Sisäiselle prosessille parempaa näkyvyyttä

”Ei sieltä mitään löydä, sehän on tiedon hautausmaa”
"Onhan siellä ruokalista"
"Soitan mieluummin ja kysyn, intran tietoon ei voi luottaa"

 

Kuulostaako tutulta? Aivan varmasti. Lähes jokaisen yrityksen intranet on rakennettu organisaatiokaavion pohjalta miettimättä sen tarkemmin mihin tarpeeseen tieto on tarkoitettu ja miten tieto nivoutuu osaksi yrityksen prosesseja ja käytäntöjä.  Ikään kuin jokainen intranetin osio olisi oma urheilukentän ratakaistaleensa, jota pitkin juostaan lähdöstä maaliin poikkeamatta vierustoverin puolelle.

 

 

rata

Kunhan vain tiedät mistä etsit

 

Sain idean tähän kehittämistehtävään lopputyöhöni liittyvistä haastattelu- ja kyselytutkimuksista, joissa tiedustelin kohdeorganisaation henkilöstöltä erään heille keskeisen prosessin ja toimintamallin toimivuutta. Tutkimuksissa nousi lukuisia kertoja esiin kehitettävän prosessin näkymättömyys käyttäjille.  Kävi ilmi, etteivät kaikki loppukäyttäjät tunne prosessia kokonaisuudessaan, eivätkä tiedä  mistä prosessikuvaus ja muut aiheeseen liittyvät materiaalit löytyvät. Kaikki tarvittava tieto kuitenkin löytyy intrasta, kunhan vain tietää mistä etsii.

 

kyltti

Rakenna organisaation näköinen intranet-osio

 

Intranetin pitäisi olla työkalu, joka helpottaa jokaisen käyttäjän päivittäistä työtä. Olennaisen tiedon tulisi löytyä nopeasti ja käytön tulisi olla miellyttävää ja luontevaa. Nämä yksinkertaiset tavoittelemisen arvoiset asiat löytyvät varmasti jokaisen intranethankkeen PowerPoint-esityksistä, mutta miksi ne kuitenkin aina jäävät esityksen riveiksi eivätkä siirry lopputuotokseen? Lähdin etsimään vastausta kysymykseen seuraavien kokonaisuuksien kautta:

 

1. Käyttäjien tarpeiden tunnistaminen

 

Opettelin tuntemaan intranetin käyttäjät ja heidän tapansa käyttää intraa ylhäältä alas, oikealta vasemmalle, vanhasta nuoreen ja johtajasta juoksupoikaan. Haastattelin, kyselin, seurasin intran käyttöä ja loin sen pohjalta käyttäjäryhmät ja ryhmien tarpeet.

 

2. Tavoitteiden määritteleminen ja niiden mittaaminen

 

Oleellisinta on selvittää mitä intralta halutaan, mitä tietoa sieltä etsitään ja miten käyttäjät haluavat intrasta hyötyä. Oma kehittämistehtäväni koskee yhden tukifunktion omia intranet-sivuja, mutta tavoitteet ovat silti samat kuin suuremmassa intranet-hankkeessa: työn tuottavuuden parantaminen, työajan säästyminen, selkeä ja yksinkertainen sivurakenne, paikkansapitävän ja tarkoituksenmukaisen tiedon jakaminen jne. Entäpä sitten tavoitteiden mittaaminen? Ilman mittareita tavoitteiden toteutuminen jää puolitiehen. Miltä kuulostaisi:

 

”Tukifunktion prosessikaavio tavoittaa 95% käyttäjistä” tai ”Tarvittavat lomakkeet löytyvät nyt kaksi kertaa nopeammin kuin aikaisemmin”.

 

3. Yksittäisen intraosion liittäminen suurempaan kokonaisuuteen

 

Kohdeyrityksessä, jonka tukifunktiota kehittämistehtäväni koskee, on käynnistymässä lähivuosina intran kasvojenkohotus. Siksi määrittelin jo tässä vaiheessa yksittäisen intraosion roolin sekä tarkastelin sen suhdetta yrityksen muihin järjestelmiin ja työkaluihin. Uskon, että tämä säästää kustannuksia varsinaisen intrahankkeen käynnistyessä.

 

 

 

todo

Intranet ei ole ikinä valmis
 

Kehittämistehtäväni  tavoitteet ovat hyvin konkreettisia ja suunnitellut muutokset hyvin yksinkertaisia varsinaiseen intran kasvojenkohotushankkeeseen verrattuna. Muutosten merkitys ja hyöty käyttäjille ovat kuitenkin sitä suuremmat. Työ on vielä kesken, mutta jo tässä vaiheessa  voin todeta, että työ ei suinkaan tähän lopu vaan kehitystarve on jatkuvaa.

Profile picture for user Satu Kiuru
Projekti

Sisäiselle prosessille parempaa näkyvyyttä

Sain idean projektiini YAMK-kehittämistehtävässäni suoritetuista haastatteluista ja kyselytutkimuksista. Tarve sisäisen prosessin näkyvyyden parantamiselle tuli suoraan loppukäyttäjiltä. Kaikkien yhteinen tavoite on, että työnteko tehostuu ja aikaa säästyy.

 

Projektin tavoitteena on:

  • kehittää kohdeorganisaation osaston omaa intranet–osiota toimivammaksi ja helpommin lähestyttäväksi
  • tuoda prosessia koskeva tieto helpommin löydettäväksi
  • mahdollistaa ajankohtaisten uutisten ja tietojen helppo seurattavuus
  • varmistaa, että osaston intranet-osio on tarkoituksenmukainen, ymmärrettävä ja paikkansapitävä
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Satu,

blogisi aihe on kiinnostava, itsellänikin aihe liittyy sisäiseen viestintään.

Kirjoitit mukaansatempaavasti ja pidin erityisesti siitä kun kerroit käytännön esimerkein tekemistäsi ratkaisuista ja miten niihin päästiin. Kuvitus ja tekstin jaottelu toimivat kivasti :)

Useassa organisaatiossa intranetin kehittäminen jää ulkoisten nettisivujen varjoon eikä intraa nähdä tärkeänä sisäisen viestinnän kanavana. Käyttäjien tarpeiden tunnistaminen intran kehittämisessä on tosi tärkeää. Kyselysi ja haastattelusi pohjalta sait varmasti arvokasta tietoa miten viedä kehitystyötä eteenpäin.

Intranet ei ole ikinä valmis –kommenttisi osui mielestäni asian ytimeen. Vaikka kehittämistä tehdään, pitää kokoajan olla skarppina ja kerätä palautetta ja kehittää toimintaa edelleen. Kun pohjatyö on hyvin hoidettu, kasvojenkohotuskin hoituu helpommin.

Tsemppiä kehitystyöhösi!
Sirpa
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:37
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi Satu. Hienoa että olet ottanut intran kehittämiskohteeksesi. Itselläni aihe oli lähes sama. Intra on tärkeä työkalu varmasti kaikissa isommissa yrityksissä. Se menettää kuitenkin arvoaan jos työntekijät kokevat että sieltä on vaikea löytää mitään. Kuka sinne sitten viitsii edes mennä jos kokee sen hankalaksi. Mittaaminen ja analysointi on tämän päivän digitaalisen maailman yksi kulmakiviä. Hyvä että olet miettinyt myös tuota puolta että miten intran käytettävyyttä mitataan. Analysoinnilla ja mittatuloksilla tuot kehittämistyön tärkeyden esille ja todistat että tehdyistä muutoksista kehitystyöstä on ollut hyötyä vaikka muutokset olisivatkin olleet yksinkertaisia. Onnea jatkoon!

Marko
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:37