Muutosvastarintaa murtamassa

On vuosi 2014 ja ensimmäinen työpäiväni uudessa työpaikassa myynnin tiimeistä vastaavana esimiehenä. Olen juuri siemaissut jännitystä rentouttavan kupin teetä, kun vastaan ensimmäisen kerran uuteen työpuhelimeen.

- Hei Päivi, esimiehesi Mirja tässä moikka. Miten ensimmäinen työpäiväsi sujuu?
- Hei Mirja, päivä on sujunut oikein mukavasti rennoissa merkeissä. Miten voin olla avuksi?
- Istuisitko tukevasti hetkeksi alas, minulla on sinulle jännittäviä uutisia. Aloitamme tänään    YT-neuvottelut!

Tästä starttasi urani suurin organisaation kehitysprojekti. Aloitimme keskitetyn asiakaspalveluorganisaation rakentamisen, jotta voisimme tarjota asiakkaillemme laadukkaamman asiakaskokemuksen. Tähän saakka asiakaspalvelumme oli toiminut ympäri Suomen, useina pieninä paikallisina asiakaspalvelupisteinä.

 

päivi


Ensimmäisen työpäivän tunnelmat: what next?

Vauhtia ja vaarallisia tunteita

Vuosi 2014 piti sisällään vauhtia ja vaarallisia tunteita epävarmuuden ilmapiirissä: prosessien suunnittelua, perehdytystä, rekrytointeja, kehitystyötä ja uuden opettelua. Aluksi arvelin kohtaavani suurimmat haasteet työmäärän räjähdysmäisen kasvun vuoksi, mutta toisin kävi. Suurin haasteeni olivatkin ihmiset ja heidän kokemansa tunteet.

Millä tavoin muutosvastarintaa kannattaa käsitellä

Kokemuksen syvällä rintaäänellä voin sanoa, että muutostilanteessa esimiehen tärkein tehtävä on olla läsnä. Organisaatiomuutoksen alkumetreillä aikani kului palavereissa istumiseen ja toiminnan suunnitteluun.

Pian kuitenkin huomasimme, että ilman lähiesimiehien riittävää läsnäoloa muutosvastarinta karkaa käsistä. Töiden tekemisen sijaan ihmiset käyttävät aikansa puskaradioiden uutisointiin. Lääkkeeksi ongelmaan me tiimiesimiehet päätimme luoda muutostilanteen lähiesimiestyön ABC:n.

 A. Ole läsnä, kuuntele, tue, toimi olkapäänä.
 B. Johda avoimesti ja kirkasta tiimille tavoitteet sekä uusi strategia.
 C. Viesti tehokkaasti ja lisää ymmärrystä.
 D. Osallista ja anna mahdollisuus vaikuttaa.

Digiviestinnästä apua organisaatiomuutokseen

Digiviestinnällä voidaan helpottaa muutosvastarinnan murtamista. Muutostilanteessa tehokkaita digiviestinnän keinoja voivat olla esimerkiksi tiimikohtaiset sharepoint-sivut tai aktiivinen Yammerin käyttö. Digitaaliset viestintäratkaisut auttavat kirkastamaan strategiaa ja tavoitteita sekä toteuttamaan seurantaa.

Organisaatiomuutoksen läpiviennissä Yammeria kannattaa hyödyntää avoimena keskusteluvälineenä, jonka avulla voidaan jakaa kehittäviä mielipiteitä muutoksesta ja auttaa ihmisiä ymmärtämään muutoksen tärkeys sekä kehityksellä aikaansaatavat hyödyt. Tehokas tiedottaminen ja avoin kommunikointi lieventävät muutosvastarintaa ja antavat ihmisille mahdollisuuden tulla kuulluksi.

Haastan kaikki organisaatiomuutosta toteuttavat esimiehet kirjoittamaan itselleen henkilökohtaisen esimiehen ABC:n ja tehostamaan viestintää digiviestinnän keinoja hyödyntäen. Lähiesimiestyön ABC konkretisoi ajatukset ja auttaa suuntaamaan energiat oikeisiin asioihin, joilla on merkitystä. Näin muutos on helpompi viedä läpi onnistuneesti. Miltä sinun esimiehen aakkosesi näyttävät?

Profile picture for user Päivi Patala
Projekti

Keskittämällä kaaos vai kehitys

Aloitimme vuonna 2014 asiakaspalvelutoiminnan keskittämishankkeen, jonka tarkoituksena oli keskittää asiakaspalvelutoiminto 11 paikkakunnalta kolmelle paikkakunnalle ja samalla parantaa asiakaskokemusta. Pyrimme edelleen kehittämään sähköisiä asiakaspalvelukanaviamme sekä toimintaamme vastaamaan paremmin asiakkaidemme tarpeita.

