Intranetin syövereissä – ikuiset Hullut Päivät

Hulluu

Huhheijaa mikä viikko takana! Hullut Päivät menivät nopeasti ja siinä välissä ehti suunnitella intranetiakin uusiksi. Kun lähdin suunnittelemaan tätä projektia, tein pitkän kyselykierroksen ympäri Herkkua. Kysyin mistä johtuu, että intranet on Herkun väellä niin vähäisessä käytössä.

 

Herkun intra nyt

Kyselyni perusteella syyt intran käytön vähäisyyteen olivat seuraavat:

  • tiedon puute – käyttäjille ei kerrota intranetin mahdollisuuksista tarpeeksi
  • tunnusten puute – kaikilla ei ole tunnuksia intranetiin
  • intranetin vaikealukuisuus – ei ole mitään helposti löydettävissä olevaa paikkaa
  • relevantti tieto ei erotu - ei ole mitään Herkkua koskevaa mielenkiintoista materiaalia

Viesti oli harvinaisen selvä – intranetin tila on tällä hetkellä surkea.

 

Intran uudet tuulet

Kehittämisen aloittaminen on harvinaisen helppoa, sillä Herkun vanhalla sivustolla ei ole mitään muuta informaatiota kuin sivuston ylläpitäjän nimi ja kuva. Ylläpitäjäksi nimetty henkilö on lähtenyt Stockmannin palveluksesta jo vuosia sitten.

Ensimmäinen ajatukseni oli: kuinka saan organisaation ankean intranetin päivitettyä moderniin suuntaan, ilman että se muuttuu liikaa? Vaikka päivitän ainoastaan Herkun sisäiset sivustot, niiden tulisi kuitenkin tyylillisesti vastata koko Stockmannin henkilökunnan intranetia.

Olen törmännyt suuriin teknisiin haasteisiin juuri tämän vanhan ohjelmiston kanssa, eikä kaikkia ehdottamiani ideoita yksinkertaisesti voida toteuttaa. Koska ylimääräisiä resursseja ei myöskään ole käytössä, tätä varten ei lähdetä päivittämään koko konsernin ohjelmistoa. Jos jollakulla teistä lukijoista on mahtavia ideoita tämän toteuttamista varten, niin kommentoikaa ihmeessä!

 

Kehitystä tapahtuu

Nyt olen projektin kanssa siinä vaiheessa, että uudistunut Herkun Intranet avautuu heti, kun saamme tietotekniikan ammattilaiset muokkaamaan sivustoa uuteen kuosiinsa. Vanha puuduttava ulkoasu saa modernin päivityksen ja intranetin sivustolle tulee esimerkiksi Instagram-feedi. Tarkoituksena on myös päivittää Instagramia huomattavasti aktiivisemmin ja monipuolisemmin, kuin tällä hetkellä.

Jokaiselle tiimille kehitetään omat työtilat, joista löytyy kaikki tärkeä kyseistä tiimiä koskeva materiaali. Olen jo promonnut sivustoja eri osastoilla, jotta saataisiin ihmiset jo valmiiksi kiinnostumaan sivustoista. Materiaalin luominen sivustoille tulee viemään oman aikansa, mutta onneksi se asia liittyy vahvasti omaan työelämän kehittämistehtävääni. Eli sisältöjä tehdään lisää tässä vielä vuoden verran.

 

Haasteen voittaminen

Suurin haaste tällä hetkellä on esimiesten vakuuttaminen siitä, että sivustoa kannattaa jatkossakin päivittää. Intranetin ylläpitäminen ei ole kuulunut kenenkään vastuulle ja siksi pahoin pelkään, että tehtävä voi tuntua liian haastavalta. Onneksi kävin pitkän keskustelun viestintäjohtajan kanssa. Hän vakuuttui ideoistani ja sanoi tukevansa minua tässä projektissa loppuun asti!

Tarvitsen enää varmistuksen siitä, että joku tosiaan jatkaa sivustojen päivittämistä myös tämän vuoden lopun jälkeen. Siitä lähteekin sitten muutoksen pyörä pyörimään ja toivottavasti intranetista tulee ihmisille helppokäyttöinen ja hyvä työkalu.

Profile picture for user Jukka Kannisto
Projekti

Herkun intran ylösnousemus

Projektin aiheenani on uudistaa Stockmannin Herkun intra, jossa ei ole mitään materiaalia tällä hetkellä. Pyrkimyksenäni on saada sivustolle kerättyä ja tuotettua tärkeää aineistoa, joka hyödyttäisi henkilökuntaa. Toivon mukaan ihmiset/työntekijät aktivoituisivat ja ottaisivat intran päivittäiseksi työkaluksi.


Tavoitteet:

  •  Aktivoida henkilökuntaa ja lisätä yleistä tietoisuutta tulevista kampanjoista/tuotteista
  •  Kohottaa Herkun yleistunnelmaa
  •  Kasvattaa myyntiä 
  •  Kerätä Herkkua koskeva tärkeä info samaan paikkaan
Marika Viherlaiho KIRJOITTI:
Olet ottanut itsellesi haastavan tehtävän. On todella vaikeaa tehdä todellinen muutos organisaatiossa ja saada siitä pysyvä käytäntö. En ole muutosviestinnän ja sisäisen viestinnän asiantuntija, mutta sinun kannattaisi ehkä perehtyä muutosviestinnän teoriamalleihin (mm. Kotter ja Lewin) siitä, miten pysyvä muutos saadaan aikaan. Näin sinulla olisi ehkäpä suuremmat mahdollisuudet juurruuttaa intran käyttö osaksi Herkun arkea.

