Esimiesviestinnän parantaminen työyhteisössä

Esimies

Edellisessä artikkelissamme perehdyimme esimiesviestintään yleisellä tasolla. Keskusteluakin syntyi, esimerkiksi siitä että esimiehen on oltava helposti lähestyttävissä ja hänen täytyy osata kuunnella ja olla avoin. Sanattoman viestinnän ymmärrys viestintätilanteissa ja esimiehille järjestettävät viestintäkoulutukset sekä palautteen anto tulivat myös esille. Nyt tartumme muutamaan esimiesviestinnän osa-alueeseen, jotka mielestämme ovat erityisen tärkeitä ja kiinnostavia.

Kouluttamalla parempia tuloksia?

Moni esimies ei edes tule ajatelleeksi, kuinka tärkeää toimiva esimiesviestintä on ja millaisia taitoja se vaatii. Vaikka esimies muuten osaisikin tehtävänsä erinomaisesti, voi hänen viestinnässään olla vakaviakin puutteita. Tällöin apua voi löytyä erilaisista esimiehille suunnitelluista viestintäkoulutuksista, joita tarjoavat esimerkiksi oppilaitokset ja viestintäalan yritykset.

Tyypillinen esimiesviestintäkoulutus on päivän-parin mittainen seminaarikoulutus, jonka järjestää yliopisto tai yksityinen oppilaitos. Myös pidempiä kursseja on tarjolla.  Lisäksi yritys voi palkata esimerkiksi viestintätoimistosta konsultin, joka johdattaa esimiehen viestinnän saloihin. Vaikka esimiesviestintäkoulutusta ei haluttaisikaan erikseen ostaa, olisi tärkeää, että ainakin yrityksen oma viestintäosasto järjestäisi esimiehille säännöllistä opastusta ja koulutusta. Alaisten ei kuitenkaan pitäisi ruveta kouluttamaan omia esimiehiään  työssään.

Palautetta molempiin suuntiin

Jokainen työntekijä haluaa palautetta tekemistään töistä, ja palautteen antaminen onkin tärkeä esimiesviestinnän osa-alue. Palautetta tulisi antaa sekä yksilöille että kokonaisille osastoille. Palautteen antamisella on usein negatiivinen kaiku, vaikka se on yksi parhaimpia tapoja oppia. Se on myös keino ihmisten motivoimiseen ja luottamuksen rakentamiseen.

On hyvä miettiä tapauskohtaisesti, antaisiko palautetta työprosessin aikana vai vasta sen jälkeen. Jos palaute päätetään antaa jälkeenpäin, tulisi se antaa mahdollisimman pian, jotta sen vaikutus olisi paras mahdollinen. Vaikka mukavinta onkin saada myönteistä palautetta, tulisi myös epäkohdat huomioida ja antaa kielteistä palautetta rakentavasti. Palaute ei kuitenkaan saisi olla pelkästään kielteistä, vaan aina tulisi pyrkiä löytämään suorituksesta jotain hyvää. Kielteisen palautteen voi pehmentää sanomalla samalla jotain myönteistä, mutta sen tulisi aina olla oikeudenmukaista.

Esimiehen tulisi myös itse olla valmis ottamaan vastaan palautetta - sitä kannattaa jopa pyytää erikseen. Kun esimies saa palautetta työstään, tulisi hänen kuunnella tarkkaavaisesti ja ryhtyä mahdollisiin toimenpiteisiin. Kukaan esimies ei halua olla huono, joten palautteen avulla itseään voi kehittää. Oppiminen on ainut keino muuttua.

Palautteen anto on luottamuksen osoitus ja kaikkein tehokkainta on antaa huomaamatonta palautetta niin, että toinen ei edes koe saavansa palautetta. Hänen mielensä vain ohjautuu tavoitteiden suuntaiseksi. Osatessaan antaa palautetta taitavasti, luottamuksen saa kasvamaan. Vähitellen tämä näkyy koko työyhteisön hyvänä palautekulttuurina. Oletuksena on, että henkilöstö on kyvykästä ja myös esimiehet ovat valmiita ottamaan palautetta vastaan. Paras palautteenanto onkin molemminpuolista vuorovaikutusta.

Opi virheistä

Virheitä sattuu niin esimiehille kuin tavallisille työntekijöillekin työpaikalla. Kuinka näihin virheisiin tulisi suhtautua ja mikä on oikea tapa toimia tilanteessa, jossa helposti menettää malttinsa?