Kehityshankkeessa pohdin

  • mistä kaikki alkoi 
  • missä vaiheessa kehityshanke on juuri nyt 
  • saimmeko aikaan kehitystä vai kaaosta
  • onko muutos ollut onnistunut viestinnän ja esimiestyön näkökulmasta
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen avaus työnantajaltasi -YT:t heti ensimetreillä. Jouduit heti avotuleen, näyttämään kyntesi ja kykysi - miten pärjäsit? Oletko edelleen tiimivetäjä, suoriuduitko tehtävästä ja miten sinut siitä palkittiin? Oli ollut mielenkiintoista tietää, kuinka paljon laitoitte ihmisiä pihalle, kuinka henkisesti selviydyt ja miten alaisesi sinua kohtelivat, jos jouduit heitä heti uutena henkilönä irtisanomaan. Uudessa työpaikassa on aina alkuun haastavaa, sinulla on 100 päivää aikaa myydä itsensä organisaatiolle. YT:t ovat varmasti yksi haastavimmista aluista, jos ja kun, et ollut tietoinen tulevasta, vai oliko sinut palkattu kehittämään ja viemään läpi muutosta?

Digitaaliset kanavat eivät mielestäni voi korvata henkilökohtaista läsnäoloa yhdessä vaikeimmassa organisaatiota koskettavassa tilanteessa, joka henkilöstön, rivityöntekijän näkökulmasta, ovat YT-neuvottelut. Koko sana on täynnä pelkoa ja ahdistusta, turvattomuutta ja mitätöintiä. Suurin synti usein onkin neuvottelijoiden ja esimiesten pako paikalta, jolloin organisaatio alkaa elää omaa elämäänsä ja huhumylly spekulaatioineen vain kiihtyy. Kuka jää ja kuka lähtee, kuka on pomon lemmikki ja kuka ei? Toki YT:t ovat arkipäiväistyneet, koska kukaan ei ole turvassa, olet sitten globaalissa yrityksessä tai vaikkapa pienessä kunnassa töissä. Muutos on mahdollisuus ja joustavuus on päivän sana.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:19
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos Päivi tunteita herättävästä blogikirjoituksestasi! Minulle tuli postauksen lukemisen jälkeen lämmin tunne, vaikka blogisi alku olikin kaikkea muuta kuin positiivisia ajatuksia herättävää.

Postauksestasi huokui läsnäolo ja ymmärrys. Tekstisi oli hyvin sujuvaa. Pidän lyhyistä, napakoista lauseista –ne helpottavat tekstin silmäiltävyyttä. Olit käyttänyt hyvin väliotsikoita ja onnistunut esimerkillisesti tiivistämään blogitekstisi sanoman. Postauksesi visuaalisuus tuki myös tekstin sanomaa. Lopuksi haastat lukijan ansioituneesti miettimään oman esimiehen ABC:tä.

Postauksesi aihealue on ajankohtainen ja monet työssäkäyvät voivat samastua aiheeseen, valitettavasti. Olet ymmärtänyt johtamisen ”syvimmän” olemuksen ja uskon, että työntekijäsi arvostavat sinua esimiehenä näinä vaikeinakin aikoina!

Minulla on ollut onni työskennellä hyvän esimiehen kanssa. Tunnistan hänet myös blogistasi. Olen kanssasi samaa mieltä, että johdon jokapäiväinen läsnäolo työpaikalla, muutoinkin kuin muutostilanteissa, on ensi arvoisen tärkeää. Oma esimieheni loi läsnäolollaan avoimuuden ilmapiirin organisaatioomme. Organisaation muutettua uusiin yhteisiin työtiloihin, avokonttoriin, hän luopui omasta huoneestaan ja työskenteli samassa tilassa yhdessä meidän kanssa. Hän oli helposti lähestyttävä, avoin ja arvosti työntekijöitään. Jokaisen huolenaiheeseen kyseinen johtaja suhtautui arvostaen. Hän johti ihmisiä, ei asioita! Valitettavasti kyseinen esimies eläköityi vuosi sitten.

Voimia sinulle työhösi ja monia oivalluksen hetkiä opintojen parissa!
MariaK.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:20
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Ulla!

Kiitos kommentoinnista ja kysymyksistä, tässä tulee vastauksia.

