Palaverit - tilaisuus kokea yhteisöllisyyttä

Sisäinen viestintä - Kevät 2012
Palaverit

Monen yrityksen henkilöstöä vaivaa palaveriväsymys. Henkilöstötutkimusten tulokset kertovat, että henkilöstöä turhauttaa istua tehottomissa ja epäselvissä palavereissa. Kaiken maailman palavereiden koetaan vievän aikaa oikealta työnteolta. Työelämän palaverit ovat kuitenkin parhaimmillaan mainioita oppimisen ja kehittymisen paikkoja. Palaveri voi vähentää yrityksen sisäistä muodollisuutta ja lisätä henkilöstön yhteisöllisyyttä, sosiaalisuutta ja sitoutumista.

Forbesin Ron Ashkenas onkin pohtinut, että suurin osa ihmisistä ei nauti yksintyöskentelystä, vaan he kaipaavat kanssaihmisiä. Kokoukset voivatkin olla paikka, joka rohkaisee sosiaaliseen kanssakäymiseen. Kokoukset saavat heidät tuntemaan itsensä osaksi yhteisöä.  Ennen palaverin alkuakin muutaman minuutin juttelu kahvimukin ääressä lähentää työyhteisöä ja parantaa työilmapiiriä.

Peruspalaverin uudistaminen

Viikkostartti tai Perjantai palaveri - säännölliset viikko- tai kuukausipalaverien tarkoitus on varmistaa ja ylläpitää työskentelyn sujuvuutta. Ne ovat paikkoja, joissa tiedotetaan ajankohtaisista asioista ja tehdään tilannekatsauksia. Usein voi kuitenkin käydä, että nämä rutinoituvat tilaisuuksiksi, joissa käydään läpi asioita, jotka jokainen osallistuja voisi lukea omasta sähköpostistaan. Keskustelua ja ajatustenvaihtoa ei synny.

Työyhteisön jämähtäneitä palaverikäytäntöjä voi kuitenkin hieman ravistella. Tärkeitä peruspalavereja voidaan kehittää tehokkaammiksi rajaamalla niiden aiheita ja näkökulmia sekä käyttämällä sellaisia työskentelymenetelmiä, että kaikki voivat mielekkäällä ja tarkoituksenmukaisella tavalla osallistua palaverin kulkuun.

Palaverin tulisikin olla dialoginen, jossa toteutuisi ajatustenvaihto. Palaveria on oikeastaan turha järjestää, jos kyseessä on vain esimiehen suorittamaa puuduttavaa yksinpuhelua. Esitelmöinnin sijaan esimies voi käyttää palavereissa kaikkia osallistujia tasapuolisesti osallistavia menetelmiä. Näin jokainen osallistuja voi antaa näkökulmansa ja osaamisensa yhteiseen toiminnan kehittämiseen.

Palaverilla oltava selkeä runko

Palaverista ei kuitenkaan ole tarkoitus tehdä epävirallista kahvipöytäkeskusteluja. Palaveri vaatii hyvää valmistelua. Jokaisella palaverilla tulee olla tarkoitus ja tavoite, muuten palaveria on turha pitää. Osallistujien tulee myös saada riittävät perustiedot käsiteltävästä asiasta ja heidän on oltava selvillä palaverin tarkoituksesta. Palaverilta edellytetään selkeää tavoitehakuisuutta, tehokkuutta ja tuloksia.

Hyvässä palaverissa kaikki osallistujat tulevat kuulluiksi kun vetäjä ohjaa palaveria kannustavasti, mutta napakasti. Palaverin vetäjällä onkin suurin vastuu palaverin onnistumisesta, mutta jokaisen osallistujan vaikuttaa osaltaan siihen, miten hyödylliseksi palaveri muodostuu. Mikään ei siis estä, ettei palaveri voisi olla hyvähenkinen. Tiedon jakamisen lisäksi palaveri voi olla paikka, jossa verkostoidutaan ja ollaan vuorovaikutuksessa.


Lähteet:
Ron Ashkenas. 2011 Why We Secretly Love Meetings. http://blogs.forbes.com/ronashkenas/page/3/
Jukka O. Mattila. 2000 Palaverikäytännöt ja palaveritoiminta organisaation kehittäjänä. Laatukeskuksen Turun benchmarking-klubi BM3
Surakka, T.(toim.) 2006. Työyhteisön palaverit - yhdessä tavoitteisiin. Helsinki: Edita.

Profile picture for user Jonna Kääriäinen
Projekti

Palaverit - tilaisuus kokea yhteisöllisyyttä

Sisäinen viestintä - Kevät 2012
Jonna Kääriäinen

Hyvin suunnitellussa ja tavoitteellisessa palaverissa osallistujat eivät mene palaveriin vain istumaan, vaan palaverit mielletään yhteistyöksi. Palavereissa tapahtuva viestintä on parhaimmillaan vuorovaikutusta, jossa osallistujat kohtaavat toisensa.

  • Kehitys turhista palavereista kohti merkityksellisiä palavereita
  • Palavereihin tavoitteellisuutta ja yhteisöllisyyttä
  • Yhteinen puhuminen ja sopiminen - työyhteisön liima-aine
Leena Karkkolainen KIRJOITTI:
Uskon että jokaisella työpaikalla on tarvetta jonkilaisiin palavereihin.

Asiantuntija-organisaatioissa työntekijät työskentelevät useimmiten itsenäisesti omissa projekteissaan, eikä mahdollisuuksia vuorovaikutukseen työkavereiden kanssa välttämättä tarjoudu kovinkaan usein. Tällöin juuri esimerksiksi viikottainen "perjantaipaltsu" toimii loistavana tiedojako-foorumina sekä antaa mahdollisuuden keskustella viikon tapahtumista kollegoiden kesken.

