- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja

Ootko muuten chattaillyt koskaan? Vaihtanut kanavaa kiinnostavien tyyppien ja juttujen toivossa. Hengannut samaan aikaan useilla kanavilla. Yksien kamujen kanssa skypetetään ja toisten kanssa jutellaan facebookissa, ehkä vaan seurataan feediä. Mutsin kanssa lähinnä meilataan, joskus soitellaan ja nähdään. On mulla ihan oikeitakin ystäviä, joiden kanssa käydään kahvilla ja avaudutaan kaikesta mahdollisesta. Chattituttuja saatetaan nähdä joskus miiteissä. Ootko muuten koskaan skrollannut chattia ja yrittänyt löytää, että kuka sanoikaan mitä ja missä? Ootko koskaan muistellut, että missä hitossa se oli se yksi linkki kiinnostavaan artikkeliin tai reseptiin, että kukahan sen linkkasi ja missä?
Mitä jos yrityksen sisäinen viestintä olisi tällaista? Vapaa jutustelu ja tajunnanvirta sopivat varmasti asioiden nopeaan varmistamiseen, jos toinen ei satu olemaan lähettyvillä juuri nyt, tai toisaalta ideointiin ja ajatustenvaihtoon. Mutta mitä, kun pitää sopia jotain konkreettista ja varmistaa, että se tulee ajallaan tehtyä? Mitä, kun pitää löytää nopeasti viimeisin versio jostain asiasta? Lähdetkö kahlaamaan läpi kaikkia eri viestimiä ja toivot, ettei kyseistä asiaa sovittu vain puhelimessa ilman, että kukaan kirjasi sitä mihinkään ylös? Ja toivot, että se oli juuri siinä sovelluksessa, jossa hakutoiminnot edes jotenkin toimivat. Ja että kyseiset hakusanat tuli keskustelussa mainittua.
Voi olla, että dokumentinhallintaohjelmia, prosessikaavioita tai to do -listoja pidetään vanhanaikaisina tai kankeina, mutta yleensä ne ovat ainakin yksiselitteisiä. Dokumentin viimeisin versio on löydettävissä helposti; to do -listassa joko on rasti tai ei ole. Prosessikaavion mukaan edetessä jokainen työvaihe tulee varmasti huomioitua. Määrämuotoiset dokumentit ja vapaa keskustelu eivät tietysti ole toisiaan pois sulkevia, vaan molemmille on tehtävänsä ja tarpeensa. Kun viestintävälineitä ja tiedon säilytyspaikkoja on useita, olisi hyvä rakentaa toimivat pelisäännöt niiden käyttämiseen. Välineiden tulee palvella tarkoitustaan, ei hankaloittaa viestintää.
Kirjallisessa viestinnässä on aina myös mahdollisuus väärinymmärrykseen, helpommin kuin kasvokkain keskustellessa. En ole turhanpäiväisten palaverien kannattaja, mutta joskus vaan on niin paljon helpompi käydä kysymässä kollegan ovella tai keskustella asia palaverissa kaikkien tyhmien kysymysten kanssa loppuun asti. Niin ja siis pöytäkirja sinne dokumentinhallintajärjestelmään olis tietysti aika kiva juttu…
~

Digiviestinnän nykytila ja kehitysmahdollisuudet
Projektityön tarkoituksena on tarkastella pk-yrityksen digiviestintää tällä hetkellä ja arvioida realistisia kehitysmahdollisuuksia sekä mahdollisia haasteita.
- Miten yrityksen digiviestintä palvelee sen yleistä strategiaa?
- Miten digiviestintää käytetään tällä hetkellä ja mihin tarkoitukseen?
- Millaisia tavoitteita digiviestinnälle on asetettu? Toteutuvatko ne, ja miten toteutumista mitataan?
- Jos nykyisillä keinoilla ei päästä asetettuihin tavoitteisiin, mitä pitäisi tehdä toisin? Tarvitaanko uutta lähestymistapaa tai uusia kanavia?
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Ja tosiasia on, että jos kyseessä olisi työasiat, olisi melkoista hakuammuntaa. Toisinaan tietoa hakee myös sähköpostin uumenista. Tuppaa unohtumaan tiedonhallinta sielläkin. Se olisi kuitenkin oleellista, jotta jotakin löytää, joten pitäisi opetella järjestelmällisemmäksi. Välillä on vain vaikea erotella, mihin jokin asia kuuluu, koska se liittyy moneen asiaan. Tässä dokumentinhallinnan asiasanoitus auttaisi.
Itse en valitettavasti ollut kuuntelemassa esitystäsi, joten en täysin pysty samaistumaan tilanteeseesi. Erityisesti isoihin organisaatioihin, joissa on paljon johdonmukaisia prosesseja, mielestäni sopii dokumentinhallintajärjestelmä. Parasta olisi, kun voisi samantien tallentaa keskustelun tai koota chattailessa dokkaria sovituista asioista. Se, mikä ohjelma tai sovellus tähän on paras, sitä en osaa sanoa. Olen ollut käyttämässä dokumentinhallintajärjestelmää ja sen käyttö jäi kaikilla, koska se oli kankea ja vaikeutti työntekoa. Nyt järjestelmät onneksi ovat kehittyneet. Olen ollut myös organisaatiossa, joka ei erillistä dokumentihallintajärjestelmää käyttänyt, vaan tiedostot olivat omissa kansioissaan, eikä näistäkään ollut erillistä ohjetta. Olisipa siis hieno kuulla joltakin, miten tällainen asia on järjestetty toimivasti?
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja