Yrityksen sisäinen viestintä kuin suomi24.fi

Ootko muuten chattaillyt koskaan? Vaihtanut kanavaa kiinnostavien tyyppien ja juttujen toivossa. Hengannut samaan aikaan useilla kanavilla. Yksien kamujen kanssa skypetetään ja toisten kanssa jutellaan facebookissa, ehkä vaan seurataan feediä. Mutsin kanssa lähinnä meilataan, joskus soitellaan ja nähdään. On mulla ihan oikeitakin ystäviä, joiden kanssa käydään kahvilla ja avaudutaan kaikesta mahdollisesta. Chattituttuja saatetaan nähdä joskus miiteissä. Ootko muuten koskaan skrollannut chattia ja yrittänyt löytää, että kuka sanoikaan mitä ja missä? Ootko koskaan muistellut, että missä hitossa se oli se yksi linkki kiinnostavaan artikkeliin tai reseptiin, että kukahan sen linkkasi ja missä?

Mitä jos yrityksen sisäinen viestintä olisi tällaista? Vapaa jutustelu ja tajunnanvirta sopivat varmasti asioiden nopeaan varmistamiseen, jos toinen ei satu olemaan lähettyvillä juuri nyt, tai toisaalta ideointiin ja ajatustenvaihtoon. Mutta mitä, kun pitää sopia jotain konkreettista ja varmistaa, että se tulee ajallaan tehtyä? Mitä, kun pitää löytää nopeasti viimeisin versio jostain asiasta? Lähdetkö kahlaamaan läpi kaikkia eri viestimiä ja toivot, ettei kyseistä asiaa sovittu vain puhelimessa ilman, että kukaan kirjasi sitä mihinkään ylös? Ja toivot, että se oli juuri siinä sovelluksessa, jossa hakutoiminnot edes jotenkin toimivat. Ja että kyseiset hakusanat tuli keskustelussa mainittua.

Voi olla, että dokumentinhallintaohjelmia, prosessikaavioita tai to do -listoja pidetään vanhanaikaisina tai kankeina, mutta yleensä ne ovat ainakin yksiselitteisiä. Dokumentin viimeisin versio on löydettävissä helposti; to do -listassa joko on rasti tai ei ole. Prosessikaavion mukaan edetessä jokainen työvaihe tulee varmasti huomioitua. Määrämuotoiset dokumentit ja vapaa keskustelu eivät tietysti ole toisiaan pois sulkevia, vaan molemmille on tehtävänsä ja tarpeensa. Kun viestintävälineitä ja tiedon säilytyspaikkoja on useita, olisi hyvä rakentaa toimivat pelisäännöt niiden käyttämiseen. Välineiden tulee palvella tarkoitustaan, ei hankaloittaa viestintää.

Kirjallisessa viestinnässä on aina myös mahdollisuus väärinymmärrykseen, helpommin kuin kasvokkain keskustellessa. En ole turhanpäiväisten palaverien kannattaja, mutta joskus vaan on niin paljon helpompi käydä kysymässä kollegan ovella tai keskustella asia palaverissa kaikkien tyhmien kysymysten kanssa loppuun asti. Niin ja siis pöytäkirja sinne dokumentinhallintajärjestelmään olis tietysti aika kiva juttu…

~