- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
"En kyllä muista, mitä päätettiin mutta hanttiin en uskaltanut panna…”
Mennyttä ovat palaverikäytännöt, joissa yksi puhuu ja muut kuuntelevat. Jos palaverissa on todella tarkoitus tuottaa jotain yhdessä, palaverin vetäjän suurin virhe on hallita koko ajan keskustelua. Työntekijät ovatkin osana työyhteisöviestintää, eivät pelkkiä vastaanottajia. Kuten aiemmassa kirjoituksessani pohdin, nykyajan palaverien tulisi olla avoimia paikkoja, missä työntekijät kohtaavat, tieto vaihtuu ja syntyy uutta tietoa tai uusia näkökulmia.
Osallistava palaveri antaa mahdollisuuden vaikuttaa
Monelle saattaa olla tuttu tilanne työpaikalta, että yhdet ja samat osallistujat dominoivat keskustelua palavereissa. Toiset eivät uskalla avata suutaan, koska eivät ole tottuneet. Passiivisten henkilöiden näkemykset ja ideat jäävät täysin hyödyntämättä. Aina voidaan kuitenkin oppia aktiiviseen, osallistumista kannustavaan palaverikulttuuriin – myös yrityksissä, joissa perinteisesti ei ole odotettu osallistumista. Erilaisilla aktivoivilla menetelmillä voi muuttaa palaveriin liittyviä odotuksia ja tottumuksia.
Osallistavuus tarkoittaa sitä, että jokainen työyhteisön jäsen voi tasavertaisena antaa panoksensa kehitettävään asiaan. Parityöskentely on tärkeä osa osallistavaa palaveria, koska sen kautta myös hiljaisemmat ja vetäytyvät voivat tuoda mielipiteensä esille ilman pelkoa kritiikistä. Osallistavan palaverin erityinen vahvuus on siinä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua ja päästä ääneen. Tällainen lähestymistapa edistää perään kuuluttamaani palaverien yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta.
Osallistavan palaverin käyttöalueita ovat, esimerkiksi avoimet ongelmat ja tilanteet, joihin pitää löytää paras yhteinen näkemys. Osallistavat palaverit toimivatkin loistavasti ongelmien, ehdotusten sekä ideoiden keräämiseen ja jäsentämiseen.
Ensin yksin, sitten pareittain
Yksi osallistavan palaverin kulkukaavio muodostuu ideoinnista ja analysoinnista, joka aktivoi kaikki osallistujat. Menetelmässä vetäjä esittää palaverin toimeksiannon, joka on yleensä avoin kysymys. Se voi kuulua "Miten voisimme parantaa osastomme toimintaa?" Ensiksi jokainen osallistuja miettii yksin muutaman minuutin ajan ajatuksiaan esitetystä kysymyksestä. Tällöin hiljaisetkin osallistujat saadaan aktivoitua, kun osallistujat keskittyvät kirjaamaan ajatuksensa paperille.
Seuraavaksi osallistujat muodostavat pareja, jonka kanssa käyvät läpi omat ehdotuksensa. Yhdelle ihmiselle on usein helpompi kertoa mielipiteensä kuin koko joukolle, ja samalla omaa ideaa voi testata. Parikeskustelussa myös omat ajatukset kirkastuvat ja jalostuvat, kun ne joutuvat keskusteluun. Pari valitsee ideoistaan parhaat, jotka esitetään muulle ryhmälle. Esittelyjen jälkeen kaikki valitsevat yhdessä ehdotuksista tärkeimmät jatkotoimenpiteitä varten. Ehdotukset käsitellään ilman kritiikkiä keskittyen siihen, mikä ehdotuksista on potentiaalisin ja toteutuskelpoisin. Menetelmän lopputuloksena osanottajat muodostavat yhteisen päätöksen, jonka jatkotoimenpiteisiin sitoutuvat.
