Joulukiireet näkyvät sisäisessä viestinnässäkin

Joulunpyhien ja vuodenvaihteen lähestyminen alkaa näkyä myös työympäristössä erilaisine deadlineineen. Sisäisen viestinnän projektini suunnittelu ja toteutus, kaiken muun ohessa, on vaatinut veronsa. Koska kyselylomakkeita ei saatu matkaan joulukuun alussa, tulee projektin toteutus siirtymään ensi vuoden puolelle. Tämä on mielestäni hyväksikin, sillä luulen saavani silloin kyselylleni enemmän vastauksia. Vastaajat voivat syventyä kyselyyn ilman loppuvuodelle tyypillisiä lisäpaineita.

Vaikka itse projekti on nyt hetkisen hyllyllä, on minulla silti mahdollisuus jutella sisäisestä viestinnästä käytäväkeskusteluissa. Muutama päivä sitten intra tuli esiin ruokalakeskusteluissamme. Tämän keskustelun tuloksena sain kollegoilta pari hyvää ideaa, miten kehittää intraa.

Kun uusia työntekijöitä tulee taloon, heidät esitellään kaikille kierrättämällä heitä osastoilla esimiehen johdolla. Koska uusia kasvoja tulee vastaan useita, eivät kaikkien nimet voi jäädä heti mieleen. Tähän sain hyvän ehdotuksen. Nyt intrassa oleva sisäinen puhelinluettelo sisältää henkilön nimen, tittelin sekä fax- ja puhelinnumeron. Tiedoista tulisi mieleenpainuvampia, jos niihin lisättäisiin henkilön kuva. Otinkin asian jo puheeksi esimieheni kanssa, ja päätimme alkaa miettiä, miten uudistus toteutetaan käytännössä.

Toinen kehitysidea koski laatujärjestelmää. Osa laatujärjestelmää ovat mm. osastojen työvihkot erilaisine lomakkeineen. Työvihkot ja lomakkeet eivät löydy tällä hetkellä intrasta. Tiedon ripottelu eri paikkoihin ei kuitenkaan helpota tiedon saantia, vaan itse asiassa kasvattaa tiedonhakuun kuluvaa aikaa. Mikseipä tietoja voitaisi lisätä intraan? Sieltä työvihkot löytyvät helposti osastoittain ja lomakkeen täyttö, tulostus tai lähetys onnistuu vaivattomasti. Asia on yksinkertainen; miksei sitä vain ole toteutettu?

Sisäinen henkilöstölehti ilmestyi taas tällä viikolla. Käytäväkeskusteluissa kävi ilmi, että sen monet kuvalliset jutut oli jälleen luettu. Lehti oli suosittu myös koneella päivittäin työskentelevien henkilöiden keskuudessa, vaikka heillä on mahdollisuus käydä myös intrassa. On palkitsevaa kuulla, että sitä todella luetaan ja siitä keskustellaan : ).

Uusi vuosi ja kevät antavat siis projektilleni uuden sysäyksen, ja tekemästäni sisäisen viestinnän kehittämissuunnitelmasta on silloin hyvä ponnistaa.

Profile picture for user Susanna Myllys
Projekti
Mervi Jokela KIRJOITTI:
Potretit lähentävät

Suunnittelin ja toteutin aikoinaan ison konsulttitalon inranet -sivut. Yritys kasvoi koko ajan ja uusia konsultteja palkattiin lähes kuukausittain. Mielestäni konsultit olivat hyvin samannäköisiä tummine pukuineen ja huoliteltuine ulkonäköineen, joten ehdotin toimitusjohtajalle koko henkilöstön esittelyä intrassa . Halusin intrasta ”Tervetuloa taloon” -tietopaketin, joka sisälsi kaiken ”taloon perehdyttämistiedon” henkilöstöä myöten.

