Urhea intrankesyttäjä materiaaliviidakossa

Kuvassa on punamekkoinen tikku-ukkotyttö, jolla on vaakakupit käsissä. Kuvassa on myös nuolia, salamia ja labyrinttia.

Reippaasti linkkilistan kimppuun

Laadin listaa koostesivulle sisällytettävistä asioista. Lista paisui. Vaikka tekisin vain sisäiset linkit, niiden saaminen loogiseen marssijärjestykseen oli haastavaa. Lait, asetukset ja ohjeet piti saada linkitettyä käytännön työohjeiden sekaan niin, että uusi työntekijä pääsisi tekemisen alkuun. Virasto ei voi toimia kuin kiertävä improvisaatioteatteri, joten materiaalien ajanmukaisuudessa ja sanamuodoissa oli oltava hyvin tarkka. Tein tätä paloitellen muun työn lomassa, joka oli toisaalta hyvä, toisaalta huono. Aivot prosessoivat asiaa. Valmiit ratkaisut pulpahtelivat mieleeni tassutellessani paljasjalkalenkkareissa rantapoluilla, vaikka yritin unohtaa työasiat ja keskittyä Mindfulness-harjoituksiin. Toisaalta jouduin usein aloittamaan parin päivän tauon jälkeen siitä, että muistelin missä olinkaan menossa, mitä tekemässä ja mihin ratkaisuun päätynyt.

Kuvassa on sekaisia paperi- ja kirjapinoja, elektroniikkaa ja numeroita ja nuolia.

Hyppyjä sudenkuoppiin

Aihe vei mennessään, ja päädyin kuuntelemaan benchmarking-hengessä Skype-koulutusta. Huomasin, että koulutuksessa jaetut intramateriaalit näyttivät hieman erikoisilta. Kappas. Joku (se kuuluisa joku muu, en tietenkään minä) oli laittanut intraan nipun kopiosuojaamattomia malliasiakirjoja, joiden päälle joku toinen oli tallentanut epähuomiossa asiaankuulumatonta sisältöä, varsinaisen sisällön tyhjentäen. Päädyin selvittelemään viestintäyksiköstä, kuinka asiakirjapalautus ja versioiden tarkastelu toimivat. Kävi ilmi, että vallan helposti, kunhan peruslogiikka avautuu, ja kopiosuojauskin onnistuu pdf-malleja käyttämällä.   

Leiritauolla

Intran ja Office 365:n tarjonnassa on päällekkäisyyksiä, työohjeet muuttuvat jatkuvasti ja arjen paineissa on itse kullakin joskus kiusaus vetäistä siitä, mistä aita on matalin. Riittävän hyvän tason pohdiskelu onkin mielestäni olennainen osa viestinnän kehittämistä. Viestintä on ihanaa! Tykkään näperrellä tarkkojen pikkuasioiden kanssa, mutta jossakin vaiheessa pitää vain antaa olla – jonkun aikaa, kunnes sama aihe kohoaa jälleen päivitettäväksi. Mistä tietää, milloin työnjälki on riittävän valmista? Oman toiminnan mukauttamista muuttuviin olosuhteisiin ja epävarmuuden sietokykyä kysytään. Syklinen prosessi jatkuu...

Kuvassa on pastellisävyisiä papiljotteja pinossa.

 

Profile picture for user Susanna A.
Projekti

Aarrekartta Intran sokkeloihin

Projektin tavoitteena on koota selkeä aluekohtainen yhtä ydinpalvelua koskeva perehdytysmateriaali uusille työntekijöille ja vanhojen muistin tueksi. Työskentelen julkisella sektorilla. Työyhteisöni Intra on erittäin laaja. Siellä on todella paljon tietoa, mutta hakutoiminto on kehno ja tieto hajallaan. Lisäksi osa tarvittavista materiaaleista on eri sivustoilla julkisessa verkossa Intran ulkopuolella. 

  • Yhteen paikkaan rautalankaohjeet ja sisäiset ja ulkoiset linkit lisätietoon ja materiaaleihin
  • Win – win – win - win: Asiakas hyötyy, yhteistyötahot hyötyvät, perehdyttäjä hyötyy, työntekijät hyötyvät 

  • Ei Intraa Intran päälle, vaan napakka lisäosio sisäisine linkkeineen 

Katariina P. KIRJOITTI:
Kiitos kiinnostavasta blogista, jonka aihe koskettaa varmasti hyvin monia organisaatioita!

Olen samaa mieltä siitä, että intra on kätevä tallennuspaikka organisaatioiden hyödyllisille materiaaleille, mutta dokumenttien löytäminen intrasta onkin sitten oma taitolajinsa! Olet kuvannut hauskasti projektin alun kaaosmaisuutta, ja kertonut hyviä käytännön esimerkkejä havaituista ongelmista.

Klikkailin innolla myös blogissa olleita oransseja linkkejä, mutta kaikki linkit eivät jostain syystä toimineet, vai oliko niiden tarkoituskaan olla linkkejä?
Lähetetty Ma, 11/06/2017 - 16:37
Elina L KIRJOITTI:
Ensinnäkin tuli mieleen, että aikamoisen urakan edessä olet nainen, jos haluat saada jotain tolkkua Julkishallinnon Intraan, vaikka kyseessä olisikin vain yksi osa-alue! Aineiston kokoaminen yhteen paikkaan ja vanhentuneen/päällekkäisen tiedon poistaminen. Ei varmasti helppotehtävä ja monta kokkia hämmentämässä samaa soppaa.

Moni organisaatio varmasti kamppailee saman ongelman kanssa ja toisaalta etätyöskentelyn maailmassa meillä tulisi olla hyvä sähköinen alusta käytössämme. Omassa organisaatioassani uudistettiin Intra vuosi sitten täysin ja vaikka kyseessä on iso organisaatio on vaihdos ollut onnistunut ja haku toiminto toimii loistavasti. Toivoa siis on, tsemppiä jatkoon!
Lähetetty Ma, 11/06/2017 - 22:30
Susanna A. KIRJOITTI:
Katariina, harmi, jos linkit eivät toimineet? Omassa näkymässäni ne toimivat, testasin parilla selaimella. Tosin ne aukeavat jostain syystä varsin hitaasti.

Elina, toimiva hakutoiminto olisi tosiaan ihan ykkösjuttu! Hienoa, että se on teidän intrassa onnistunut hyvin. Muussa elämässä sitä on niin tottunut siihen, että kaikkitietävä Google löytää kaiken, tai lähes kaiken ja suhteellisen nopeasti ja järjestelmällisesti vieläpä, että sitä on ihan sormi suussa helposti, jos ja kun intranetissä vastaava hakemisen helppous ei toimikaan.
Lähetetty To, 11/16/2017 - 13:05