Esimiesviestintä ja sen eri ulottuvuudet

Työyhteisön viihtyvyyden ja motivaation kannalta on tärkeää, että sen esimiesviestintä toimii - esimies ei voi olla vain  huoneessaan istuva hahmo, josta alaiset eivät kuule koskaan. Esimiesviestinnän tulisi toimia myös alhaalta ylöspäin, eli johdon on otettava vastaan työntekijöiden palautteita ja mielipiteitä.

Digitaalista ja analogista viestintää

Kuunteleva ja läsnäoleva esimies osaa motivoida työyhteisöään parhaiten. Esimiestyö on painotetusti vuorovaikutteista viestintää, jossa kasvokkain viestinnällä on suuri merkitys. On tärkeää varata päivittäin aikaa keskusteluihin alaistensa kanssa. Hyvä esimies on helposti tavoitettavissa työpaikalla ja poissa ollessaan esimerkiksi puhelimitse. Vaikka esimiesviestinnän tulisi olla tämän mukaista, saattaa esimies olla vaikeasti tavoitettavissa, esimerkiksi vain puhelimitse suuressa yrityksessä, tai hän voi olla kokouksissa ja palavereissa työpäivän aikana. Tämä hankaloittaa alaisen viestintää esimiehen kanssa. Helpotuksen tuo verkko, joka on työntekijälle hyvä kommunikointikanava. Sähköposti tai työyhteisön oma intra sopivatkin parhaiten massaviestintään ja yksinkertaisten rutiiniasioiden hoitamiseen. Isoista ja tärkeistä asioista, esimerkiksi työtehtävien tai organisaation muutoksista, tulisi aina tiedottaa kasvokkain joko järjestämällä kokouksen tai henkilökohtaisen tapaamisen.

Vaikka esimiehen työ itsessäänkin on jo kiireistä ja kuormittavaa, tulisi omien työtehtävien lomaan järjestää aikaa esimiesviestintään. Haasteeksi voi muodostua esimiehen tietämättömyys tai kokemattomuus viestintätehtävistä. Esimiehelle tulisikin järjestää säännöllisesti viestintäkoulutusta ja -opastusta. Toimiva esimiesviestintä on koko työyhteisön hyödyksi.

Kehittämiskohteita sisäisessä viestinnässä

Suurissa yrityksissä on usein käytössä jonkinlainen intranet. Tätä kautta jaetaan mahdollisesti työntekijöiden henkilökohtaisia tietoja toisille työntekijöille ja näin työntekijät myös tutustuvat toisiinsa. Tämä on hyödyllinen tapa, nimittäin itse työskentelen suuressa yrityksessä, jossa ei ole tämänkaltaista käytäntöä. En siis tunne suurta osaa työntekijöistä, enkä lähestulkoon tiedä ketkä kaikki ovat esimiehiä yrityksessämme. Onneksi olen hyvä päättelemään ja muiden työntekijöiden kuulopuheiden perusteella olen myös saanut tietää kuka vastaa mistäkin työtehtävästä.

Olisi kuitenkin hyödyllistä, jos käytössä olisi intranet-palvelu, jossa työntekijät esiteltäisiin esimerkiksi omilla profiilisivuillaan. Näin voisi tutustua verkon kautta työntekijöihin. Nämä tiedot olisivat vielä mieleenpainuvimpia, jos ne sisältäisivät tittelin ja kuvan jokaisesta työntekijästä.

