Ensimmäisiä askeleita yritysviestinnän parantamisessa

Yrityksessämme otettiin käyttöön Yammer sisäisenä viestintä- ja keskustelukanavana. Toiveena oli saada selkeytettyä ja suoraviivaistettua viestintää sekä työnantajalta työntekijöiden suuntaan että päinvastoin, ja katkaista huhuilta siivet tarjoamalla faktoja. Aluksi keskustelu oli järjestymätöntä eikä ylilyönneiltäkään vältytty. Kun pelisääntöjä tarkennettiin yhdessä ja esimiehet ohjasivat keskustelijoita toimimaan sovittujen sääntöjen mukaisesti, sisäinen tiedottaminen ja viestiminen saatiin siirrettyä Yammeriin ja viikkopalavereidenkin muistiinpanot ja niistä kommentoiminen sujuu nyt mallikkaasti. 

 

Mobiilisovellus on todettu käytännössä erittäin hyödylliseksi työkaluksi erityisesti myyjien ja muiden paljon toimiston ulkopuolella työskentelevien hekilöiden viestintätarpeiden täydetämisessä. Jos viikkopalaveriin ei pystynyt osallistumaan samanaikaisen asiakastapaamisen takia, tai jos jokin asia kvartaalitavoitteista jäi epäselväksi, asian pystyy kätevästi tarkistamaan mobiilisovelluksen avulla ja tarvittaessa kysymään esimieheltä tai kollegalta lisätietoa ja tarkennusta.

 

Yammerin käyttöönottoprojekti toi myös sellaisia etuja, joita ei ennalta osattu nähdä. Perinteisesti viikkopalaverit ja muu johdon suunnalta tullut viestintä on ollut hyvin yksipuolista ja tyypillisessä viikkopalaverissa on esitetty vain kourallinen kysymyksiä. Nyt viikkopalaverin muistiinpanoista ja päätöksistä on käyty välillä vilkastakin keskustelua. Keskustelu on pysynyt asialinjalla ja tätä kautta johto on saanut palautetta päätöksistään. Tämä palaute on ensiarvoisen tärkeää yrityksen linjan suunnittelussa ja nyt siihen on saatu viimeinkin toimiva kanava. Toinen uusi, ennalta-arvaamaton etu on dokumentoinnin määrämuotoisuus. Kun viikkopalavereissa on nimetty sihteeri, joka kirjaa muistiinpanot vakiomuotoisesti, tehdyt päätökset ja sovitut asiat saadaan dokumentoitua ja niiden toteutumista pystytään seuraamaan. Ensimmäisellä kerralla pohjan rakentaminen vei oman aikansa, mutta seuraavissa palavereissa vanhan pohjan käyttö ja tehtävälistan ylläpito jopa nopeuttivat itse palaverin etenemistä. Tämä on lisäksi ohjannut johtoa määrämuotoiseen viikkopalaverin vetoon, kun esityslista on helppo muodostaa edellisen viikkopalaverin musitiinpanojen pohjalta. Järjestely on saanut vain vähän kritiikkiä, ja kritiikin kärki on ollut toimintatapojen muutoksessa.

 

Johto on tunnistanut tarpeen laajemman viestintästrategian luomiseen ja jalkauttamiseen. Yammerin käyttöönotto oli ensimmäinen konkreettinen, koko organisaatiolle näkyvä askel tällä matkalla. Vuoden 2015 aikana määrittelemme tarkemmin sisäisen ja ulkoisen viestinnän tavoitteet, kanavat, vastuut ja toimintamallit. Olemme jo tunnistaneet, että eri tilanteissa toimitaan eri tavoin: esimerkiksi kriisiviestintä eroaa luonteeltaan selvästi markkinoinnista. Kun erilaisia tilanteita ja viestintätarpeita pystytään tunnistamaan lisää, pääsemme muodostamaan korkean tason suunnitelman, jonka pohjalta kullekin organisaation osalle saadaan selkeät pelisäännöt siitä, millä tavalla yrityksessämme viestitään. Tavoitteena on luoda niin selkeä ja yleiskäyttöinen viestintästrategia, että sen luettuaan kaikki työntekijämme kesäharjoittelijasta toimitusjohtajaan ymmärtävät oman roolinsa yhteisen ja yhtenäisen yritysilmeen luomisessa.

Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi Diana!

Ensimmäiset askeleet kuulostaa todella lupaavilta. Mahtavaa, että yhden välineen käyttöönotolla olette saaneet merkittäviä hyötyjä verrattuna aikaisempiin viestintätapoihin.

