Aktivoivilla menetelmillä tehoa palavereihin

"En kyllä muista, mitä päätettiin mutta hanttiin en uskaltanut panna…”

Mennyttä ovat palaverikäytännöt, joissa yksi puhuu ja muut kuuntelevat. Jos palaverissa on todella tarkoitus tuottaa jotain yhdessä, palaverin vetäjän suurin virhe on hallita koko ajan keskustelua. Työntekijät ovatkin osana työyhteisöviestintää, eivät pelkkiä vastaanottajia. Kuten aiemmassa kirjoituksessani pohdin, nykyajan palaverien tulisi olla avoimia paikkoja, missä työntekijät kohtaavat, tieto vaihtuu ja syntyy uutta tietoa tai uusia näkökulmia.

Osallistava palaveri antaa mahdollisuuden vaikuttaa

Monelle saattaa olla tuttu tilanne työpaikalta, että yhdet ja samat osallistujat dominoivat keskustelua palavereissa. Toiset eivät uskalla avata suutaan, koska eivät ole tottuneet.  Passiivisten henkilöiden näkemykset ja ideat jäävät täysin hyödyntämättä. Aina voidaan kuitenkin oppia aktiiviseen, osallistumista kannustavaan palaverikulttuuriin – myös yrityksissä, joissa perinteisesti ei ole odotettu osallistumista.  Erilaisilla aktivoivilla menetelmillä voi muuttaa palaveriin liittyviä odotuksia ja tottumuksia.

Osallistavuus tarkoittaa sitä, että jokainen työyhteisön jäsen voi tasavertaisena antaa panoksensa kehitettävään asiaan.  Parityöskentely on tärkeä osa osallistavaa palaveria, koska sen kautta myös hiljaisemmat ja vetäytyvät voivat tuoda mielipiteensä esille ilman pelkoa kritiikistä. Osallistavan palaverin erityinen vahvuus on siinä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua ja päästä ääneen. Tällainen lähestymistapa edistää perään kuuluttamaani palaverien yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta. 

Osallistavan palaverin käyttöalueita ovat, esimerkiksi avoimet ongelmat ja tilanteet, joihin pitää löytää paras yhteinen näkemys.  Osallistavat palaverit toimivatkin loistavasti ongelmien, ehdotusten sekä ideoiden keräämiseen ja jäsentämiseen.

Ensin yksin, sitten pareittain

Yksi osallistavan palaverin kulkukaavio muodostuu ideoinnista ja analysoinnista, joka aktivoi kaikki osallistujat. Menetelmässä vetäjä esittää palaverin toimeksiannon, joka on yleensä avoin kysymys. Se voi kuulua "Miten voisimme parantaa osastomme toimintaa?" Ensiksi jokainen osallistuja miettii yksin muutaman minuutin ajan ajatuksiaan esitetystä kysymyksestä. Tällöin hiljaisetkin osallistujat saadaan aktivoitua, kun osallistujat keskittyvät kirjaamaan ajatuksensa paperille.

Seuraavaksi osallistujat muodostavat pareja, jonka kanssa käyvät läpi omat ehdotuksensa. Yhdelle ihmiselle on usein helpompi kertoa mielipiteensä kuin koko joukolle, ja samalla omaa ideaa voi testata. Parikeskustelussa myös omat ajatukset kirkastuvat ja jalostuvat, kun ne joutuvat keskusteluun. Pari valitsee ideoistaan parhaat, jotka esitetään muulle ryhmälle. Esittelyjen jälkeen kaikki valitsevat yhdessä ehdotuksista tärkeimmät jatkotoimenpiteitä varten. Ehdotukset käsitellään ilman kritiikkiä keskittyen siihen, mikä ehdotuksista on potentiaalisin ja toteutuskelpoisin. Menetelmän lopputuloksena osanottajat muodostavat yhteisen päätöksen, jonka jatkotoimenpiteisiin sitoutuvat.

