, on erittäin hyvä asia kaikille osapuolille. Ja kun vielä organisaatiossa työskentelevät henkilöt saadaan opetettua, mistä tieto löytyy, loppuvat (tai ainakin vähenevät ;) ) jatkuvat sähköpostikyselyt kustannuspaikkaluettelosta tai tilikartasta. Hyvä kehittämisaihe!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:52
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Luettuani blogin ja siihen tulleet kommentit mietiskelin, että oliskohan mahdollista järjestää taloushallinnon, yrittäjän tai johtajiston ja tilintarkastajien yhteistä keskustelualustaa, mikä toimisi keskeisten päätösten dokumentointialustanakin. Taitaa olla kuitenkin hankalaa toteuttaa eikä välttämättä tahtotilaakaan sellaiseen helposti löydy.

Mielenkiintoinen kehittämisaihe kokonaisuudessaan. Taloushallinnon ja operatiivisten toimintojen keskinäinen viestintä ei kokemukseni mukaan aivan aina toimi parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä kehittämisessä on ratkaisuja kipukohtiin.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:52