Ensimmäisiä askeleita yritysviestinnän parantamisessa

Yrityksessämme otettiin käyttöön Yammer sisäisenä viestintä- ja keskustelukanavana. Toiveena oli saada selkeytettyä ja suoraviivaistettua viestintää sekä työnantajalta työntekijöiden suuntaan että päinvastoin, ja katkaista huhuilta siivet tarjoamalla faktoja. Aluksi keskustelu oli järjestymätöntä eikä ylilyönneiltäkään vältytty. Kun pelisääntöjä tarkennettiin yhdessä ja esimiehet ohjasivat keskustelijoita toimimaan sovittujen sääntöjen mukaisesti, sisäinen tiedottaminen ja viestiminen saatiin siirrettyä Yammeriin ja viikkopalavereidenkin muistiinpanot ja niistä kommentoiminen sujuu nyt mallikkaasti. 

Mobiilisovellus on todettu käytännössä erittäin hyödylliseksi työkaluksi erityisesti myyjien ja muiden paljon toimiston ulkopuolella työskentelevien hekilöiden viestintätarpeiden täydetämisessä. Jos viikkopalaveriin ei pystynyt osallistumaan samanaikaisen asiakastapaamisen takia, tai jos jokin asia kvartaalitavoitteista jäi epäselväksi, asian pystyy kätevästi tarkistamaan mobiilisovelluksen avulla ja tarvittaessa kysymään esimieheltä tai kollegalta lisätietoa ja tarkennusta.

Yammerin käyttöönottoprojekti toi myös sellaisia etuja, joita ei ennalta osattu nähdä. Perinteisesti viikkopalaverit ja muu johdon suunnalta tullut viestintä on ollut hyvin yksipuolista ja tyypillisessä viikkopalaverissa on esitetty vain kourallinen kysymyksiä. Nyt viikkopalaverin muistiinpanoista ja päätöksistä on käyty välillä vilkastakin keskustelua. Keskustelu on pysynyt asialinjalla ja tätä kautta johto on saanut palautetta päätöksistään. Tämä palaute on ensiarvoisen tärkeää yrityksen linjan suunnittelussa ja nyt siihen on saatu viimeinkin toimiva kanava. Toinen uusi, ennalta-arvaamaton etu on dokumentoinnin määrämuotoisuus. Kun viikkopalavereissa on nimetty sihteeri, joka kirjaa muistiinpanot vakiomuotoisesti, tehdyt päätökset ja sovitut asiat saadaan dokumentoitua ja niiden toteutumista pystytään seuraamaan. Ensimmäisellä kerralla pohjan rakentaminen vei oman aikansa, mutta seuraavissa palavereissa vanhan pohjan käyttö ja tehtävälistan ylläpito jopa nopeuttivat itse palaverin etenemistä. Tämä on lisäksi ohjannut johtoa määrämuotoiseen viikkopalaverin vetoon, kun esityslista on helppo muodostaa edellisen viikkopalaverin musitiinpanojen pohjalta. Järjestely on saanut vain vähän kritiikkiä, ja kritiikin kärki on ollut toimintatapojen muutoksessa.

Johto on tunnistanut tarpeen laajemman viestintästrategian luomiseen ja jalkauttamiseen. Yammerin käyttöönotto oli ensimmäinen konkreettinen, koko organisaatiolle näkyvä askel tällä matkalla. Vuoden 2015 aikana määrittelemme tarkemmin sisäisen ja ulkoisen viestinnän tavoitteet, kanavat, vastuut ja toimintamallit. Olemme jo tunnistaneet, että eri tilanteissa toimitaan eri tavoin: esimerkiksi kriisiviestintä eroaa luonteeltaan selvästi markkinoinnista. Kun erilaisia tilanteita ja viestintätarpeita pystytään tunnistamaan lisää, pääsemme muodostamaan korkean tason suunnitelman, jonka pohjalta kullekin organisaation osalle saadaan selkeät pelisäännöt siitä, millä tavalla yrityksessämme viestitään. Tavoitteena on luoda niin selkeä ja yleiskäyttöinen viestintästrategia, että sen luettuaan kaikki työntekijämme kesäharjoittelijasta toimitusjohtajaan ymmärtävät oman roolinsa yhteisen ja yhtenäisen yritysilmeen luomisessa.