Virheet kannattaa nostaa maton alta pöydälle, sillä ne ovat osa elämää. Silti harvoin puhumme omista virheistämme. Menestystä edeltää usein yrityksen ja erehdyksen kautta oppiminen. Virheiden tekijät ovat yleensä ottaneet riskejä elämänsä aikana. Oleellisempaa kuin virheiden välttäminen on se, miten niitä käsitellään ja miten niistä selvitään. Se osoittaa, onnistutaanko muutoksessa. Virheet ovat osa oppimisprosessia. Jos onnistuu löytämään virheistä oppimisen tien, pääsee oppimisspiraalille: ensin toimii, sitten hankkii palautetta ja saa tietoa suunnitella taas uutta entistä ehompaa.

Usein esimiehet ratkaisevat liikaa asioita toisten puolesta. Virheet voivat olla mahtavia mahdollisuuksia oppia. Ihminen ei tiedä potentiaaliaan, ennen kuin hän on kokeillut rajojaan. Virheiden salliminen ja hyväksyminen edellyttää asenteiden muutosta. On hyvä kysyä itseltään ja muilta virheen jo tapahduttua: ”Mitä opin tästä?”

Vallan pelko

Alaisia usein pelottaa esimiehen valta ja oikeudet. Vaikka esimies saattaa yllättyä kuullessaan, kuinka alaiset pelkäävät keskusteluja esimiestensä kanssa, niin usein jo  pelkkä esimiehen läsnäolo työpaikalla vaikuttaa ilmapiiriin. Esimiehen on hyvä tiedostaa oma asemansa ja että organisaatiossa ylempänä olevan henkilön läsnäolo lisää viestintää kohtaan kielteisiä tunteita. Avoimesti ja iloisesti keskusteleva henkilöstö hyvin usein sulkeutuu esimiehen tullessa paikalle. Alaiset alkavat miettiä tarkemmin omaa käyttäytymistään ja kuvaa, jonka antavat itsestään esimiehelle.

Mitä suurempi alaisen ja esimiehen välinen valtaero on, sitä alttiimmin tilanne pelottaa alaista. Pelon syy on hierarkiassa, ei pelkästään viestinnässä. Valta synnyttää pelkoa. Esimiehen on tärkeää ottaa huomioon tilanne työpaikalla ja luoda lämpimät välit alaisiin, jotta pelko hälventyisi.  Myös myönteisten keskusteluyhteyksien avaaminen alaisen kanssa on suotavaa.

Esimiehen tulee korostaa sitä, että käyttää valtaansa oikein. Hän ei pyri toiminnallaan tekemään alaisensa elämää hankalaksi. Kun ihmiset havaitsevat, että he kykenevät selviämään mitä erilaisimmista ja haastavista työelämän viestintätilanteista, heidän ahdistuksensa, pelkonsa ja muut kielteiset tunteet viestintää kohtaan vähenevät.

Lähteet:

Juholin, E. 2009. Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön

Tulevaisuuden esimiesviestintä -koulutus. Helsingin yliopisto. Luettavissa: http://www.hoc.fi/event/68 Luettu: 7.3.2012

Jabe, M. 2006. Kyvyt käyttöön: Eväitä esimiestyöhön. Helsinki. Kirjapaja Oy.

Puro, J. 2002. Esimiehen viestintätaidot. Suomen Ekonomiliitto ja WSOY. Helsinki.

Profile picture for user Kaisa Liekovuori
Projekti
Anna Johansson KIRJOITTI:
Takerruin tuohon syyllisten etsintään, josta täällä on mainittu jo muutamaan kertaan. Se on jännä juttu, että aina kaivataan syyllistä johonkin asiaan. Varmaan itsekin olen joskus siihen sortunut. Mutta onko sillä syyllisen etsimisellä sitten kauheasti väliä? On hyvä myöntää tehneensä virheen jossakin, mutta paljon rakentavampaa olisi mielestäni kuitenkin pyytää anteeksi, myöntää töpänneensä ja sitten keskittyä virheen korjaamiseen, kuin alkaa kääntää veistä haavassa. Ja sitten vaikka antaa vielä positiivista palautetta siitä, kuinka hienosti virhe korjattiin tms. Tällä tavalla ei varmaan syntyisikään sitä pelkoasetelmaa.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:18
Jonna Kääriäinen KIRJOITTI:
Merkittävä puute esimiehen ja alaisen välisessä viestinnässä on selvästi molemminpuolisen palautteen vähäisyys. Esimiehet haluaisivat varmasti alaisiltaan lisää palautetta esimiestyönsä tukemiseksi ja ideoita itsensä kehittämiseen. Alaiset puolestaan haluaisivat esimiehiltään palautetta kehittyäkseen työssään ja varmistuakseen siitä, että he tekevät oikeita asioita oikealla tavalla. Näin palaute toimiikin johtamisen välineenä. Palautekulttuurin kehittämisessä esimiehillä on suuri vastuu, sillä heidän esimerkkinsä on ratkaiseva. Esimiehen täytyykin avoimesti rohkaista alaisiaan vastavuoroisen palautteen antamiseen. Kaikki voivat oppia antamaan ja vastaanottamaan palautetta.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:27
Nina Öörni KIRJOITTI:
Olemme jo aikaisemminkin puhuneetkin siitä, kuinka huolestuttavan monessa työpaikassa vistintä puuttuu kokonaan tai siinä on pahoja puutteita. Näin jyrkästi sanottuna minusta esimies ei voi olla esimies ilman kunnollista viestintäkoulutusta, koska "se nyt vain sattuu olemaan" yksi erittäin iso osa suurta kokonaisuutta. Esimiehen viestinnän puute vaikuttaa mielettömän paljon koko työyhteisöön.

