Intra ajantasalle

Mistä löytyvätkään työterveyshoitajan yhteystiedot?

Muistan, että saimme korvausta fysikaalisesta hoidosta; onko etu voimassa vielä ja miten korvaus haetaan?

Olen varaamassa hotellia; onko meillä sopimushotellit? Mitä kautta ja miten varaus tehdään?

 

Aivan liian usein olen kuullut yllä olevia tai vastaavia kysymyksiä. Ohjeistuksia on, mutta niitä ei ilmeisestikään löydetä helposti. Paljon on myös epävarmuutta ohjeiden voimassaolosta ja ajantasaisuudesta. 

 

Samaan ongelmaan viittaa myös Katleena Kortesuon blogikirjoitus.  Emme siis paini asian kanssa yksin. 

 

Olemme esimieheni kanssa puhuneet jo pidemmän aikaa, että ohjeistukset pitää laittaa ajan tasalle ja helposti löydettäviksi. Loppusilaus on kuitenkin jäänyt tekemättä, ja kumman sitten pitikään laittaa ne ohjeistukset kuntoon? Siispä tämän opintojakson kehitystehtävä osui todella hyvään saumaan.

 

Intran käyttö nykyisin

 

Nykyisin intrasta halutaan tehdä mahdollisimman avoin niin, että kaikki käyttäjät voivat tuoda sinne sisältöä. On hienoa, että henkilöstö aktiivisesti päivittää intraa, ja intra innostaa ajatusten vaihtoon. 

 

Jos kuitenkin miettii intran perimmäistä tarkoitusta eli yrityksen sisäisenä tietoverkkona toimimista, niin joidenkin osioiden kuten ohjeistusten ja toimintatapojen ylläpito pitää vastuuttaa selkeästi.

 

Sisäisen tiedottamisen siirtyminen sähköpostista intraan on organisaatiossamme onnistunut hyvin. Etusivulta näkee heti ajankohtaiset asiat, yrityksen tapahtumakalenterin sekä blogin uusimmat kirjoitukset. 

 

Intrassa on myös kommentointiosio, mutta keskustelua intraamme ei ole syntynyt. Osio on ehkä hiukan hankalassa paikassa ja jää näin huomiotta. Tuntuu siltä, että useilla intran käyttö jää tuohon etusivun katsomiseen: tietoa ei osata tai jakseta etsiä. Osasyy tähän voi olla se, että muita osioita kuten tiimien työtiloja, kehityshankkeita ja ohjeistuksia ei päivitetä yhtä tehokkaasti kuin etusivua.

 

Enemmän hyötyä käyttäjille

 

Ajattelin kantaa oman korteni kekoon ja huolehtia, että ohjeistukset tulevat ja myös pysyvät ajan tasalla sekä löytyvät helposti. Tähän löytyy hyviä ideoita ja apuja Perttu Tolvasen TPO 10 -vinkeistä.

 

Ohjeiden ajantasaisuuden ja ymmärrettävyyden lisäksi myös ohjeiden ulkoasu on tärkeä. Tavoitteena onkin saada ohjeistuksille yhtenäinen ulkoasu. 

 

Miettimisen arvoinen on myös ns. versiopäivitys ohjeiden alussa. Vaikuttaa ehkä byrokraattiselta, mutta helpottaa ohjeiden käyttäjiä. Käyttäjä näkee heti ohjeen alussa milloin sitä on päivitetty, kuka päivittänyt ja mitä kohtaa ohjeessa on päivitetty. 

 

Mitenkäs teillä muilla, onko organisaationne intra toimiva tiedonjakaja? Ovatko ohjeet ajan tasalla, selkeitä ja helposti löydettävissä?

Profile picture for user Anne Laurell
Projekti

Intra ajantasalle

Kehittämistehtäväni koskee yrityksemme intran ilmeen selkeyttämistä ja käytön helpottamista. Yleinen ongelma on, että intrasta ei löydä helposti etsimäänsä ja tieto, erityisesti ohjeiden osalta saattaa olla vanhentunutta. Plussaa olisi myös Intran vuorovaikutteisuuden lisääminen.

Päätavoitteet:
 

  • Tiedon löytäminen Intrassa helpoksi
  • Intran tieto ajantasall
  • Intran päivittämisen vastuut, erityisesti ohjeiden osalta
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Intranetin toimivuuteen vaikuttaa varmasti paljon yrityksen koko ja hallinnoitavien asioiden määrä. Oman yritykseni intranet on todella laaja, mutta siellä on hyvä hakutoiminto, joka etsii tarvittavan tiedon. Hyvää teillä on varmasti tuo vuorovaikutteisuus. Harmi vain jos työntekijät jättävät sen mahdollisuuden käyttämättä. Meillä on tehty eduista ja säännöistä erillinen staff manual. Se on ainakin todettu hyväksi.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:17
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Meillä intran uusimisprojekti on juuri käynnistymässä, joten aiheesi on osuva! Olen itse miettinyt sitä, että intran sivulla pitää olla kaksi päivittäjää, joista toinen vain näkyy: jos tarvitsee korjata fonttia tms, ei ole järkeä, että sivulle jää näkyviin sivun "kosmeettinen" päivittäjä, joka ei aiheesta juuri tiedä. Toinen asia on sivun vastuutus: jokainen sivu ja kokonaisuus tulee vastuuttaa jollekin, mieluiten henkilölle.

Tolvasen topit vaikuttivat hyviltä ja siinä mielessä olen vähän eri mieltä niiden versiopäivitysten suhteen: itse asia pitäisi ilmaista niin selvästi, ettei henkilön tarvitsisi tietää versiopäivityksistä vaan tieto löytyisi helposti.

