Intranet sähköpostin säännöstelijänä

Laurea-ammattikorkeakoulussa on otettu käyttöön uusi intra, jota kutsutaan sekä Laureassa että tässä blogissa Laurea LIVEksi. Siirtyminen LIVEen tuo kaivatun edistysaskeleen Laurean sisäisen viestinnän kehittämiseen.
 

Tahtotila


Aikaisemmin käytössä ollut intra on palvellut laurealaisia lähinnä staattisena tiedonjaon kanavana. Itseä hyödyttävää tietoa on ollut vaikea löytää muun muassa intran rakenteen ja valtavan dokumenttimäärän vuoksi.

Uudesta LIVEstä halutaan oikeasti vuorovaikutteinen ja sisällöltään kohderyhmänsä huomioiva. Tarvitaan sähköinen työympäristö, joka mahdollistaa paitsi tiedon jakamisen myös erilaisten ryhmien keskinäisen vuorovaikutuksen. LIVEn toivotaan tehostavan arkityötä erityisesti sähköpostiliikennettä vähentämällä. Tavoitteena on myös seitsemässä eri toimipisteessä toimivien laurealaisten yhteydenpidon helpottaminen.
 

Talouspalvelut osana LIVEä


Tässä blogissa kuvaan yhden organisaatiomme sisäisen toiminnon, Laurean talouspalveluiden, LIVE-sivujen muotoutumista. Olemme aloittaneet sivujen suunnittelun elokuussa. Olen ollut kehittämistyössä vahvasti mukana kahden muun taloustiimiläisen kanssa. Koko talouspalveluiden tiimi pyritään osallistamaan sivujen luomiseen, jotta kaikkien näkökulmat tulisivat huomioiduksi eikä mitään tärkeää jäisi pois.

Talouspalveluiden vanhat intra-sivut on tehty jo useita vuosia sitten eikä sivuihin ole ainakaan minun nelivuotisen laurea-urani aikana tehty minkäänlaisia muutoksia. Toimintomme on vuosien aikana laajentunut ja kehittynyt valtavasti, joten tarve uusien sivujen kehittämiselle on todellinen. Aikaisemmin intraa ei ole nähty tärkeänä viestinnän kanavana. Nyt aloitimme kehittämistyön käytännössä tyhjästä.
 

Kohderyhmän näkökulma


Talouspalveluiden LIVE-sivujen kohderyhmänä on Lauren oma henkilöstö, joka koostuu yli viidestäsadasta tarpeiltaan erilaisesta ihmisestä eri toimipisteissä. Haasteenamme on tehdä uusista sivuista kattava, mutta mielenkiintoinen talouden tietopankki, josta löytyisi kaikki henkilöstömme kannalta oleellinen tieto selkeässä, ymmärrettävässä ja ennen kaikkea hyödynnettävässä muodossa.

Olemme erityisesti keskittyneet loppukäyttäjään. Sivujen pitäisi hyödyttää nimenomaan tietoa kaipaavaa henkilöstömme jäsentä, ei niinkään meitä itseämme. Pyrimme välttämään talousasioille tyypillistä tapaa esittää asioita verottajan, kirjanpitolain tai muiden viranomaismääräysten valossa. Tätä virallista puolta taloushallinnosta ei kuitenkaan voi kokonaan välttää. Haasteena on saada sivuista sellaiset, ettei sisältö kaikkine virallisine määräyksineen karkota kävijöitä heti alkuvaiheessa.
 

Rennompaa otetta luvassa


Tiimistämme on talouspalveluiden epävirallisemman puolen korostamiseksi otettu esimerkiksi rennompia tilannekuvia kuvituskuviksi. Kun saan kuvat käyttööni, voin esitellä niitä täällä blogissa!

Olisi mukavaa saada teiltä lukijoilta näkökulmia siihen, minkälaisia asioita haluaisitte itse oman organisaationne talouspalveluiden intrasivustolta lukea. Voimmeko mitenkään välttää tylsyyttä? Taloushallintohan ei varmaankaan ole koko henkilöstön sydäntä lähellä, vaan ennemminkin se pakollinen paha. Ja miten saisimme ihmiset käymään sivuilla tarpeeksi usein niin, ettei edelleen tarvitsisi lähetellä sähköpostitse muistutuksia esimerkiksi matkalaskujen viimeisestä jättöpäivästä?

Profile picture for user Sini Karhula
Projekti

Laurean talouspalvelut LIVEnä – innostavampi intranet

Projektin tavoitteena on luoda Laurea-ammattikorkeakoulu Oy:ssä meneillään olevan intranet-uudistuksen yhtenä osana omat sivut Laurean talouspalveluille. Laurean uudet intranet-sivut on luotu SharePoint-alustalle. Vanhan staattisen intran sijaan näistä sivuista on tarkoitus tehdä uuden alustan myötä avoin, vuorovaikutteinen ja yhteisöllinen sähköinen työympäristö kaikille laurealaisille.