Kuuntelemisen jäsentäminen

Se, että esimies kuuntelee alaistaan, ei tarvitse tarkoittaa sitä, että hänen pitäisi välttämättä ymmärtää ja myötäelää kaikkea. Kuunteleminen on esimiehelle työkalu, jota hänen pitää käyttää päätöksenteon välineenä.  Kuuntelemisella on kolme ulottuvuutta: perusta, ymmärrys ja sovellus. Perusta tarkoittaan sanojen tunnistamista, niiden käyttötapoja ja niiden tavoitteita. Ilmaisuja on tärkeää tunnistaa. Ymmärrys tarkoittaa kuullun assosiointia eli puhujan päämäärien ymmärrystä. Sovellus tarkoittaa puolestaan olennaisimman löytämistä, analysointia ja erittelyä sekä johtopäätösten seuraamista ja palautteen antamista. Sarkastisesti onkin tästä palautteen annosta ajateltu niin, että esimiehen kiitos ilman palkankorotusta on yhtä tyhjän kanssa. Kuunteleminen on siis hierarkkista; ilman perustaa ei ole ymmärrystä, ja ilman ymmärrystä ei voi onnistuneesti soveltaa. Käytännön tilanteissa kuunteleminen ei jäsenny näin mustavalkoisesti, vaan kun pyrimme tunnistamaan työntekijän ilmaisuja, yritämme samaan aikaan assosioida niitä ja antaa niistä palautetta. Viestintä ei ole ainoastaan sanojen lausumista vaan myös sitä, miten käyttäydymme erilaisissa viestintätilanteissa.

Esimerkiksi omalla työpaikallani esimieheni tulee välillä kysymään, miten työni ovat sujuneet, ja olen kertonut niiden menevän ihan hyvin. Työni on hyvin yksitoikkoista ja olenkin usein miettinyt, pitäisikö minun vaihtaa työpaikkaa. Palkka on kuitenkin kohtuuhyvä, joten olen jatkanut työsopimustani. Olen vaiennut esimiehen edessä ajatuksiani. Esimiehen päällimmäinen kysymys kuuluu, miksi alainen ei halua keskustella työssä viihtymisestään ja ilmaista mielipiteitään. Voi myös olla, että alainen haluaa kiinnittää esimiehen huomion työyhteisön tilaan, jolloin puhumattomuus viestittää siitä, että tämän pitäisi tulla itse ottamaan selvää ilmapiiristä ja viihtyvyydestä. Toisaalta alainen voi pyrkiä epäsuorasti vihjaamaan, ettei hän halua henkilökohtaisista syistä ottaa kantaa näihin kysymyksiin. Tämän kaltaisia vihjeitä tulee vastaan, kun alainen pohtii työpaikan vaihtoa, kuten olikin esimerkiksi omalla kohdallani.

On ymmärrettävää, että en halua kertoa tavoitteistani, koska joutuisin valehtelemaan tai antamaan vääriä lupauksia tulevaisuuden suhteen. Esimieheni on assosioinnissaan analysoinut ja eritellyt, eli hän on miettinyt miksi alainen on mahdollisesti lähdössä yrityksestä, pitäisikö hänestä pyrkiä pitämään kiinni ja miten mahdollinen paikanvaihto voitaisiin ennakoida. Esimieheni on tässä tilanteessa ollut ajan tasalla ja ennakoinut kesän suunnitelmani ja täten linkittänyt sähköpostiini tarjolla olevia yrityksemme muita työpaikkoja, jonne haetaan kesätyöntekijöitä.

Sanallinen ja sanaton viestintä

Esimiesviestinnässä tärkeää on ottaa huomioon niin sanallinen kuin sanatonkin viestintä. Työpaikan joululahjapaketit ovat hyvä esimerkki sanattomasta viestinnästä. Se on oiva palkkio hyvästä työstä, jota työntekijä ja koko työyhteisö on tehnyt. Toinen esimerkki sanattomasta viestinnästä on hymy, se voi tarkoittaa monia eri asioita, sitä harvoin tulkitaan kuitenkaan huonoksi viestinnäksi. Esimiehen tulee olla tietoinen sanattoman viestinnän eri alueista ja ymmärtää, mikä on erilaisten tulkintamahdollisuuksien kirjo.

