- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja

Mistä löytyvätkään työterveyshoitajan yhteystiedot?
Muistan, että saimme korvausta fysikaalisesta hoidosta; onko etu voimassa vielä ja miten korvaus haetaan?
Olen varaamassa hotellia; onko meillä sopimushotellit? Mitä kautta ja miten varaus tehdään?
Aivan liian usein olen kuullut yllä olevia tai vastaavia kysymyksiä. Ohjeistuksia on, mutta niitä ei ilmeisestikään löydetä helposti. Paljon on myös epävarmuutta ohjeiden voimassaolosta ja ajantasaisuudesta.
Samaan ongelmaan viittaa myös Katleena Kortesuon blogikirjoitus. Emme siis paini asian kanssa yksin.
Olemme esimieheni kanssa puhuneet jo pidemmän aikaa, että ohjeistukset pitää laittaa ajan tasalle ja helposti löydettäviksi. Loppusilaus on kuitenkin jäänyt tekemättä, ja kumman sitten pitikään laittaa ne ohjeistukset kuntoon? Siispä tämän opintojakson kehitystehtävä osui todella hyvään saumaan.
Intran käyttö nykyisin
Nykyisin intrasta halutaan tehdä mahdollisimman avoin niin, että kaikki käyttäjät voivat tuoda sinne sisältöä. On hienoa, että henkilöstö aktiivisesti päivittää intraa, ja intra innostaa ajatusten vaihtoon.
Jos kuitenkin miettii intran perimmäistä tarkoitusta eli yrityksen sisäisenä tietoverkkona toimimista, niin joidenkin osioiden kuten ohjeistusten ja toimintatapojen ylläpito pitää vastuuttaa selkeästi.
Sisäisen tiedottamisen siirtyminen sähköpostista intraan on organisaatiossamme onnistunut hyvin. Etusivulta näkee heti ajankohtaiset asiat, yrityksen tapahtumakalenterin sekä blogin uusimmat kirjoitukset.
Intrassa on myös kommentointiosio, mutta keskustelua intraamme ei ole syntynyt. Osio on ehkä hiukan hankalassa paikassa ja jää näin huomiotta. Tuntuu siltä, että useilla intran käyttö jää tuohon etusivun katsomiseen: tietoa ei osata tai jakseta etsiä. Osasyy tähän voi olla se, että muita osioita kuten tiimien työtiloja, kehityshankkeita ja ohjeistuksia ei päivitetä yhtä tehokkaasti kuin etusivua.
Enemmän hyötyä käyttäjille
Ajattelin kantaa oman korteni kekoon ja huolehtia, että ohjeistukset tulevat ja myös pysyvät ajan tasalla sekä löytyvät helposti. Tähän löytyy hyviä ideoita ja apuja Perttu Tolvasen TPO 10 -vinkeistä.
Ohjeiden ajantasaisuuden ja ymmärrettävyyden lisäksi myös ohjeiden ulkoasu on tärkeä. Tavoitteena onkin saada ohjeistuksille yhtenäinen ulkoasu.
Miettimisen arvoinen on myös ns. versiopäivitys ohjeiden alussa. Vaikuttaa ehkä byrokraattiselta, mutta helpottaa ohjeiden käyttäjiä. Käyttäjä näkee heti ohjeen alussa milloin sitä on päivitetty, kuka päivittänyt ja mitä kohtaa ohjeessa on päivitetty.
Mitenkäs teillä muilla, onko organisaationne intra toimiva tiedonjakaja? Ovatko ohjeet ajan tasalla, selkeitä ja helposti löydettävissä?

Intra ajantasalle
Kehittämistehtäväni koskee yrityksemme intran ilmeen selkeyttämistä ja käytön helpottamista. Yleinen ongelma on, että intrasta ei löydä helposti etsimäänsä ja tieto, erityisesti ohjeiden osalta saattaa olla vanhentunutta. Plussaa olisi myös Intran vuorovaikutteisuuden lisääminen.
Päätavoitteet:
- Tiedon löytäminen Intrassa helpoksi
- Intran tieto ajantasall
- Intran päivittämisen vastuut, erityisesti ohjeiden osalta
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Tolvasen topit vaikuttivat hyviltä ja siinä mielessä olen vähän eri mieltä niiden versiopäivitysten suhteen: itse asia pitäisi ilmaista niin selvästi, ettei henkilön tarvitsisi tietää versiopäivityksistä vaan tieto löytyisi helposti.
Onko sinulle tuttu Kelan intranetin uudistus? Heillä on (nettisivujen) tapaan toimittu aika avoimesti eli jo protomalli on julkinen ja sitä voi kommentoida. Lisätietoja on täällä http://intranet-ostajanopas.fi/2013/09/18/kela-nayttaa-mallia-avoimella-intranet-protolla/ (Perttu Tolvanen on tässäkin ollut mukana).
Tsemppiä projektiin, josta kuulisin mieluusti lisää jatkossa!
ps. korjaatko vielä Tolvasen linkin? Osoitteeseen oli jäänyt väärä alku.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Myös meidän yrityksemme intra vaatisi jonkinlaista muutosta. Itse olen huomannut, että usein intrasta ei löydä kuin linkin linkin kautta hakemansa. Meillä intran etusivulla löytyvät hyvin tärkeimmät tiedotteet ja asiat. Meillä on useampi palveluala ja jokaisella on oma vastuuhenkilö, joka päivittää oman alueensa tietoja ja ohjeita jne. Esimerkiksi tietohallinnon ohjeita, toimintatapamalleja jne. päivitetään ehkä parhaiten. Myös version päivityksiä erilaisissa ohjeissa on hyvin. Mutta valitettavasti myös on päinvastoin eli osioita päivitetään harvoin ja tieto ei ole ajan tasalla. Itse olen huomannut, että monelle työkaverille intrasta on vaikea löytää hakemaansa.
Paljon tsemppiä projektiin. :)
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Sinulla on haastava tehtävä edessä, tähän on vaikea antaa neuvoja, vaikka olen yksi intran päivittäjistä omassa organisaatiossani. On helpompi sanoa intran osalta mikä on pielessä, kuin miten sitä voisi kehittää, sillä tekniikka on tullut usein kehitysehdotuksien tielle. Tsemppiä!
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Intraan myös helposti kertyy runsaasti materiaalia, jolloin ongelmaksi muodostuu uusimman ajantasaisen aineiston löytäminen kaiken informaation seasta. Intraa ei pitäisikään pitää tiedon säilytyspaikkana, vaan mahdollisimman helppona tiedon lähteenä. Hyvä idea on myös miettiä intran vuorovaikutusmahdollisuuksia ja ominaisuuksia siten, että voidaan herättää siellä keskustelua.
Onnea projektiin!
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja