Yrityksen sisäinen viestintä kuin suomi24.fi

Ootko muuten chattaillyt koskaan? Vaihtanut kanavaa kiinnostavien tyyppien ja juttujen toivossa. Hengannut samaan aikaan useilla kanavilla. Yksien kamujen kanssa skypetetään ja toisten kanssa jutellaan facebookissa, ehkä vaan seurataan feediä. Mutsin kanssa lähinnä meilataan, joskus soitellaan ja nähdään. On mulla ihan oikeitakin ystäviä, joiden kanssa käydään kahvilla ja avaudutaan kaikesta mahdollisesta. Chattituttuja saatetaan nähdä joskus miiteissä. Ootko muuten koskaan skrollannut chattia ja yrittänyt löytää, että kuka sanoikaan mitä ja missä? Ootko koskaan muistellut, että missä hitossa se oli se yksi linkki kiinnostavaan artikkeliin tai reseptiin, että kukahan sen linkkasi ja missä?

 

Mitä jos yrityksen sisäinen viestintä olisi tällaista? Vapaa jutustelu ja tajunnanvirta sopivat varmasti asioiden nopeaan varmistamiseen, jos toinen ei satu olemaan lähettyvillä juuri nyt, tai toisaalta ideointiin ja ajatustenvaihtoon. Mutta mitä, kun pitää sopia jotain konkreettista ja varmistaa, että se tulee ajallaan tehtyä? Mitä, kun pitää löytää nopeasti viimeisin versio jostain asiasta? Lähdetkö kahlaamaan läpi kaikkia eri viestimiä ja toivot, ettei kyseistä asiaa sovittu vain puhelimessa ilman, että kukaan kirjasi sitä mihinkään ylös? Ja toivot, että se oli juuri siinä sovelluksessa, jossa hakutoiminnot edes jotenkin toimivat. Ja että kyseiset hakusanat tuli keskustelussa mainittua.

 

Voi olla, että dokumentinhallintaohjelmia, prosessikaavioita tai to do -listoja pidetään vanhanaikaisina tai kankeina, mutta yleensä ne ovat ainakin yksiselitteisiä. Dokumentin viimeisin versio on löydettävissä helposti; to do -listassa joko on rasti tai ei ole. Prosessikaavion mukaan edetessä jokainen työvaihe tulee varmasti huomioitua. Määrämuotoiset dokumentit ja vapaa keskustelu eivät tietysti ole toisiaan pois sulkevia, vaan molemmille on tehtävänsä ja tarpeensa. Kun viestintävälineitä ja tiedon säilytyspaikkoja on useita, olisi hyvä rakentaa toimivat pelisäännöt niiden käyttämiseen. Välineiden tulee palvella tarkoitustaan, ei hankaloittaa viestintää.

 

Kirjallisessa viestinnässä on aina myös mahdollisuus väärinymmärrykseen, helpommin kuin kasvokkain keskustellessa. En ole turhanpäiväisten palaverien kannattaja, mutta joskus vaan on niin paljon helpompi käydä kysymässä kollegan ovella tai keskustella asia palaverissa kaikkien tyhmien kysymysten kanssa loppuun asti. Niin ja siis pöytäkirja sinne dokumentinhallintajärjestelmään olis tietysti aika kiva juttu…

~

Profile picture for user Sanniminni Sakari
Projekti

Digiviestinnän nykytila ja kehitysmahdollisuudet

Projektityön tarkoituksena on tarkastella pk-yrityksen digiviestintää tällä hetkellä ja arvioida realistisia kehitysmahdollisuuksia sekä mahdollisia haasteita. 

