Connecting people - intranet osallistavammaksi

Sevi tiedon portailla

INTRASTA KOHTAAMISPAIKKA?

Yrityksemme intranet on nimeltään Connect. Nimi herättää mielikuvan sillasta yhdistämässä irrallisia alueita toisiinsa.  Koen, että intramme toimii nimensä arvoisesti globaalissa toimintaympäristössämme. Globaaliin intranetiin panostetaan meillä nyt enemmän kuin koskaan; uutta tietoa syötetään sivustoille jatkuvasti. Näin intran rooli sisäisen viestinnän tapahtumapaikkana korostuu.

Globaalit säädökset ja työprosessien kuvaukset sekä uutiset linkitetään keskitetysti myös oman toimistomme etusivulle, mutta muu sisältö on meidän päätettävissämme. Meillä on siis tuhannen taalan paikka laittaa oman toimistomme sivu sellaiseen kuntoon, että se tukee ihmisten halua aktiivisesti käyttää intraa. Sivulta tulisi löytää nopeasti ja helposti konsernin uutiset, koulutuslinkit ja -kalenteri sekä matkalaskut, työterveyshuollon tiedot ja vakuutusasiat.  

Kahvion ilmoitustaulukin on edelleen olemassa. Se vain ei enää riitä - eikä toimi globaalisti.

Pelkällä memolla ei enää pärjää

Intrasivustomme uusittiin vuosi sitten. Tavoite oli globaalin sisäisen viestinnän parantaminen sekä sisällöltään että visuaalisesti. Ensisijaisesti haluttiin tehostaa sisällön, kuten globaalien sääntöjen ja prosessikuvausten, jakamista tehokkaammin koko työyhteisön sisällä. Samalla haettiin läpinäkyvyyttä prosesseihin, jotta yhteisöllisyys korostuisi. Esimerkiksi toimitusjohtajan puhe visioista & strategioista on kaikkien katsottavissa ”Open door” -linkistä.

Mutta miten elävöittää viestiä ja sanomaa? Mielestäni videoiden lisääminen intraan olisi mielekästä ja toden totta kiinnostavampaa kuin pelkän memon lukeminen vaivalla löydetyn linkin takaa. Puhuja saa kasvot ja ihminen tulee lähelle, siinä on se juju. Onko video jotenkin uskottavampi kuin pelkkä memo? Mielestäni kyllä. Ehdottomasti.

Unohtuiko ihminen?

Intranet toimii meillä oikeastaan sisäisen viestinnän ainoana kanavana. Vaikka sen aito ja vakaa pyrkimys onkin olla työntekijöitä yhdistävä sosiaalinen kanava, ei se taida vielä toimia odotusten mukaisesti. Sivustolta karsittiin uudistuksen yhteydessä mallikkaasti kaikki ylimääräinen – myös valokuvat. Eli mentiin enemmän asiapuolelle ja faktatietoon ja unohdettiin hyödyntää kanavaa ”kohtaamispaikkana”.

Valokuvien lisäämisen mahdottomuus intraan harmittaa. Kuvapankkia ei ole, eikä sitä kuulemma tule, sanoi IT-osasto, kun asiaa heiltä tiedustelin. Sillä hetkellä hallussani oli iso määrä iloisia yhteishenkeä huokuvia kesäjuhlien kuvia, joista edes osan olisin halunnut jakaa kaikkien saataville. Intrassa jokainen olisi voinut käydä katsomassa kuvia omalla ajallaan ja vaikka useamman kerran. Ei onnistunut.

Intranetin eri osa-alueiden päivityksistä vastaavat nimetyt henkilöt. Omalla toimistollamme päivittäjänä toimin ensisijaisesti minä. Meillä siis HR vastaa päivityksistä, ja riskinä on, että viestintä on asiakeskeistä tiedottamista eikä ollenkaan niin osallistavaa tai ihmisiä innostavaa kuin ehkä kaivattaisiin. Resurssipula, you know.

Intoa riittää, mutta visiot vielä sumun peitossa  

Kuinka sitten voitaisiin tehdä asiat paremmin? Ajatus siitä, miten toimintaa voidaan kehittää entistä sosiaalisemmaksi pelkän tiedonjakelun sijaan, on vielä ”vision asteella”. Kysymyksiäkin on ilmassa. Tarvitseeko kukaan sitä kuitenkaan? Voiko yhteisöllisyyttä toteuttaa jotenkin muuten, muilla keinoin? Meidän tulisi herätellä itsemme ajattelemaan omaa tekemistämme ja sitä, mitä me tarvitsemme, mistä olisi meille eniten hyötyä – ja iloa!

