Parempaa viestintää

Viestinnän välineet ja kanavat kehittyvät hurjaa vauhtia, mutta sisäinen viestintä tuntuu siitä huolimatta olevan yritysten ikuisuusongelma. Onko syy siinä, että uusia keinoja ei osata hyödyntää vai eivätkö työnantajat ymmärrä, mitä työntekijät viestinnältä kaipaavat? Hyvällä viestinnällä kun voidaan vaikuttaa muun muassa työntekijöiden osallistumiseen ja sitoutumiseen.

Oman kehittämistehtäväni tarkoituksena on suunnitella, miten yrityksen sisäistä viestintää saadaan tehostettua, jotta se tavoittaa työntekijät aiempaa paremmin. Siinä pohditaan myös, ovatko nykyiset viestintäkeinot ja -välineet tarkoituksenmukaisia vai voitaisiinko käyttöön ottaa uudenlaisia viestintäratkaisuja, joiden avulla viestintä helpottuisi.

Meneekö viesti perille? 

Työnantajani on konsultointiyritys, jossa valtaosa työntekijöistä työskentelee päivittäin asiakkaan tiloissa asiakkaan työvälineillä ja kontakti omaan työnantajaan jää usein vähäiseksi. Sisäistä viestintää hoidetaan yrityksessämme pääasiassa intranetissä julkaistavilla tiedotteilla. Kerran kuukaudessa pidetään kuukausikokous, jossa käsitellään ajankohtaiset asiat. Tämän lisäksi on esimies-alais –viestintää sekä spontaania sähköpostiviestintää. 

Sisällön puolesta viestintä on riittävällä tasolla, mutta haasteen aiheuttavat viestintävälineet. Asiakkaan tietokoneella ei välttämättä pääse käsiksi intranetiin erilaisista suojauksista johtuen. Välillä asiakaskiireet estävät kuukausikokouksiin osallistumisen, joten voi kulua pitkiäkin aikoja, jolloin konsultti jää paitsi ajankohtaisesta tiedotuksesta. Riippuu myös paljon esimiehestä, miten aktiivisesti hän pitää yhteyttä ja viestii asioista. Lisäksi intranetin rakenne on sekava ja tietoa on vaikea löytää materiaalitulvan joukosta. 

Työntekijöiden toiveet esiin

Sisäisen viestinnän haasteet on onneksi tiedostettu yrityksessämme ja nyt mietitäänkin, mitä asialle voidaan tehdä. Kehitystyö on aloitettu käymällä keskustelua siitä, miten meidän asiakastyötä tekevien konsulttien toiveet saadaan otettua paremmin huomioon. 

Esiin on noussut seuraavia toiveita: Pääsy intranetiin ja siellä julkaistaviin tiedotteisiin pitäisi olla nykyistä helpompaa. Mikäli kuukausitapaaminen jää väliin, tulisi esimiehen käydä siellä käsitellyt asiat läpi työntekijän kanssa mahdollisimman pian. Intranetissä on paljon tietoa, jota voisi hyödyntää asiakasprojektissa, mutta ongelma on, ettei sieltä löydä etsimäänsä. Pitäisikin olla joku selkeä työkalupakki, johon on koottu kaikki oleellinen. Ja toimiva hakutoiminto kiireellisiä tilanteita varten! Lisäksi työntekijöiden toiveissa on lisätä interaktiivisuutta: olisi kiva tietää mitä kollegoille kuuluu ja minkälaisten haasteiden kanssa kukin painii.

Välineet syyniin

Osana kehitystyötä on myös pohdittu, ovatko nykyiset viestintävälineet tarkoituksenmukaisia vai voitaisiinko käyttöön ottaa uudenlaisia keinoja, joiden avulla viestintä helpottuisi. Yrityksen IT-infraa ollaan parhaillaan uudistamassa ja muutos koskee myös intranetiä. Nyt on siis loistava aika saada tarvittavat parannukset käyttöön. Alustavia suunnitelmia onkin jo tehty: Intranet tulee jatkossa toimimaan webbi-pohjaisesti, jolloin siihen on helppo kirjautua mistä tahansa. Myös intranetin rakennetta selkeytetään, jotta sieltä on mahdollista löytää tarvitsemansa tieto nykyistä helpommin. 

