Intra ajantasalle

Mistä löytyvätkään työterveyshoitajan yhteystiedot?

Muistan, että saimme korvausta fysikaalisesta hoidosta; onko etu voimassa vielä ja miten korvaus haetaan?

Olen varaamassa hotellia; onko meillä sopimushotellit? Mitä kautta ja miten varaus tehdään?

Aivan liian usein olen kuullut yllä olevia tai vastaavia kysymyksiä. Ohjeistuksia on, mutta niitä ei ilmeisestikään löydetä helposti. Paljon on myös epävarmuutta ohjeiden voimassaolosta ja ajantasaisuudesta. 

Samaan ongelmaan viittaa myös Katleena Kortesuon blogikirjoitus.  Emme siis paini asian kanssa yksin. 

Olemme esimieheni kanssa puhuneet jo pidemmän aikaa, että ohjeistukset pitää laittaa ajan tasalle ja helposti löydettäviksi. Loppusilaus on kuitenkin jäänyt tekemättä, ja kumman sitten pitikään laittaa ne ohjeistukset kuntoon? Siispä tämän opintojakson kehitystehtävä osui todella hyvään saumaan.

Intran käyttö nykyisin

Nykyisin intrasta halutaan tehdä mahdollisimman avoin niin, että kaikki käyttäjät voivat tuoda sinne sisältöä. On hienoa, että henkilöstö aktiivisesti päivittää intraa, ja intra innostaa ajatusten vaihtoon. 

Jos kuitenkin miettii intran perimmäistä tarkoitusta eli yrityksen sisäisenä tietoverkkona toimimista, niin joidenkin osioiden kuten ohjeistusten ja toimintatapojen ylläpito pitää vastuuttaa selkeästi.

Sisäisen tiedottamisen siirtyminen sähköpostista intraan on organisaatiossamme onnistunut hyvin. Etusivulta näkee heti ajankohtaiset asiat, yrityksen tapahtumakalenterin sekä blogin uusimmat kirjoitukset. 

Intrassa on myös kommentointiosio, mutta keskustelua intraamme ei ole syntynyt. Osio on ehkä hiukan hankalassa paikassa ja jää näin huomiotta. Tuntuu siltä, että useilla intran käyttö jää tuohon etusivun katsomiseen: tietoa ei osata tai jakseta etsiä. Osasyy tähän voi olla se, että muita osioita kuten tiimien työtiloja, kehityshankkeita ja ohjeistuksia ei päivitetä yhtä tehokkaasti kuin etusivua.

Enemmän hyötyä käyttäjille

Ajattelin kantaa oman korteni kekoon ja huolehtia, että ohjeistukset tulevat ja myös pysyvät ajan tasalla sekä löytyvät helposti. Tähän löytyy hyviä ideoita ja apuja Perttu Tolvasen TPO 10 -vinkeistä.

Ohjeiden ajantasaisuuden ja ymmärrettävyyden lisäksi myös ohjeiden ulkoasu on tärkeä. Tavoitteena onkin saada ohjeistuksille yhtenäinen ulkoasu. 

Miettimisen arvoinen on myös ns. versiopäivitys ohjeiden alussa. Vaikuttaa ehkä byrokraattiselta, mutta helpottaa ohjeiden käyttäjiä. Käyttäjä näkee heti ohjeen alussa milloin sitä on päivitetty, kuka päivittänyt ja mitä kohtaa ohjeessa on päivitetty. 

Mitenkäs teillä muilla, onko organisaationne intra toimiva tiedonjakaja? Ovatko ohjeet ajan tasalla, selkeitä ja helposti löydettävissä?