Intranet - Muumilaakson mörkö? – Osa 2.

Ollaanko ystäviä?

Intranet-projekti oli saatu polkaistua mukavasti käyntiin, niiltä osin että kehittämisen työryhmä oli kasassa ja olimme määritelleet projektimme tavoitteen: intrasta tulisi liiketoiminnan ystävä ja se tukisi jatkossa organisaation tavoitteiden toteutumista. Lisäksi sisällössä olisi enemmän vuorovaikutteisuutta; intranet olisi hyvä juuri meille.

Intran kehittämisen konkreettiset askeleet

Yrityksen sisäistä viestintää ei paranneta toteamalla, että tarvittava informaatio löytyy intrasta. Sisältö on siis kuningas myös intrassa. Rakenne suunniteltiin siis käyttäjälle loogiseksi aihepiireittäin ja samalla luovuimme osastokohtaisesta tiedon jaottelusta. Tämä helpottaa loppukäyttäjää tiedon hakemisessa, kun ei tarvitse arvailla mikä osasto vastaa mistäkin tiedosta. Oikeuksia sisältöön määriteltiin myös käyttäjäryhmittäin, näin saatiin karsittua käyttäjiltä ”turha tieto” ja tarjottua oikeaa sisältöä oikeille ihmisille.

Henkilökunnan innostaminen intran käyttöön

Kun sisältörakenne oli saatu rakennettua loogiseksi ja hakusanat päivitettyä, järjestettiin koulutuksia intran käytöstä skypen välityksellä. Koulutus haluttiin pitää sopivan lyhyenä ja ytimekkäänä; päätimme, että puolen tunnin koulutuksessa saa kerrottua tarpeeksi tarvittavaa tietoa. Koulutuksissa esiteltiin uutta sisältömuotoa ja neuvottiin miten käyttäjät voivat muokata omaa intraansa sekä hyödyntää oikopolkuja, linkkejä ja erilaisia työkaluja omien tarpeidensa mukaisesti. Lisäksi koulutuksen aikana tuotiin vahvasti esille, että intra on sisäisen viestinnän paras lähde sekä helppokäyttöinen ja toimiva viestintäkanava kaikille työntekijöille.

Avointa viestintäkulttuuria intran avulla

Tämän lisäksi koulutuksissa kannustettiin vuorovaikutteisen viestintäkanavan luomiseen. Haluttiin siis saada intran käyttäjät ymmärtämään, että kyse ei ole ainoastaan teknologian uudistamisprojektista vaan myös viestinnän kehitysprojektista uudistetun intran mahdollistaessa viestinnän kahteen suuntaan johdon ja henkilöstön välillä. Näin jokaisella intran käyttäjällä on mahdollisuus jättää viestejä esimerkiksi sähköiseen ilmoitustauluun, tapahtumakalenteriin ja uutispalstalle sekä herättää keskusteluja ajankohtaisista ja mieltä askarruttavista aiheista. Tämä on aktivoinut intran käyttäjiä ja alentanut kynnystä osallistua keskusteluIntranet tuntuu just meiltäun.

Intranet on hyvä juuri meille

Kehittämistyön viimeinen ja ei todellakaan vähäpätöisin tavoite oli saada intra hyväksi juuri meille. Uudistuksessa lähdettiin liikkeelle käyttäjäläheisyydestä, mikä on helpottanut uusien työskentelytapojen omaksumista. Intraa tullaan kehittämään jatkuvasti ja toimintoja parannellaan saadun palautteen perusteella. Myös sisältöä tullaan päivittämään aktiivisesti ja pidetään huolta, että sisältöhaku pysyy ajan tasalla. Intraan on lisätty kuvat kaikista tukitoimintolaisista sekä lisätty pienet saatteet, mistä asioista kukin meistä vastaa.

Sosiaalisesta intrasta on siis tulossa oikea ystävä, vuorovaikutteisten työtapojen ja sisäisen viestinnän mullistaja. Intra on meidän organisaation ihmisten ja osaamisten kohtaamispaikka ja juuri niin hyvä kuin sen kaikki käyttäjät!

Profile picture for user Marja Klemola
Projekti

Intranet - Muumilaakson mörkö?

Liiketoimintaa tukeva, hyvä ja sosiaalinen intranet on koko organisaation yhteinen työkalu. Liiketoiminnan ja intranetin välisen yhteyden rakentaminen voi olla hankalaa, jos on epäselvää, millainen moderni intranet on ja mihin sitä voi käyttää. Jos johto, viestintä, IT ja liiketoiminta eivät ajattele intranetistä samalla tavalla, intranet voidaan nähdä pelottavana ja hämmentävänä asiana kuin Muumilaakson mörkö. Todellisuudessa Intranetlaakson mörkö on hyväntahtoinen ja ystävällinenkin hahmo, vain hieman väärinymmärretty.

Projektin tavoitteena on selvittää:

  • Miten intranet voi tukea liiketoimintaa
  • Miten innostetaan henkilökunta intranetin käyttöön
  • Miten saadaan intranetin sisältöön enemmän vuorovaikutteisuutta sekä informatiivista sisältöä kuten FAQ
  • Miten intranetistä tehdään juuri meille hyvä
HeljaK KIRJOITTI:
Ihmisten aktivointi ja kaksisuuntainen viestintä on ollut omassa yrityksessämme intran suurimmat haasteet. Hienoa että olette onnistuneet siinä. Meillä vastaavaa tapahtuu henkilökunnan fb-ryhmissä, mutta sitä ei olla saatu siirrettyä intraan. Juuri se käyttäjäläheisyys ja -lähtöisyys lienee kaiken a ja o. Meillä intra on toteutettu liiaksi tekniikka edellä ja luulen että nykyisestä intrasta sellaisenaan ei saada toimivaa työkalua vaan tarvitsemme kokonaisvaltaista uudistamista. Kuvat ja pienet esittelyt tukitoimintolaisista kuulosti kivalta ja laskee varmasti kynnystä yhteydenottoon. Kuulostaa että ”lempeästä möröstä” on tosiaan tullut kaikkien ystävä :) Vaikuttaa panostamisen arvoiselta ja hyvin onnistuneelta projektilta. Way to go!
Lähetetty Ma, 01/02/2017 - 22:10