Sisäinen viestintä lentoon

Keep calm and communicate

Sisäinen viestintä herättää aina tunteita ja mielipiteitä. Onko sitä, toimiiko se ja miten sitä tulisi parantaa? Kysyin keväällä osastomme johtajalta, voisinko tehdä opinnäytetyöni osastomme sisäisestä viestinnästä. Hänen spontaani vastauksensa, ”Onko meillä muka sellaista?”, antoi hyvän alkusysäyksen projektilleni.

Lähtötilanne ja tavoitteet

Meillä on jo vuosia puhuttu, miten IT:n sisäistä viestintää pitäisi parantaa, jotta tieto kulkisi osastomme sisällä oikea-aikaisesti ja totuudenmukaisesti. Kun virallista sisäistä viestintää ei ole, juorut lähtevät helposti liikkeelle. Voi käydä niinkin, että lehtijutut tavoittavat meidät ennen sisäistä tiedostusta.

Opinnäytetyössäni halusin tarttua aiheeseen, josta olisi todella hyötyä työyhteisöllemme. Alkutilanteen kartoittamiseksi päätin tehdä osastollamme kyselytutkimuksen, jonka tavoitteena oli selvittää sisäisen viestinnän nykytila sekä saada kehitysideoita. Jatkossa yhteinen päämäärämme on viestiä avoimesti, taitavasti ja tyylikkäästi.

Ensimmäinen kohde

Lähetin Webropol-kyselyn osastomme 76 työntekijälle lokakuun alussa. Kysely herätti heti keskustelua käytävillä, hississä, kahvihuoneissa ja tiimipalavereissa. Luulin sohaisseeni muurahaispesään, mutta sainkin positiivisia kommentteja, mainioita kehitysehdotuksia, hyviä keskusteluja sekä uskoa muutokseen. Tuli tunne, että meillä osataan vielä joku päivä viestiä!

Kahden viikon vastausajan jälkeen minulla oli 52 vastausta kasassa. Niiden avulla saan kartoitettua osastomme viestinnän nykytilan ja haasteet. Avoimista vastauksista näkyy, että viestinnän kehittäminen on meidän kaikkien yhteinen hanke ja muutosta halutaan. Myös osastomme johto on sitoutunut tukemaan projektin etenemistä. 

Communications skills

Matka jatkuu

Yksi suunniteltu kehittämiskohde opinnäytetyössäni on Yammerin hyödyntäminen sisäisessä viestinnässä. Kyselyn mukaan Yammerin käyttö on osastollamme aktiivisempaa kuin etukäteen arvioin. Ainoastaan yksi vastaaja ilmoitti, ettei käytä sitä koskaan. Lähes 45 % vastaajista kertoi käyttävänsä sitä päivittäin tai useita kertoja viikossa. Monet vastaajat toivoivat avoimissa vastauksissaan yhtä yhteistä viestintäkanavaa.

Yammer on perustoiminnallisuudeltaan äärimmäisen yksinkertainen. Se muistuttaa ulkoasultaan Facebookia ja kuka tahansa Yammer-ryhmän jäsen voi osallistua keskusteluihin. Varsinainen viestintä tapahtuu keskellä virtaavassa uutissyötteessä, ja oikeassa reunassa voi nähdä muiden henkilöiden viimeisiä tapahtumia tai toimintoja. Uutisvirtaan voi lisätä omia tekstejä, kuvia tai liitetiedostoja. Lisäksi tärkeimpiä viestejä voi merkitä tiedotteiksi, tulevat tapahtumat voi viedä kalenteriin ja keskustelun voi tägätä hakua helpottavilla avainsanoilla.

Matkan jälkeen

Odotan jo innolla kyselytutkimuksen syvällisempää purkua. Mitä havaintoja sieltä vielä nousee ja mihin tuloksiin lopulta päädyn? Lisäksi aion tehdä vielä osastollamme yksittäisiä haastatteluja viestinnän kehittämisestä sekä pohtia konsernin viestintäosaston kanssa vinkkejä onnistuneeseen viestintään. Tuloksia esittelen sitten toivottavasti keväällä valmistuvassa opinnäytetyössäni. Yksi asia on kuitenkin jo varmaa – osastomme sisäinen viestintä lähtee nyt lentoon!

Profile picture for user Petra L
Projekti

Miten meillä viestitään vai viestitäänkö?

Kurssin kehittämistehtäväni liittyy opinnäytetyöhöni, jonka aiheena on IT-osaston sisäisen viestinnän kehittäminen ja Yammerin hyödyntäminen työvälineenä. Kehittämistehtävän tavoitteena on selvittää kyselytutkimuksen avulla yrityksen IT-osaston sisäisen viestinnän nykytila johdon ja työntekijöiden näkökulmasta.