Kokemuksiini tukeutuen koen pärjänneeni projektissa hyvin. Uusi myynnin tiimi on kasassa, uusi organisaatio on käynnissä ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Haastavinta uutena esimiehenä oli muutostilanteen haltuun ottaminen ja yhteyden luominen alaisiin. Uudella esimiehellä ei ole vanhan konkarin sijaan vankkaa luottamuspohjaa tiimiin, joten yt-neuvottelujen läpivienti herättää ihmisissä entistä suurempaa epävarmuutta ja keskusteluyhteyden avoinna pitäminen saattaa olla vaikeaa.

Opimme tiimeinä muutoksesta valtavan paljon ja voin todeta, että henkilökohtaiset johtamistaidot kasvoivat yhtä räjähdysmäisesti kuin työmäärä muutoksen aikana. Jatkossa uskon selviäväni tilanteesta kuin tilanteesta. Olen edelleen tiimiesimiehenä ja vedän asiakaspalvelun myynnin tiimejä. Koska johtaminen ja toiminnan kehittäminen ovat alkaneet kiinnostaa minua aikaisempaa enemmän suuntaan seuraavaksi opintovapaalle ja pyrin kehittämään ammattitaitoani uuteen suuntaan.

Opiskelufiiliksissä mukavaa syksyä toivottaen
Päivi.P
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:20
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Maria!

Kiitos positiivisesta palautteesta ja kannustavista sanoista.

Olet aivan oikeassa esimiestyön laadun merkityksestä ja oli mukava lukea myöteisiä kokemuksia onnistuneesta esimiestyöstä. On hienoa, että olet saanut työskennellä asiantuntevan esimiehen kanssa ja saanut sitä kautta arvostusta työllesi.

Pidän tärkeänä ihmisten kuuntelua ja kipuilun tunnistamista erityisesti muutostilanteissa. Jokainen meistä on omanlaisensa persoona ja tuo esiin asioita omalla tyylillään. Kun esimies käyttää aikaa alaisten kanssa läsnäoloon ja varaa esimerkiksi joka viikko, jokaista varten muutaman minuutin syntyy avointa keskustelua. Ihanne tilanteessa kaikki tiimiläiset uskaltavat tukeutua esimieheen ja puhua myös vaikeista asioista. Toivon, että jokainen meistä saisi mahdollisuuden työskennellä ammattitaitoisen esimiehen kanssa.

Lämpöä viilenevään syksyyn sinulle ja tsemppiä työpäiviin!
Päivi.P
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:20
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Päivi!

Otit erittäin mielenkiintoisen ja tunteita herättävän projektityön aiheen. Muutos saa aikaan aina tunteita. Nykyisin tuntuu siltä, että muutoksen ensimmäinen reaktio on useimmiten negatiivinen. Mutta niin kuin kerrot blogissasi, että muutos voi myös olla kehittymistä.

Olen sinun kanssasi samaa mieltä siitä, että lähiesimiehellä on todella tärkeä rooli muutosvastarinnan taltuttamisessa. Sinun ABC-listauksesi lähiesimiestyöstä muutostilanteesta oli loistava. Esimiestyö ja yritysviestintä, erityisesti sisäinen viestintä linkittyvät niin vahvasti toisiinsa, että niistä voisi mielestäni puhua yhtenä käsitteenä. Ne kulkevat toimivassa organisaatiossa käsi kädessä.

Minulle tuli sinulle pari käytännön vinkkiä, joilla C-kohtaa voisi käytännössä kehittää vaikka Yammerissa tai muissa digitaalisissa ympäritöissä. Mitä ymmärrettävä viestintä on esimiesten kohdalla?

- Kirjoita selkeitä ja napakoita viestejä.
- Vältä väärin ymmärretyksi tulemista.
- Käytä sellaista kieltä, mitä työntekijäsi ymmärtävät
- Ole säännönmukainen viestinnässäsi. Älä sanoa toista tänään ja toista huomenna (tokihan tilanteet voivat muuttua, mutta pyri siihen, että linja säilyy)
- Pyri positiivisuuteen.

Tsemppiä sinulle työpäiviin! Muutos on mahdollisuus.

Johanna J.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:21
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Puskaradioiden vaimentaminen, tai pitäisikö sanoa niihin oikean kanavan saaminen on erittäin tärkeää ja myös haastavaa. Läsnä pitää olla ja viestiä tehokkaasti ja oikea-aikaisesti. Pitää kuitenkin jättää se kanava auki sillä tavalla ettei ihmiset tunne että heidän omat ajatuksensa tukahdutetaan. No, se on juuri sitä kuuntelemista!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 10:21