Hyvin suunniteltu on tekemistä vaille valmis

Blogi 1

Työkaverini huikkaa sermin yli: ”Löytyykö sinulta sisäistä puhelinluetteloa?” Luettelolla hän viittaa tulostettuun ja laminoituun A5-kokoiseen lappuun. Esitän hänelle vastakysymyksen: ”Kenen puhelinnumeroa tarvitset?” Saan kysymykseeni vastauksen. Sanon: ”Odota hetki, katson intrasta.” Teen henkilön nimellä haun, ja muutamaa sekuntia myöhemmin osaan kertoa työkaverini kysymykseen vastauksen.

Intrasta saatava tai löytyvä tieto ei ole siis vielä yrityksessämme itsestäänselvyys. Siksi projektini tarkoituksena onkin selvittää, millä keinoin intrasta saataisiin käytetympi, jokapäiväinen työväline. Toinen sisäisen viestinnän kehittämisen kohde on kerran kuukaudessa ilmestyvä henkilöstölehti. Lehti pitäisi saada luetummaksi, ja miksei jopa odotetuksi, sisäisen viestinnän välineeksi.

Kyselylomake, jolla tietoa käyttäjiltä kerätään, tulee olemaan kaksisivuinen. Mukaan liitetään saate ohjeineen sekä mahdollisesti arvontakortti. Jotta kyselystä saadaan selkeä, tulevat intraa koskevat kysymykset yhdelle sivulle ja toiselle henkilöstölehteä koskevat. Suurin osa kysymyksistä on varustettu valmiilla vastausvaihtoehdoilla, jotta vastaaminen olisi mahdollisimman helppoa ja nopeaa. Molemmista aiheista tulee korkeintaan kaksi avointa kysymystä.

Alustavasti olen miettinyt jaottelevani kysymykset neljään eri osioon. Ensimmäisessä osiossa kysytään taustakysymykset, toisessa selvitettäisiin hieman taustaa eli nykyistä tilannetta: miten usein intrassa käydään, mitä mieltä sen ulkonäöstä ollaan sekä miten se käytettävyydeltään toimii, luetaanko henkilöstölehti joka kerta vai harvemmin, miltä osin vai kokonaan ja mitä mieltä sen visuaalisuudesta sekä ilmestymistiheydestä ollaan? Kolmannessa osiossa yritetään kaivaa esiin suoraan kehityskohteita: tiedetäänkö, mitä intra pitää sisällään, mitä tietoa intrasta haetaan ja mitä sinne kaivataan, mitkä jutut ovat olleet henkilöstölehdessä kiinnostavimpia ja mitä kaivataan lisää.Neljäs osio jätetään avoimille kysymyksille, jossa vastaaja voi antaa omin sanoin mielipiteensä ja kehitysehdotuksensa tai kertoa epäkohdista.

Kyselyt lähetetään toimihenkilöille sähköisesti ja paperilla heille, jotka eivät työskentele tietokoneen ääressä. Vastausaikaa on viikko, jonka jälkeen lähetetään muistutus, jotta vastaukset saataisiin mahdollisimman monelta.

Haasteena, kuten kyselyissä yleensä, on vastausten saaminen. Arvonta voi nostaa vastaajien määrää. Ja mitä haluttavampi palkinto, sitä useampi vastaa : ). Toinen haaste voi olla työntekijöiden ja toimihenkilöiden eriävä näkemys henkilöstölehdestä ja intrasta. Toimihenkilöt työskentelevät koneen ääressä, jolloin intra on helpommin saatavilla, eikä henkilöstölehteä tämän takia pidetä ehkä niin välttämättömänä.

Myös päätös kyselyn tekemisestä jumittaa. Olen esittänyt haluni toteuttaa kyselyn jo yritysviestinnän kurssimme alkuvaiheessa esimiehelleni, joka halusi kuitenkin varmistaa johdolta kyselyn olevan ok. Yllätyksekseni tämä prosessi ei tällä kertaa ollutkaan läpihuutojuttu, vaan yhä edelleen olen epävarma siitä, sainko luvan vaiko enkö. En tiedä, tarkoittaako tämä esimiehen ja johdon käyttämä mietintäaika sitä, että asia on heidän mielestään tärkeä ja miettimisen arvoinen vai sitä, että asia ei ole riittävän tärkeä, eikä sitä siksi ole ehditty käsitellä.

Profile picture for user Susanna Myllys
Projekti
Sanna K Luotonen KIRJOITTI:
Onnea vaan paljon tutkimukselle ja sille, että saat paljon mielipiteitä! Jos vastauksia uupuu, niin on hyvä istuttaa pieni porukka vaikka "piparille ja glögille" ja syvähaastatella nämä käyttäjät. Monesti myös laatu korvaa määrän :-)
Lähetetty To, 09/29/2016 - 13:15
Ninna Kokko KIRJOITTI:
Näinhän se on, että toimiva viestintä ja mittaaminen kulkevat käsi kädessä. Haastetta on varmasti myös ihmisten toimintapojen muokkaamisesta. Vaikka olisi kuinka hyvä intra kestää aikansa, että paatuneimmatkin paperiluetteloiden käyttäjät uskovat intran tehoon. Tsemppiä tuleville kehittämishankkeille!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 13:16
Leena Karkkolainen KIRJOITTI:
Tällaisessa projektissa juuri osallisaminen ja vertaiskoulutus ovat avainasemassa tavoitteisiin pääsemiseksi. Hiirenkorville selailtujen paperipinojen pläräys ei ole ollenkaan vieras näky minunkaan organisaatiossa, vaikka työskentelemme verkkopalvelun parissa!

Uskon että monesti me nuoremman polven edustajat unohdamme, että internetin tuomat lähes rajattomat tiedohaku- ja viestintämahdollisuudet eivät ole vanhemmille kollegoille ollenkaan itsestäänselvyys. Suurien massojen käyttöön tietokoneet tulivat työpaikoilla vasta vuosikymmen takaperin.

Hyvä tapa jalkauttaa esimerkiksi intranetin laajempi hyödyntäminen voisi olla esimerkiksi oma "intra-lähettiläs" jokaisella osastolla, joka toimisi sparraajana, innostajan ja draiverina projektille.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 13:17