Lost in translation: Sisäistä viestintää monikulttuurisessa organisaatiossa.

Puhelinlangat

Muutaman vuoden pohjoismaisessa tiimissä työskennelleenä olen usein miettinyt, miten monen maan ja kielen jakamaan tiimiin saisi enemmän yhtenäisyyden tunnetta, ymmärrystä ja työtoveruutta. Eri arkea elävät tiimiläiset kohtaavat toisensa useimmiten hälisevän konferenssipuhelun välityksellä. Aikaa small talkille ei juurikaan jää.  Eri kieltä ja kulttuuria edustava pomo asettaa haasteita kielitaitoisellekin vaikkapa niinkin arkisessa viestintätilanteessa kuin kehityskeskustelussa. Esimies tuntuu myös itse olevan hieman hukassa siinä, mitä hänen nyt oikeastaan kuuluisikaan tehdä, kun kosketuspinta alaisten päivittäiseen työhön neljässä eri maassa on parhaimmillaankin hutera. Mistä siis oppia ja apuja niin pomolle kuin alaisellekin? Saisiko tähän kansainväliseen touhuun tukiopetusta?
 

Viestintää yli aikavyöhykkeiden



Sisäisen viestinnän merkitys yrityksen menestyksellisen toiminnan kulmakivenä on tänä päivänä itsestäänselvyys useimmissa yrityksissä ja yhteisöissä. Intranetin ja erilaisten työskentelyalustojen käyttö niin tiimien välisessä kuin koko yritystä koskevassa viestinnässä on monella työpaikalla arkipäivää. Yhä pirstaloituvammassa työelämässä ei ole ollenkaan tavatonta, että yhteydenpito esimiehen ja tiimiläisten kanssa tapahtuu pääosin nykivien videopuheluiden, sähköpostin tai Messengerin  välityksellä.
Onhan hienoa, että käytössämme on tekniikkaa, joka mahdollistaa työteonkin lähes missä ja milloin vain.  Rajattomat etätyömahdollisuudet, maiden rajoista tai aikavyöhykkeistä riippumattomat  tehokkaat virtuaalitiimit kuulostavat edistykselliseltä, jopa seksikkäältä. Etätiimeihin liittyy kuitenkin monia tekijöitä, jotka korostavat hyvän viestinnän tarvetta.

 

Virtuaalisen viidakon lait



Hienoista työvälineistä ja virtuaalisen kanssakäymisen tuomista mahdollisuuksista huolimatta virtuaalitiimin esimies- ja alaisviestinnässä pätevät samat säännöt kuin tavallisestikin. Todennäköisesti etäjohtaminen vaatii esimieheltä jopa enemmän kuin lähijohtaminen.
Kun ihmisten välisestä kommunikaatiosta riisutaan iso osa ilmeistä ja eleistä, heitetään soppaan mukaan kulttuurierot, ei-äidinkielellä kommunikointi ja erilaiset viestintätyylit, on selvää että haasteita riittää. Virtuaalipomo ei voi siis kuvitella hoitaneensa esimiehen vastuunsa meilatessaan alaisilleen kokousmuistioita militaristisella tarkkuudella, tai suoriuduttuaan viikoittaisesta statuskeskustelusta tehokkaasti puolessa tunnissa.
Nykyajan alainen odottaa esimies-alaisviestinnältä paljon enemmän kuin ylhäältä alaspäin valuvaa tiedotusta. Interaktiivisuus, osallistaminen ja mentorina toimiminen ovat keinoja, joilla päästään parhaimpiin tuloksiin niin viestinnän tehon kuin työtyytyväisyydenkin kannalta.
Elisa Juholinin Viestinnän vallankumous-kirjassaan esittämät esimiesviestinnän tärkeimmät asiat palauttavat myös virtuaaliviestinnän juurilleen :

