Intranet - kuin kahvitteluhetki työkavereiden kanssa?

Kuten edellisessä blogiartikkelissamme kerroimme, Intranetillä on omat risut ja ruusunsa. Sen hyötyjä ei ole kiistäminen: se ns. näyttää hyvältä paperilla ja on monipuolinen, melkein kuin unelmavävy. Mutta kuinka saataisiin henkilöstö motivoitumaan todella hyödyntämään sitä?

 

Intranet on suhteellisen uusi viestinnän väline. Se tuli markkinoille 90-luvun lopulla, jolloin se toimi enimmäkseen virtuaalisena ilmoitustauluna. Silti, yli 10 vuotta myöhemmin, moni yritys on jämähtänyt tuolle tasolle. Ongelmana on se, että intranetiä voisi käyttää niin paljon monipuolisemminkin: tehostamaan työntekoa, vahvistamaan ja luomaan sekä uutta viestintäkulttuuria että yhteishenkeä.

 

Jokaisen yrityksen tulisi panostaa intranetin luomiseen. Niiden tulisi perehtyä oman yrityksensä tarpeisiin ja mistä voisi olla hyötyä työnteon kannalta sekä tuloksen luomisessa. Suurin ongelma, johon olemme törmänneet, liittyy siihen, että intranetit ovat niin täynnä tietoa ja koko ajan tulee uutta joka tuutista, eikä sieltä enää kerta kaikkiaan löydä mitään. Se kun ei kuitenkaan ole mikään tiedon kaatopaikka vaan työn rikastuttamisen väline. Monien yritysten intranetit vaativat raa’alla kädellä tehtyä editointia. Kukaan ei jaksa lukea intranetiä, jos se on täynnä itselleen irrelevanttia tietoa. Pettymyksen tuo myös se, että kun tietoa lisätään kokoajan linkeittäin, jossain vaiheessa linkkijana loppuu ja sinut heitetään aloitussivulle. Kuka tästä hyötyy? Se kuormittaa ja hidastaa ohjelmaa ja saa käyttäjän verenpaineen kattoon, ei muuta.

 

Toinen ongelma on, että harva osaa käyttää intranetiä. Jos sitä ei osaa käyttää, kuinka kukaan voi olettaa, että sitä osaisi jotenkin hyödyntää. Etusivulla voisi olla yksinkertaiset ohjeet tai jopa opastusvideo intranetin toimintaan. Siinä tulisi olla perustietoja käytöstä seuraavasti: kuka sivuja päivittää, mistä voi etsiä tietoa, kuinka saan itseni kuulumaan, kuinka voin kommentoida, mistä löydän päivän polttavat puheenaiheet ym.

 

Toisinaan jo se miltä intranet näyttää, ei innosta lukemaan etusivua pidemmälle. Jokaisen työntekijän olisi hyvä saada mahdollisuus muokata sivun rakennetta ja ulkonäköä sellaiseksi kuin itse haluaa. On mahdollista valita uusi taustaväri, tuoda etusivulle itselle hyödyllisiä linkkejä ja keskusteluja. Jokaisen tulisi myös pystyä tuomaan mietteensä esille sivujen kautta. Henkilökohtaisuutta toisivat ilmoitussivut, jonka kautta voisi lähettää vaikka syntymäpäiväonnitteluja työtovereille, muistaa pitkäaikaista työntekijää tehdyistä vuosista, ilmoittaa, että vauvansänky on myytävä uloskantohintaan ym. 

 

Jotta intrasta saataisiin rikas kommunikaatiomuoto, on se muutettava kahdensuuntaiseksi. Nyt intranetiin tungetaan roppakaupalla informaatiota, johon kukaan ei voi kommentoida muuten kuin soittamalla tai lähettämällä sähköpostia kirjoittajalle. Asioista tulisi pystyä vapaasti keskustelemaan. Jo se, että saat kertoa mitä mieltä olet tämän viikon ruokalan tarjonnasta luo yhteishenkeä, ja kommentoija jo jollain tasolla sitoutuu yritykseen syvemmin. Etusivulle voisi myös lisätä joka päivä uuden polttavan ”mistä tänään puhutaan”- kysymyksen, johon lukija voisi vastata. Intraan voisi myös lisätä juttuihin tykkää/ei tykkää -kommentointimahdollisuuden.

 

Isoissa organisaatioissa ongelmana on, että johtoportaan henkilöt ns. häviävät. Kuinka moni edes tietää keitä johtoportaassa on töissä? Johtajat voisivat kirjoittaa jonkinlaista blogia intranettiin: kirjoittaa lyhyesti vaikka viikon tapahtumista, jos ihan päivittäin ei ole aikaa sitä päivittää. Se, että johdon henkilöstöä tuo lähemmäs perustyöntekijöitä, vähentää ja lieventää yrityksen hierarkiatasoa. Työntekijälle tulee tunne, että hänestä välitetään ja myös se, että hän tietää asioista, on tärkeää. Vuorovaikutteisuutta lisäisi myös jonkinlainen Kysy: johto vastaa -palsta.

 

Olemme nyt käsitelleet intranetin hyviä ja huonoja puolia, tuoneet esiin henkilökohtaisia kokemuksia sekä esittäneet parannusehdotuksia. Yhteenvetona voidaan vielä todeta, että intranet voi olla mitä mainioin sisäisen viestinnän väline, kunhan se suunnitellaan huolella kohderyhmän tarpeet ja toiveet huomioon ottaen. Se vie aikaa ja rahaa, mutta on varmasti viimekädessä kaiken sen rahan ja vaivan arvoinen. Parhaimmillaanhan intranet voi tosiaan olla kuin hyväntuulinen kahvitauko työkavereiden kesken.