Suosittelisin sinua samalla osallistamaan projektiisi myös innokkaita vapaaehtoisia, jotta he pääsisivät kärryille ajatuksistasi ja voisivat jatkaa siitä, mihin työsi päättyy. Mielestäni on keskeistä luoda innostus ja kiinnostus projektiin, jotta sillä on toiveita jatkua myös tulevaisuudessa.

Voit lukea Kotterin ja Lewinin teorioista näin aluksi vaikkapa minun blogistani sekä etsiä myöhemmin lisää tietoa netistä. http://tumpelontekeleet.vuodatus.net/lue/2014/08/a-comparison-between-lewin-s-and-kotter-s-models-of-change

Tutkimus oli hyvä tapa kartoittaa nykytilanne ja etsiä kipupisteet. Monet näistä ongelmista olisi melko helposti ratkaistavissa, jos resursseja ja tahtoa olisi enemmän viestintään. Esimerkiksi hukkuneiden tunnusten korvaaminen uusilla on pelkkä tekninen operaatio. Sen luulisi onnistuvan IT-osastolta näppärästi. Henkilöstöosastolla ja viestinnällä uskoisin olevan paljon kerrottavaa ja taitoa tuottaa sisältöä myös intraan. Eikö Stockmannilla ole sisäisestä viestinnästä vastaavaa henkilöä, jonka vastuu alueeseen kuuluu myös Herkun intra?

Toisaalta erilaisin kilpailuin ja kampanjoin voisi kannustaa Herkun työntekijöitä tuottamaan uusia aiheita ja sisältöjä intraan. Ei vie paljon aikaa työpäivästä näpätä kännykkäkameralla kuvia Herkusta vaikkapa osaston valmistautuessa uuteen maateemaiseen ruokakampanjaan tai syntymäpäiväsankarin juhlinnasta kahvihuoneessa.

Sosiaalisen median linkittäminen intraan on ihan mukava ajatus, mutta tuskin haluatte kaikkia Herkun kissanristiäisiä kaikkien tietoon Instagramin kautta. Sosiaalinen media on mielestäni enemmänkin ulkoista kuin sisäistä viestintää, joten sitä täytyy hyödyntää harkiten. Instagramista voi tuoda sisältöä intraan, mutta intrasta ei Instagramiin. Se rajoittaa aiheiden valikointia, mitä voitte julkaista Instassa. Sen takia olisi hyvä, jos pystyisitte julkaisemaan näitä synttäripäivä ja henkilöstön virkistäytymispäivien kuvia yms. sisältöä sellaisenaan intrassa ilman linkitystä Instagramiin.
Lähetetty Ti, 10/25/2016 - 13:12
Marika Viherlaiho KIRJOITTI:
Olet ottanut itsellesi haastavan tehtävän. On todella vaikeaa tehdä todellinen muutos organisaatiossa ja saada siitä pysyvä käytäntö. En ole muutosviestinnän ja sisäisen viestinnän asiantuntija, mutta sinun kannattaisi ehkä perehtyä muutosviestinnän teoriamalleihin (mm. Kotter ja Lewin) siitä, miten pysyvä muutos saadaan aikaan. Näin sinulla olisi ehkäpä suuremmat mahdollisuudet juurruuttaa intran käyttö osaksi Herkun arkea.

Suosittelisin sinua samalla osallistamaan projektiisi myös innokkaita vapaaehtoisia, jotta he pääsisivät kärryille ajatuksistasi ja voisivat jatkaa siitä, mihin työsi päättyy. Mielestäni on keskeistä luoda innostus ja kiinnostus projektiin, jotta sillä on toiveita jatkua myös tulevaisuudessa.

Voit lukea Kotterin ja Lewinin teorioista näin aluksi vaikkapa minun blogistani sekä etsiä myöhemmin lisää tietoa netistä. http://tumpelontekeleet.vuodatus.net/lue/2014/08/a-comparison-between-lewin-s-and-kotter-s-models-of-change

Tutkimus oli hyvä tapa kartoittaa nykytilanne ja etsiä kipupisteet. Monet näistä ongelmista olisi melko helposti ratkaistavissa, jos resursseja ja tahtoa olisi enemmän viestintään. Esimerkiksi hukkuneiden tunnusten korvaaminen uusilla on pelkkä tekninen operaatio. Sen luulisi onnistuvan IT-osastolta näppärästi. Henkilöstöosastolla ja viestinnällä uskoisin olevan paljon kerrottavaa ja taitoa tuottaa sisältöä myös intraan. Eikö Stockmannilla ole sisäisestä viestinnästä vastaavaa henkilöä, jonka vastuualueeseen kuuluu myös Herkun intra?

Toisaalta erilaisin kilpailuin ja kampanjoin voisi kannustaa Herkun työntekijöitä tuottamaan uusia aiheita ja sisältöjä intraan. Ei vie paljon aikaa työpäivästä näpätä kännykkäkameralla kuvia Herkusta vaikkapa osaston valmistautuessa uuteen maateemaiseen ruokakampanjaan tai syntymäpäiväsankarin juhlinnasta kahvihuoneessa.

Sosiaalisen median linkittäminen intraan on ihan mukava ajatus, mutta tuskin haluatte kaikkia Herkun kissanristiäisiä kaikkien tietoon Instagramin kautta. Sosiaalinen media on mielestäni enemmänkin ulkoista kuin sisäistä viestintää, joten sitä täytyy hyödyntää harkiten. Instagramista voi tuoda sisältöä intraan, mutta intrasta ei Instagramiin. Se rajoittaa aiheiden valikointia, mitä voitte julkaista Instassa. Sen takia olisi hyvä, jos pystyisitte julkaisemaan näitä synttäripäivä- ja henkilöstön virkistäytymispäivien kuvia yms. sisältöä sellaisenaan intrassa ilman linkitystä Instagramiin.
Lähetetty Ti, 10/25/2016 - 13:17