Sanaton viestintä voidaan jakaa para- ja ekstrakieleen, joilla on enemmän yhteneväisyyksiä kuin eroja. Parakieleen kuuluvat puheen painotuksen, tauotukset, puhenopeus, äänen korkeus, äänen voimakkuus ja äänen piirteet. Esimiehen on tarkkaan mietittävä miten kukin asia esitetään alaisille, jotta väärinkäsityksiä ei tule parakielen osalta. Esimerkiksi hiljaa puhuminen takaa sen, että johtajaa tai esimiestä kuunnellaan keskittyneesti. Ekstrakieleen liittyviä piirteitä ovat puolestaan eleet, ilmeet, katse, liikkeet, asettautuminen, kosketuskäyttäyminen ja arefaktit. Kun siis parakielessä tietty äänen painotus voi tuoda puheeseen tietyn näkökulman, voi ekstrakielessä tietty ele tehdä saman asian.

Profile picture for user Kaisa Liekovuori
Projekti
Ninna Kokko KIRJOITTI:
Esimiesviestintä ei toimi ellei esimies ole helposti lähestyttävissä. Viestinnästä tulee kovin yksisuuntaista jos esimies istuu omassa huoneessa suljetun oven takana tai hänen läsnäolonsa on pelkästään kiireiset juoksuaskeleet läpi toimiston. Mielestäni jos esimies halua tehdä hyvää esimiesviestintää, hänen täytyy olla kiinnostunut alaisistaan, oikeasti välittää heistä ja olla läsnä.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:12
Laura Pursiainen KIRJOITTI:
Oman kokemukseni perusteella, esimiehille suunnatut viestintäkoulutukset eivät olisi ollenkaan pahitteeksi. Niin kuin artikkelissa todetaan, esimies saattaa usein olla vaikeasti tavoitettavissa. Tällöin sähköisten viestintävälineiden käyttö korostuu. Itse olen monesti törmännyt siihen, että esimerkiksi sähköpostiviestit esimiesten taholta, ovat silmiinpistävän puutteellisia. Kielioppivirheitäkin löytyy uskomattoman paljon. On erittäin turhauttavaa, jos viestit ovat jatkuvasti enemmän tai vähemmän harhaanjohtavia ja tulkinnanvaraisia. Toki kirjoitetussa tekstissä piilee aina väärinymmärtämisen riski, mutta juuri siksi viestintään tulisi mielestäni paneutua paremmin.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:16
Anna Toivola KIRJOITTI:
Itse olen lähes aina ollut sellaisissa pienissä yrityksissä töissä, joissa esimies on helposti lähestyttävissä. Periaatteessa mikään ei estä astumasta "koppiin" ja juttelemasta esimiehen kanssa, jos siltä tuntuu. Enemmänkin kyse on henkisestä esteestä, jokin itsessä estää menemästä sinne, jos pitäisi keskustella esimerkiksi palkasta tai etenemismahdollisuuksista. Missään työpaikassani EI ole ollut paljon puhuttuja kehityskeskusteluja,joissa näistä asioista voisi oletetusti puhua. Kaikilla esimiehilläni on ollut sama ongelma: palautteen anto. Sitä tulee liian harvoin tai pahimmassa tapauksessa mutkien kautta työkavereilta. Jos ei sanota asioita suoraan sanattoman viestinnän merkitys korostuu ja samoin väärinkäsitykset.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:37
Christina Neme… KIRJOITTI:
Olen samaa mieltä Anjan kanssa: viestinnän tulisi olla avointa ja vuorovaikutteista, ja argumentoinnin avointa ja vapaata. Toisaalta vapaan ja sujuvasti etenevän dialogin kannalta oleellista on myös keskustelukumppanin sanattoman viestinnän ymmärtäminen. Virheelliset tulkinnnat ja olettamukset voivat viedä keskustelua väärille urille, eikä tyydyttävää yhteisymmärrystä synny. Aina ei tosin ole helppoa tulkita toisen sanallistakaan viestiä oikein - ei vaikka samaa kieltä puhuttaisiinkin.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:41
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Aito kuunteleminen on tosiaankin tärkeää niin esimiehen kuin alaistenkin työssä. Jos viestintä on vuorovaikutteista ja avointa, ei tarvita erilaisten signaalien tulkintoja, vaan voidaan keskustella vapaasti argumentoiden. Sanattoman viestinnän ymmärtäminen on viestinnän tulkintataito, joka auttaa kasvokkainviestinnässä.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:19