Intrassa tapahtuu




Nordic-organisaatiossa on kiva kuulla kuulumisia muista maista. Kun tanskalaiset käyttävät vuosittaisen virkistysrahansa ravintolaillalliseen, on mukava lukea missä ovat käyneet ja mitä syöneet. Itse kirjoitan information broker roolissa artikkeleita Suomen osalta. Julkaisu tapahtuu osaston intrassa olevassa portaalissa jossa on mahdollista myös kommentoida ja tykätä sosiaalisen median tapaan. Tämä sosiaalisen kommunikoinnin muoto ei kuitenkaan ole toistaiseksi kovin tuttua osaston työntekijöille. Ihmiset eivät myöskään ole juurikaan innostuneita osallistumaan juttujen tekoon tai antamaan kasvojansa jollekin tarinalle.

Innovointi käyntiin

Mietinkin mitä voisi tehdä, jotta sosiaalista kommunikaatiota saataisiin lisättyä. Tähän osittaisena vastauksena tuli osaston johdon kautta jalkautettu ns Wild Ducklings- ryhmätyöprojekti jossa mietittiin osastolle uusia innovaatioita työtapojen kehittämiseksi ja yhteishengen parantamiseksi. Yhtenä teemana oli tuoda kollegoita, heidän harrastuksiaan ja piileviä kykyjä esille. Toteutimme tähän "kaverikirja"-tyylisen kyselykaavakkeen. Kaavakkeessa olevat kysymykset  olivat kaikkea maan ja taivaan väliltä ja vastaamiseen tarvittiin mielikuvitusta. Vastaaminen oli tietenkin vapaaehtoista mutta vastauksia saatiin kuitenkin hyvin. Julkaisimme vastaukset yksi kerrallaan maanantaisin. Sähköpostiin luotiin pohja jossa oli julkaistavan henkilön nimi ja kuva sekä linkki intraan josta hänen vastauksensa löytyvät. Intraan luotiin sivusto jossa on kaikkien työntekijöiden kuva ja kuvaa klikkaamalla pääsee lukemaan henkilön profiilin.

Toteutuksen hyödyt

Julkaisemalla yhden henkilöprofiilin viikossa saimme syksyn ajan ihmisiä aktivoitua käymään intrassa ja samalla tutustumaan sosiaalisen median toimintoihin. Myös tietoisuus siitä, mitä se särmin takana istuva kollega tekee työkseen, ja harrastaa, lisääntyi. Joillakin on piileviä kykyjä ja erityisosaamista jotka nyt tulivat esille ja löytyvät intraan luodulta sivustolta myös jatkossa. Nyt meille jäi ikään kuin arkisto johon jokainen  voi palata myöhemmin katsomaaan, että mitäs se kollega osasikaan tai mitä se harrastaa. Perinteiset henkilöesittelyt osastokokouksissa tuppaavat unohtumaan ja haihtumaan ilmaan.

Sanotaan että sosiaalisuus on synnynnäistä mutta sosiaalisia tapoja voi opetella. Monelle itsestä kertominen yleisön edessä saattaa tuntua epämiellyttävältä. Toteuttamallamme kyselyllä saimme ihmiset kertomaan itsestään asettamatta silti esiintymispaineita. Vastauksista saimme myös ammennettua polttoainetta keskiviikkoiseen iltapäiväkahvihetkeemme. Kun tiedät vähän enemmän siitä etäisemmästäkin kollegasta niin on helpompi sosiaalistua ja löytää keskustelunaiheita.

Kohti uusia ideoita

Tästä on hyvä jatkaa uusien ideoiden keksimistä ja vanhojen jalostamista. Uuden sähköpostijärjestelmän lanseeraus on parhaillaan käynnissä. Siitä löytyy entistä enemmän sosiaalisen median toimintoja. Laitetaanko nyt kerätystä tiedosta bannerit vilkkumaan jokaisen profiiliin vai mitä keksimme. Se jää nähtäväksi.

Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moikka Marko,

Kaverikirja teidän organisaation intranetissä kuulostaa varsin hauskalta tavalta tutustuttaa ihmiset toisiinsa ja sitä kautta syventää yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä samalla saada ihmiset ohjattua käyttämään intranettiä.