Yrityksen näkökulmasta tällöin hyödynnetään tehokkaimmin ryhmän jäsenten tietoa, taitoa, kokemuksia ja mielipiteitä. Varsinkin ongelmanratkaisu- tai ideointitilanteissa useampien näkökulmien olemassaolo palvelee mahdollisimman hyvän lopputuloksen saavuttamista.
Palaverin vuorovaikutus ratkaiseekin viimekädessä palaverin onnistumisen. Keskeistä on, että vuorovaikutus on avointa, monensuuntaista ja erilaisia ajatuksia hyödyntävää. Ja kun viestintä on osallistujien ajatuksia ruokkivaa, vuorovaikutus voi muotoutua työyhteisön aidoksi resurssiksi.

Lähteet:
Esimiehen työkalupakki osallistamiseen ja ongelmanratkaisuun, Itella. Luettavissa: http://www.tyohyvinvointisaatio.fi
/tyokalupakki_osallistamiseen_ja_ongelmanratkaisuun.pdf

Uski, S. Tuuletetaan kokoukset. Yliopistolainen Artikkelit 3/97 Luettavissa: http://yliopistolainen.helsinki.fi/yol97_4/art3.htm

Surakka, T.(toim.) 2006. Työyhteisön palaverit - yhdessä tavoitteisiin. Helsinki: Edita.

Profile picture for user Jonna Kääriäinen
Projekti

Palaverit - tilaisuus kokea yhteisöllisyyttä

Hyvin suunnitellussa ja tavoitteellisessa palaverissa osallistujat eivät mene palaveriin vain istumaan, vaan palaverit mielletään yhteistyöksi. Palavereissa tapahtuva viestintä on parhaimmillaan vuorovaikutusta, jossa osallistujat kohtaavat toisensa.

  • Kehitys turhista palavereista kohti merkityksellisiä palavereita
  • Palavereihin tavoitteellisuutta ja yhteisöllisyyttä
  • Yhteinen puhuminen ja sopiminen - työyhteisön liima-aine
Ninna Kokko KIRJOITTI:
Työpaikallani on totuttu perinteisiin palavereihin, jossa yksi puhuu ja muut kuuntelee (lue lähettää meilejä, räpläää tekstiviestejä tms. oheistoimintaa). Kyllä suut loksahtivat auki kun olikin palaveri, jossa vieruskaverin kanssa piti pohtia annettua aihetta parin minuutin ajan ja heitellä sitten ajatuksia ilmaan.

