Passiivilla kuorrutettua virkakieltä, kiitos ei!

Valtion henkilöstöhallinnossa työskentelemme päivittäin erilaisten laki- ja (virkaehto)sopimuspykälien parissa. Vaikka emme kaikki ole oikeustieteellisen tiedekunnan kasvatteja, koukeroisista lakiteksteistä tulee helposti osa omaa identiteettiä ja virkakieltä. Sisäisessä viestinnässä tätä kieltä voi käyttää erittäin harvoin, koska viestin vastaanottaja on tavallisesti rivivirkamies, joka on kaukana sisäisen hallinnon byrokraattisista kiemuroista.

Kyse on perinteisestä dilemmasta oikeellisuuden (laillisuuden) ja ymmärrettävyyden välillä. Mm. hallintolain (9 §) mukaan hallinnossa "on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä". Virkamiesten tulee noudattaa ja soveltaa lakia, mutta lakiteksti on harvoin selkokielistä suomen kieltä ja sellaisenaan ymmärrettävissä.

Entä sitten, kun pitäisi laatia henkilöstölle ohje aiheesta, josta ei ole olemassa (riittävän) kattavia virkaehtosopimustekstejä ja joka on monimutkainen ja sekava myös hallintovirkamiehen näkökulmasta? Mihin asti tällaisia sopimustekstejä voi yksinkertaistaa ja selkiyttää ilman, että sen sisältö muuttuu toiseksi (ei vastaa enää sopimusta)?

Lomapalkkaohjeistuksen laatiminen täysin uudesta aiheesta ja toimintatavasta

kuvaTörmäsin yllä kuvattuihin haasteisiin kehittämistehtävässäni, jonka tavoitteena oli suunnitella ja laatia selkokielinen ja ymmärrettävä ohjeistus valtion kuukausipalkkaisten virkamiesten vuosilomapalkasta ja sen 1.4.2014 voimaan tulleista uusista laskentasäännöistä. Viime keväästä lähtien olen pohdiskellut aihetta ja koonnut siihen liittyviä tiedonjyväsiä eri lähteistä.

Kuluvana syksynä olen pyrkinyt muodostamaan näistä eri tiedonlähteistä kokonaiskäsityksen muutoksesta ja sen ulottuvuuksista ja suunnitellut työpaikalleni sopivinta ohjeistamiskanavaa, -tapaa ja -sisältöä. Haasteellisinta kehittämistehtävässä oli se, että aiemmin kuukausipalkkaisten lomapalkasta ei ole tarvinnut ohjeistaa mitään. Siksi harva virkamies ymmärtää, että lomapalkka ja palkka tai lomaraha ovat eri asioita ja maksetaan eri perusteella.

Tuumasta toimeen - sopivan viestintäkanavan, -tavan ja -sisällön hahmottaminen

Alusta alkaen pidin parhaimpana viestintäkanavana työpaikkani uutta intranetiä, jonka otimme käyttöön viime keväänä. Intranetuudistuksessa pyrimme murtamaan tiedon jakamisen ja löytämisen sekä ymmärrettyyden esteitä (ei pitkiä tekstejä, ei vain liitteitä, ei passiivia, jos mahdollista!). Intranetin uudet toiminnallisuudet ovatkin lisänneet työpaikkani yhteisöllisyyttä ja avoimuutta.  Uudistuksen seurauksena sähköpostiviestien määrä on vähentynyt merkittävästi ja kynnys keskustella yhteiseksi koetuista aiheista on madaltunut.

Koska työpaikallani intranet on todennäköisin tapa saada viesti perille ja mahdollisimman laajaan jakoon henkilöstön keskuudessa, se määritti pitkälti myös lomapalkan ohjeistamistavan. Käytännössä ohjeesta tuli oma alasivunsa intranetin henkilöstöasioita käsittelevään Palkkaus ja palkitseminen -osioon. Sivun rakentamisessa pyrin välttämään liikaa tekstiä, korvasin passiivin aktiivilla (kun se oli mahdollista) ja hyödynsin typograafisia keinoja ja visuaalisia efektejä verkkolukemisen helpottamiseksi.

