Sisäiselle prosessille parempaa näkyvyyttä osa II

Ensimmäisessä blogipostauksessani kerroin, millainen hyvän intran tulisi olla. Listasin myös muutaman keinon, joiden avulla pystyy rakentamaan organisaation näköisen intran. Tässä kirjoituksessa nostan esiin kehittämistehtäväni parhaita paloja: tuloksia ja tulevaisuuden kehittämisaskeleita.

 

 

Pienillä muutoksilla paljon aikaan

 

Kehittämistehtäväni sai alkunsa loppukäyttäjien ongelmasta löytää tietyn sisäisen prosessin kuvauksia ja materiaaleja intrasta. Lähtökohta oli siis paras mahdollinen: tehtävän tavoitteeksi oli helppo ottaa päivittäisen työskentelyn nopeuttaminen ja helpottaminen.

käsi

 

Yksittäisen osaston sivustoa on kehitetty miettimällä, mitä sisäinen asiakas haluaa sivuille tullessaan tietää. Pohjatietona on käytetty haastatteluvastauksia ja havainnointituloksia, ja jo hyvin pienillä muutoksilla on saatu ihmeitä aikaan:

 

- Selkeämpi, yksinkertaisempi visuaalinen ilme ja matalampi navigaatiorakenne selkeyttivät etusivua ja helpottivat tiedon löytymistä

 

- Aktiivisempi sisällön päivittäminen teki etusivusta elävämmän ja ajankohtaisemman

 

- Hakutoimintojen tarkistaminen nopeutti tarvittavan tiedon löytymistä. Hakusanoihin päivitettiin myös synonyymeja.

 

Intranet-osion päivittäminen on tällä hetkellä yksittäinen kehittämistehtävä, mutta tulee lähivuosina liittymään suurempaan koko yrityksen intranetiä koskevaan kasvojenkohotusprojektiin. Tämä luonnollisesti vaikuttaa oman tehtäväni sisältöön ja aikatauluun – kaikkea ei kannata tehdä juuri nyt. 

 

 

Tulossa vielä suurempiakin muutoksia

 

Moderni intra on viestinnän väline ja hyvä intra on vuorovaikutteinen kanava. Kasvojenkohotusprojektin myötä työtä on opeteltava tekemään uudella tehokkaammalla tavalla. Kehittämistehtäväni osana listasimme muutaman tulevaisuuden kehittämiskohteen:

 

- Nykypäivän intran tulee olla mobiilioptimoitu, sillä mobiilikäytölle on todellinen tarve.

 

- Erilaiset tykkäämiset ja kommentointimahdollisuudet tekevät intrasta sosiaalisemman ja paljastavat henkilöstön erilaiset signaalit - joihin muuten kannattaa tarttua!

 

- Eri organisaatioilla voi olla myös oma intrablogi sekä videoita esitysmuotoina. Tietoa ei tarvitse enää jakaa loppuun asti viilatussa kirjallisessa muodossa. 

 

 

Kehittämistehtäväni on vielä kesken. Toimenpiteet eivät ole suuren suuria, mutta ne ovat helpottaneet noin 150 loppukäyttäjän päivittäistä työskentelyä huomattavasti.

mobile

 

Varsinaiselta intran kasvojenkohotusprojektilta odotan paljon, sillä sosiaalinen intranet ja sen sisältämät yhteisölliset ja vuorovaikutukselliset toiminnallisuudet kehittyvät koko ajan. Intranetista ei enää etsitä ja katsota tietoa, vaan siellä jaetaan, tehdään ja viestitään. Avoimuus vyöryy ja tulee mullistamaan työtä tekevien arjen!

Profile picture for user Satu Kiuru
Projekti

Sisäiselle prosessille parempaa näkyvyyttä

Sain idean projektiini YAMK-kehittämistehtävässäni suoritetuista haastatteluista ja kyselytutkimuksista. Tarve sisäisen prosessin näkyvyyden parantamiselle tuli suoraan loppukäyttäjiltä. Kaikkien yhteinen tavoite on, että työnteko tehostuu ja aikaa säästyy.

 

Projektin tavoitteena on:

  • kehittää kohdeorganisaation osaston omaa intranet–osiota toimivammaksi ja helpommin lähestyttäväksi
  • tuoda prosessia koskeva tieto helpommin löydettäväksi
  • mahdollistaa ajankohtaisten uutisten ja tietojen helppo seurattavuus
  • varmistaa, että osaston intranet-osio on tarkoituksenmukainen, ymmärrettävä ja paikkansapitävä