Aikaisemmassa työpaikassani aikuiskoulusalalla toiminnallisia menetelmiä käytettiin aktiivisesti palavereissa. Välillä liiankin kanssa!
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:13
Laura Pursiainen KIRJOITTI:
Mielestäni tällainen osallistava palaveri voisi olla kokeilemisen arvoinen juttu. Muistan ainakin edellisestä työpaikastani sen, että useimmiten ne samat naamat oli koko ajan äänessä. Kun palaverille varattu aika oli aina rajallinen, tietyt henkilöt eivät saaneet lainkaan ääntään kuuluviin. He eivät siis välttämättä edes olleet arkoja -kyse oli meillä lähinnä siitä, että aika loppui monesti kesken, kun joku oli jo pitänyt monologia sen vartin verran. Kaiken kukkuraksi esimiehellämme oli monesti pakollinen tarve saada hallita keskustelua koko ajan, siis niin, että hän omalla olemassa olollaan tukahdutti yhteisen keskustelun -sen sijaan että hän olisi älynnyt johdatella keskustelua yhden tyypin monologista vuorovaikutteiseen suuntaan. No, minun kokemukset nyt ehkä ovat aika ääripäästä mitä palaveri voi pahimmillaan olla. Uskon kuitenkin vakaasti, että tällaisella osallistavalla palaverilla tilannetta saataisiin korjattua.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:16
Johanna Rautio KIRJOITTI:
Aivan erinomainen idea saada uutta eloa palaverikäytäntöihin. Itse olen tuollaista kokeillut ainoastaan joissakin workshop-palavereissa, mutta toki tuo on kokeilemisen arvoinen tapa myös tavallisissa kokouksissa. Olisikin mielenkiintoista kokeilla sitä jossakin sopivassa tilanteessa. Tuollaisessa toimintatavassa jokainen saa varmasti tuotua mielipiteensä esille, eikä kovaäänisimmät valtaa koko neuvottelutilaa. Toki tuo kovaäänisten ongelmaan on muitakin ratkaisuja ja tärkeää roolia näyttelee puheenjohtaja. Puheenjohtajan tulee huolehtia, etteivät äänekkäimmät ota valtaa, vaan puheenvuoro tulee jaettua tasaisesti kaikille halukkaille.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:30
Helene Pääkkönen KIRJOITTI:
Osallistava palaverikulttuuri olisi mieluisa kokemus. Osallistun itse kaikkeen aktiivisesti - puhumiseen varmasti liiankin kanssa. Koen itse ongelmaksi sen, että vetäytyviä on lopulta enemmän kuin osallistuvia. Palaverien jälkeen sitten asioita kyllä rouhitaan, mutta palaverissa ei saada suutaan auki. Joskus vetäytyminen voi olla myös hyvin järkevää esim. urakehityksen kannalta. Olenpa nimittäin muutamaan otteeseen kokenut sellaistakin, että vetäytyvät tyypit ovat seuranneet sivusta kun muut ovat laittaneet itsensä likoon ja nostaneet vaikeissakin asioissa kissan pöydälle. Lopulta aktiiviset ovat saaneet nuuskaa siitä, että ovat niin "vaikeita" ja ne maanhiljaiset ovat saaneet ylennyksen, kun ovat niin "mukavan rauhallisia". Ainahan näissä on monta monessa, mutta olen samoilla linjoilla,kuin Tiina että kaikille kuuluisi vastuu ajatustensa tuomiseen. Ehkä jos se toteutuisi, ne aina äänessä olijatkin voisivat välillä relata, kun joku toinenkin ottaisi reen vetääkseen.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:34
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei, kiva teksti! Hauska idea tuoda hiljaisempienkin yksilöiden mielipiteitä esille työyhteisössä. Totta on, että kaikki persoonat ovat erilaisia ja on myös todettava, että myös äännettömillä voi olla painavaa sanottavaa palaverissa. Yhteisöllisyys on juuri tätä, että kuunnellaa kaikkia, eikä vain niitä jotka huutavat oman mielipiteensä muiden ylitse.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:06
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyvä idea ongelmanratkaisuun tuollainen suppilomalli ajatusten seulontaan. Toiminee hyvin, vaikka joukossa ei olisi yhtään hiljaista. Ideointimenetelmiähän on muitakin, mutta niitä käytetään yllättävän vähän.
Minua kyllä korpeaa niiden käyttäminen vain erityismenetelmänä "hiljaisten ja vetäytyvien" ääneen saamiseksi. Eikö heillä ole yhtäläinen vastuu tuoda ajatuksiaan ja tietojaan julki työyhteisössä? Miten ujo sitä oikein voi olla, jos ei omien työtoveriensa kanssa voi puhua? Eikö tarvitse kasvaa sen yli? Ylenpalttisesta arkuudesta nimittäin voi kasvattaa itsensä ulos, se ei ole lopullinen olotila, jos ei sen sellaiseksi anna jäädä. Toisaalta, jos yhteisö on todella niin pelottava, eikö siellä ole jotain sen verran pielessä, että kannattaisi vaihtaa yhteisöä oman hyvinvointinsa vuoksi?
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:06
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Palaverikäytäntöjen kehittämisestä on puhuttu jo kauan ja varmaankin monissa työyhteisöissä niitä on kehitettykin. Toisaalta kyllä puheenjohtajan tai vetäjän yksinpuheluakin on varmasti vielä paljon. Hienoa että tänne on löydetty vinkkejä tuosta Surakan toimittamasta teoksesta. Näitä keinoja kannattaa käyttää, ne lisäävät varmasti työssä viihtymistä.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:06
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Niinkuin Tiina edellä kommentoi, välttämättähän kyse ei ole ujoudesta, vaan yleisestä passiivisesta ilmapiiristä. On totuttu, että joku hoitaa homman ja hiljaa olemalla pääsee itse helpommalla. Olisi mukava kuulla lisää näiden menetelmien toimivuudesta konkreettisesti.

