TUPA tutuksi!

Viime keväänä teimme tutkimuksen HKL-Raitioliikenteen tulospalkkiojärjestelmän (TUPA) toimivuudesta. Kysely osoitettiin kuljettajille, vaununkorjaajille ja ratamiehille. Halusimme tietää, miten hyvin tieto kulkee läpi organisaation ja mitä kanavia pitkin. Mahdollisuus oli antaa myös avointa palautetta. Heti aluksi on sanottava, että oli mukava yllätys, miten paljon avoimessa palautteessa oli positiivisia asioita! Tässä yksi esimerkki:

”Loistava homma että työnantaja muistaa muutenkin meitä kuin pelkässä palkassa!  Mukava ja kannustava lisä :)”

Koska julkisessa organisaatiossa suoritukseen pohjautuvat tulospalkkiot tuppaavat olemaan suhteellisen pieniä ja tasapäistäviä, niiden toimintaa ohjaava vaikutus saattaa jäädä heikoksi. Jos ei tunne tarkkaan käytössä olevia mittareita, viestin vaikutus voi heikentyä entisestään. On vaikea innostua asiasta, jos ei tiedä, mistä palkkio muodostuu ja mitä voi sen eteen tehdä:

”Läheskään kaikki työntekijät eivät ymmärrä TUPA:n mittareita ja niiden merkitystä. Harva työntekijä käy katsomassa johtoryhmän/YTT:n pöytäkirjoja.”

Kun mittarit eivät ole tuttuja, voidaan todeta, että viestintä on epäonnistunut ainakin osittain. Kun henkilökunnalta kysyttiin, mistä he tietoa tulospalkkiojärjestelmästä saavat, keräsi infonäyttö eniten mainintoja.  Intranetia ja johtoryhmien pöytäkirjoja tutkittiin varsin vähän.
Tämä tulos herätti itselläni kysymyksen, pitäisikö työnantajan kannustaa voimakkaammin työntekijöitä tiedonhakuun. Tietoa tuotetaan palaverimuistioihin jatkuvasti ja julkaistaan pikaisesti intranetissä, mutta näitä uutisia ei juuri lueta.

Vastuu tiedottamisesta kuuluu työnantajalle. Tuloksissa ei ollut kehumista: aktiiviset tavat kertoa henkilöstölle tulospalkkiosta ja sen kehityksestä eivät saaneet vastauksissa paljonkaan mainintoja. Osastokokouksissakaan ei asiasta puhuta, mikä saattaa johtua siitä, että kaikki esimiehetkään eivät tunne mittareita! Meidän täytyy löytää uusia kanavia tiedottamiselle ja antaa esimiehille lisää työkaluja asiasta viestittämiseen. Vastaajilla oli varsin konkreettisia toiveita:

”Mielestäni olisi mielekästä saada henkilökohtainen tulospalkkio kotiin postina, mistä käy ilmi henkilökohtaisen tulospalkkion muodostuminen…”

Kyselyn vastausten analyysiin perustuen olen laatimassa tulospalkkiojärjestelmän viestintäsuunnitelmaa vuodelle 2014. Vanhojen kanavien lisäksi harkinnassa on tiedotteiden lähettäminen kotiin sekä Facebookin, blogin tai muun sosiaalisen median hyödyntäminen. Varsinkin uuden, nuoren kuljettajakaartin tavoittamiseen tarvitaan ennakkoluulottomia ratkaisuja. Onko lukijoilla ideoita jaettavaksi?

Lähteet

Vitikainen J. 2013. Kyselytutkimus tulospalkkiojärjestelmän toimivuudesta HKL-Raitioliikenteessä, tutkimusraportti. Helsinki.

Hulkko L., Hakonen A., Hakonen N., Palva A., 2002. Toimiva tulospalkkaus, opas kehittämiseen.  WS Bookwell Oy. Juva

Profile picture for user Jami Vitikainen
Projekti
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Pidin kovasti kirjoituksestasi. Aihe on sikäli kiinnostava, että omassa projektissa myös olisi mietittävä, että miten saada ihmiset hakemaan ja etsimään tietoa, joka pitkälti vaikuttaa omaan työssäviihtymiseen. Miten osallistuttaa ihmiset? Nuoremman kaartin varmasti tavoittaa pitkälti sähköisten viestimien kautta. Blogi varmasti olisi yksi hyvä kanava. Onko teillä mahdollista saada henkilökohtaisiin s-posteihin heräteviestejä esim. kun blogiin tms. on tullut uusi päivitys? Samaa voisi myös kokeilla intranetissä.

