Soitellen sotaan?

Aloitimme viestinnän prosessoimisen organisaatiossamme innokkaina ja tarmoa puhkuen.  Pian huomasimme, ettei pidä lähteä soitellen sotaan. Heti alkuun ei päästykään kuvaamaan prosesseja, vaan jouduimme pakittamaan alkulähteille.

Piti ensin määritellä, mitä asioita kuuluu organisaatiomme viestinnän tehtäväkenttään ja mikä on tärkeää viestinnän prosessoinnissa. Kehittämishankkeen suunnitteluvaiheessa olimme jo listanneet organisaatiomme viestinnän ongelmakohtia, joita ovat muun muassa tempoilevat käytännöt ja epäselvyydet vastuissa sekä viestinnän tehtäväkentässä.

Otimme käsiimme Rajalan & Korhosen teoksen Viestinnän prosessointi, josta saimme vipuvoimaa. Havaitsimme iloksemme, ettemme ole yksin, vaan kaikki listaamamme ongelmat löytyvät organisaatioiden yleisimpien viestinnän ongelmien joukosta.

Koska jouduimme palaamaan kalkkiviivoille, otimme tehtäväksemme selvittää, mitkä asiat ovat tärkeitä viestinnän prosessoinnissa. Viestinnän prosessointi oli määritelty toistuvien viestintätoimintojen dokumentoinniksi. Prosessoinnissa kuvataan toimintojen vaiheet sekä määritellään järjestys ja vastuuhenkilöt. Viestinnän prosessoinnin kulmakivet ovat osallistaminen, kommunikoiminen ja dokumentoiminen.

Pakittaminen tuotti tulosta ja pääsimme luonnostelemaan organisaatiomme viestinnän tehtäväkenttää laatujärjestelmäämme. Alla oleva kuva hahmottui lopulta suhteellisen kivuttomasti viestintäsuunnitelman ja kasvaneen tietämyksemme perusteella. 

kaavio

Kuvaan on hahmoteltu organisaatiomme viestinnän osa-alueet, jotka sisältävät lukuisia viestintävälineitä ja -kanavia. Varsinaiset prosessikuvaukset teemme viestintävälineistä.  Aloitamme prosessikuvausten laadinnan teoriaan perustuen niin, että ensiksi kuvaamme usein toistuvat toimenpiteet.   Hankkeemme tarvitsee myös lisää osallistujia esimerkiksi kriisiviestinnän osa-alueen prosessoinnin avuksi.

Kehittämishankkeemme jatkuu organisaatiossa edelleen. Uutta huomioitavaa tuo myös ensi vuoden alussa päivittyvä organisaation strategia. Koemme, että tähän asti aikaansaadut määrittelyt ja kuvaukset ovat suureksi hyödyksi jatkoa varten. 

Alkujaan pohdimme, viekö prosessointi viestinnästä luovuuden.  Prosessointi ei vie luovuutta, vaan parhaimmillaan se vapauttaa aikaa luovuutta vaativaan työhön, kun viestijöiden aika ei mene eri työvaiheiden ja vastuiden selvittämiseen. 

Tiemme viestinnän prosessien parissa jatkuu. Olemme edelleen innokkaita!

Profile picture for user Katariina Niemelä
Projekti

Kaaoksen kesytys?

Projektin tavoite on työyhteisön viestinnän prosessien kuvaaminen (suunnitelma, ei tietoteknistä toteutusta tässä vaiheessa). Projektissa mukana on lisäkseni tiedottaja.

Työyhteisössäni systemaattinen (ja ammattimainen) viestintätyö on alkutaipaleella. Viestintää hoitaa päätoimenaan yksi määräaikainen tiedottaja. Tämän resurssin avulla on saatu tähän mennessä aikaan viestintäsuunnitelma. Seuraava askel kohti "järjestelmällisyyttä" on viestinnän prosessien kuvaus, joka sisältää vastuiden määrittelyn.

  • viestinnän osa-alueiden tunnistaminen
  •  kuvattavien prosessien valitseminen
  •  viestinnän vastuiden määrittäminen
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Erittäin hyvä oivallus tuo, ettei prosessointi vie luovuutta vaan päinvastoin vapauttaa aikaa olennaiseen! Kerran kunnolla tehty pohjatyö säästää aikaa tulevaisuudessa ja viestintä pääsee tekemisen keskiöön.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:11
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Voin allekirjoittaa tuon kaiken meidänkin yrityksessä. Luulen, että meilläkin on joku päivä tuo pohjatyö ja prosessien määrittäminen edessä. Siihen asti jatketaan luovassa kaaoksessa säätäen joka puolella vähän omalla tavalla tietämättä mitä ja miten muualla organisaatiossa tehdään...
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:12
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Luin molemmat blogikirjoituksesi aiheesta mielenkiinnolla. Kuvaamasi tilanne vallitsee varmasti monessa yrityksessä, mutta välttämättä sitä ei tunnusteta tai ei ole aikaa sen kehittämiseen. Hienoa teidän tapauksessanne on, että tahtoa ja asennetta viestinnän kehittämiseen löytyy!

Selkeys, yksinkertaisuus ja priorisoiminen lienevät avaintekijöitä kun viestintää aletaan kehittämään "lähtöruudusta". Kun tämän työn tekee kunnolla, se on arvokas teko yritykselle jatkossakin. Joka tapauksessa tämän projektin eri vaiheista voivat muutkin vastaavassa tilanteessa olevat oppia paljon. Eli kaikkea hyvää projektillenne!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:12
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyviä oivalluksia olette saaneet kehittämistyön yhteydessä. Kirjoitus sai pohtimaan vastaavia asioita myös meidän työyhteisössämme. Hyvä pointti myös tuo prosessointi, viestintä voi olla luovaa vaikka se olisi hyvin prosessoitua ja suunniteltua. Olet kirjoittanut blogisi jo niin pitkän aikaa sitten, että projekti saattaa olla jo valmis. Mutta mikäli vielä jatkuu niin kovasti tsemppiä siihen!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:12