Innostava intranet - haaveko vain?

Sisäinen viestintä - Kevät 2012

Intranet ei ole keksintönä enää uusi. Ensimmäisessä blogissa keskusteltiin siitä, että intranetissä riittää haasteita käyttäjäystävällisyydessä, innovatiivisuudessa ja vuorovaikutteisuudessa. Ongelmana on myös se, että koska intranet pitää olla jokaisessa yrityksessä, se voidaan hutaista kasaan, jotta johdon vaatimukset täytetään. Eri yritysten intraneteissa on suuria eroja niin laadullisesti kuin laajuuden osalta. Myös käyttäjissä on eroja, toisille intranet on yksisuuntainen tiedottamisen kanava ja toisille vuorovaikutteinen foorumi. Yhteenvetona tästä käyttäjien kritiikin voi tiivistää kolmeen kohtaan:

  • etsimää ei löydetä
  • ei tiedetä mitä pitäisi etsiä
  • ei ymmärretä mihin kokonaisuuteen löytyvä tieto liittyy

Onnistunut intranet luo kilpailuetua

Intranettiä pitää kehittää jatkuvasti, muuten sen sisältö muodostuu ongelmajätteeksi. Intranetistä on mahdollisuus luoda jatkuvalla parantamisella osaamisen ja oppimisen ehtymätön lähde, jossa jokainen ammentaa ja jalostaa tietoa. Uutta motivaatiota, huippuosaamista ja kilpailuetua voidaan saavuttaa suunnittelemalla intranetin sisältö ja rakenne osaamisen näkökulmasta. Oman etusivun personoinnilla jokainen voi esimerkiksi luoda intrasta mieleisensä tai kohdistamalla intra paikkakunnittain niin, että vain haluaman paikkakunnan tiedot tulevat näkyviin. Näin käyttäjä pystyy itse valikoimaan mitkä asiat koskevat juuri häntä ja osaaminen karttuu kun ei tarvitse jumittua epäolennaisten asioiden äärelle.

Käyttäjien houkutteleminen omilla hittisovelluksilla

Kuten niin monessa muussakin asiassa osallistuminen ja vaikuttaminen tuottavat sitoutumista sekä hyvää ilmapiiriä ja oloa. Usein intranettien osalta nämä unohdetaan, vaikka edellytykset olisivat olemassa. Millä tavalla intranetistä sitten saadaan houkuttelevampi? Vuorovaikutteisuutta voidaan lisätä omilla hittisovelluksilla esim. uutisten kommentointiominaisuudella. Joissakin yrityksissä intranetissä olevia juttuja voi kommentoida ja pisteyttää. Kommentointimahdollisuus on yksi potentiaalisesti arvokkaimmista ominaisuuksista. Valitettavan usein kommentoinnin käyttöönotto epäonnistuu, koska se tehdään uutisten perään ilman muutoksia etusivun nostoihin. Tästä on seurauksena kommenttien hukkuminen pitkien sivujen loppuun, eikä silloin etusivun listauksesta pysty näkemään onko uutista kommentoitu vai ei. Merkittäviä tuloksia ei myöskään saavuteta tuomalla etusivun nostoihin mainintoja kommentointien määrästä. Sen sijaan parhain hyöty kommentoinnista saadaan irti kun se tuodaan etusivulle Facebook –tyylisesti, jolloin nähdään suoraan kuka on kommentoinut viimeisintä uutista. Näin intran etusivu herätetään eloon ja kommentit saavat huomiota. Keskeistä on kommenttien helppo seuraaminen ja tähän voidaan käyttää automaattista s-posti ilmoitusta.

Lisäksi jutut voivat olla suoraan johtajan kynästä jolloin usein harvinainen viestinnän väylä on auki ylempää johtoa myöten. Käyttäjien kommentit ovat arvatenkin kallisarvoista palautetta intranetin sisältöä tekeville tahoille. Kommentoinnin merkitys tosin on laitettava uuteen valoon, mikäli intranet ja kommentointimahdollisuus eivät ole kuin muutaman aktiivisen ihmisen käyttämiä. Mielenkiintoinen kysymys onkin, kokevatko tekijät ja käyttäjät olevansa eri leirissä ja siksi yhteinen hedelmällinen tekemisen kulttuuri on kateissa?

Muita hittisovelluksia ovat sähköpostitiedotuksen siirto intran uutisiin, jolloin voidaan estää liian suurten jakalulistojen lähetys organisaatioissa sekä keskusteleva toimitusjohtajan blogi. Näin saadaan myös johto osallistumaan keskusteluihin. Intraan voidaan luoda esim. "Kysy johdolta" -palsta, johon johdon on pakko vastata. Myös vastauksia voidaan kommentoida ja jatkaa keskustelua aiheesta.