Olen ehdottomasti myös samaa mieltä siinä, että palautteen antaminenkin on taitoa vaativa asia. Toivoisin, että esimieheni antaisi minulle enmmänkin palautetta tekemisistäni, koska silloin tunnen itseni tärkeäksi ja osaan välttää paremmin virheitäni ja pystyn kehittymään paremmin niiden pohjalta. Olen aikaisemmin jopa maininnut esimiehelleni sivulauseessa, että töistäni saa antaa kritiikkiä, koska se rakentaa minua, enkä halua toistaa virheitäni useaan kertaan. Minulle seuraava suuri askel olisi oppia antamaan hänellekin palautetta. Tarvitsisin vain rohkeutta avata suuni.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:08
Sofia Hakonen KIRJOITTI:
Olen miettinyt tätä samaa aihetta omien kokemuksieni pohjalta. Työharjoittelupaikassani olin päivittäin tekemisissä kahden eri esimiehen kanssa. Kumpikin heistä edusti alansa rautaisinta osaamista, mutta merkittävin ero oli heidän henkilökohtaisissa viestintätaidoissaan. Toisen esimiehen tyyli oli kova: kritiikki sivalsi kuin piiskanisku ja virheen tapahtuessa alettiin etsiä syyllistä. Jälkimmäinen edusti pehmeämpiä arvoja kannustamalla ja tukemalla. Tämä samainen esimies saattoi tulla kesken päivän kysymään miten menee eikä avun pyytämistä tarvinnut hävetä.

Esimiesviestinnän merkitys työssä jaksamiselle ja työyhteisön hengelle on kiistaton. Mutta kuinka kertoa ikävälle esimiehelle kehitysehdotuksista ilman seurauksia?
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:20
Johanna Rautio KIRJOITTI:
Esimiestyö on taitolaji ja vaatii osaamista varsinkin viestinnän alueella, jotta esimiehen ja alaisten välillä säilyy avoin vuoropuhelu. On erittäin tärkeää, että esimies on helposti lähestyttävissä eikä alaisen tarvitse jännittää ottaa asioita puheeksi tai mennä pyytämään neuvoja. Palautteen antaminen ei myöskään ole mikään helpoin asia, mutta senkin voi tehdä monella eri tavalla. Mielestäni tässä asiassa ollaan kyllä menty työelämässä eteenpäin, sillä itse näen ympärilläni paljonkin palautteen antoa. Useimmiten se on positiivista, koska luonnollisesti positiivisen palautteen antaminen on helpompaa. Mutta on myös toisenlaista palautetta; sitä en kuitenkaan kutsuisi negatiiviseksi palautteeksi vaan ennemminkin kehittäväksi palautteeksi. Kehittämisehdotukset ovat aina hyväksi, eikä niiden saamista koeta loukkaavaksi.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:30
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Omien virheiden sietäminen on kovin vaikeaa. Itseäni siinä kouliakseni, minulla on tapana julistaa työssä virheeni isoon ääneen julki ja nikottelematta myöntää, että se oli varmaan minun moka. Minusta oli kummallista - ja kuvaavaa, kun alkuaikoinani yksi hyvää tarkoittava vanhempi työntekijä kävi minulle supattamassa, että ei kannattaisi myöntää virhettä, varsinkaan jos kukaan ei ole vielä huomannut sitä! Siis tuollainen suhtautuminenhan juuri ruokkii sitä, että kaikkien pitäisi olla koko työuransa täysin virheettömiä. Jos työssä on tapahtunut virhe, sille on löydettävä syyllinen, joka en ole minä vaan joku muu. Kesäharjottelija? Pistää vihaksi tuollainen toisten kämmeillä mässäily ja omien piilottelu. Mitä sitten jos kämmää? Kaikki kämmii joskus. Ja edelleenkin käyn taistoa virhekammoa ja palautepelkoa vastaan. Rakentava palaute on arvokasta. Toisten virheiden rääpiminen ei hyödytä ketään.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:02
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Artikkelissa on erittäin hyvin kuvattu niitä ominaispiirteitä, jotka vaikuttavat esimiesviestinnän onnistumiseen. Valtasuhteiden merkitys on tuotu myös hyvin esille. Palautteenannosta on kirjoitettu oikeaanosuvasti. Niinan kommentissa tulee hyvin näkyville oikea asenne palautteen vastaanottamiseen, hyvä!
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:03
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Palautetta molempiin suuntiin otsake kiteyttää hyvin sen, kuinka palautteen annon tulisi toimia työyhteisössä. Monesti pelätään sitä, kuinka palautetta voi antaa esimiehelle ilman jälkiseurauksia. Siitä jo aiemmissa kommenteissakin on mainintaa. Monesti ajatellaan myös, että vain kehityskeskustelu on se paikka jossa palautetta voi antaa esimiehelleen.