Yrityksen näkökulmasta tällöin hyödynnetään tehokkaimmin ryhmän jäsenten tietoa, taitoa, kokemuksia ja mielipiteitä. Varsinkin ongelmanratkaisu- tai ideointitilanteissa useampien näkökulmien olemassaolo palvelee mahdollisimman hyvän lopputuloksen saavuttamista.
Palaverin vuorovaikutus ratkaiseekin viimekädessä palaverin onnistumisen. Keskeistä on, että vuorovaikutus on avointa, monensuuntaista ja erilaisia ajatuksia hyödyntävää. Ja kun viestintä on osallistujien ajatuksia ruokkivaa, vuorovaikutus voi muotoutua työyhteisön aidoksi resurssiksi.
Lähteet:
Esimiehen työkalupakki osallistamiseen ja ongelmanratkaisuun, Itella. Luettavissa: http://www.tyohyvinvointisaatio.fi
/tyokalupakki_osallistamiseen_ja_ongelmanratkaisuun.pdf
Uski, S. Tuuletetaan kokoukset. Yliopistolainen Artikkelit 3/97 Luettavissa: http://yliopistolainen.helsinki.fi/yol97_4/art3.htm
Surakka, T.(toim.) 2006. Työyhteisön palaverit - yhdessä tavoitteisiin. Helsinki: Edita.
Palaverit - tilaisuus kokea yhteisöllisyyttä
Hyvin suunnitellussa ja tavoitteellisessa palaverissa osallistujat eivät mene palaveriin vain istumaan, vaan palaverit mielletään yhteistyöksi. Palavereissa tapahtuva viestintä on parhaimmillaan vuorovaikutusta, jossa osallistujat kohtaavat toisensa.
- Kehitys turhista palavereista kohti merkityksellisiä palavereita
- Palavereihin tavoitteellisuutta ja yhteisöllisyyttä
- Yhteinen puhuminen ja sopiminen - työyhteisön liima-aine
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Minua kyllä korpeaa niiden käyttäminen vain erityismenetelmänä "hiljaisten ja vetäytyvien" ääneen saamiseksi. Eikö heillä ole yhtäläinen vastuu tuoda ajatuksiaan ja tietojaan julki työyhteisössä? Miten ujo sitä oikein voi olla, jos ei omien työtoveriensa kanssa voi puhua? Eikö tarvitse kasvaa sen yli? Ylenpalttisesta arkuudesta nimittäin voi kasvattaa itsensä ulos, se ei ole lopullinen olotila, jos ei sen sellaiseksi anna jäädä. Toisaalta, jos yhteisö on todella niin pelottava, eikö siellä ole jotain sen verran pielessä, että kannattaisi vaihtaa yhteisöä oman hyvinvointinsa vuoksi?
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Jos yrityksessä on aina pidetty puheenjohtaja lähtöisiä palavereita, on tästä parikeskustelusta hyvä ja turvallinen aloittaa. Surakka esittelee myös mm. Arvokartta -menetelmän, jossa osallistujat pisteyttävät muiden palaveriin tuoman arvon. Tämä saattaa luoda huonoakin ilmapiiriä, jos osallistuminen ei ole aikaisemmin ollut tapana.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Valmennuksen veti sellainen energinen heppu nimeltä Mirko Häyrinen. Hänellä näyttäisi olevan firma, joka on oikein keskittynyt tuohon fasilitointiin ja palaverien tehostamiseen. Nettisivut ovat www.elevator.fi. Jaa että mitä ihmettä se fasilitointi nyt sitten on? Fasilitointi asiasta lisätietoa löytyy saman firman sivuilta www.elevator.fi/fasilitointi/
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Olen itse yrityksessämme kamppaillut sen asian kanssa, että miten saisimme sisäisen viestinnän toimimaan yrityksessä, jossa kaikki työskentelevät yksin ja ajatuksia päästään kasvotusten vaihtamaan lähes pelkästään kuukausittaisissa palavereissa. Olisi todella tärkeää saada kaikkien ääni kuuluville silloin kun se on mahdollista. Käytämme kyllä monenlaisia tapoja, mutta tätä on kiva kokeilla jossain palaverissamme. Kiitos!
