- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja

Monen yrityksen henkilöstöä vaivaa palaveriväsymys. Henkilöstötutkimusten tulokset kertovat, että henkilöstöä turhauttaa istua tehottomissa ja epäselvissä palavereissa. Kaiken maailman palavereiden koetaan vievän aikaa oikealta työnteolta. Työelämän palaverit ovat kuitenkin parhaimmillaan mainioita oppimisen ja kehittymisen paikkoja. Palaveri voi vähentää yrityksen sisäistä muodollisuutta ja lisätä henkilöstön yhteisöllisyyttä, sosiaalisuutta ja sitoutumista.
Forbesin Ron Ashkenas onkin pohtinut, että suurin osa ihmisistä ei nauti yksintyöskentelystä, vaan he kaipaavat kanssaihmisiä. Kokoukset voivatkin olla paikka, joka rohkaisee sosiaaliseen kanssakäymiseen. Kokoukset saavat heidät tuntemaan itsensä osaksi yhteisöä. Ennen palaverin alkuakin muutaman minuutin juttelu kahvimukin ääressä lähentää työyhteisöä ja parantaa työilmapiiriä.
Peruspalaverin uudistaminen
Viikkostartti tai Perjantai palaveri - säännölliset viikko- tai kuukausipalaverien tarkoitus on varmistaa ja ylläpitää työskentelyn sujuvuutta. Ne ovat paikkoja, joissa tiedotetaan ajankohtaisista asioista ja tehdään tilannekatsauksia. Usein voi kuitenkin käydä, että nämä rutinoituvat tilaisuuksiksi, joissa käydään läpi asioita, jotka jokainen osallistuja voisi lukea omasta sähköpostistaan. Keskustelua ja ajatustenvaihtoa ei synny.
Työyhteisön jämähtäneitä palaverikäytäntöjä voi kuitenkin hieman ravistella. Tärkeitä peruspalavereja voidaan kehittää tehokkaammiksi rajaamalla niiden aiheita ja näkökulmia sekä käyttämällä sellaisia työskentelymenetelmiä, että kaikki voivat mielekkäällä ja tarkoituksenmukaisella tavalla osallistua palaverin kulkuun.
Palaverin tulisikin olla dialoginen, jossa toteutuisi ajatustenvaihto. Palaveria on oikeastaan turha järjestää, jos kyseessä on vain esimiehen suorittamaa puuduttavaa yksinpuhelua. Esitelmöinnin sijaan esimies voi käyttää palavereissa kaikkia osallistujia tasapuolisesti osallistavia menetelmiä. Näin jokainen osallistuja voi antaa näkökulmansa ja osaamisensa yhteiseen toiminnan kehittämiseen.
Palaverilla oltava selkeä runko
Palaverista ei kuitenkaan ole tarkoitus tehdä epävirallista kahvipöytäkeskusteluja. Palaveri vaatii hyvää valmistelua. Jokaisella palaverilla tulee olla tarkoitus ja tavoite, muuten palaveria on turha pitää. Osallistujien tulee myös saada riittävät perustiedot käsiteltävästä asiasta ja heidän on oltava selvillä palaverin tarkoituksesta. Palaverilta edellytetään selkeää tavoitehakuisuutta, tehokkuutta ja tuloksia.
Hyvässä palaverissa kaikki osallistujat tulevat kuulluiksi kun vetäjä ohjaa palaveria kannustavasti, mutta napakasti. Palaverin vetäjällä onkin suurin vastuu palaverin onnistumisesta, mutta jokaisen osallistujan vaikuttaa osaltaan siihen, miten hyödylliseksi palaveri muodostuu. Mikään ei siis estä, ettei palaveri voisi olla hyvähenkinen. Tiedon jakamisen lisäksi palaveri voi olla paikka, jossa verkostoidutaan ja ollaan vuorovaikutuksessa.
Lähteet:
Ron Ashkenas. 2011 Why We Secretly Love Meetings. http://blogs.forbes.com/ronashkenas/page/3/
Jukka O. Mattila. 2000 Palaverikäytännöt ja palaveritoiminta organisaation kehittäjänä. Laatukeskuksen Turun benchmarking-klubi BM3
Surakka, T.(toim.) 2006. Työyhteisön palaverit - yhdessä tavoitteisiin. Helsinki: Edita.

Palaverit - tilaisuus kokea yhteisöllisyyttä
Hyvin suunnitellussa ja tavoitteellisessa palaverissa osallistujat eivät mene palaveriin vain istumaan, vaan palaverit mielletään yhteistyöksi. Palavereissa tapahtuva viestintä on parhaimmillaan vuorovaikutusta, jossa osallistujat kohtaavat toisensa.
- Kehitys turhista palavereista kohti merkityksellisiä palavereita
- Palavereihin tavoitteellisuutta ja yhteisöllisyyttä
- Yhteinen puhuminen ja sopiminen - työyhteisön liima-aine
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Olen pannut merkille, että mitä isompi firma ja mitä korkeammalla henkilöt siellä ovat, sitä enemmän he tuntuvat olevan koko ajan palavereissa. Silloin tietysti palavereiden merkitys lässähtää ja on varmasti vaikea keskittyä, jos työ on pelkkää neuvotteluissa istumista, eikä varsinaista tekemistä.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Tarja Surakan kirjassa Työyhteisön palaverit esitellään 15 erilaista aktivoivaa menetelmää. Itse tutkin asiaa neuvottelu- ja vuorovaikutuskurssia varten ja huomasin, että menetelmät ovat hyvinkin käyttökelpoisia. Monestihan osallistaminen mielletään palaverin vetäjän yksipuolisiksi kysymyksiksi osallistujille. Menetelmien avulla kaikesta keskustellaan lähtökohtaisesti yhdessä.
Kannattaa tutustua ja testata oman työpaikan palavereissa!
Asiantuntija-organisaatioissa työntekijät työskentelevät useimmiten itsenäisesti omissa projekteissaan, eikä mahdollisuuksia vuorovaikutukseen työkavereiden kanssa välttämättä tarjoudu kovinkaan usein. Tällöin juuri esimerksiksi viikottainen "perjantaipaltsu" toimii loistavana tiedojako-foorumina sekä antaa mahdollisuuden keskustella viikon tapahtumista kollegoiden kesken.
Uskon että parhaat palaverit syntyvät kun palaverikutsu on kirjoitettu ajatuksella, ja osallistujat ovat saaneet mahdollisuuden valmistautua asianmukaisesti. Ennen palaverin alkua voisi hyvin myös muistuttaa palaverin säännöistä, esim. ei puhuta kännykkään, selailla sähköpostia tms. Tuntuu että olemme niin tottuneita olemaan "online" koko ajan, että usein tuntuu vaikealta irrotautua hetkeksi yhteydestä ulkomaailmaan. :)