Meidän tulee myös miettiä sitä, millaisia tavoitteita me haluamme sisäiselle viestinnällemme asettaa ja miten tavoitteiden saavuttamista voitaisiin mitata. Ei riitä, että intranet on olemassa, käyttäjien pitää se myös löytää.

Tämä on siis lähtötilanne. Jatkoa seuraa!

Profile picture for user Sevi Pesonen
Projekti
Milla Uusitalo KIRJOITTI:
Hei, harmi juttu, että kuvia ei intraan saada! Itse olen huomannut kuvien supervaikutuksen; heti, jos jossain tekstin lisäksi vilahtaa kuvia (ja etenkin jos kuvat ovat vaikka jostain työpaikan tapahtumasta!), klikkausmäärä moninkertaistuu. Vaikka uutisjuttu olisi pelkkä kuvakollaasi, se synnyttää paljon enemmän keskustelua ja fiilistelyä verrattuna pelkkään tekstiin..

Voisiko intran kehittämiseen saada mukaan myös esimiehiä; miltä kuulostaisi tuohon kehittelemääsi videoideaan sellainen, että jokainen johtaja esittelisi omaa liiketoiminta-aluettaan ja näkemystään yhtiön visiosta/arvoista/tulevaisuudesta tms.? Samalla esittelisi myös itsensä, voisin kuvitella, että globaalissa organisaatiossa kaikki eivät millään tunne kaikkia :)

Tässä pieniä ajatuksenpoikasia!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 09:48
Piia Bogdanoff KIRJOITTI:
Hei, olen samaa mieltä kuvien vaikutuksesta eli ne jos mitkä elävöittävät intraa ja tekevät siitä inhimillisemmän. Ihmiset tekevät yrityksen.

Kuvituskuvien lisäksi henkilöstöstä olisi hyvä olla intrassa kuvat, jolloin esim. uuden työntekijän on helpompi oppia uudet työkaverinsa ja tietää mitä kukin tekee. Henkilökohtaiselta sivulta näkisi kyseisen henkilön vastuualueet, yhteystiedot, projektit, kuvan ja muita tärkeitä tietoja. Helpottaa itse asiassa kaikkien arkea isossa konsernissa.

Yrityksen sisäinen blogi lisää yhteisöllisyyttä, jos sen saa toimimaan hyvin eli blogilla on hyviä kirjoittajia, jotka "aktivoivat" ihmiset kommentoimaan. Keskusteluun saadaan silloin ajanohtaisia aiheita ja intra elää aivan uudella tavalla, kun kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:24
Essi Kanerva KIRJOITTI:
Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.

Tuntuu siltä, että tuota teidän intraa kehitettään toimimaan suorastaan itseään vastaan. Ja kuka sitä kehittää? Olit kysynyt IT-osastolta kuva-asiasta. Eivät kai he ole päättämässä kuvien lisäämisestä? Omassa organisaatiossa intraa kehitetään viestinnnän toimesta yhteistyössä IT:n kanssa. Siis viestintä keksii ja IT mahdollistaa. Tekninen toteutus ontuu pahasti, jos edes kuvia ei saa lisätä.

Olen itse ollut yhdessä intran kehittämisprojektissa mukana ja tiedän mikä työ se on saada kaikki olennaiset tiedot kasaan, yrittää tehdä sisällöstä houkuttelevaa ja patistaa päivittäjiä pitämään kiinni deadlineista. Ja kokonaan toinen puoli onkin sitten se löytääkö intra käyttäjät. Jonkunlainen sosiaalinen media intrana kuulostaisi paljon mielenkiintoisemmalta kuin pelkkä informatiivinen sivusto, jonka lokeroista pitäisi löytää olennaisia tietoja. Toivottavasti saat yrityksessä ihmisiä innostumaan aivan toisenlaisesta lähestymistavasta.