Tsemppiä kovasti projektiin. Onnittelut hyvästä blogiavauksesta. :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:04
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Nyt alkoi kiinnostamaan, että mitkä mahdollisuudet kuljettajilla on käyttää sähköisiä kanavia. Ovatko tietokoneen ääressä päivän aikaan, edes nopeasti? Vai eivätkö lainkaan? Ehdottomasti asia pitäisi käsitellä johdon ja esimiesten osalta ja heidän kauttaan tiedon pitäisi kulkeutua eteenpäin. Mutta miksi näin ei ole?

En ole itse ajatellut, että FB:tä voisi hyödyntää tulospalkkioviestinnässä, mutta miksipä ei. Useimmilla taitaa olla jonkinlainen älykänny matkassa ja siitähän asiaa olisi helppo tarkistaa, vaikka ihan nopeasti. Mutta miten ne henkilöt tavoittaa, siis saa mukaan? Voisiko olla joku suljettu ryhmä, johon kutsutaan työntekijöitä? Löytyykö kuinka helposti ne oikeat ihmiset, siis niin, että vältetään nimikaimat?

Mikä se viesti FB:ssä olisi? Kerrottaisiinko ajankohtaisista asioista eli siitä, missä vaiheessa tällä hetkellä palkkauksen kanssa mennään? Vai kannustettaisiinko hoitamaan työtä paremmin, jotta tulospalkan saa? Miten nuo muuten määritellään, mittarit?

Huh, tulipa paljon kysymyksiä, toivottavasti vievät vähän eteenpäin ;)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:04
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tässä vaiheessa kiitos kommenteista!

Esimiesten (työnjohto, lähiesimiehet jne.) tulospalkkio-osaaminen ei kokemuksen ja tutkimuksen pohjalta ole läheskään sitä, mitä pitäisi. Tätä on tarkoitus ensi vuoden aikana kohentaa.

Kuljettajilla on oma suljettu FB-sivusto, ongelmana kai olisi saada oikeudet sinne :) Ehkäpä jonkun aktiivisen kuljettajan kautta? FB:ssä olisi mielestäni hyvä kertoa kahdesta asiasta: miten palkkio muodostuu ja miten siihen vielä voi vaikuttaa. Mittarien muodostuminen on pitkä stoori, voin tarvittaessa toimittaa kuvauksen/tutkimuksen jos kiinnostaa...

PS: Tämä sama kirjoitus on tulossa HKL:n omaan intranetiin, toivottavasti sieltäkin saa kommentteja.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Oma FB-sivusto on hyvä juttu! Mutta onko se sellainen, johon työnantajaa ei haluta mukaan? Vai luuletko pystyväsi "soluttautumaan" mukaan? Aktivistin löytäminen olisi hyväksi, joku muutosagentti auttaisi, ehkä useampikin. Vaikka mahdollisuus osallistumiseen annettaisiin, ei sitä aina käytetä.

Toivottavasti intran kautta tulee lisäkommentteja ja ehkä saisit tekstin ainakin palasissa kuljettajien FB-ryhmään? Sieltä(kin) voisi nousta ideoita!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Ymmärsinkö oikein, että viestinnän kohderyhmänä on kuljettajat, vaununkorjaajat ja ratamiehet? Ensimmäiseksi tulisi mielestäni miettiä, mitä työnantajan tarjoamia viestintäkanavia heillä on käytössä. Onko heillä älypuhelimet tai kannettavat tietokoneet? Onko kaikilla edes oma työsähköpostiosoite? Jos on, niin miten he pääsevät lukemaan sen? Kuinka usein he lukevat sähköpostinsa? Kun ottaa kohderyhmän huomioon, mielestäni sähköisen viestinnän ei tulisi olla ensisijainen keino, jos haluatte todella tavoittaa koko kohderyhmän. Mielestäni työntekijöiden viestinnän tulisi tapahtua työnantajan tarjoamien välineiden kautta, eli jos työntekijöillä ei työajalla ja työnantajan tarjoamilla välineillä ole mahdollista käyttää Facebookia, ei sitä tulisi käyttää sisäisessä viestinnässä, ainakaan ensisijaisena keinona.Lisäksi en todellakaan edes suosittelisi harkitsemaan FB:n kuljettajien omaan ryhmää yhtenä kanavana, ko. ryhmä on todennäköisesti sellainen paikka missä työntekijät päästävät höyryjä ja johon ei todellakaan haluta työnantajaa ’vakoilemaan’.