Onko sinulle tuttu Kelan intranetin uudistus? Heillä on (nettisivujen) tapaan toimittu aika avoimesti eli jo protomalli on julkinen ja sitä voi kommentoida. Lisätietoja on täällä http://intranet-ostajanopas.fi/2013/09/18/kela-nayttaa-mallia-avoimella-intranet-protolla/ (Perttu Tolvanen on tässäkin ollut mukana).

Tsemppiä projektiin, josta kuulisin mieluusti lisää jatkossa!

ps. korjaatko vielä Tolvasen linkin? Osoitteeseen oli jäänyt väärä alku.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:17
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyviä linkkejä, kiitos niistä! Olen törmännyt samaan ongelmaan kuin Heli eli versiopäivitysten "omistajuuteen". Usein ohjeet on päivittänyt admin ym. joka ei sisällöllisesti vastaa/tee muutoksia asioihin. Siinä häviää päivitysten hyöty (pv, tekijä ja muutokset). Asia, joka kannattaa varmistaa Intran toimittajalta.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:17
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Löytyi vielä yksi blogi, jossa pohditaan intran uusimisia. Tässä teksti sisällöntuotannosta ja sen hajaannuttamisesta http://intranet-ostajanopas.fi/2013/10/31/keskitetty-vai-hajautettu-sisallontuotanto/
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos kommenteista, vinkeista ja linkeistä:). Ja pahoittelut, että Tolvasen linkki ei toiminut, korjasin sen. Toivottavasti nyt toimii.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Aihe on todella mielenkiintoinen. Ja tekstiä oli mukava ja helppo lukea. :) Tolvasen linkki toimi. Hienoa. :)

Myös meidän yrityksemme intra vaatisi jonkinlaista muutosta. Itse olen huomannut, että usein intrasta ei löydä kuin linkin linkin kautta hakemansa. Meillä intran etusivulla löytyvät hyvin tärkeimmät tiedotteet ja asiat. Meillä on useampi palveluala ja jokaisella on oma vastuuhenkilö, joka päivittää oman alueensa tietoja ja ohjeita jne. Esimerkiksi tietohallinnon ohjeita, toimintatapamalleja jne. päivitetään ehkä parhaiten. Myös version päivityksiä erilaisissa ohjeissa on hyvin. Mutta valitettavasti myös on päinvastoin eli osioita päivitetään harvoin ja tieto ei ole ajan tasalla. Itse olen huomannut, että monelle työkaverille intrasta on vaikea löytää hakemaansa.

Paljon tsemppiä projektiin. :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Onpas tuttuja ongelmia...Jostain syystä intran käyttö ei innosta työntekijöitä useissakaan yrityksissä. Ja vastuu on vielä epämääräisempi, kuuluu jollekin mystiselle. Olen huomannut, että pohja/alusta jolle intra on rakennettu ohjaa liian paljon sisältöä ja ulkoasua ja miten ja mitä sinne voi ladata ja koko intra alkaa elämään alustan ympärille, kun muu ei ole teknisesti mahdollista. Ohjeet usein jää päivittämättä, kun ne ovat Sannankin mainitseman adminin tehtävänä eli sisältöä itse tuottavat eivät osaa tai pääse päivityksiä tekemään.

Sinulla on haastava tehtävä edessä, tähän on vaikea antaa neuvoja, vaikka olen yksi intran päivittäjistä omassa organisaatiossani. On helpompi sanoa intran osalta mikä on pielessä, kuin miten sitä voisi kehittää, sillä tekniikka on tullut usein kehitysehdotuksien tielle. Tsemppiä!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olen huomannut, että meillä intran suurin ongelma on juurikin tuo ajantasaisen tiedon päivitys ja sen vastuutus osaksi työtä. Sitähän ei jätetä tahallisesti päivittämättä, mutta kun asialle ei ole varsinaisesti varattu aikaakaan, tietopohja rämettyy herkästi. Varmaan tästä syystä myös "päivittäjät" on määritelty monessa organisaatiossa. Ehkäpä yksi ratkaisu olisi luoda tehtävä, johon kuuluisi sisältöjen läpikäyminen niin, että asiantuntijoilta saisi tuotoksen. Asian eteenpäin viemisen vastuuttaminen on yksi keino saada tietopohjaa paremmaksi.

Intraan myös helposti kertyy runsaasti materiaalia, jolloin ongelmaksi muodostuu uusimman ajantasaisen aineiston löytäminen kaiken informaation seasta. Intraa ei pitäisikään pitää tiedon säilytyspaikkana, vaan mahdollisimman helppona tiedon lähteenä. Hyvä idea on myös miettiä intran vuorovaikutusmahdollisuuksia ja ominaisuuksia siten, että voidaan herättää siellä keskustelua.

Onnea projektiin!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos vielä kommenteista. Maarian esiin tuoma ajatus, että intra ei saa toimia tiedon säilytyspaikkana tai pahimmassa tapauksessa kaatopaikkana, on totta. Projektin myötä siistimme myös intramme eli vanha epäkurantti tieto pois elämää hankaloittamasta.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos tästä artikkelista ja sen kommenteista! Teen syksy 2014 kurssilla hieman vastaavaa työtä, ja oli hyvä lukea, miten teillä muutos otettiin vastaan, ja mitä kokemuksia aiheesta oli. Etenkin mainittu ongelma, jossa tietoa ei haluta tai osata etsiä, on meillä tuttu, ja nyt tajuan, että sama voi koskea myös uutta intraa. Myös kommentointiosion erillisyys on hyvä huomio: toivon, että meillä kommentit voi luoda jokaiseen artikkeliin, ja keskustelualuetta ei tarvitse erikseen järjestää.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:19