 

  • Miten yrityksen digiviestintä palvelee sen yleistä strategiaa? 
  • Miten digiviestintää käytetään tällä hetkellä ja mihin tarkoitukseen? 
  • Millaisia tavoitteita digiviestinnälle on asetettu? Toteutuvatko ne, ja miten toteutumista mitataan? 
  • Jos nykyisillä keinoilla ei päästä asetettuihin tavoitteisiin, mitä pitäisi tehdä toisin? Tarvitaanko uutta lähestymistapaa tai uusia kanavia?
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Heippa ja voi kauhistus, mitä meininkiä. Oltiin samassa ryhmässä projektien esittelyssä, joten sain kirjoituksesi lisäksi kokonaiskuvan toiminnasta. Sisäisen viestinnän hallitsemattomuus ja asiakirjojen hallinnan heikkous ovat vakavia yritystoiminnallisia riskejä. Toivottavasti saat yrityksen johdon ymmärtämään tilanteen tai edes oman työsi järjestettyä jatkossa niin, että työn teko on mahdollisimman sujuvaa. Tosi isot tsempit!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
On tullut kyllä selailtua chattikeskusteluita ja muiden seiniä etsiessäni linkkejä :)

Ja tosiasia on, että jos kyseessä olisi työasiat, olisi melkoista hakuammuntaa. Toisinaan tietoa hakee myös sähköpostin uumenista. Tuppaa unohtumaan tiedonhallinta sielläkin. Se olisi kuitenkin oleellista, jotta jotakin löytää, joten pitäisi opetella järjestelmällisemmäksi. Välillä on vain vaikea erotella, mihin jokin asia kuuluu, koska se liittyy moneen asiaan. Tässä dokumentinhallinnan asiasanoitus auttaisi.

Itse en valitettavasti ollut kuuntelemassa esitystäsi, joten en täysin pysty samaistumaan tilanteeseesi. Erityisesti isoihin organisaatioihin, joissa on paljon johdonmukaisia prosesseja, mielestäni sopii dokumentinhallintajärjestelmä. Parasta olisi, kun voisi samantien tallentaa keskustelun tai koota chattailessa dokkaria sovituista asioista. Se, mikä ohjelma tai sovellus tähän on paras, sitä en osaa sanoa. Olen ollut käyttämässä dokumentinhallintajärjestelmää ja sen käyttö jäi kaikilla, koska se oli kankea ja vaikeutti työntekoa. Nyt järjestelmät onneksi ovat kehittyneet. Olen ollut myös organisaatiossa, joka ei erillistä dokumentihallintajärjestelmää käyttänyt, vaan tiedostot olivat omissa kansioissaan, eikä näistäkään ollut erillistä ohjetta. Olisipa siis hieno kuulla joltakin, miten tällainen asia on järjestetty toimivasti?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Chattityyppinen viestittely on epävirallista ja nopeaa, ja sopii osittain korvaamaan käytäväkeskustelua. Toisin kuin puheesta, siitä jää kuitenkin kirjallinen jälki, jolloin se on tarkistettavissa. Samoin kuin dokumentinhallinta, myös tällaiset kanavat tarvitsevat kuitenkin säännöt ja ohjeistuksen. Kuten viestinnässä yleensäkin, väline ja kanava tulisi valita viestin mukaan. Mikään järjestelmä tai väline ei ole itseisarvo, vaan käytettävyys ratkaisee.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olen kovasti miettinyt tätä caseasi sen jälkeen kun olimme samassa ryhmässä keskustelemassa projekteista. Olen edelleenkin hämmästynyt siitä, että yritys käyttää viestinnässään samoja työkaluja kuin teini-ikäiset tytöt ja pojat. Olen samaa mieltä kanssasi siitä, että hyvillä ohjeilla ja yhteisillä periaatteilla voidaan työkalu kuin työkalu mahdollisesti valjastaa järkevään kommunikointiin. Silti dokumenttienhallintapuoli on niin arkaa, että suosittelisin lämpimästi edes jotakin projektinhallintatyökalua. Tsemppiä sinulle projektiisi ja rohkeutta tehdä isojakin parannusehdotuksia!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:06