 

Lähteet:

Juholin, E.2009. Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. 5. uudistettu painos. WS Bookwell Oy. Porvoo.

 

Mansikka, E. 2011. Intranet-sivuston sisällön tuottaminen. Opinnäytetyö. Luettavissa: https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/37960/mansikka_emmi.pdf?sequence=1.

Profile picture for user Sini Tasanen
Projekti
Ninna Kokko KIRJOITTI:
Johto vastaa palsta toimisisi varmasti jos kysyä saisi nimettömänä:-)

Intran saamisessa kaksisuuntaiseksi on kyllä haastetta! Vanhemmille työntekijöille intra tuntuu olevan "saa katso ei koskea". Johtunee varmaan aikaisemmista työkaluissa ja sisäisistä tiedostoista joissa on voinut lukea "älä koske, älä poista" jne.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:14
Laura Pursiainen KIRJOITTI:
Olipas hyvin kirjoitettu artikkeli jälleen, pidin erityisesti unelmavävy -vertauksesta:) Jäin miettimään tuota Kysy: johto vastaa -palstaa, ei olisi ollenkaan hassumpi idea mun mielestä! Ainakin edellisessä työpaikassani, joka oli melko suuri organisaatio, minulla oli juuri sellainen tunne etten oikein varmuudella tiennyt ketä kaikkia siellä johtoportaassa työskentelee. Saatikka, että olisi tiennyt mitä siellä tapahtuu. Blogi olisi mielestäni luonnollinen väylä tuoda johtajien kuulumiset työntekijöiden tietoisuuteen.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:17
Sofia Hakonen KIRJOITTI:
Kiitos tästä kirjoituksesta! Ainakin minun asenteisiini onnistuitte vaikuttamaan. Olen ehdottomasti samaa mieltä kanssanne: yksisuuntainen viestintä on kuollut. Sisältöä pitäisi tuottaa yhdessä, sillä oma henkilöstö on yhtälailla kohderyhmä siinä missä asiakaskin. Me-hengen luominen tämän uuden sosiaalisemman intranetin kautta on tärkeää sisäistä suhdetoimintaa, jolla voidaan pienin panoksin nostetaa viihtyvyyttä ja motivaatiota.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:20
Christina Neme… KIRJOITTI:
Olen ilokseni saanut olla pörssiyhtiössä töissä erityisen inspiroivan ja avoimen johtajan sitä luotsatessa. Hänellä oli sellainen tapa, että aina merkittävän pörssitiedotteen julkaisemisen jälkeen hän vastaili intranetissa online työntekijöiden esittämiin kysymyksiin. Eri ammattiryhmien esittämät kysymykset poikkesivat toisistaan luonnollisesti sekä sisällöltään että esitystavaltaan, mutta niihin kaikkiin vastattiin väheksymättä ja asiaan kuuluvalla vakavuudella. Tällaisia johtajia soisi olevan enemmänkin.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:42
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Työpaikallani intranet muuttui täysin muutama kuukausi sitten. Tällä hetkellä tuntuu, etä sieltä ei tietoa löydä millään, vaikka kuinka etsisi. Työpaikallani on tosin perustettu erityinen tiimi intranetin kehittämiseen, ja työntekijät voivat lähettää heille kehitysehdotuksia ja palautetta. Vielä on pitkä matka siihen, että uudesta intranetistä tulisi tehokas työkalu työntekoon, mutta uskon että parempaan päin ollaan menossa.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 08:56
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Esittelitte artikkelissanne monia hyviä intranetin kehitysideoita. Vuorovaikutteisuuden ja avoimuuden lisääminen on tässäkin, kuten niin monessa muussakin, viestintävälineessä todella tärkeää. Nyt olemme saaneet mediasta lukea ja kuulla, mitä salailu on saanut aikaan kotimaisessa lentoyhtiössämme. Avoin viestintäkulttuuri olisi sielläkin pelastanut monta tilannetta ja samalla yhtiön maineen.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 08:56
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Todella monipuolisesti ja mielenkiintoisesti esitettyä asiaa intranetistä. Erityisesti pidin ideoista miten Intra saataisiin interaktiivisemmaksi ja johto lähemmäksi työntekijöitä. Näiden kaikkien ideoiden toteuttamiseen ja ylläpitoon pitäisi vaan olla aikaa. Minulle on jäänyt tunne, että usein Itranetin uudistamisessa lähdetään innolla liikeellee mutta sitten kun se saadaan johonkin tasolle, into laantuu ja kehitys jää puolitiehen, tämä tosin saattaa johtua juuri vuorovaikutuksen puutteesta. Toimiva intranet on koko henkilöstön "vastuulla".
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 08:56
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen kirjoitus, erityisesti tuo vuorovaikutteisuus-aspekti, toisaalta taas siihen liittyykin sitten seuraava dilemma eli olisiko kommentointi mahdollista myös anonyyminä, mikä oletettavasti madaltaisi kynnystä osallistua mutta toistaalta toisi mukaan uudenlaisia haasteita ja tarpeita, kuten onko kommentteja syytä moderoida jne. ?!

Oman kokemukseni mukaan intran suurin ongelma on päivittäminen, usein tieto on vanhaa ja kun muutaman kerran tällaista vanhaa tietoa osuu kohdalle niin ainakin oma luottamukseni intraa kohti on mennyttä kun en tiedä mihin tietoon voi luottaa.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, mutta kuten edellinenkin kommentoija toteaa usein tällaisilla projekteilla on tapana jäädä 'kesken' eli suunnittelun ja lanseerauksen jälkeen intra jää lapsipuolen asemaan uusien projektien viedessä sisäisen viestinnän asiantuntijoiden ajan ja huomion - been there, done that :)
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 08:57