Jos yrityksessä on aina pidetty puheenjohtaja lähtöisiä palavereita, on tästä parikeskustelusta hyvä ja turvallinen aloittaa. Surakka esittelee myös mm. Arvokartta -menetelmän, jossa osallistujat pisteyttävät muiden palaveriin tuoman arvon. Tämä saattaa luoda huonoakin ilmapiiriä, jos osallistuminen ei ole aikaisemmin ollut tapana.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kuulostaa toimivalta ratkaisulta! Mun mielestäni pitää ymmärtää, että jotkut vaan ovat ujompia eikä siinä ole mitään väärää. Tietysti tutun työporukan kanssa on helpompaa avata suunsa, mutta voihan kyseessä olla vaikka vähän uudempi työntekijä, jota vielä ujostuttaa uudet ihmiset. Artikkelissa kuvatulla tavalla heidätkin voisi hyvin saada mukaan keskusteluun.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olin joitain vuosia sitten tehokkaan palaverin veto -valmennuksessa. Valmennuksesta sai aivan jäätäviä, konkreettisia työkaluja, joista on ollut valtavasti apua. Valmennuksessa puhuttiin tekniikasta nimeltä fasilitointi. Ideana oli, että jokaisessa kokouksessa on sisältö ja prosessi, ja että oikeanlainen prosessi (tapa ohjata kokousta) on se, jonka avulla palaveria voi tehostaa.

Valmennuksen veti sellainen energinen heppu nimeltä Mirko Häyrinen. Hänellä näyttäisi olevan firma, joka on oikein keskittynyt tuohon fasilitointiin ja palaverien tehostamiseen. Nettisivut ovat www.elevator.fi. Jaa että mitä ihmettä se fasilitointi nyt sitten on? Fasilitointi asiasta lisätietoa löytyy saman firman sivuilta www.elevator.fi/fasilitointi/
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Komppaan useita aikaisempia kommentoijia siinä, että tämä on hyvä idea käsitellä asioita osissa ja siten saada useamman mielipide kaivettua esiin.

Olen itse yrityksessämme kamppaillut sen asian kanssa, että miten saisimme sisäisen viestinnän toimimaan yrityksessä, jossa kaikki työskentelevät yksin ja ajatuksia päästään kasvotusten vaihtamaan lähes pelkästään kuukausittaisissa palavereissa. Olisi todella tärkeää saada kaikkien ääni kuuluville silloin kun se on mahdollista. Käytämme kyllä monenlaisia tapoja, mutta tätä on kiva kokeilla jossain palaverissamme. Kiitos!
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Vaikuttaa todella kokeilemisen arvoiselta. Monet kokoukset kuunnellaan vain muutaman ihmisen keskustelua ja loput ovat hiljaa.

Toisaalta en täysin usko siihen, että ne "aina äänessä olevat" haluaisivat dominoida keskustelua. Osa osallistujista ei ehkä uskalla(?) sanoa mielipiteitään/ehdotuksiaan kokouksissa. Kokouksen jälkeen tämä saattaa onnistua esimerkiksi kahvikupin ääressä.

Tämä vaatii uudenlaista otetta ja osaamista kokouksen vetäjältä.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olen aivan ehdottomasti kanssasi samaa mieltä että turhat palaverit on saatava loppumaan ja palaverien tuloksia parannettua! Mikään ei ole epämotivoivempaa kuin palaveri toisensa jälkeen, joihin kukaan ei ole valmistautunut kunnolla, ei keskitytä aiheeseen vaan hakataan omaa konetta ja luetaan esim. sähköposteja ja jälleen kerran päätöksiä ei voida tehdä vaan siirretään ne seuraavaan kertaan...