Vuorovaikutuksen ja interaktiivisuuden lisäämiseen tarvittaisiin myös jokin ratkaisu. Toiveissa se olisi jokin Facebookin tapainen työkalu, jonka välityksellä olisi helppo pitää yhteyttä, jakaa tietoa ja kysyä apuja kollegoilta. Seuraavaksi pitääkin selvittää, minkälaisia vaihtoehtoja markkinoilta löytyy. Ohjelman pitäisi olla helppokäyttöinen ja toimia kätevästi myös mobiilissa. Onko teillä kokemusta tämän kaltaisen ohjelman käytöstä työpaikalla tai jotain muuta vinkkiä, miten vuorovaikutusta saisi lisättyä? 

Profile picture for user Sanna Helanniemi
Projekti

Parempaa viestintää

Kehittämistehtävän tarkoituksena on suunnitella, miten yrityksen sisäistä viestintää saadaan tehostettua, jotta se tavoittaa työntekijät aiempaa paremmin. Osana tehtävää selvitetään, ovatko nykyiset viestintävälineet tarkoituksenmukaisia vai voitaisiinko käyttöön ottaa uudenlaisia keinoja, joiden avulla viestintä asiakasprojekteissa työskenteleville työntekijöille helpottuisi.

  • suunnitelma siitä, mitä tekijöitä sisäisessä viestinnässä tulisi huomioida, jotta se vastaa paremmin työntekijöiden tarpeita
  • selvitys uusista viestintäratkaisuista ja -välineistä
  • tavoitteena tehokkaampi ja parempi sisäinen viestintä
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei,
sinulla on mielenkiintoinen ja ajankohtainen aihe. Varmasti monessa yrityksessä painitaan tämän saman ongelman kanssa, koska tietomäärä on tänä päivänä niin valtava. Totesit että hyvällä viestinnällä voidaan vaikuttaa sitoutumiseen ja osallistumiseen, mistä olen kanssasi samaa mieltä; Hyvän viestinnän pitäisi itse asiassa sisältää työntekijöiden aktiivisen osallistumisen, jolloin he itsekin voisivat vaikuttaa viestinnän sisältöön ja välineisiin. Viestintäkanava ja välineet on vain valittava sen mukaan, mikä on käytännössä järkevää ja mielekästä. Joku toinen voi nauttia siitä, että voi jakaa ajatuksiaan ja tietotaitoaan esimerkiksi blogin avulla, jollekin toiselle se saattaa olla kauhistus.

Vapaa-ajalla viestiminen on muuttunut viime vuosina rajusti. Se ei voi olla vaikuttamatta myös työpaikkojen sisäiseen viestintään. Mainitsitkin, että sisäistä viestintää voisi tapahtua työpaikan ulkopuolisessa kanavassa, esimerkiksi juuri Facebookissa. Varsinkin kun työntekijänne ovat suurimman osan ajasta asiakkaan tiloissa, ulkopuolinen viestintäväline ajaisi senkin vuoksi asiansa.

Kannattaisi varmaan selvittää työntekijöiden toiveita sisäisen viestinnän suhteen perusteellisemminkin. Voisiko kyseeseen tulla haastattelu tai jonkinlainen kysely aiheesta, jonka tulosten perusteella viestintää kehitettäisiin? Mieleeni tuli myös, että onko yhteinen palaverinne liian harvoin, kun kokoonnutte vain kerran kuukaudessa. Omassa työyhteisössä pidämme palaverin kerran viikossa, vaikka näemme käytännössä toisiamme joka päivä.

Toivotan sinulle onnea tämän haastavan mutta mielenkiintoisen aiheen parissa. Tämä on varmasti osa-alue, joka vaatii jatkuvaa kehittämistä ja nyt olet luonut sille hyvän alun. Ihmiset ehkä sietävätkin paremmin sisäisen viestinnän epäkohtia kun he tietävät, että siihen on tulossa parannuksia tulevaisuudessa.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:22
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Sanna!

