Sisäisen viestinnän sykkeessä

Organisaation sisäinen viestintä, mitä se on? Mikä on sen merkitys hyvinvoivassa ja toimivassa työyhteisössä? Kehittämisprojektissani lähdin hakemaan vastauksia näihin kysymyksiin tavoitteenani toteuttaa yhtenäistä viestintäkäytäntöä tukeva sisäisen viestinnän pelikirja Client Management & Operations -tiimillemme.

Mitä sisäinen viestintä on?

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaikkea organisaation sisällä tapahtuvaa viestintää. Omassa organisaatiossamme siihen luetaan päivittäisiin työtehtäviin liittyvän viestimisen lisäksi kaikki henkilökunnan välinen sekä organisaation eri tasojen ja johdon välinen viestintä.

Sisäisen viestinnän merkitys

Yksinkertaisimmillaan sisäinen viestintämme on asiakkuusprojektitiimin välistä, jokapäiväisiin työtehtäviin liittyvää tiedon välittämistä sekä ymmärryksen lisäämistä. Sisäisen viestinnän tavoite täyttyy, kun oikea tieto oikeassa kanavassa saavuttaa oikean vastaanottajan ja viestin sanoma on ymmärretty oikein.

Onnistunut sisäinen viestintä edesauttaa sitoutuneen, motivoituneen ja tuloksellisen työyhteisön muodostumista lisäten samalla myös henkilöstön yhteenkuuluvuutta ja viihtyvyyttä.

Sisäisen viestinnän epäonnistuminen on vastaavasti merkittävä uhka, joka näkyy niin negatiivisena vaikutuksena työyhteisön ilmapiiriin kuin tehottomuutena organisaation toiminnassa. Syy siihen, ettei tieto välity eteenpäin tai että se on hankalasti saatavilla, on yleensä organisaation yhteisten viestinnän pelisääntöjen puuttuminen.

2

Sisäisen viestinnän kulmakivet

Sisäisen viestinnän kehittämisprojektissani lähtökohtana oli organisaatiomme touko-kesäkuussa 2015 tehty sisäisen tiedonkulun tutkimus. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että monikanavaiseen sisäiseen tiedonkulkuun ja viestintään kaivataan selkeää struktuuria ja suunnitelmallisuutta. Sisäisen viestinnän kanavaviidakossa yhteisten pelisääntöjen puuttuminen koettiin merkittäväksi kompastuskiveksi.

Kehittämisprojektissani olikin tavoitteenani luoda Client Managent & Operations -tiimillemme sisäisen viestinnän pelikirja, jossa määriteltäisiin yhteiset pelisäännöt tarpeitamme vastaavien viestintäkanavien käytölle – missä viestitään, mitä viestitään ja kuka viestii?

Kehittämisprojektini lähtökohtana oli kuvata käytössä olevat sisäisen viestinnän keinot eli kasvokkaisviestintä, painettu viestintä ja sähköinen viestintä. Keinojen kuvaamisen jälkeen listattiin näihin liittyvät kanavat ja niiden käyttötarkoitus sekä aktiiviset käyttäjäryhmät. Näin saatiin kokonaiskuva organisaatiomme sisäisen viestinnän verkostosta ja päästiin arvioimaan sekä määrittelemään työnkuvamme kannalta tarpeelliset ja tarpeettomat kanavat sekä eri kanavien käyttötarkoitukset.

 

3

Sisäiseen viestintään selkeät sävelet

Kehittämisprojektilleni asetetut tavoitteet, organisaatiomme kanavaviidakon systemaattinen läpikäyminen ja Client Management & Operations tiimimme sisäisen viestinnän pelikirja, saavutettiin.

Lisäksi saimme aikaan uudistuksia: CMO-tiimille oma Yammer-ryhmä, maanantaiaamuihin vapaamuotoinen kahvivartti ja CMO-tiimimme viikkopalavereihin ajankohtaisten asiakascasejen läpikäynti. Nämä kaikki koettiin sisäistä viestintää ja yhdessä tekemisen kulttuuria tukeviksi toimintamalleiksi.

Kehittämisprojektin voidaan todeta onnistuneen. Tavoitteenani onkin markkinoida ”sisäisen viestinnän pelikirja” -ajatusta myös muille tiimeille ja sitä kautta nuotittaa koko organisaatiomme sisäiseen viestintään selkeät sävelet.

Profile picture for user Johanna A
Projekti

Sisäisen viestinnän sykkeessä

Kehittämishankkeessa perehdyn asiakkuusprojektitiimimme näkökulmasta organisaatiomme sisäisen viestinnän työkaluihin. Mitkä näistä vastaavat tarpeitamme ja miten saamme näistä parhaan hyödyn irti? Tavoitteenani on luoda yhtenäinen ohjeistus tiimillemme sisäisen viestinnän työkalujen käytöstä.

 Tavoitteet: 

  • Sähköposti, Lync, Yammer, Sharepoint ja mitä niitä nyt oli... Olemassa olevien työkalujen läpikäynti ja käytettävyys
  • Tiimimme sisäisen viestinnän tarpeiden ja toiveiden kartoitus
  • Yhtenäinen ohjeistus valitsemiemme ja tarpeitamme vastaavien työkalujen käytölle
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Johanna!