Loistava idea mielestäni on lähettää kotiin ihan perinteistä postia, villi veikkaus että avausprosentti on näissä kirjeissä lähellä sataa. Tosin riippuu tietysti siitä kuinka paljon postia yleensä lähetätte kotiin? Lisäksi tietysti täytyy huolehtia, että viestintä on mahdollisimman yksinkertaista ja ymmärrettävää, jälleen pitää muistaa ottaa kohderyhmä huomioon.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen kirjoitus! Pohdiskelen itse meillä liikuntavirastossa samaa asiaa, miten viedä TUPA lähelle työntekijöitä? Olemme vasta tänä vuonna kokonaisuudessaan mukana tulospalkkiojärjestelmässä, joten se on aika uusi juttu monelle. Siirryimme myös nettobudjetointiin tänä vuonna ja nämä kaksi asiaa henkilöstöllä menee sekaisin. Meidän virastopäällikkömme on nyt syksyn aikana jalkautunut liikuntapaikoille kertomaan nettobudjetoinnista ja TUPAsta. Tämä toivottavasti on vaikuttanut positiivisesti kummankin asian eteenpäin viemiseen. Aikaisempien kokemusten mukaan henkilöstön tavoittaa parhaiten menemällä fyysisesti liikuntapaikalle kertomaan asioista, kaikki kun eivät osaa tai edes halua tietokonetta käyttää. Esimiehet tavoitamme parhaiten osallistumalla osastojen johtoryhmiin tai vastaaviin kokouksiin, jossa kaikki ovat paikalla.

Opinnäytetyöni liittyi palkitsemisen kehittämiseen. Kyselystä selvisi, että eniten tietoa henkilöstö sai Helmi-intrasta tai suoraan henkilöstöyksiköstä. Vastausprosentti ei ollut kummoinen, mutta ehkä kuitenkin antaa suuntaa. Meillä on todennäköisesti samoja haasteita sisäisessä viestinnässä kuin teilläkin. Omassa viestinnän hankkeessani selvitänkin kuinka hyvin sähköiset viestimet (sähköposti ja intranet) tavoittavat henkilökunnan.

Kuulisin hankkeestasi mielelläni lisää miten saatte asiaa kehitettyä ensi vuonna! Tsemppiä!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:05
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tere taas!

Kommentteja on tullut lisää, kiitoksia paljon. Facebookin käytöstä voin heti sanoa, että tarkoitus ei todellakaan ole soluttautua kuljettajakunnan omille sivuille, edes agentin kautta:)

Ongelmana tavoitettavuuden kannalta tosiaan on se suuri ryhmä, jotka eivät säännöllisesti konetta työssään käytä. Vaikka he joskus yhteiskoneilla kävisivät, niin välttämättä ei intran käyttö ensimmäisenä ole mielessä.

Luulen, että tuo TUPA-viestinnän levittäminen ei ole yhden kanavan juttu vaan pitää toimittaa tietoa montaa kautta: kirjeitse, infonäytöillä, intrassa jne. Silti olisi kiva jotenkin hyödyntää esim. Facebookia, edes kertomaan että taas olisi siellä intrassa tupa-asiaa?

Palataan asiaan,
Jami

PS. Sanni, jos haluat lisätietoja, numero löytyy Merexistä...
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:06
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi!

Eilen käytiin yksikön johtoryhmän seminaarissa läpi tupa-viestintää ja todettiin, että jatketaan seuraavalla mallilla
- kaikille työntekijöille lähetetään ensi keväänä kirje, jossa kerrotaan tulospalkkiomittareista ja raportoidaan tämän vuoden tulokseen vaikuttavat tekijät (max. 2 sivua).
- esimiehille järjestetään keväällä 1-2 tunnin koulutus, jotta he voivat viestiä tupa-järjestelmää omalle väelleen
- kuljettajien edustaja lupasi ottaa esiin tiedonannot Facebookissa (kuljettajien omalla sivustolla), jotta viesti tavoittaa kuljettajat nykyistä paremmin
- ensi vuoden aikana käydään läpi mittarit ja yritetään löytää toimiva mittari henkilöstön tärkeäksi katsomalle osaamiselle

Tämä tällä erää, palataan asiaan. Viikonloppuja kaikille,

t. Jami
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:06