- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
”Ei sieltä mitään löydä, sehän on tiedon hautausmaa”
"Onhan siellä ruokalista"
"Soitan mieluummin ja kysyn, intran tietoon ei voi luottaa"
Kuulostaako tutulta? Aivan varmasti. Lähes jokaisen yrityksen intranet on rakennettu organisaatiokaavion pohjalta miettimättä sen tarkemmin mihin tarpeeseen tieto on tarkoitettu ja miten tieto nivoutuu osaksi yrityksen prosesseja ja käytäntöjä. Ikään kuin jokainen intranetin osio olisi oma urheilukentän ratakaistaleensa, jota pitkin juostaan lähdöstä maaliin poikkeamatta vierustoverin puolelle.
Kunhan vain tiedät mistä etsit
Sain idean tähän kehittämistehtävään lopputyöhöni liittyvistä haastattelu- ja kyselytutkimuksista, joissa tiedustelin kohdeorganisaation henkilöstöltä erään heille keskeisen prosessin ja toimintamallin toimivuutta. Tutkimuksissa nousi lukuisia kertoja esiin kehitettävän prosessin näkymättömyys käyttäjille. Kävi ilmi, etteivät kaikki loppukäyttäjät tunne prosessia kokonaisuudessaan, eivätkä tiedä mistä prosessikuvaus ja muut aiheeseen liittyvät materiaalit löytyvät. Kaikki tarvittava tieto kuitenkin löytyy intrasta, kunhan vain tietää mistä etsii.
Rakenna organisaation näköinen intranet-osio
Intranetin pitäisi olla työkalu, joka helpottaa jokaisen käyttäjän päivittäistä työtä. Olennaisen tiedon tulisi löytyä nopeasti ja käytön tulisi olla miellyttävää ja luontevaa. Nämä yksinkertaiset tavoittelemisen arvoiset asiat löytyvät varmasti jokaisen intranethankkeen PowerPoint-esityksistä, mutta miksi ne kuitenkin aina jäävät esityksen riveiksi eivätkä siirry lopputuotokseen? Lähdin etsimään vastausta kysymykseen seuraavien kokonaisuuksien kautta:
1. Käyttäjien tarpeiden tunnistaminen
Opettelin tuntemaan intranetin käyttäjät ja heidän tapansa käyttää intraa ylhäältä alas, oikealta vasemmalle, vanhasta nuoreen ja johtajasta juoksupoikaan. Haastattelin, kyselin, seurasin intran käyttöä ja loin sen pohjalta käyttäjäryhmät ja ryhmien tarpeet.
2. Tavoitteiden määritteleminen ja niiden mittaaminen
Oleellisinta on selvittää mitä intralta halutaan, mitä tietoa sieltä etsitään ja miten käyttäjät haluavat intrasta hyötyä. Oma kehittämistehtäväni koskee yhden tukifunktion omia intranet-sivuja, mutta tavoitteet ovat silti samat kuin suuremmassa intranet-hankkeessa: työn tuottavuuden parantaminen, työajan säästyminen, selkeä ja yksinkertainen sivurakenne, paikkansapitävän ja tarkoituksenmukaisen tiedon jakaminen jne. Entäpä sitten tavoitteiden mittaaminen? Ilman mittareita tavoitteiden toteutuminen jää puolitiehen. Miltä kuulostaisi:
”Tukifunktion prosessikaavio tavoittaa 95% käyttäjistä” tai ”Tarvittavat lomakkeet löytyvät nyt kaksi kertaa nopeammin kuin aikaisemmin”.
3. Yksittäisen intraosion liittäminen suurempaan kokonaisuuteen
Kohdeyrityksessä, jonka tukifunktiota kehittämistehtäväni koskee, on käynnistymässä lähivuosina intran kasvojenkohotus. Siksi määrittelin jo tässä vaiheessa yksittäisen intraosion roolin sekä tarkastelin sen suhdetta yrityksen muihin järjestelmiin ja työkaluihin. Uskon, että tämä säästää kustannuksia varsinaisen intrahankkeen käynnistyessä.
Intranet ei ole ikinä valmis
Kehittämistehtäväni tavoitteet ovat hyvin konkreettisia ja suunnitellut muutokset hyvin yksinkertaisia varsinaiseen intran kasvojenkohotushankkeeseen verrattuna. Muutosten merkitys ja hyöty käyttäjille ovat kuitenkin sitä suuremmat. Työ on vielä kesken, mutta jo tässä vaiheessa voin todeta, että työ ei suinkaan tähän lopu vaan kehitystarve on jatkuvaa.
Sisäiselle prosessille parempaa näkyvyyttä
Sain idean projektiini YAMK-kehittämistehtävässäni suoritetuista haastatteluista ja kyselytutkimuksista. Tarve sisäisen prosessin näkyvyyden parantamiselle tuli suoraan loppukäyttäjiltä. Kaikkien yhteinen tavoite on, että työnteko tehostuu ja aikaa säästyy.
Projektin tavoitteena on:
- kehittää kohdeorganisaation osaston omaa intranet–osiota toimivammaksi ja helpommin lähestyttäväksi
- tuoda prosessia koskeva tieto helpommin löydettäväksi
- mahdollistaa ajankohtaisten uutisten ja tietojen helppo seurattavuus
- varmistaa, että osaston intranet-osio on tarkoituksenmukainen, ymmärrettävä ja paikkansapitävä
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Marko
blogisi aihe on kiinnostava, itsellänikin aihe liittyy sisäiseen viestintään.
Kirjoitit mukaansatempaavasti ja pidin erityisesti siitä kun kerroit käytännön esimerkein tekemistäsi ratkaisuista ja miten niihin päästiin. Kuvitus ja tekstin jaottelu toimivat kivasti :)
Useassa organisaatiossa intranetin kehittäminen jää ulkoisten nettisivujen varjoon eikä intraa nähdä tärkeänä sisäisen viestinnän kanavana. Käyttäjien tarpeiden tunnistaminen intran kehittämisessä on tosi tärkeää. Kyselysi ja haastattelusi pohjalta sait varmasti arvokasta tietoa miten viedä kehitystyötä eteenpäin.
Intranet ei ole ikinä valmis –kommenttisi osui mielestäni asian ytimeen. Vaikka kehittämistä tehdään, pitää kokoajan olla skarppina ja kerätä palautetta ja kehittää toimintaa edelleen. Kun pohjatyö on hyvin hoidettu, kasvojenkohotuskin hoituu helpommin.
Tsemppiä kehitystyöhösi!
Sirpa