Olet onnistuneesti pohtinut sisäisen viestinnän roolia ja merkitystä organisaatiossa sekä läpiviennyt kehittämisprojektisi –onnittelut!

Luin kaksi mielenkiintoista viestintään liittyvää kirjaa. Molemmat kirjat ovat Elisa Juholinin kirjoittamia:
1) Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä (2008, WS Bookwell, Juva) ja
2) Arvioi ja paranna! Viestinnän mittaamisen opas (2013, Hansaprint Oy, Vantaa).
Suosittelen tutustumaan molempiin kirjoihin!

Jälkimmäisessä kirjassa Juholin lanseeraa käsitteen työyhteisöviestintä. Hänen mukaansa ko. käsite korvaa sisäisen viestinnän käsitteen. Juholin mukaan työyhteisöviestinnällä tarkoitetaan työskentelyn edellytysten luomista organisaatiossa, työhyvinvoinnin vahvistamista, uuden tiedon luomista ja jalostamista sekä yhteistä oppimista dialogin ja vuorovaikutuksen kautta. Aivan kuten blogissasikin kirjoitat.

Arvioi ja paranna! -kirjassa (kuten nimikin jo antaa ymmärtää) perehdytään laajasti viestinnän mittaamisen tematiikkaan ja käytäntöön. Ehkä saisit tästä vinkkejä vielä kehittämisprojektisi jatkoa, seurantaa ja arviointia silmällä pitäen!

Opiskelijakollegan sanoja lainaten: ”Hyvää joulun odotusta: Annetaan joulun rauhoittaa ajatuksemme ja tehdä tilaa uusille!”

Toivottaa MariaK.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:43
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moikka Maria,

Kiitos kirjavinkeistä! Ehdottomasti täytyy katsastaa nämä, josko niistä vielä löytyisi viimeinen silaus kehittämisprojektilleni.

Kiitos ja oikein hyvää joulun odotusta myös sinulle! :)

T. Johanna A.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:43
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Johanna,
kiitos blogikirjoituksestasi ja sisäisen viestinnän pohdinnoistasi. Vertaistuenomaisesti on kiva kuulla, että muillakin on niin monikanavaista, että on alettu kaipaamaan systemaattisuuttakin viestimiseen. Itsekin jäsennän näitä asioita päivittäin ja koitan viestiä tarpeeksi, vaan ei kuitenkaan liikaa... mikä viesti, mihin kanavaan ja milloin?

Erityisen mukavaa oli se, että valitsitte myös yhdeksi viestintäkanavaksi vapaamuotoisen kahvivartin ja asiakascasejen läpikäynnin viikkopalaverissa. Face-to-face on myös hyvä käydä asioita läpi. Usein se on nopeampaakin, kuin kirjoittaminen eri välineisiin. Ja ah, niin terveellistä kohdata ihmisiä.

Olisipa kiva tutustua myös tuohon sisäisen viestinnän pelikirjaan!
Hyvää joulun odotusta!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:43
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Johanna,

Mukava kuulla, että teillä on toteutettu onnistunut sisäinen tutkimus tiedonkulusta!Mielestäni se on antanut kaikille mahdollisuuden vaikuttaa siihen, miten tulevaisuudessa tietoa kannattaa jakaa ja missä määrin missäkin kanavassa. On tärkeää, että sisäiselle viestimiselle on luotu yhdessä pelisäännöt ja kirjattu ne ylös. Silloin se myös vahvistaa yhteenkuuluvuutta ja helpottaa kommunikaatiota.

Hienoa, että olette punninneet eri kanavat ja painotatte niihin kanaviin, jotka koetaan työyhteisössä tärkeiksi. Se on myös hyvä, että aitoa ihmisten välistä kommunikaatiota ette ole unohtaneet. Se, jos mikä, syventää sisäistä kommunikaatiota! Olen usein miettinyt, että ihmiset muistavat paremmin asioita, jotka ovat kuulleet ja nähneet. Ainakin itse koen kuuluvani tuohon ihmistyyppiin. On myös helpompaa "muistella" yhdessä kolleegan kanssa, että jokin asia mainittiin viikkopalaverissa sen ja sen sanomana. Kirjallinen viestintä tukee erinomaisesti tätä puhuttua viestiä, esimerkiksi palaverimuistiot.

Kaikkea sisäistä viestintää ei mitenkään voi puhua ja välittää kirjallisena. Silloin kirjallisen viestinnän merkitys kasvaa, jotta se on kaikille helposti saavutettavissa ja ymmärrettävissä. Selkeä ja helppokäyttöinen intra on siinä tapauksessa kaiken A ja O.

Olen kanssasi samaa mieltä siitä, että sisäinen viestintä on tärkeää ja sille on luotava pelisäännöt. Onnistuneena se luo viihtyvyyden lisäksi yhteenkuuluvuutta. Se myös sitouttaa ja motivoi tekemään tuloksia. Toivottavasti organisaatiosi muilla osastoilla otetaan positiivisin mielen vastaan "sisäisen viestinnän pelikirja" -ajatuksesi. Onnea sisäiseen markkinointiin!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:44
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Johanna!

