Intranet - kuin kahvitteluhetki työkavereiden kanssa?

Kuten edellisessä blogiartikkelissamme kerroimme, Intranetillä on omat risut ja ruusunsa. Sen hyötyjä ei ole kiistäminen: se ns. näyttää hyvältä paperilla ja on monipuolinen, melkein kuin unelmavävy. Mutta kuinka saataisiin henkilöstö motivoitumaan todella hyödyntämään sitä?

Intranet on suhteellisen uusi viestinnän väline. Se tuli markkinoille 90-luvun lopulla, jolloin se toimi enimmäkseen virtuaalisena ilmoitustauluna. Silti, yli 10 vuotta myöhemmin, moni yritys on jämähtänyt tuolle tasolle. Ongelmana on se, että intranetiä voisi käyttää niin paljon monipuolisemminkin: tehostamaan työntekoa, vahvistamaan ja luomaan sekä uutta viestintäkulttuuria että yhteishenkeä.

Jokaisen yrityksen tulisi panostaa intranetin luomiseen. Niiden tulisi perehtyä oman yrityksensä tarpeisiin ja mistä voisi olla hyötyä työnteon kannalta sekä tuloksen luomisessa. Suurin ongelma, johon olemme törmänneet, liittyy siihen, että intranetit ovat niin täynnä tietoa ja koko ajan tulee uutta joka tuutista, eikä sieltä enää kerta kaikkiaan löydä mitään. Se kun ei kuitenkaan ole mikään tiedon kaatopaikka vaan työn rikastuttamisen väline. Monien yritysten intranetit vaativat raa’alla kädellä tehtyä editointia. Kukaan ei jaksa lukea intranetiä, jos se on täynnä itselleen irrelevanttia tietoa. Pettymyksen tuo myös se, että kun tietoa lisätään kokoajan linkeittäin, jossain vaiheessa linkkijana loppuu ja sinut heitetään aloitussivulle. Kuka tästä hyötyy? Se kuormittaa ja hidastaa ohjelmaa ja saa käyttäjän verenpaineen kattoon, ei muuta.

Toinen ongelma on, että harva osaa käyttää intranetiä. Jos sitä ei osaa käyttää, kuinka kukaan voi olettaa, että sitä osaisi jotenkin hyödyntää. Etusivulla voisi olla yksinkertaiset ohjeet tai jopa opastusvideo intranetin toimintaan. Siinä tulisi olla perustietoja käytöstä seuraavasti: kuka sivuja päivittää, mistä voi etsiä tietoa, kuinka saan itseni kuulumaan, kuinka voin kommentoida, mistä löydän päivän polttavat puheenaiheet ym.

Toisinaan jo se miltä intranet näyttää, ei innosta lukemaan etusivua pidemmälle. Jokaisen työntekijän olisi hyvä saada mahdollisuus muokata sivun rakennetta ja ulkonäköä sellaiseksi kuin itse haluaa. On mahdollista valita uusi taustaväri, tuoda etusivulle itselle hyödyllisiä linkkejä ja keskusteluja. Jokaisen tulisi myös pystyä tuomaan mietteensä esille sivujen kautta. Henkilökohtaisuutta toisivat ilmoitussivut, jonka kautta voisi lähettää vaikka syntymäpäiväonnitteluja työtovereille, muistaa pitkäaikaista työntekijää tehdyistä vuosista, ilmoittaa, että vauvansänky on myytävä uloskantohintaan ym. 

Jotta intrasta saataisiin rikas kommunikaatiomuoto, on se muutettava kahdensuuntaiseksi. Nyt intranetiin tungetaan roppakaupalla informaatiota, johon kukaan ei voi kommentoida muuten kuin soittamalla tai lähettämällä sähköpostia kirjoittajalle. Asioista tulisi pystyä vapaasti keskustelemaan. Jo se, että saat kertoa mitä mieltä olet tämän viikon ruokalan tarjonnasta luo yhteishenkeä, ja kommentoija jo jollain tasolla sitoutuu yritykseen syvemmin. Etusivulle voisi myös lisätä joka päivä uuden polttavan ”mistä tänään puhutaan”- kysymyksen, johon lukija voisi vastata. Intraan voisi myös lisätä juttuihin tykkää/ei tykkää -kommentointimahdollisuuden.

Isoissa organisaatioissa ongelmana on, että johtoportaan henkilöt ns. häviävät. Kuinka moni edes tietää keitä johtoportaassa on töissä? Johtajat voisivat kirjoittaa jonkinlaista blogia intranettiin: kirjoittaa lyhyesti vaikka viikon tapahtumista, jos ihan päivittäin ei ole aikaa sitä päivittää. Se, että johdon henkilöstöä tuo lähemmäs perustyöntekijöitä, vähentää ja lieventää yrityksen hierarkiatasoa. Työntekijälle tulee tunne, että hänestä välitetään ja myös se, että hän tietää asioista, on tärkeää. Vuorovaikutteisuutta lisäisi myös jonkinlainen Kysy: johto vastaa -palsta.

Olemme nyt käsitelleet intranetin hyviä ja huonoja puolia, tuoneet esiin henkilökohtaisia kokemuksia sekä esittäneet parannusehdotuksia. Yhteenvetona voidaan vielä todeta, että intranet voi olla mitä mainioin sisäisen viestinnän väline, kunhan se suunnitellaan huolella kohderyhmän tarpeet ja toiveet huomioon ottaen. Se vie aikaa ja rahaa, mutta on varmasti viimekädessä kaiken sen rahan ja vaivan arvoinen. Parhaimmillaanhan intranet voi tosiaan olla kuin hyväntuulinen kahvitauko työkavereiden kesken.

Lähteet:

Juholin, E.2009. Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. 5. uudistettu painos. WS Bookwell Oy. Porvoo.

Mansikka, E. 2011. Intranet-sivuston sisällön tuottaminen. Opinnäytetyö. Luettavissa: https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/37960/mansikka_emmi.pdf?sequence=1.