Meidän organisaatiossa toteutettiin pari vuotta sitten vastaavantyylinen henkilöstön ”naamakirja", jossa työntekijät yksiköittäin esittäytyivät kuvien kera vapaamuotoisesti. Itse ainakin koin tämän hyödylliseksi tutustumistavaksi ja monesta ihmisestä paljastui aivan uusia mielenkiintoisia puolia, jonka myötä myös lähestyminen kasvotusten oli tämän jälkeen astetta helpompaa. Meillä naamakirjan lanseeraus tapahtui kertarysäyksenä ja julkistamisen jälkeen se jäikin unholaan eikä sitä ole sen jälkeen päivitetty esim. uusien työntekijöiden esittäytymisillä.

Toivottavasti te pidätte kaverikirjanne hengissä ja pääsette tätä ideaa organisaatiossanne myös jatkojalostamaan ja hyödyntämään muissa projekteissanne.

Tsemppiä siispä tuleviin haasteisiin ja oikein mukavaa joulun odotusta!

T. Johanna A.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:40
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Marko,

Hienoa, että organisaatiokulttuurinne on ihmisläheinen! Meidän kaikkien on hyvä muistaa, että ihmisillä on monta roolia ja usein työminän takaa saattaa paljastua erilainen ihminen, jonka olemme työpaikalla tottuneet kohtaamaan.

Omassa organisaatiossani ei vastaavaa "kaverikirjaa" ole tehty. Aloin heti miettimään olisiko tässä yksi kehitysprojekti alkavalle vuodelle :)
Kiitos siis hyvästä vinkistä, rentoa joulun & lumen odotusta!

MariaK.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:41
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Marko,

Hauskaa, että teillä on toteutettu noinkin rento tapa tutustuttaa työkaverit toisiinsa! Oivallinen idea varsinkin isommassa organisaatiossa, jossa jonkun nimi saattaa olla tiedossa muttei koskaan ole nimelle kasvoja saanut. Lisäksi tämäntyyppisessä ratkaisussa on turha "jäykistely" heitetty pois, joka osaltaan helpottaa niitä, jotka kokevat itsestä kertomisen esimerkiksi osastokokouksissa jännittävänä tilanteena.

Uskon, että projektin myötä tietoisuus työkavereista syventyi ja vapaampaa keskustelua syntyi enemmän kahvituoilla ja käytävillä. Jokin mielenkiintoinen harrastus jollakin varmasti herätti muissa kiinnostusta kuulla siitä enemmän.

Pohdin, että tämänlainen kaverikirja -tyyppinen ratkaisu varmastikin toimisi lähes tulkoon kaikissa organisaatioissa. Hienointa olisi se, että sitä myös muistettaisiin päivittää eikä se jäisi alkuinnostuksen jälkeen unholaan. Jokin "porkkana" siihen olisi hyvä keksiä, että työpaikan kaverikirja pysyisi hengissä ja ihmiset käyttäisivät sitä aktiivisesti. Lisäksi mietin, että jokaisessa työyhteisössä on niitäkin henkilöitä, jotka eivät halua kertoa omista asioistaan työpaikalla. Millaisilla keinoilla saitte heidät mukaan kertomaan jotain itsestään kaverikirjaanne?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:41
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi. Kiitos kommenteista. Täytyy yrittää pitää kaverikirja jollain tavalla hengissä/päivitettynä. Kaikilta emme saaneet vastauksia ja varmaan aina on niitä ihmisiä jotka jättävät vastaamatta. Vastauskynnystä yritettiin helpottaa nimenomaan sillä että kysymykset olivat "lapsellisia" ja "mielikuvituksellisia". Erikseen oli osuus jossa sai vapaammin kertoa omasta työstään ja harrastuksistaan.

Marko
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:41
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Meillä oli tällainen "kaverikirja" -tyyppinen versio myös käytössä ollessani amerikkalaisessa IT firmassa töissä. Omaan profiiliin kirjattiin kaikki työhön liittyvä erityisosaaminen, jotta kollega voi tiettyjen hakusanojen perusteella etsiä kaikki sellaiset henkilöt, joilta voi tarvittaessa kysyä neuvoa juuri kyseisestä asiasta. Tai henkilöt pystyivät myös itse julkaisemaan tietoiskuja vaikkapa jostain meneillään olevasta projektista.

Eniten äänessä tuntuivat olevan kuitenkin ne todelliset erityisasiantuntijat, joiden kirjoituksia pääsikin lukemaan viikottain lähetetyissä koostemeileissä, joihin oli koottu sellaisten henkilöiden kirjoituksia, joilla oli samaa osaamista kuin itsellä. Näin myös saatiin tietoa jakoon asiantuntijoiden kesken vaikkei kukaan olisi mitään kysellytkään.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:42