Uskon että parhaat palaverit syntyvät kun palaverikutsu on kirjoitettu ajatuksella, ja osallistujat ovat saaneet mahdollisuuden valmistautua asianmukaisesti. Ennen palaverin alkua voisi hyvin myös muistuttaa palaverin säännöistä, esim. ei puhuta kännykkään, selailla sähköpostia tms. Tuntuu että olemme niin tottuneita olemaan "online" koko ajan, että usein tuntuu vaikealta irrotautua hetkeksi yhteydestä ulkomaailmaan. :)
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:13
Nina Öörni KIRJOITTI:
Olen ollut nykyisessä työssäni vuoden verran, eikä meillä ole kertaakaan pidetty palavereja. Eikö se yleensä menekin niin, että sitä kaipaa, mikä puuttuu? Olen monesti huomannut, kuinka tärkeitä palaverien pitäminen olisi muun muassa tiedon- ja ajatusten kulun, ryhmähengen sekä yleensäkin vuorovaikutuksen kannalta. Minulle palaveri tarkoittaa ehdottomasti yhteisöllisyyttä, on se sitten dialogiin perustuva tai esimiehen "yksinpuhelua". Blogisi kirjoitus sai minussa aikaan kaipuun- ehkä toisen työvuoteni aikana pääsen osallistumaan edes yhteen palaveriin.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:06
Ninna Kokko KIRJOITTI:
Usein on, että esimies puhuu ja muut keskittyvät oheistoimintaan esim. kännyköihin. Edellisessä työpaikassani järjestettiin koko toimistopalaveri kerran kuussa. Palaverin vetovastuu kiersi tiimeittäin ja samalla kiertoa sai palaverin vetäjä ja sihteerikin. Kukin sai vuorollaan toimia molemmissa tehtävissä ja saada samalla arvokasta kokemusta. Palaverin asialista oli etukäteen verkossa jokaisen täydennettävänä ja näin jokainen pystyi vaikuttamaan palaverin sisältöön.Väkeä meillä oli noin kolmisenkymmentä ja palaverin kesto oli noin 1,5 tuntia. Toimi oikein hyvin!
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:11
Anni Absetz KIRJOITTI:
Toisin Kuin Ninan työpaikalla, nykyisessä työpaikassani palavereja pidetään viikottain. Yksi koko porukalla viikon alussa ja toinen kaksinkeskinen johtajamme kanssa viikon loppupuolella(voidaanko kahdenkeskistä keskustelua nimittää palaveriksi?). Ja se todella parantaa työporukan viihtyvyyttä ja tietoisuutta. Palavereissa on kuitenkin oltava tarkkana, sillä kuten blogikirjoituksessakin mainittiin,palaverit ovat helposti osallistujien mielestä turhaa ajanhukkaa jonka aikana voi hoitaa muita (työ)asioita.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:22
Anna Toivola KIRJOITTI:
Olen ja samassa tilanteessa Ninan kanssa, eiemmissä työpaikoissa ja nykyisessäkin palavereita pidetään harvoin. Ajantasaista tietoa siitä missä mennään on vaikea saada ilman virallisia palavereita. Meilläkin pitäisi olla tiimin kanssa kuukausittain palaveri, ja nyt puolenvuoden aikana olen ollut yhdessä. Palaverit on mielesäni luonnollinen paikka kysyä epäselviä asioita ja saada palautetta sekä ohjeistusta.
Olen pannut merkille, että mitä isompi firma ja mitä korkeammalla henkilöt siellä ovat, sitä enemmän he tuntuvat olevan koko ajan palavereissa. Silloin tietysti palavereiden merkitys lässähtää ja on varmasti vaikea keskittyä, jos työ on pelkkää neuvotteluissa istumista, eikä varsinaista tekemistä.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:36
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Palaverien johtaminen vaatii todellakin napakkuutta, niin kuin artikkelissasi mainitset. Muuten voi olla niin, että joku voimakastahtoinen ja -ääninen johtaa palaverissa käsiteltäviä asioita omien tavoitteidensa suuntaisesti. Palaverit ovat kuitenkin yhteistyön ja demokratian keinoja. Toisaalta puheenjohtaja ei voi olla liian autoritäärinen, vaan hänen on huolehdittava, että kaikki osallistuvat keskusteluun. Oikea kysymystekniikka kannattaa opetella ja valmistautua hyvin.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:28
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Palavereissa voisi enemmän käyttää yksinpuhumisen sijaan aktivoivia menetelmiä, joiden tarkoitus on auttaa erilaisten tavoitteiden saavuttamisessa ja ongelmien ratkaisussa ja nimensä mukaisesti myös aktivoida osallistujia. Menetelmien tavoitteena on myös muuttaa palaverikulttuuri kannustavaksi ja osallistavaksi.

Tarja Surakan kirjassa Työyhteisön palaverit esitellään 15 erilaista aktivoivaa menetelmää. Itse tutkin asiaa neuvottelu- ja vuorovaikutuskurssia varten ja huomasin, että menetelmät ovat hyvinkin käyttökelpoisia. Monestihan osallistaminen mielletään palaverin vetäjän yksipuolisiksi kysymyksiksi osallistujille. Menetelmien avulla kaikesta keskustellaan lähtökohtaisesti yhdessä.

Kannattaa tutustua ja testata oman työpaikan palavereissa!
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:28