  • intranet talouden tietopankkina
  • loppukäyttäjän huomioiva toteutus rakenteessa ja sisällössä
  • osallistuminen ja osallistaminen
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen haaste sinulla käsissä! Kullostaa hyvälle idealle nämä "rennot tilannekuvat" intran talouspalveluiden osioon, jonka sisältö on muuten aika säädeltyä niin kuin kerroit. Voisiko näitä samanhenkisiä kuvia tuoda myös näistä seitsemästä muusta eri toimipisteestä tietyin väliajoin? Ja ehkäpä vielä terveisten kera, hyvien käytäntöjen jakamista muille jne.? Onnea ideointiin!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:29
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Aika haastavaa. Pitäisi saada tylsästä mielenkiintoista! Ensin ei tule mitään mieleen. Sitten rupeaa löytymään ideoita asian vierestä, eli minua kiinnostaisi tietenkin miten veroja voi kiertää. Jos sellaista ei saa kertoa :) niin jotain muuta sitten joka kiinnostaisi minua henkilöohtaisesti. Saako esim. teidän työntekijät jotain työtarvikkeita verotukseen mitä he eivät ole tulleet ennemmin ajatelleeksi? Mitä teiltä yleensä kysytään? Laittakaa sellaisiin kysymyksiin vastaukset mahdollisimman yksinkertaisessa muodossa. Liian virallinen kieli pelottaa ihmiset pois kysymys-vastaus palstalta. Voisiko siellä olla jotkut Sinin säästövinkit tai käytännön vinkit joka viikko? Esim. säästä energialaskussa kotona ja töissä. Niinkuin sanoin saattoi mennä vähän asian viereen :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:29
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Teillä on tosiaan edessä haastava tehtävä. Itse koen, että on hyvin paljon helpompi saada muistutuksia sähköpostilla kuin että tulisi mennä käymään vaikkapa matkalaskujen takia intrassa. Talousosasto on kuitenkin nimenomaan tukipalvelu ja siksi intrassa omasta mielestäni pitääkin olla virallisia asioita. Epäilen vahvasti, voiko taloustietoja sisältävästä osuudesta saadakaan hauskaa ja en näe siihen edes tarvetta.
Tärkeintä minulle olisi, että asiatieto löytyisi helposti, hakutoiminto olisi hyvä ja uusimmat muutokset talousasioissa olisivat uutisina.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:29
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Sinulla on aikamoinen projekti käynnissä! Toivottavasti löydät ratkaisun pulmiisi ja saamme tietää projektin etenemisestä toisessa blogikirjoituksessasi. Työskentelen itse taloustehtävissä ja omassa organisaatiossa intrasivut ovat varsinainen seitti ja tieto on hajautettuna sinne tänne. Toivottavasti saan hyviä vinkkejä projektistasi ja voin antaa niitä eteenpäin meidän viestintäpuolelle.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:29
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Työskentelen ministeriössä, jossa mm. luon ja päivitän henkilöstöhallinnon intranetsivuja. Uusi intranettimme julkaistiin keväällä 2014, mikä tarkoitti sitä, että vietin talven intranetuudistuksen projektiryhmässä ja kevään kaikkien henkilöstöhallinnon sivujen siirtämisessä uuteen intranettiin. Vaikka vanhat sivut olivat lähestulkoon ajan tasalla, monen sivun teksti oli koukeroista virkakieltä. Uudistus oli myös oiva hetki pohtia, oliko kaikki vanhan intranetin sivut tarpeellisia, ja mitä sieltä puuttui (mistä pitäisi luoda sivu uuteen intranettiin).

Koukeroiseen virkakieleen (hallintoteksteihin) tottuneena kannustan sinua panostamaan talousteksteissäsi selkokielisyyteen, lukijaystävällisyyteen ja - mikä tärkeintä - ymmärrettävyyteen. Vältä passiivia vihoviimeiseen saakka, vaikka aina se ei olekaan mahdollista. Hyödynnä kuvia, graafeja ja värillisiä taulukoita ja muita lukemista helpottavia keinoja. Panosta siihen, että pikaisesti vilkaistuna sivut näyttävät miellyttäviltä ja helppolukuisilta (ks. ohjeita verkkoviestinnästä ja -kirjoittamisesta). Luetuta luonnostekstisi henkilöillä, jotka eivät työskentele talouspalveluissa ja pyydä heitä antamaan palautetta kirjoitustesi ymmärrettävyydestä ja sivujen luettavuudesta (asettelut, visuaalisuus jne.).
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:30