Koulutus

Intranetin koulutus ja markkinointi ovat ilmeisen harvinaisia. Joskus yritys on hyvä, mutta toteutus jää kuitenkin ontumaan. Viimeisin kokemus uudesta intranetistä ja sen kouluttamisesta on Helenen työpaikalta. Kokemus päättyi siihen, että ruudulla pyörivää koulutusvideota jää tuijottamaan, koska tietokoneessa ei ollut kaiuttimia, eikä viedeota pystynyt kuulemaan. Kun intranet-yhteyshenkilöltä kysyttiin, onko vastaavaa koulutusmateriaalia muunlaisena versiona, saatiin vastaus ilahduttavan nopeasti ja palveluhalukin oli kohdallaan, mutta silti varsinainen koulutusmateriaali jäi saamatta, sillä sellaista ei ollut kirjallisessa muodossa. Nähtäväksi saatiin videon scriptit, mikä sinällään oli mielenkiintoista, vaikkei täysin vastannutkaan odotuksia.

Mitä hyvään intranet-koulutukseen kuuluu:

Koulutus tulisi pitää intranetin julkaisemisen yhteydessä, jotta henkilökunta pääsee alusta saakka tutuksi uuden intran kanssa

Koulutus tulisi aloittaa kertomalla, mitä kaikkea intranet pitää sisällään; mitä tietoja, mitä toimintoja. Mikäli yhtiö on suuri ja eri toiminnat eroavat suuresti toisistaan, tulisi koulutusta räätälöidä ryhmille sopivaksi

Seuraavaksi olisi hyvä opastaa nopeita keinoja ja reittejä oikean tiedon löytämiseksi

Koulutuksen ohessa, tulisi kuunnella käyttäjien kysymyksiä ja tarkkailla, miten he käyttävät tai haluaisivat käyttää intranettiä. Näitä tietoja käyttämällä voi edelleen kehittää intranettiä sekä ohjeistusta

Käyttäjien toiveita voisi kartoittaa myös esim. kyselyllä. Sen avulla voidaan paremmin räätälöidä koulutus kaikille mieleiseksi

Lähteet:

Alasilta, A. 2000. Verkkoajan viestintä. Tulkinta, ilmaisu ja vuorovaikutus. Kauppakaari. Pieksämäki.

Intranet –palveluiden hittisovellukset. Luettavissa. http://viidestaso.wordpress.com/2010/12/13/intranet-palveluiden-hittisovellukset-vuonna-2010/. Luettu 4.3.2012

The importance of training staff in the use of the intranet. Spencer D. 2004.
Luettavissa: http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_training/index.html. Luettu 6.3.2012

Projekti
Leena Karkkolainen KIRJOITTI:
Olette saaneet tosi kattavasti kartoitettua intranetin pahimpia kompastukiviä ja hyviä kehitysideoita. Jäin miettimään kysymystänne kokevatko tekijät ja käyttäjät olevansa eri leirissä, ja yhteisen tekemisen kulttuuriin olevan kateissa tästä johtuen.

Itse työskentelen monikansallisessa suuressa pörssiyrityksessä, ja intramme kattaa monta maata. Olen huomannut, että ainakin meillä liiketoimintayksiköissä työskentelevät kokevat intran aika läheiseksi ja "omakseen", sillä kaikilla organisaation osa-alueilla on runsaasti intranet-editoreita, jotka vastaavat oman alueensa julkaisuista. Kentällä intraa taas käytetään ahkerimmin tiedonhakuun, ja tuntuu jollakin tavalla kaukaiselta ja instituutionaaliselta.

Mitenköhän myös asiakasrajapinnassa työskentelevät saataisiin enemmän osaksi yhteistä tekemistä ja vaikuttamista intrassa?
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:16
Sini Tasanen KIRJOITTI:
Mielestäni intrasta pitäisi luoda yrityksen keskeinen "sosiaalinen media" jos näin voi sanoa. Siitä pitäisi tehdä julkinen ja vuorovaikutteinen, jotta jokainen pääsisi osallistumaan. Jos pitää lukea toisten raskaita kirjoituksia päivästä toisee, alkaa se kyllästyttämään eikä kannusta käyttämään koko intraa.