Kiitos mielenkiintoisesta blogikirjoituksestasi! Oma kehittävistehtäväni koskee myös sisäistä viestintää ja kirjoituksesi oli todella hyvää vertaistukea. Olen täysin samaa mieltä kanssasi, että onnistunut sisäinen viestintä edesauttaa sitoutuneen, motivoituneen ja tuloksellisen työyhteisön muodostumista lisäten samalla myös henkilöstön yhteenkuuluvuutta ja viihtyvyyttä. Olen myös huomannut, että huono viestintä toimii juuri päinvastoin ja yllättävän tehokkaasti. Jos asioista kerrota avoimesti, herää epäluuloisuus ja huhut ottavat tiedotuksen roolin.

Olen samaa mieltä Maria K:n kanssa Elisa Juholinin kirjoista. Itse asiassa melkeinpä kaikki hänen kirjansa taitavat auttaa viestinnän tehtävissä eteenpäin.

Pelisäännöt sisäiseen viestintään on loistava ajatus. Strukturoitua toimintaa on helppo toteuttaa ja kaikki tietävät, miten homma toimii.

Hyvä ja mielenkiintoinen aihe sekä kirjoitus!

t. Satu
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:44
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos, Johanna, kun lähestyit asiaa ihan perusteista alkaen. On kiva lukea asiasta, kun siinä kerrotaan, mistä lähtökohdista asiaa pohditaan ja mitä tavoitellaan.

Kamppailemme osastollamme ihan samojen asioiden äärellä. Sisäistä viestintää pitäisi kehittää ja sille pitäisi löytyä toimivat työkalut. Lisäksi toivoisin, että löytäisimme jonkun selkeän tavan viestiä – kuinka viestit tavoittavat kaikki osapuolet tasapuolisesti ja samanaikaisesti ja kenen vastuulla viestintä ylipäätänsä on. Tällä hetkellä tuntuu, että viestintä on lähes olematonta jos sitä on edes ollenkaan. Meillä puuttuu myös siis selkeät pelisäännöt.

Olisipa kiva tutustua pelikirjaanne tarkemmin. Hienoa, että sait sellaisen työstettyä ja löysit muitakin uusia keinoja tiiminne viestintään. Toivottavasti onnistuit jakamaan pelikirjaanne myös muualle organisaatioon. Uskon kyllä yhteisten pelisääntöjen voimaan. Siitä hyötyy koko organisaatio. Meilläkin on tarkoitus aktivoitua Yammerissa enemmän, joten aina on kiva kuulla onnistuneita Yammer-caseja! Toivottavasti muutokset ovat auttaneet tiiminne toimintaa ja sisäinen viestintä on parantunut.

Tsemppiä tiimillenne!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:44
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Johanna!

Kehittämishankettasi käsittelevä blogikirjoituksesi oli erittäin mielenkiintoinen. Omasta näkökulmastani erityisen mielenkiintoista oli, että pystyit kehittämishankkeesi myös onnistuneesti toteuttamaan. Voin oman kokemukseni perusteella todeta, että sisäisen viestinnän (tai työyhteisöviestinnän) kehittäminen, ei todellakaan ole yksinkertainen tehtävä.

Jo se että, olet pystynyt ylipäätään kuvaamaan sisäisen viestinnän nykytilan, on hieno suoritus. Yritimme useita vuosia sitten omassa työyhteisössäni kuvata sisäisen viestinnän ”prosessin”. Pitkästä ja hartaasta yrittämisestä huolimatta, emme onnistuneet asetetussa tehtävässä ja meidän oli pakko luovuttaa. Kaikki työhön osallistuneet henkilöt kyllä ymmärsivät sisäisen viestinnän merkityksen, mutta tästä huolimatta emme päässeet yhteisymmärrykseen viestinnän vastuista, käytännöistä tai keinoista. Sisäinen viestintämme jatkui tuolloin niin kuin ennenkin.

Laajemmin pohdittuna uusien pelisääntöjen positiivinen vastaanotto kertoo paljon myös työyhteisöstäsi. Omassa työyhteisössäni työ sakkasi, koska työryhmän sisäiset tulkinnat siitä, miten asiat ovat tai miten niiden pitäisi olla, eivät kohdanneet. Riittävästi kompromissihalukkuutta ei löytynyt, toisin kuin teillä. Työyhteisösi kuulostaa modernilta ja raikkaalta kokonaisuudelta, jossa ei pelätä muutosta. Ette selvästi ole kaavoihin kangistuneita sekä pystytte luopumaan vanhoista toimintatavoista ja omaksumaan uutta. Hienoa!

Uskon, että sinulla on riittänyt intoa myös arvioida ja edelleenkehittää työyhteisösi sisäistä viestintää. Kirjoitan tämän kommentin useita kuukausia blogisi julkaisun jälkeen. Olisi mukava kuulla, mitä työyhteisössäsi on sisäisen viestinnän saralla tapahtunut kuluneiden kuukausien aikana.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 09:45