  • ajantasaisen tiedon vaihdanta, eli mitä tapahtuu nyt ja lähitulevaisuudessa
  • strategia- ja muutosviestintä
  • vaikuttamismahdollisuudet, miten jokainen voi omalta osaltaan olla mukana  päätöksenteossa
  • yhteishengen ja tunnelman vaaliminen omalla esimerkillä
  • osaamisen jakaminen ja yhdessä tekemisen varmistaminen
  • työnantajamaineen hallinta

Loppujen lopuksi  avain menestyksekkääseen ja toimivaan etätiimiin taitaa olla avoin mieli, tahtoa ja runsain mitoin hyvää viestintää. Raja-aitoihin ja kulttuurikömmähdyksiin on varmasti lähes mahdoton olla törmäämättä, mutta hyvillä vuorovaikutustaidoilla varustautunut esimies voi luovia näilläkin vesillä maalaisjärjen turvin. Ei muuta kuin sanoista tekoihin.

Profile picture for user Leena Karkkolainen
Projekti

Virtuaalisesti sinun

Monikulttuurinen työympäristö asettaa omat haasteensa sisäiselle viestinnälle. Eri kulttuureiden ja kielten yhteensovittaminen, tiimihengen luominen ja onnistunut johtaminen vaativat niin esimieheltä kuin alaiseltakin paljon.

  • Monikulttuurinen organisaatio
  • Etäjohtaminen
  • Virtuaalitiimit
Sofia Hakonen KIRJOITTI:
Kiitos kirjoituksestasi! Aihe on mielestäni äärimmäisen mielenkiintoinen: ymmärtää ja tulla ymmärretyksi saavat kansainvälisessä ympäristössä aivan uusia merkityksiä. Henkilöstön kouluttaminen ja osaamisen hyödyntäminen vaatii yrityksiltä varmasti suuria ponnistuksia, sillä väärä informaatio liikkuu kehittyneen tekniikan välityksellä aivan yhtä nopeasti kuin oikeakin. Olen itse iloinen, että nykyisin esimerkiksi kieliopintoihin on sisällytetty myös maan kulttuuria ja tapoja, sillä tosielämässä kommunikaatio ja vuorovaikutus eivät perustu vain oikeille verbi-muodoille.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:19
Anni Absetz KIRJOITTI:
Olen samaa mieltä siitä, kuinka haastavaa vieraalla kielellä viestiminen on. Erilaisten kulttuurien ja kielien vivahde-erojen tunnistaminen ja ymmärtäminen on hankalaa, eikä asian perussisältökään aina selviä vieraalla kielellä kommunikoitaessa. Tähän kun vielä ynnää tietotekniikan ja esimerkiksi sähköpostitse käytävän viestinnän aiheuttaman väärinymmärryksen mahdollisuuden on soppa pahimmillaan melko kaoottinen. Toisaalta uskon että kansainvälisestä työympäristöstä voidaan myös saada paljon mahdollisuuksia ja kilpailuetua, kunhan vain eri kulttuurien vahvuudet onnistutaan hyödyntämään.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:22
Helene Pääkkönen KIRJOITTI:
Työskentelen itse kansainvälisen konsernin ruotsalaisen yhtiön sivuliikkeessä, jossa organisaatio on hajautettu useisiin eri maihin. Valtaosa hallinnosta ja keskijohdosta on Ruotsissa ja ylempi johto Britanniassa. Välillä tuntuu, että täällä pienessä Suomessa olemme kuin pahnan pohjimmaiset, valitettavasti myös sisäisen viestinnän osalta.
Sisäisen viestinnän ja etenkin yhteistyön toimivuudesta ollaan keskusteltu ja annettu palautetta viimeisen vuoden aikana paljon ja pikkuhiljaa jotain jo tapahtuukin. Erittäin hyvin toimiva keino on ollut mm. vierailut eri toimipisteissä. Kun vihdoin on silmätysten ja pääsee hieman tutummaksi niiden kanssa, joiden kanssa esimmäkseen lähettelee sähköposteja, yhteistyölle istutetaan uudenlainen siemen. Se siemen versotessaan vaikuttaa usein myös siihen, että tietoa jaetaan enemmän ja helpommin.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:33
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Varmaankin juuri esimiesviestintä on kansainvälisessä ja monikulttuurisessa ympäristössä haasteellista. Toisaalta myös eri maissa työskentelevien tiimien välinen viestintä tulisi olla mahdollisimman hyvää. Siis ei vain vertikaalinen vaan myös horisontaalinen viestintä tulisi olla kansainvälisissä yrityksissä hyvin suunniteltua ja organisoitua.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:17
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tämä on erittäin ajankohtainen aihe! Nykyään hyvä kielitaito on välttämätöntä melkein yrityksessä kuin yrityksessä. Vaikka organisaatio ei varsinaisesti olisikaan kansainvälinen, ovat työntekijät usein yhteydessä ainakin ulkomaisiin asiakkaisiin tai yhteistyökumppaneihin. Harva yritys enää toimii vain kotimaassa ja eikä Suomessakaan enää voi välttyä kommunikoimasta ulkomaalaisten kanssa.