Kuten Milla Annala jo mainitsi kommentissaan, mikään ei ole parempi keino saada käyttäjiä kuin lisätä hieman kuvia henkilöstöjuhlista jne. :)
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:25
Susanna Myllys KIRJOITTI:
Painit projektissasi samantapaisen haasteen kanssa kuin minä omani. Sisäisessä viestinnässämme kuitenkin painotetaan kuvien tärkeyttä, niin intrassa, kuin henkilöstölehdessäkin. Kuvat luovat osaltaan tekstiin sisällön. Tuntuu hassulta, että yksi osasto voi määrätä intran kuvattomuuden vai tuleeko syy kuvattomuuteen jostain muualta? Onko kuvien käyttöoikeudet esteenä? Vai kenties hankala käyttöliittymä?
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:26
Jarmo Lehmusvainio KIRJOITTI:
Hienoa kuulla, että teillä panostetaan globaaliin intranettiin toden teolla. Sitä kautta sisäinen viestintä saa hyvän ja tehokkaan kanavan. Avoimuuden lisääntyminen varmasti lisää tyytyväisyyttä – toimitusjohtaja näyttää mukavasti mallia ”avaamalla ovensa”.

En malta minäkään olla kommentoimatta tuota tilannetta kuvitukseen liittyen. Kuvat, piirrokset, kaaviot, kuviot, erilaiset taustat, logot jne. tuovat mielestäni paljon lisää sisältöä ja mahdollisuuksia sanoman perillemenon varmistamiseksi sekä myös keventävät sisältöä. Suoranaista etua niistä olisi kun kerrotaan ryhmistä tai henkilöistä, jolloin ihmiset voisivat tavallaan oppia tuntemaan toisiaan helpommin. Pääpaino intrassa tosin kuitenkin on ajankohtaisella ja kiinnostavalla sisällöllä, joten paljon mahdollisuuksia on kuvien puuttumisesta huolimatta vielä jäljellä. Voihan se olla, että kuvat kuitenkin jossakin myöhemmässä vaiheessa saadaan mukaan ja jos onnistutte sillä välin saamaan muun sisällön kohdilleen, niin silloin kuvista tulee ikään kuin bonus kaiken muun sisällön päälle.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:34
Sevi Pesonen KIRJOITTI:
Iso kiitos kommenteistanne!

Olen juuri palannut työmatkalta lahden toiselta puolen, jossa minulla oli mm. mahdollisuus tutustua sikäläisen toimistomme tapaan viestiä.
Jotenkin oli lohduttavaa kuulla, että ei se viesti sielläkään kulje niin kovin sutjakkaasti. Sisäisen viestinnän puutteellisen järjestämisen huomasi ärsyttävän etenkin taloushallinnon ihmisiä, jotka joutuvat sitten vastaamaan ihmisten kysymyksiin puhelimitse tai emailitse, ja yleensä myös asap. Resurssit ovat toden teolla koetuksella!

Eihän asian kuuluisi olla näin, eihän?
Nimenomaan vastuiden jako Intran kehittämisessä oli puolitiessään ja näin se on meidänkin toimistollamme.

Nyt on takataskussa uusia ideoita, joita työstää :)
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:38
Mervi Jokela KIRJOITTI:
Huomiostamme kilpailee niin moni asia tänä päivänä, tietoa on paljon tarjolla valmiiksi koottuna, mutta silti se halutaan saada vanhalla tavalla, kysymällä.

Intra henkilöstön ”pakollisena” aloitussivuna avittaisi ainakin huomioimaan uudet uutiset. Onko intrassanne mahdollisuus hakea tietoa ”googlaamalla”? Ovatko käytettävät fontit ja väritkin konseptoitu tarkasti vai saisiko niillä hieman elävyyttä kuvattomaan sivustoon? Sähköpostimainonta aika-ajoin ”iltapäivälehti-lööppi” -tyyppisten otsikoin herättänee liikennettä intraan. Ja samalla voi muistuttaa kaikesta sivustolla löytyvästä tiedosta…
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:49
Sevi Pesonen KIRJOITTI:
Mervi: Olemme kokeilleet tuota intra pakollisena aloitussivuna -keinoa, mutta kuten monia muitakin, itseänikin se lähinnä ärsytti.. Ärsytys johtui lähinnä sivun hitaasta latautumisesta.