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Toisaalta en täysin usko siihen, että ne "aina äänessä olevat" haluaisivat dominoida keskustelua. Osa osallistujista ei ehkä uskalla(?) sanoa mielipiteitään/ehdotuksiaan kokouksissa. Kokouksen jälkeen tämä saattaa onnistua esimerkiksi kahvikupin ääressä.
Tämä vaatii uudenlaista otetta ja osaamista kokouksen vetäjältä.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Välillä sitä pohtii kuinka paljon organiaatiot saisivat enemmän irti työntekijöistään kun palaverikulttuuri olisi hieman toisenlainen. Oltaisiin läsnä, keskityttäisiin aiheeseen ja annettaisiin oma panos. Ehkä syynä osittain on myös työkuormat. Jos päivässä on 8 palaveria, ei muuhun työhön jääkään aikaa normityöpäivän sisällä. Palaveritkin ovat enemmän raportointipaikkoja kuin ideointia ja innovatiivista yhdessä luomista.
Mielestäni olisi todella kannattavaa kouluttaa kokouksenvetäjän taitoja: määritellä selkeästi palaverin tavoitteet, ohjeistaa osallistujat millaisia valmisteluja tulisi ennakkoon tehdä, kutsua paikalle vain ne joita asia todella koskee sekä ennen kaikkea johtaa kokousta. Ehkä tällöin myös ne hiljaisimmat saisivat puheenvuoron ja ajatuksensa paremmin julki.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Jos puhutaan palavereista, niiden funktiona tulisi mielestäni olla päätöksentekopisteitä, joissa on oikeat asiantuntijat ja/tai esimiehet paikalla. Palavereista syntyviä töitä edistetään sitten pienemmissä ryhmissä tai yksilöinä. Jotta koko päivä ei olisi palavereissa istumista, pitäisi myös tarkoin katsoa, keitä palaveriin tarvitaan ja kenelle riittää pelkkä tieto sovituista asioista. Jos jollakulla palaveriin osallistuvalla ei ole mitään annettavaa palaveriin (ts. pelkkä kuunteluoppilas), on hänen työaikaansa täysin turha käyttää tunnin-parin istumiseen, kun samat asiat voi monessa tilanteessa lukea 10 minuutissa palaverimuistiosta. Olen myös havainnut, että yksinkertainen keino tunnin palaverin lyhentämisestä 45 minuuttiin tuottaa samat lopputulokset, kun osallistujat ovat orientoituneet lyhyempään käytettävissä olevaan aikaan.
Mielestäni työyhteisössä jokaisella on vastuu edistää asioita ja kertoa näkemyksensä, "maan hiljaisien" kova puolustaminen nostaa välillä jopa karvat pystyyn. Liian usein on tullut vastaan tilanteita, joissa organisaatiossa keskustellaan asioista ja toimintatavoista päätetään yhdessä keskustelun pohjalta. Niissä tilanteissa on jokaisen vastuulla nostaa itseä huolettavia asioita esille tai sitten tyytyä muiden päätöksiin siitä jälkikäteen rutisematta. Pitää myös huomioida, että osa "maan hiljaisista", joilta halutaan kovasti panosta ja näkemystä ei aina edes ymmärrä asiaa (ja on hiljaa, koska ei halua paljastaa tätä) tai hiljaa oleminen varmistaa sen, ettei nakki napsahda kohdalle. Toki eri asia on tilanteet, joissa rauhallisemmat persoonat eivät tahdo saada suunvuoroa, vaikka haluaisivat.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Aikaisemmassa työpaikassani aikuiskoulusalalla toiminnallisia menetelmiä käytettiin aktiivisesti palavereissa. Välillä liiankin kanssa!