Mielestäni blogiartikkelinne oli kattava ja asiantuntevan oloinen. :)
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:25
Anni Absetz KIRJOITTI:
En ole koskaan työskennellyt yrityksessä jossa intranet todella olisi ollut käytössä. Edellisessä työpaikassani sellainen kai kuitenkin oli olemassa. Ehkä tämä kertoo myös osaltaan intranetin suurimmista ongelmista; siitä ei ole riittävästi hyötyä loppukäyttäjille. Leenan kommentti siitä, että varsinkin asiakasrajapinnassa työskenteleville intra jää helposti vieraaksi; ehkä siksi että koneella tulee vietettyä aikaa vähemmän kuin asiakkaissa. Voisiko intraa kehittää suuntaan, jossa siit olisi hyötyä myös asiakasrajapinnalle? Mielestäni kehitysehdotuksenne olivat hyviä, ongelmaksi yrityksille jääkin enää käytännön toteutus. Mikä todellisuudessa vetää työntekijät intraan? Mielestäni ajankohtainen, tärkeä ja helposti löydettävissä oleva tieto jonka sisältö on tehty mielenkiintoiseksi.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:23
Johanna Rautio KIRJOITTI:
Olitte todella selkeästi kirjoittaneet bloginne ja moniin siinä esiin tuleviin asioihin voi helpostikin samaistua omien kokemusten kautta. On aivan totta, että intraa on jatkuvasti kehitettävä ja uudistettava, jotta lukijoiden mielenkiinto siihen säilyy. Jos sisältö ei ole ajan tasalla tai se on vaikeasti löydettävissä tai intra on vain visuaalisesti tylsän näköinen, lukijat saattavat lopettaa intran käytön.

Omalla työpaikallani intraan saatiin aivan uutta vipinää, kun siellä alettiin julkaista blogeja. Blogin voi kirjoittaa kuka vain ja aihettakaan ei ole rajattu mitenkään. Juttuja on kirjoitettu erilaisista onnistumisista, kiitelty toisten työsuorituksista tai vaikkapa kerrottu omasta opiskelusta. Joskus blogin kirjoittaa myös toimitusjohtaja, mikä onkin todella mukava tapa tuoda työntekijöiden tietoisuuteen ajankohtaisia asioita ja toimitusjohtajan ajatuksia.

Intran uudistamiseksi on monia erilaisia kehittämiskeinoja; niitä pitäisi vain hyödyntää!
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:31
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Artikkelissanne on monipuolisesti ja runsaasti intran kehittämisideoita, hienoa! Samalla tulee kuvatuksi erinomaisesti, miten intrasta saadaan vuorovaikutteinen viestintäväline. Tästä on helppo ottaa vinkkejä oman työyhteisön intranetin kehittämiseen ja miksei myös opinnäytetyön pohdinnan kehittämisideoihin, jos tekee sisäisestä viestinnästä opinnäytteen.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 08:59
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Blogi kirjoituksenne oli todella hyvä! Ehdottomasti intranetistä on mahdollista rakentaa työpaikalle vuorovaikutteinen kanava. Mielestäni intranetin vuorovaikutteisuuden kehittämisessä johdolla on iso rooli. Heidän pitää olla myös innostuneita siitä, että intranettiä kehitettäisiin sosiaalisempaan suuntaan. On myös tärkeää, että intranet on jonkun nimetyn / nimettyjen henkilöiden "lempilapsi" yrityksessä, sillä muuten sen päivittämisestä ja kehittämisestä tulee pakkopullaa. Sosiaalisuus on kuitenkin päivän sana. Työntekijät ovat sitä varmasti omalla ajallaan, tottakai sitä kannattaa siis hyödyntää myös työyhteisössä.

Kaiken kaikkiian hyvä kirjoitus!
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:00
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Blogikirjoituksessanne toitte esiin monta hyvää tapaa lisätä intran vuorovaikutteisuutta. Se miten paljon esimerkiksi eri kommentointi mahdollisuuksia hyödynnetään riippuu varmaankin myös yrityksen yleisestä valmiudesta tapaan toimia vuorovaikutteisemmin. Johdon sitoutuminen intran kehittämiseen ja sen aitoon hyödyntämiseen viestintävälineenä on ensiarvoisen tärkeää, niin kuin monessa muussakin kehittämisprojektissa. Vuorovaikutteisuus tulisi olla sekä johdon että myös työntekijöiden mielestä tavoittelemisen arvoinen asia. Hyvänä huomiona blogissanne oli myös erilaisten intran käyttöä tukevien keinojen esille tuonti. Koulutuksella ja ohjeistuksella varmistetaan se, että kaikki varmasti osaavat hyödyntää työkaluja.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:01