Valokuvausprojektista sovittiin läheisen valokuvaamon kanssa, jossa koko henkilöstö kävi itselleen sopivana aikana kuvauttamassa itsensä. Skannasin kuvat intraan henkilöesittelyjen yhteyteen ja käytin niitä myös taittamassani asiakaslehdessä. Asiantuntija-artikkelien yhteydessä julkaistiin kirjoittajan kuva, titteli, koulutus ja erikoisosaaminen alalla. Jos asiakkaamme kokivat konsulttimme itseni lailla samannäköisiksi, saimme esiteltyä heidät yksilöinä tiedotteissamme.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:18
Essi Kanerva KIRJOITTI:
Hyvä idea siirtää aloitusta alkuvuoteen, koska huomaa, että keskittyminen näin loppuvuodesta herpaantuu etkä ehkä saisi niin hyviä vastauksia kyselyllesi.
Meillä on nassukuvat sähköisessä yhteystietojärjestelmässä ja se on mukavaa, jos tietää minkä näköisen henkilön kanssa tekee yhteistyötä toimipisteiden välimatkasta huolimatta.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:19
Jarmo Lehmusvainio KIRJOITTI:
Olen kanssasi samaa mieltä kanssasi siitä, että kuvan lisääminen sisäiseen puhelinluetteloon varmasti kannattaa. Suuremmassa yrityksessä on vaikea välillä tietää vanhojenkaan henkilöiden nimiä ja eikä tutulta naamalta kehtaa oikein enää nimeä kysyäkään – kuvallisesta puhelinluettelosta nimen voisi vaivihkaa tarkistaa.
Intra on lomakkeille juuri oikea paikka. Siellä ne ovat luontevasti saatavilla riippumatta siitä missä työtä tekee. Lisäksi intrassa olevien lomakkeiden versiointia on helppo hallita, sillä uuden version voi tallentaa vanhan päälle.
Mielestäni henkilöstölehti olisi meilläkin mukava poikkeus päivän sähköiseen tietotulvaan. Panosta vaan edelleen myös lehteen, sillä se on loistava lisä sisäiseen viestintään. Tsemppiä Susanna sisäisen viestinnän kehittämiseen jatkossa!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:19
Nina Öörni KIRJOITTI:
Tästä huomaamme, että käytäväkeskusteluissa tulee ilmi asioita, joita ei välttämättä kyselyillä saada selville. Sisäiseen viestintään ei usein kiinnitetä tarpeeksi huomiota, niin on hienoa, että joku jaksaa kehittää sitä parempaan suuntaan. Tsemppiä!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:20
Kaisa Liekovuori KIRJOITTI:
Hyvä kirjoitus!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:21
Kaisa Liekovuori KIRJOITTI:
Hei,
samaistuin kirjotukseesi hyvin paljon. Nimittäin työpaikalla toimiva intra ja sen henkilökohtaiset tiedot (mukaan lukien valokuva) jokaisesta työntekijästä ovat mahtava idea. Nimittäin, minun työpaikallani ei koskaan esitellä työntekijöitä tai esimiehiä. Saan arvailla kuka on kukakin. Onneksi olen kuullut muilta työntekijöiltä heidän asemistaan ja tiedän suunnilleen ketkä ovat esimiehiä. Toki tittelitkin olisi kiva tietää. Välillä olen saanut tekstiviestin työpaikalta koskien työvuoroa, mutta tekstiviestin lähettäjästä "Veikosta" minulla ei kuitenkaan ole muistikuvaa. En tiedä ihmisten nimiä, tai jos tiedän nimen niin en osaa yhdistää häntä ihmisen kasvoihin. Ymmärrän, että työpaikallani on paljon erilaisia työntekijöitä, mutta jonkinlainen tutustuminen työntekiköiden välillä edistäisi työpaikan ilmapiiriä ja työkykyä.
Intraideanne luulisi olevan helppo toteuttaa käytännössä, hienoa että olet ottanut asian puheeksi!

Laatujärjestelmäideanne on myös hyödyllinen, miksei muka eri lomakkeet voisi olla helposti saatavissa juuri täältä intrasta? Luulen, että tämä nopeuttaisi ja helpottaisi kanssakäymistä työntekijän ja esimiehen välillä. Tsemppiä ideoiden toteutukseen!!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:21
Ninna Kokko KIRJOITTI:
Kun soppaan vielä lisätään henkilöiden lempi- ja kutsumanimet, joita ei missään ole mainittu, niin on siinä uusi työntekijä solmussa. Kysäise asiaa Jaskalta. Lähetä viesti laskutuksen Hellulle tai soita Petelle!

Valokuvat ovat yksinkertainen, mutta toimiva ratkaisu!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:22
Helene Pääkkönen KIRJOITTI:
Työpaikassani Intrassa on henkilötiedot ja osastotiedot kuvan kera. Harmi vain, että nuo tiedot ovat usein käytettävissä kauan sen jälkeen, kun henkilö on aloittanut. Mikäli Intran päivittäminen kestää, tulisi uusien työntekijöiden tulemisesta infota vaikka sähköpostitse. Liian usein olen viime aikoina törmännyt siihen, että saan sähköpostia tai puhelun henkilöltä, josta en ole koskaan kuullutkaan. Tehtäväni, joka on mm. pankkisalaisuuden alainen, edellyttää harkintaa tietojen antamisessa. Tuntuu hieman nololta kysellä sitten oman talon porukalta, kuka olet jne. ja vielä varmistella saamaansa tietoa, kun Intra uhkuu asian tiimoilta tyhjyyttään.

Toinen asia, mikä Intrassamme on käsittämättömän heikko, on henkilöiden haku. Hakuruutuun pitäisi laittaa sukunimi ja etunimi, mutta usein tuloksia ei löydy, ei vaikka testaisi ihan omalla nimellään.

Tsemppiä sinulle projektiisi!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:23
Anna Johansson KIRJOITTI:
Hyvä idea tuo kuvan yhdistäminen yhteystietoihin. Miten ihmiset työpaikallasi ovat suhtautuneet asiaan? Olen ymmärtänyt, että kuvien julkaiseminen Intraan ei yleensä herätä kauhean positiivisia ajatuksia.

Yhteystietojen julkaisemista Intrassa voi varmasti toteuttaa monella eri tavalla. Pääasia on, että ne ovat siellä selkeästi laitettuna ja eritoten helposti löydettävissä. Intran vitsaus onkin juuri päivittämisen haaste. Yhteystiedot pitäisi päivittää aina heti kun niissä tulee muutoksia. Jos niitä ei syystä tai toisesta heti pystytä tekemään niin yhdyn tuohon Helenen kommenttiin siitä, että Intran etusivulla voisi olla jokin erillinen inforuutu uusista aloittaneista työntekijöistä, tehtävästä toiseen siirtyvistä ja lopettavista. Silloin ei tarvitsisi lähettää sähköpostia.

Työn iloa sinulle!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 14:24