Projektini tarkoituksena on                                        

  • selvittää, mikä on IT:n sisäisen viestinnän nykytila
  • kartoittaa, millaista sisäistä viestintää IT-osastolla tarvitaan
  • selvittää, miten Yammeria voitaisiin hyödyntää IT:n sisäisessä viestinnässä
HM Nordström KIRJOITTI:
Hei Petra ja kiitos blogikirjoituksestasi!
Osaat kirjoittaa selvästi ja mukaansa tempaavasti. Aloitus oli napakka sekä mielenkiintoa herättävä ja kirjoitus jatkui keveällä sävyllä, jota oli ihana lukea. Oli mukavaa huomata, että olet löytänyt aiheen, josta on apua koko työyhteisössä. Hienoa myös on se, että sait hyvän vastaanoton kehitystyösi alkumetreillä. Kirjoitus eteni loogisesti ja aikajärjestyksessä. Kuvat ovat mukava lisä ja ne tukivat hankalasti kuvattavaa aihetta mielestäni hyvin.

Olisit ehkä voinut rajata kirjoitusta rohkeammin. Nyt kirjoitus kuvasi aikalailla koko projektia, kun pienempikin osuus olisi riittänyt. Huomasin myös, että kiinnostuin enemmän kirjoituksen loppuvaiheesta eli siitä, kun aloit kuvata Yammeria. Näin ollen aiheeksi olisi riittänyt lyhyt alkukuvaus ja enemmän avausta Yammerista ja siitä, miten sitä voisi jatkossa käyttää. Kuvia olisi voinut olla lisääkin, mutta kuten sanoin, aihe on vaikea kuvattava ja nämä tukivat sitä kuitenkin mukavasti. Yleisilmeeseen ne sopivat loistavasti!
Lähetetty Ke, 11/30/2016 - 18:49
Petra L KIRJOITTI:
Moi Heidi-Mari,

kiitos kommenteistasi, niitä oli kiva lukea. Olet oikeassa, että olisin voinut keskittyä johonkin tiettyyn osa-alueeseen projektissa - en tullut edes sitä ajatelleeksi kirjoittaessani blogia. Sitä on niin sisällä omassa projektissa, ettei aina huomaa katsella sitä välillä vähän sivummaltakin :)

Olisin lisännyt kuvia, mutta en halunnut julkaista niitä työpaikamme Yammerista ja lisäksi en saanut niitä näkymään blogialustalla niin kuin olisin halunnut, joten selkeyden vuoksi jätin ne pois. Teksti itsessään oli kuitenkin pääasia! Mutta olen
kanssasi samaa mieltä, että hyvä blogi sisältää teemaan liittyviä kuvia. Ne keventävät tekstiä ja tuo siihen ihan erilaista ilmetttä!

Mukavaa joulunodousta ja tsemppiä loppuopiskeluun!
Lähetetty Ke, 11/30/2016 - 21:28
Noora R KIRJOITTI:
Hei Petra,

Kiitos kirjoituksestasi.
Olet valinnut opinnäytetyösi aiheeksi todella hyödyllisen ja tunteita herättävän aihealueen. Varmasti jokaisella työntekijällä on oma mielipiteensä yrityksen sisäisen viestinnän tilasta, joten tulet saamaan materiaalia sisäisen viestinnän kehittämiseen varmasti paljon. Voin kuvitella miten kyselysi on herättänyt tunteita kollegoidesi keskuudessa. Kun kysely on tipahtanut heidän sähköiseen postilaatikkoon, on ajatuksia ja ideoita alkanut virtaamaan! :) Tärkeintä on se, että kollegasi pääsevät siihen itse vaikuttamaan. Yammer ei ole itselleni tuttu juttu, mutta kuulostaa oikein tehokkaalta tavalta viestiä yrityksen sisällä. Hienoa, että noin moni sitä työpaikallasi käyttää!

Paljon tsemppiä ja mielenkiintoisia hetkiä sinulle tutkimuksen parissa!
Mukavaa joulunaikaa!

Terkuin,
Noora
Lähetetty Pe, 12/09/2016 - 19:51
Petra L KIRJOITTI:
Moi Noora,

kiitos kommenteistasi!
Kuten sanoit, aihe on varmasti todella tunteita herättävä joka organisaatiossa.Kaikilla on mielipiteensä ja näkökulmansa.
Toivon saavani hyviä ja varsinkin konkreettisiä kehittämisideoita sisäisen viestinnän kehittämiseksi. Uskon myös, että se onnistuu parhaiten yhteistyöllä, sillä silloin lopputuloskin on kaikille mieluinen. Keväällä toivottavasti nähdään sitten kuinka olen projektissani onnistunut :)

Mukavaa joulunodotusta sinullekin!
Lähetetty La, 12/10/2016 - 15:22