Tsemppiä laajemman viestintästrategian rakentamiseen, lähtökohtana se, että strategia olisi helposti luettava ja kaikki ymmärtäisivät sen perusteella oman roolinsa on kunnianhimoinen mutta varmasti saavutettavissa!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 11:55
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Erittäin mielenkiintoista kuulla käytännössä Yammerin käyttöönotosta, siihen liittyvistä hankaluuksista sekä erityisesti eduista, joita ei edes osattu suunnitella. Mielenkiintoiseksi aiheen tekee erityisesti se, että yrityksemme takkuavaan sisäiseen viestintään olemme alkaneet tutkailla eri vaihtoehtoja, Yammeria yhtenä sellaisena. Jos Yammeriin päädymme, otan nämä oppisi huomioon käyttöönoton suunnittelussa.

On hienoa myös kuulla, että yhden viestintäalueen parannus on saanut aikaan laajemmaltikin viestinnän suunnitelmallisuuden ja tärkeyden tarpeen. Yksi askel kerrallaan on varmasti hyvä tapa tässäkin asiassa.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 11:55
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyvä ja mielenkiintoinen kirjoitus. Itselleni hyvinkin ajankohtainen, sillä yritys, jossa työskentelen on aikeissa kehittää sisäistä viestintää ja Yammerin tapainen viestintä- ja keskustelukanava vaikuttaa erinomaiselta. Loppujen lopuksi erittäin onnistuneen oloinen projekti , oli hienoa, että löysitte myös etuja, joita ette osanneet odottaa. Tämän pohjalta poikineen viestintästrategian suunnittelu ja toteutuskin jo lienee pitkällä.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 11:56
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoista kuulla miten Yammerin käyttöönotto on sujunut ja millaisia vaikutuksia sillä on ollut. Pääsin mukaan lanseeraukseen edellisessä työssä ja näkemään sovelluksen käyttöönoton alkuvaiheessa. Tässä voisi olla hyvää ajatusta myös kurssitoverini kehittämistehtävään.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 11:56
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tiivistä ja tiukkaa tarinaa. Mielenkiintoista. Kirjoituksesi perusteella Yammerin käyttöönotto on teillä hyvin onnistunut ja johto on sen takana. Suurin syy, miksi sosiaalisen intranetin käyttöönotto yrityksissä epäonnistuun on se, että johto ei sitoudu sen taaksi. Syy on myös johdon korkeassa iässä eli he eivät ymmärrä sosiaalisen intranetin tärkeyttä. Tämän kirjoituksen perusteella uskallan lähtetä suosittelemaan myös meidän yritykseen Yammerin käyttöönottoa.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 11:56
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moikka Diana,

Oli kiva lukea onnistuneesta Yammerin käyttöönotosta ja jalkauttamisesta yrityksenne sisäisen viestinnän työkaluksi. Myös meidän yrityksessä on Yammer noussut Intranetin rinnalle vähintään yhtä tärkeäksi sisäisen viestinnän työkaluksi. Yrityksessämme on käytössä useita eri, pääasiassa palvelu-/tuotekohtaisia, Yammer ryhmiä, joissa mm. tiedotetaan viimeisimmistä päivityksistä sekä tarjotaan palvelu-/tuotevastaavan toimesta lisätietoa sitä tarvitseville. Sisäisen viestinnän lisäksi Yammer tarjoaa rajattomat mahdollisuudet myös organisaation rajojen ulkopuoliseen viestintään. Meillä Yammer on poikkeuksetta kiinnitettynä myös jokaiseen asiakkuusprojektiin viestintää tukevaksi työkaluksi. Näin olemme saaneet meilien määrän minimiin ja projektiin liittyvä tieto on Yammerin kautta koko projektitiimin saatavilla samanaikaisesti. Eli ehdottomasti myös minä liputan Yammerin puolesta.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 11:56
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olipa mukava lukea postaustasi sisäisestä viestinnästä ja ennen kaikkea Yammerista. Sitä lukiessa tuli tunne, että kirjoitatko meidän yrityksen viestinnästä? Me kamppailemme parhaillaan näiden samojen sisäisen viestinnän ongelmien kanssa ja pohdimme juuri Yammerin käyttöönottoa laajemmin osastollamme. On hienoa kuulla, että Yammer on yllättänyt positiivisesti ja sen käytöstä on löytynyt uudenlaisia etujakin. Olen itse tutustunut jo laajemminkin Yammerin käyttöön, mutta sen käyttöönoton jalkauttaminen koko osastolle on suurempi haaste.

Uskon vakaasti, että Yammerin käyttöönotto parantaisi osastomme lähes olematonta sisäistä viestintää ja selkeyttäisi mm. palaverimuistiokäytäntöjä niin kuin teilläkin. Lisäksi uskon, että Yammer madaltaisi viestintäkynnystä kokonaisuudessaan ja työntekijöidenkin olisi helpompi jakaa tietoa, linkkejä, ohjeistusta jne. Yammer mahdollistaa myös valokuvien ja tapahtumien julkaisun, joiden avulla viestintää voisi välillä ”keventää”.

Toivottavasti hyvin alkanut projektinne on edennyt suunnitelmien mukaisesti ja johto on edelleen sitoutunut viestintästrategiaan!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 11:56