Moodle Mukaan Muutokseen

Yritysviestinnän uudet ympäristöt - Syksy 2013

Projektini yksi keskeisistä tarkoituksista on siirtää omavalvonnan viestintää ja koulutusta yhä enemmän digitaalisiin kanaviin (omavalvonnalla tarkoitetaan järjestelmiä, joilla varmistetaan että myymälän toiminta täyttää niille elintarvikemääräyksissä asetetut vaatimukset). Keskityn projektissa moodleen ja intraan. Moodle on ilmainen oppimisympäristö, joka soveltuu erilaisille käyttäjäryhmille erilaisiin käyttötarkoituksiin. Meidän yrityksemme käyttää Moodlea erilaisten kurssien suorittamiseen. Kurssit on tarkoitettu opettamaan ja varmistamaan myymälöiden palveluiden ja asioiden osaamista.

Jotain on tehty

Omavalvonnan osaamistesti Moodleen on tehty ja lanseerattu. Samaan saumaan uuden testin kanssa tuli Moodlen iso päivitys, joka uudisti kaiken kirjautumisesta lähtien. Näin alkuvaiheessa olen seurannut testin tekijöiden määrää viikoittain ja infonnut suorituksista esimiehiä. Jatkossa testin tekemisestä tulee osa perehdyttämisprosessia ja sen seuranta jää myymälätasolle.

Moodleen tuleva omavalvonnan perehdyttämisopas on aika alkuvaiheessa. Esipuhe ja sisällysluettelo ovat valmiita, sisältö ja kuvat hakusessa. Intrassa olevat omavalvonnan osuudet on tarkastettu, mutta mitään toimenpiteitä ei ole tehty. Apuna intran kehittämisessä käytin viestinnän ammattilaista, joka antoi vinkkejä rakenteen selkeyttämiseen ja kieleen.

Jotain on tekemättä

Omavalvonnan viestinnän ongelma intranetissä ei ole asioiden ajantasaisuus, luotettavuus eikä omistajuus, vaan neljäs perisynneistä eli asioiden löydettävyys. Kesällä käyttäjiltä kyseltiin ideoita ja mielipiteitä omavalvonnan viestintään ja koulutuksiin. Toiveissa oli mm. kunnon tietopaketti selkeillä kuvilla ja ohjeilla, selkeämpää ja ''ytimekkäämpää'' viestintää sekä tiedon tulisi löytyä yhdessä paikassa. Näitä toiveita lähden täyttämään pikaohjeilla ja tarkistuslistoilla sekä lisäämällä sivuihin vihjesanat. Aion myös toteuttaa intraan vastauksissa pyydetyn "oma vinkki osion". Vaikka nykyinen intra ei taivu vastavuoroisuuteen, niin Q&A tyyppisillä asioilla pääsisin lähemmäksi käyttäjäkuntaa.

Onnistunut lanseeraus?

Ei kovin hyvältä näytä osaamistestin kannalta. Kaikki helpot ja halvat keinot olivat käytössä: intra, henkilöstölehti, esimiesten kautta viestiminen, kuukausiohjeistus, sähköposti ja kalenterimerkinnät. Ja viimeisimpänä pakko ja esimiehillä uhkailu. Parin viikon kokemuksella ja selvällä tilastotiedolla viimeisin keino on tuottanut eniten tulosta.

En siis tiedä vieläkään miten onnistunut lanseeraus tehdään. Pidän kysymysmerkin lauseen perässä ja jatkan onnistuneen lanseerauksen etsintää vähäisten rahavarojen kanssa, ja pidän kepin ja porkkanat takataskussa.

Paljon on vielä tekemättä, mutta aina tekemisten ei tarvitse olla isoa. Yrityksen intra ei tule muuttumaan ja nykyisillä resursseilla pitää pärjätä, joten tekemiset pitää suhteuttaa realiteetteihin. Tuntemattoman analyytikon sanoin:
 

"Kyky on se, mitä pystyt tekemään.
Motivaatio määrää sen mitä teet.
Asenne ratkaisee kuinka hyvin sen teet."

Profile picture for user Sanna Pernu
Projekti

Moodle Mukaan Muutokseen

Yritysviestinnän uudet ympäristöt - Syksy 2013
Sanna Pernu

Projektin tarkoituksena on omavalvonnan viestinnän ja koulutuksen siirtäminen yhä enemmän digitaalisiin kanaviin. Ensimmäisenä tapahtuu uuden henkilön omavalvonnan perehdyttämisoppaan uudistaminen ja siirtäminen Moodleen. Samalla täytyy miettiä, mitä eri viestinnän keinoja pitää käyttää mahdollisimman suuren käyttäjäkunnan saamiseksi.
 

  •    Tiedon parempi löydettävyys
  •    Osallistuminen ja osallistaminen
  •    Onnistunut lanseeraus
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Heh, niin se taitaa olla, että uusien asioiden lanseerauksessa pakottaminen ja uhkailu on se, miten ihmiset saa oppimaan uuden kanavan käyttöä. Painat vain sinnikkäästi ja asenteella eteenpäin, niin ihan varmasti syntyy tulosta.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Projektisi kuulostaa haastavalta, mutta varmasti palkitsee lopulta. Siirtyminen digitaalisiin kanaviin tuo kustannussäästöjä ja varmasti on hyvä ja osin välttämätön satsaus tulevaisuuteen. Mietin vain, että onko tarpeellista intranetistä löytyä kattavat ohjeistukset Moodlen käytöstä vai riittäisikö näkyvät linkitykset ohjaamaan käyttäjät suoraan Moodleen?