Palautteenannon tulee kuitenkin olla aina ajantasaista eikä kerran/kaksi vuodessa tapahtuvaa. Pahinta mielestäni on se, että kehityskeskustelussa annetaan rakentavaa, lue negatiivistä, palautetta ja viitataan johonkin vuoden takaiseen tapahtumaan, eikä sitäkään osata kuvata, vaan ympäripyöreästi selitetään jotain mitä ei voida todentaa.

Hyvässä esimies-alaissuhteessa palautteenanto kuuluu yhtenä viestintämuotona työyhteisöviestintään ja palautetta kannustetaan myös antamaan. Hyvä esimies ottaa negatiivisenkin palautteen rakentavasti ja pyrkii korjaamaan toimintaansa/käyttäytymistään työyhteisön hyväksi.

Jos palautteenanto on työyhteisössä normaali arkipäivää, ei sen antamista tarvitse pelätä ja toisaalta myöskään palautteen vastaanottamista ei tarvitse jännittää.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:04
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Parhaimmillaan esimiesviestintä, tai tarkennettuna palautteen antaminen, on silloin kun se on luonnollista ja osana jokapäiväistä keskustelua. Aina ei tarvita erillistä palautekeskustelua, että esimies voi antaa palautetta työntekijälleen, tai päinvastoin.

Ikävä kyllä välillä törmää siihen että esimies juoruaa työntekijänsä ”mokista” muiden alaistensa kanssa. Tämä on omiaan huonontamaan työilmapiiriä. Olen samaa mieltä aikaisempien mielipiteiden kanssa siitä että jokaisen esimiehen olisi hyvä perehtyä viestintään ja opiskella hyviä viestintätapoja. Blogissa on tuotu paljon hyviä asioita esiin.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:04
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olen samaa mieltä mainitsemistasi asioista, lisä kommunikaatio ja palaute ovat varmasti vain hyvästä. Mieleeni tulee yksi asia, joka ohjaa näiden asioiden toteutusta, teoriasta tekoihin. Mieleen tulee yrityskultuuri. Jos yrityskulttuuri on yrittäjämäinen ja ihmisten pitää tulla vähillä resursseilla toimeen ja selkeitä tavoitteita ei ole, kommunikaation määrä vähenee ja sitä ei välttämättä koeta tärkeäksi. Jos johto/omistajat haluavat paljon keskustelua ja palautteen vaihtoa, niin varmasti tapahtuu. Jos itse esimiehenä haluaa harjoittaa tietynlaista kommunikaatiota ja yrityskulttuuri on toistamieltä, jää niin sanotusta optimista ja laadukkaasta kommunikaatiosta pois olennaisia osia ja itse yrityskulttuuri tekee kommunikaatiosta epätoimivan. Tässä ohjaa mielestäni käsite kun ihminen ei tiedä sitä mitä ei tiedä, eli paremmasta ei ole tietoa. Lisäksi isot muutokset yrityksen kulttuurissa ovat isoja prosesseja.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:04
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olet blogissasi mainiosti tuonut esille esimiesviestinnän kaikki puolet. Johtamisessa ja esimiestyössä on itseasiassa kysymysviestimisestä: suunnan näyttämisestä, tarkempien tavoitteiden ja tuen antamisesta sekä kiitoksesta ja/tai korjaavan palautteen antamisesta.

Kyseessä ei myöskään ole yhdensuuntainen viestintä vaikka näin monesti esimiehen asema mielletään vaan kyse on dialogista. Vuoropuhelun avulla esimies että työntekijä voivat varmistaa että ohjeet on annettu että ymmärretty oikein. Henkilöstön työtyytyväisyyden kannalta keskeinen tekijä on se että tulee kuulluksi että on mahdollisimman hyvät mahdollisuudet vaikuttaa oman työnsä sisältään. Kaikki tämä tapahtuu viestinnän keinoin. Voisi puhua että ei ole erillistä esimiesviestintää vaan kaikki johtaminen on viestintää.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:05