Kuten Sofia edellä kommentoi, yritysten pitäisi panostaa henkilökuntansa kouluttamiseen, jotta kaikilla olisi yhteinen kieli käytössä. Kulttuurien tuntemus on myös tärkeää, mutta niiden opiskeleminen on helpompaa kuin sisäistää sujuvasti vieras kieli. Ainakin meidän suomalaisten pitäisi myös rohkaistua puhumaan, vaikka ne verbi-muodot ei menisikään ihan oikein.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:17
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tekstissäsi olit hienosti yhdistänyt teoriaa ja itse käytäntöä yhteen, niin kuin pitääkin.

Vaikea kuvitella tuollaisia tilanteita että työyhteisössä oltaisiin yhteydessä vain ja ainoastaan videopuhelun avulla esimieheensä. Itselle kuitenkin tärkeintä on se kasvoikkain viestintä, siinä kun saa paljon enemmän irti kuin pulkästään esim. äänensävyn kuullessaan. Mutta tulevaisuudessa teknologia on arkipäivää, maailma muuttaa yrityskulttuuria.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:17
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Minäkin työskentelen monikulttuurisessa organisaatiossa ja olen päivittäin tekemisissä mm. Intialaisten kanssa. Oikeinkirjoitusta tärkeämpää on ehdottomasti kulttuurituntemus. Suomalaiset ovat todella suoria viestinnässä ja menevät usein asiaan kysymättä kuulumisia ensin. Pienellä small talkilla on ihmeellinen vaikutus asioiden hoitumiseen.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Itselläni on reilun viiden vuoden kokemus kahdesta kansainvälisestä organisaatiosta ja sanoisin, että tärkeintä on ottaa huomioon kulttuurien väliset erot. Itselleni suurinpana yllätyksenä on tullut kuinka erilaisia olemme esimerkiksi lähimpien naapureidemme, ruotsalaisten kanssa. Heidän keskustelukulttuuriinsa eroaa täysin meistä suomalaisista, oman kokemukseni mukaan mm. englantilaiset ovat paljon lähempänä meitä siinä mielessä.

Virtuaalisessa viestinnässä on tärkeää ottaa huomioon viestinnän kohde, ja vaikka kysyä joka viestissä "mitä kuluu?" jne. ja mennä vasta sen jälkeen asiaan, on totta että tämä ei oikein istu suomalaiseen kommunikointiin luonnollisesti mutta sillä on suuri vaikutus siihen, millaiseksi sinut koetaan.

Suomalaista kulttuuria kuvailee hyvin Kimi Räikkösen legendaariseksi muodostunut toteamus vuoden takaa: "Leave me alone, I know what I am doing". Tämä kuvastaa hyvin niitä haasteita mitä itse koin ruotsalaisen esimieheni kanssa, suomalaiset kun ovat tottuneet kommunikoimaan vain silloin kun on tarve, kuulumisten vaihto koetaan turhanpäiväiseksi.

Virtuaalista viestintää helpottaa myös huomattavasti, jos edes joskus on mahdollista tavata henkilökohtaisesti, erityisesti tutustumisvaiheessa.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:18