Käyttäjäkunta projektin kohteenasi on aika laaja, mutta kuulostaa, että kohderyhmä on nopeasti asioita omaksuva ja tieto kulkee myös suusta suuhun. Voiko tässä lanseerauksessa ottaa riskiä, että käyttöä ja ohjeistuksia voi hienosäätää ja korjailla matkan varrella vai pitääkö kaikki olla etukäteen testattua?

Onnea matkaan!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moodle tulee jatkossa varmastikin helpottamaan sekä työntekijöitä että esimiehiä ja nopeuttamaan perehdytystä ja vaadittavien kurssien suorittamista. Vanhoilla työntekijöillä uuden omaksuminen vie aina aikansa ja Moodlen käyttöön tottuminen vie aikansa. Uudet työntekijät sen sijaan omaksuvat sen varmaankin heti ja kokevat sen todennäköisesti hyödylliseksi kanavaksi. Itse ainakin olen huomannut järjestelmämuutosten yhteydessä, että vanhojen työntekijöiden muutosvastarinta kestää aikansa mutta uusien tullessa taloon ei ongelmaa ole eli kärsivällisyyttä hankkeelle:)

Omavalvonnan viestinnän parantamiseksi nuo pikaohjeet ja hyvät vihjesanta ovat hyviä toimenpiteitä, samoin ehdottamasi Q&A tuntuu hyvältä ratkaisulta. Joissakin asiakaspalvelukanavissa "usein kysytyt kysymykset" ja vastaukset niihin -osiot ovat hyvinkin toimivia.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos kommenteista!

Meiltä löytyy intrasta ohjeistukset Moodlen käyttöön samoin linkit, mutta samaan saumaan uuden testin kanssa tuli Moodlen iso päivitys, joka uudisti kaiken kirjautumisesta lähtien. Haasteita tuli siis lisää=(

Miian toiseen kysymykseen lanseerauksesta ja aineiston valmiudesta: minulla oli käytössä testiryhmä, joka testasi sekä uutta Moodlea että osaamistestiä. Heidän ja omien palautteiden jälkeen tehtiin muutoksia testiin. Olen yrittänyt tehdä mahdollisimman valmiin paketin. En kuitenkaan näe ongelmana sitä, että muutoksia tehdään jälkeen päin. Moodlessa on toiminto, josta näkee esim. kysymyksittäin missä on eniten epäonnistumisia/onnistumisia. Niiden ja mahdollisten palautteiden avulla voi hienosäätää testiä.

Sanna
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Nykyaikaisten (lue: sähköisten) ratkaisujen hakeminen on myös osaamisen kehittämisessä tätä päivää eli esimerkiksi Moodlen käyttö on tätä päivää. Muut, perinteisemmät oppimismetodit kuten kynä ja paperi saattavat ainakin nuoremmissa työntekijäryhmissä aiheuttaa vasta reaktion että ei ainakaan tee mieli oppia uutta jos sitä kivikautisilla menetelmillä koetetaan tuoda. Eli lähtökohtaisesti nettiin ja sähköiseen vaan eteenpäin.

Sitten tulee se toinen puoli kolikosta: ainakin meidän yrityksessä on joskus tullut haasteeksi että no onkos siellä kaikilla työntekijöillä konetta käytössä työpaikalla ja jos on, eihän verkkomateriaali ole liian "hienoa" pyörimään takahuoneen koneilla jne.

Näiden kahden asian näkökulman parissa on tullut painittua vuosien varrella eli toisaalta pitää olla nykyaikaista ja mutta samalla riittävän yksinkertaista toimiakseen.

Ja lopuksi voisin vielä todeta muiden kommentoijien kanssa saman suuntaisesti että loppuviimeksi suuri yleisö lähtee mukaan siinä vaiheessa kun esimiehet kertovat että tämä pitää suorittaa. Eli vaikka kuinka hienoa ja tyylikästä sekä vielä käyttäjäystävällistä oppimismateriaalista koettaisi tehdä, loppuviimeksi osaamisen kehittämisessäkin on kyse määrätietoisesta johtamisesta ja ohjaamisesta.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:06
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Oli lohduttavaa lukea blogisi, vaikka kaikki ei olekaan sujunut täysin suunnitelmien mukaan et anna sen masentaa vaan teet mitä pystyt resurssien puitteissa. Kuulostaa loogiselta että käytät kahta eri kanavaa, Moodlea koulutuksessa ja intraa ilmeisesti muuhun viestintään. Moodlen käyttöohjeita löytyy paljon netistä, jopa suomenkielisiä, joten muutosten maailmassa ei kannata uhrata pakollista enempää aikaa omien käyttöohjeiden tekemiseen vaan käyttää mahdollisuuden mukaan jo olemassa olevaa aineistoa. Kuten muissakin kommenteissa tuli esille on haastavaa huomioida erilaiset käyttäjät, ja valitettavan usein vasta se "pakko" saa massat liikkeelle. Selkeällä kokonaisuudella kuitenkin varmasti pystyt palvelemaan kohderyhmääsi.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:06