Kehittämistehtäväsi aihe on mielenkiintoinen. Kuten itsekin toteat, sisäiseen viestintään kannattaa panostaa nyt, kun IT-uudistukset ovat ajankohtaisia (=> koska silloin siihen on oltava varattuna myös määrärahaa!?). Listasin alle muutaman ajatuksen, joita kirjoituksesi toi mieleen:

- Uudistuksissa ei kannata ottaa liian paljon järjestelmiä ja viestintäkanavia käyttöön. Jokaiselle kanavalle/järjestelmällä pitäisi myös määritellä tarkka käyttötarkoitus. Näillä toimilla vältätte sen, ettei henkilöstö voi itse päättää, mitä käytetään mihinkin viestintätarkoitukseen (osa käyttää toista järjestelmää, ja osa toista), ja ettei järjestelmien paljous aiheuta hämmennystä/sekaannuksia ja muutosvastarintaa (tilanne ei muutu nykyisestä tai pahenee).
- Onko mahdollista uudistaa intranet selainpohjaiseksi ja keskustelupalstamaiseksi ja mahdollistaa intranetiin kirjautumisen etäyhteyksien kautta? Minun työpaikallani tämä on mahdollista läppärin ja muiden mobiililaitteiden kautta. Nykyisiin intraneteihin on myös mahdollista saada hyviä hakutoimintoja (=> Edellyttää kyllä, että intranetin sisältö on tuotettu hyvin).
- Onko intranetillanne vastuupäivittäjiä eri osioille? Heidän tulisi varmistaa, että intranetissä on vain ajantasaista tietoa ja sellaista, jota todella tarvitaan. Intranetin ei pitäisi olla tiedon hautausmaa tai varastointipaikka. Työpaikkasi viestinnästä vastaavien tulisi panostaa intranetin hankintaan (tarkat määrittelyt sille, mitä tarvitaan ja mitä halutaan). Intranetin uusimisprojektiin kannattaisi myös ottaa mukaan vastuulliset sisällöntuottajat ja suunnitella heidän kanssaan uuden intranetin rakenne, käyttötarkoitukset ja toimintatavat.
- Toinen sisäisen viestinnän vaihtoehto on sallia etäyhteyksillä pääsy SharePoint-työtilaan, jota voidaan käyttää tiedottamiseen ja keskusteluiden käymiseen.
- Pikaiseen viestimiseen voisi käyttää Lyncin kaltaista pikaviestintäjärjestelmää.

T: Petra
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:23
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi Sanna!

Itse painin oman kehittämistehtävän kanssa samanlasiten kysymysten ja haasteiden parissa, etenkin laadukkaan sisäisen viestinnän toteutus onkin suuri haaste, varsinkin jos välineet eivät tue viestintää. Ihana kuulla että teillä on mahdollisuus vaikuttaa sisäisen viestinnän uudistamiseen.

Itse karsastan ulkopuolisten välineiden käyttöä yrityksen sisäisessä viestinnässä, esim. facebookkia. Vaikka väline saattaakin olla toimiva niin miten varmistetaan tietoturva tai miten käy niiden henkilöiden jotka eivät halua välinettä käyttää? Siksi yrityksen tarjoamat työkalut pitäisikin mielestäni vastata työntekijöiden viestinnän tarpeisiin.

Petran mainitsema Lync on toimiva systeemi pikaviestintään ja videoneuvotteluun. Siinä on myös läsnäolon seuranta, eli näet kuka on koneensa ääressä milloinkin. Intranetissä toimiva haku on nykyään ehdoton. Tämä tietysti edellyttää sisällön luojilta määrätynlaisia toimenpiteitä jotta haut tuottavat halutun tuloksen. Yrityksenne henkilöstö on hvyin liikkuvaa joten erilaiset päätelaitteet kannattaa huomioida, paras olisi jos kännykällä voisi seurata intraa ja siellä tapahtuvaa viestintää, näin pysyisi helposti ajantasalla yrityksen tapahtumista.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:23