Tietoa voi etsiä hakusanoilla, mutta tiedon määrä on niin suuri, että into lopahtaa alkumetreillä, jos hakusana on liian "yleinen".
Tämä on huomattu globaalisti ja lääkkeeksi on räätälöity tiedonhakukoulutusta. En ole vielä ehtinyt itse kokeilla koulutusta, mutta tarkoitus olisi osallistua vielä tämän viikon aikana. Mielenkiinnolla odotan!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:53
Tiina Roikonen KIRJOITTI:
Tässä muutamia meillä hyviksi havaittuja juttuja intrasta:
-Toimitusjohtajan blogi, jota kaikki voivat kommentoida, kaikkein luetuin osa intraamme.
-Tori-palsta, jossa henkilöstö saa ostaa, myydä ja vaihtaa omia juttujaan on aika suosittu.
-Vapaat, kaikille avoimet keskustelut ovat mahdollisia, jokainen voi osallistua. Aiemmista kokemuksista viisastuneena meillä kommentointi on aina käyttäjätunnuksen perusteella automaattisesti omalla nimellä. Se on vähentänyt kommentteja, mutta toisaalta jätti asiattomat viestit pois. Mielestämme jos ei kehtaa sanoa omalla nimellään, ei todennäköisesti ole kovin rakentavaa sanottavaa. Keskustelut ovat vaatineet kovasti tukea, mutta niitä luetaan yhtä paljon kuin tj:n blogia. Kirjoittamiseen on vielä kynnys monilla, mutta parempaan ollaan menossa.
-"Kysy - johto vastaa" on palsta, johon kuka hyvänsä voi laittaa kysymyksen ja siihen vastaa asian vastuualuejohtaja. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan ja niiden keskustelua voi jatkaa jokainen.
-Meillä on prosessipohjainen, ei organisaation mukaan rakennettu intra. Se on ehdottoman hyvä vaikkakin oli hirmuisen vaikea rakentaa. Organisaatioon tuppasi ajatus aina viemään.
-Kaikkien prosessien sivustoilla on uutissivu, josta uusimmat uutiset nousevat automaattisesti intran pääsivulle.
-Intrassa ei meilläkään sallita kuvia, jos ne eivät oleellisesti liity kuvattavaan asiaan. Tämä siksi, ettei meillä kuukauden kuluttua olisi intra täynnä netistä varastettuja kuvia tai puoliluvattomia kuvia henkilöstöstämme ja asiakkaistamme (hoitoala). Kuvattomuus myös nopeuttaa intran toimintaa. Henkilökuvat profiilin yhteydessä ovat toki sallittuja ja pidettyjä.
-Tulossa on vastuualuejohtajien videot, joilla esittelevät vastuualuettaan ja uuden strategiakierroksen alussa uutta strategiaa ja mitä se heillä käytännössä on.
-Intra laitettiin pakotetuksi aloitussivuksi, koska monet kommentoivat etteivät käy intrassa koskaan. Pakotus ei ole ärsyttänyt porukoita.
-Asiakastilaisuudessamme oli hyviä esiintyjiä. Henkilöstöstä siellä oli tietysti vain kourallinen paikalla. Videoimme esitykset ja ne ovat intrassa katsottavissa.
-Taksonomiaa alan kohta laittaa kuntoon, siinä on painia intran loppuelämän ajaksi, mutta hyvä taksonomia on löydettävyyden ydin.
-Wikejä meillä ei ole vielä käytössä, mutta olen niiden perään höyrynnyt viimeiset ajat. Minulla on sellainen kutina, että niillä voisi tehdä vaikka mitä. Alustavasti ajattelin, että niillä voisi hoitaa osan perehdyttämisestä tallentamalla sinne firman sisäisen "slangin". Esim mikä on EHO, toimari tai Snoezelen? Sinne saisi varmaan kentältä tallennettua hyviä käytäntöjä, hiljaista tietoa ja fiksuja aloitteita. Ja luulen, että ajattelen wikiä ihan liian suppeasti, en vaan ole ehtinyt perehtymään asiaan tuon enempää.

Kaikki saa varastaa. Minä aion varastaa tuon "tarina"-ajatuksen. Kiitos siitä.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:55
Sini Karhula KIRJOITTI:
Hienoa, että intrasta on haluttu tehdä työn tehostamisen väline! Mielestäni tiedonjaon parantaminen, prosessien kuvaukset ja läpinäkyvyyden tuominen toimintoihin todella tuovat nimenomaan mielekkyyttä ja lisätehoa työn tekemiseen ja kannustavat yhteisöllisyyteen.