Välillä sitä pohtii kuinka paljon organiaatiot saisivat enemmän irti työntekijöistään kun palaverikulttuuri olisi hieman toisenlainen. Oltaisiin läsnä, keskityttäisiin aiheeseen ja annettaisiin oma panos. Ehkä syynä osittain on myös työkuormat. Jos päivässä on 8 palaveria, ei muuhun työhön jääkään aikaa normityöpäivän sisällä. Palaveritkin ovat enemmän raportointipaikkoja kuin ideointia ja innovatiivista yhdessä luomista.

Mielestäni olisi todella kannattavaa kouluttaa kokouksenvetäjän taitoja: määritellä selkeästi palaverin tavoitteet, ohjeistaa osallistujat millaisia valmisteluja tulisi ennakkoon tehdä, kutsua paikalle vain ne joita asia todella koskee sekä ennen kaikkea johtaa kokousta. Ehkä tällöin myös ne hiljaisimmat saisivat puheenvuoron ja ajatuksensa paremmin julki.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen aihe! Monelle on varmasti tuttu ilmiö, että palaveriin tulee joukko ihmisiä pläräämään sähköpostiaan ja tekemään muita töitä, kun päivät ovat niin täynnä palavereita, ettei työaika tahdo riittää. Yksi tehottomuutta aiheuttava tekijä on huonosti etukäteen valmisteltu agenda sekä muutoinkin osallistujien olematon valmistautuminen päätettäviin asioihin, jolloin palavereissa menee valtavasti aikaa hukkaan ylimääräiseen jahkailuun. Pitäisi myös erottaa toisistaan Workshopit ja pari/-ryhmätyöskentelytilaisuudet varsinaisista palavereista.

Jos puhutaan palavereista, niiden funktiona tulisi mielestäni olla päätöksentekopisteitä, joissa on oikeat asiantuntijat ja/tai esimiehet paikalla. Palavereista syntyviä töitä edistetään sitten pienemmissä ryhmissä tai yksilöinä. Jotta koko päivä ei olisi palavereissa istumista, pitäisi myös tarkoin katsoa, keitä palaveriin tarvitaan ja kenelle riittää pelkkä tieto sovituista asioista. Jos jollakulla palaveriin osallistuvalla ei ole mitään annettavaa palaveriin (ts. pelkkä kuunteluoppilas), on hänen työaikaansa täysin turha käyttää tunnin-parin istumiseen, kun samat asiat voi monessa tilanteessa lukea 10 minuutissa palaverimuistiosta. Olen myös havainnut, että yksinkertainen keino tunnin palaverin lyhentämisestä 45 minuuttiin tuottaa samat lopputulokset, kun osallistujat ovat orientoituneet lyhyempään käytettävissä olevaan aikaan.

Mielestäni työyhteisössä jokaisella on vastuu edistää asioita ja kertoa näkemyksensä, "maan hiljaisien" kova puolustaminen nostaa välillä jopa karvat pystyyn. Liian usein on tullut vastaan tilanteita, joissa organisaatiossa keskustellaan asioista ja toimintatavoista päätetään yhdessä keskustelun pohjalta. Niissä tilanteissa on jokaisen vastuulla nostaa itseä huolettavia asioita esille tai sitten tyytyä muiden päätöksiin siitä jälkikäteen rutisematta. Pitää myös huomioida, että osa "maan hiljaisista", joilta halutaan kovasti panosta ja näkemystä ei aina edes ymmärrä asiaa (ja on hiljaa, koska ei halua paljastaa tätä) tai hiljaa oleminen varmistaa sen, ettei nakki napsahda kohdalle. Toki eri asia on tilanteet, joissa rauhallisemmat persoonat eivät tahdo saada suunvuoroa, vaikka haluaisivat.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyviä ideoita palaveriin. Mielestäni tarvitaan myös selkeä puheen/palaverin johtaja, joka ottaa ideoita, tekee yhteenvetoja ja ohjaa puheenvuoroja henkilöille, jotka muuten eivät saa puheenvuoroa. Hyvä idea on kuten mainitsitkin niin listata itsekseen rauhassa paperille omia ajatuksia ja tuoda niitä vuorotellen esiin.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:09