Digitaalisen viestinnän kanavaviidakko – uhka vai mahdollisuus?

Patsas kalastajista heittämässä verkkojaan vesille

Työskentelen suuressa pohjoismaisessa organisaatiossa, jossa osa työntekijöistä on Euroopan ulkopuolella. Monesti varsinkin isommissa projekteissa mukana on paljon eri tiimejä eri yksiköistä ja tiedon määrä voi helposti kasvaa räjähdysmäisesti, kun jokaisella on oma paikkansa tietojen säilyttämiseen.

Digitaalisten viestintäkanavien määrä on räjähtänyt käsiin

Laskin kerran, että pelkästään yhden suuremman projektin defekteistä oli päivittäin seitsemän eri statuskokousta ja sen lisäksi tietoja korjausten edistymisestä vietiin kolmeen eri paikkaan. Ja totta kai siinä sivussa myös pyöriteltiin useampaa sähköpostiketjua. Sanomattakin on selvää, että lopulta tuntui etteivät työt etene ei sitten millään, koska suurin osa työajasta meni devaajillakin erilaisten kommenttiketjunen päivittämiseen useampaan paikkaan. Myös tiimin työilmapiiri kärsi siitä, kun aikaa oikealle työlle ei jäänyt.

Mistä johtuu, että on ylipäätään päädytty ottamaan käyttöön niin monta viestintäkanavaa? Monesti tavoitteena on ollut, että saamme käyttöömme seurantajärjestelmän, josta myös raportointi saadaan näppärästi yhdellä klikkauksella esille. Valitettavasti (ainakaan tähän mennessä) ei vastaani ole tullut järjestelmää, joka osaisi myös sujuvasti keskustella muiden järjestelmien kanssa niin, että tieto uisi järjestelmien välillä ilman ongelmia.

Priorisoinnin avulla focus oikeisiin työkaluihin ja -tapoihin

Lopulta päädyimme projektissa priorisoimaan yhden kanavan, jota kaikkien tiimien tuli käyttää ja jokainen tiimi piti lisäksi täysin omalla vastuullaan olevien defektien korjaamisen tiedot omissa järjestelmissään. Lisäksi status-palavereiden määrää karsittiin rankalla kädellä, koska palaverit veivät niin paljon aikaa ja huomiota pois itse työstä. Projekti ei vielä ole maalissa ja korjattavia defektejä on edelleen, mutta ainakin työaikaa vapautui päällekkäisten kirjaustöiden loputtua.

 

Miten sinun organisaatiossasi on saatu isompien projektien viestintä hoidettua niin, että eri yksiköt pysyvät kärryillä toistensa tekemisistä ja hommat etenevät sujuvasti?

Profile picture for user PilviK
Projekti

Kaikki langat käsissä

Isommissa projekteissa, joissa on mukana ihmisiä ja tiimejä useammasta eri yksiköstä, tiedon välittyminen ajantasaisesti kaikille tuntuu olevan jatkuva haaste. Deadlinet esim. IT-kehityksessä voivat olla niin, että joku tiimi ei voi aloittaa omaa työtään ennen kuin toinen tiimi on tehnyt omansa ja joku tiimi voi joutua myöhäistämään omaa aikatauluaan juuri sen takia, että se on riippuvainen toisten toimittamasta työstä. 

Tässä kehitysprojektissa pureudutaan nimenomaan siihen, että miten isommissa projekteissa varmistetaan tiedon kulku sekä selkeästi esitetään eri osa-alueiden edistyminen ja niiden vastuuhenkilöt. Tavoitteena ei ole tehdä projektihallintatyökalua, vaan pikemminkin varmistaa, että eri tiimien työpanosta vaativien osien edistyminen on saatavilla yhdessä paikassa. 

Tavoitteet: 
- tarjota yksi tila koko projektille, jonne kerätään eri tiimien yhteystiedot ja projektin tärkeimmät tiedot
- konkreettisesti näyttää eri osien valmiusaste ja riippuvuudet eri tiimien välillä
- seuranta avoimille defekteille sekä niiden statukselle
- hyötynä saamme paremman näkyvyyden projektin eri osioille ja niiden edistymiselle sekä myös eri alueiden vastuuhenkilöt ovat selkeämmin löydettävissä.  

 

Elämä toi vastaan loppuvuodesta sellaisia haasteita perhepiirissä, että en valitettavasti päässyt kehitystyötäni kunnolla loppuun viemään. Tästä johtuen kirjoitin kaksi erillistä postausta digitaaliseen viestintään liittyen.