Mutta miten intra voi toimia sisäisen viestinnän tehostajana visuaalisesti, jos sinne ei edes teknisesti ole mahdollista lisätä kuvia? Omasta mielestäni – enkä varmasti ole mielipiteeni kanssa yksin – kuvat nimenomaan tuovat sisältöä intraan, etenkin jos sivujen sisältö muutoin on kovin asiapitoinen.

Itse työskentelen taloushallinnossa ja omien intrasivujemme uudistusta aloittaessamme päätimme, että uusista sivuista ei saa tulla tylsät ja vain asiasisältöiset. Koska asiantuntijuutemme kuitenkin liittyy talouteen ja kirjanpitoon, jota säätelevät mm. kirjanpitolaki ja -asetus, verottajan ohjeet sekä muut viranomaismääräykset, on asian elävöittäminen tekstin keinoin melko haastavaa. Tästä syystä olemme päättäneet lisätä sivuillemme kuvia taloustiimistämme työn touhussa – helmitaulujen ja suurennuslasien kanssa ;) Vaikka emme todellisuudessa töitä helmitaulujen avulla teekään, uskomme, että pistämällä itsemme likoon ja lisäämällä intraan myös huumoripitoisia kuvia tiimistämme, luomme sivujemme kohderyhmälle (omalle henkilöstöllemme) erilaisen kuvan taloushallinnosta kuin vain luettelemalla lakipykäliä, jotka työtämme säätelevät. Ehkä oman intraprojektimme edetessä voin tulevissa blogikirjoituksissani kertoa, miten kuvasisältömme on otettu vastaan – uskon kuitenkin vahvasti vastaanoton olevan enemmän kuin positiivinen :)
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:56
JR KIRJOITTI:
Organisaationi painii samantyyppisten ongelmien kanssa kun kirjoittajan yritys. Työnantajani intrasivujen nimi on Seitti. Nimi on paras mahdollinen sana kuvaamaan nykyisiä sivuja. Sivut ovat kovin laajat ja sekavat, hakutoiminnot eivät löydä etsimääsi tietoa ja samalla sivustolla on sekä esimiesviraston että paikallisvirastojen tietoa sikin sokin. Kyseessä on siis varsinainen Seitti, johon henkilökunta ei yleensä viitsi sotkeutua. Onhan toki nykyisissä sivuissa positiivisiakin seikkoja kuten osto- ja myynti palsta sekä erilaiset keskustelufoorumit. Onneksi intrasivuja ollaan uusimassa lähitulevaisuudessa ja toivon että viestintävastaavat suunnittelevat sivuille selkeän rungon, josta henkilöstö helposti löytävät etsimänsä. Kiitos kaikille edellä mainituista hyvistä vinkeistä. Vien ne eteenpäin viestintäosastollemme. Meidän yrityksessä sisäisessä viestinnässä on vielä paljon parannettavaa, jotta saadaan tieto kulkemaan perille helpommin ja nopeammin!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:58
Heli Tarkiainen KIRJOITTI:
Nappasin tuon maininnan toimitusjohtajan puheesta ja sen katsomisesta, sillä tuntuu, että viimeisen parin vuoden aikana (jolloin olen ollut poissa työelämästä), ovat videot tehneet todellisen tulemisen: jos videoita ei vielä ole intrassa, ovat ne tulossa ja näin meilläkin. Olisipa mielenkiintoista, mikä on kirjoittajan tilanne nyt!

Se, mikä ihmetetytti, muiden tapaan, on tuo kuvien puuttuminen tai niiden lisäämisen kieltäminen. Eikö intrassa saa olla edes henkilöstön kuvia? Tai rajatusti kuvia sisäisistä tapahtumista? Tuntuu omituiselta tai vieraalta, sillä kun itse on tottunut siihen, että sisäisistä tapahtumista on aina (odotetut) kuvat intrassa, ei voi kuvitella elämää ilman niitä. Tai ehkä sitä pitäisikin kokeilla, mitä tapahtuisi, jos kuvia esim. pikkujouluist ei laitettaisikaan...
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:59