Jos viestintäkanavan ja -tavan valinta hoitui sujuvasti, sisällön laatimisessa törmäsin kuin seinään. Syynä oli mikäpä muu kuin edellä mainitsemani pykäläteksti ja sen muuttaminen ymmärrettävämpään muotoon. Hyödynsin tässä työssä aikaisempaa osaamistani ja tietämystä verkkokirjoittamisesta ja teknisestä viestinnästä, mutta samalla etsin aiheeseen liittyviä ajankohtaisia vinkkejä virkakielen tehostamiseksi. Löysin muutamia hyviä apuvälineitä ja lähteitä, kuten

  • Kotimaisten kielten keskuksen virkakielikampanjaan liittyvän kalvosarjan Hyvään virkakieleen! Kuinka se tapahtuu? Mitä se vaatii?
  • Virkamiehen huoneentaulun virkakielen parantamiseksi (liite Hyvän virkakielen toimintaohjelmassa)
  • Virkakieli mediassa (linkkejä virkakieltä koskeviin kirjoituksiin virkakielikampanjan hengessä)
  • Itse asiassa -blogin aikaisempia postauksia, mm. Intra ajantasalle ja Moottoritie on kuuma
  • Perttu Tolvasen/Sinisen Meteoriitin top 10 -vinkit intranetin sisällöntuotantoon
  • Katleena Kortesuo Oy:n luentokalvot Tehokasta tekstiä ruudulle - verkkokirjoittamisen perusteet
  • http://www.suomenparasintranet.fi/

Missä seison nyt? Mitä tuleman pitää?

Kehittämistehtävän tuloksena sain marraskuussa laadittua ohjeistuksen (tekstiesimerkkien ja kuvallisten aikajanaesimerkkien kera), joka on ollut testattavana henkilöstöhallinnon työtovereillani. Vastikään olen lisännyt parannellun ohjeistuksen esimerkkeineen työpaikkani intranetiin ja lähettänyt ohjeen tutustuttavaksi muutamalle hallinnon ulkopuoliselle "koekaniinille". Lähiaikoina minun olisi tarkoitus tiedottaa asiasta koko henkilöstölle ja erikseen virkamiehille, joita uusi ohjeistus tällä hetkellä koskee.

Saa nähdä, millaisen täystyrmäyksen tuotokseni saa. Toivon saavani siitä monenlaista palautetta. Onneksi henkilöstöhallinnon ohjeet eivät ole koskaan valmiit, vaan niitä voi (ja pitää) aina yrittää parantaa lukijaystävällisemmiksi. Mutta meille viestintämyönteisillehän tämä merkitsee alkua tai jatkumoa - ei suinkaan loppua. Tästä alkaa jatkokehittäminen. Mitä vaikeampi kokonaisuus ohjeistettavaksi, sitä enemmän saa omia tottumuksiaan haastaa, jotta pystyy kehittämään omaa viestintäänsä ja kehittymään sisäisen viestinnän osaajana. Eikö niin?

Profile picture for user Petra Heikkinen
Projekti

Pykälien kiemuroissa - selkeyttä palkkalaskelmaan

Aiemmin valtion virkamiehelle maksettiin vuosilomapäivältä tavanomainen päivän palkka. Siksi henkilöstöstä harva tietää, mitä lomapalkalla tarkoitetaan. Tilanne muuttui täysin 1.4.2014, kun lomapalkan laskentatavat muuttuivat uuden virka- ja työehtosopimuksen myötä. Kehittämisprojektini aihe on laatia tiedote valtion kuukausipalkkaisten virkamiesten vuosilomapalkasta sekä siihen liittyvä ohjeistus esimerkkeineen.

  •     Selkokielisen ja ymmärrettävän ohjeistuksen laatiminen vaikeasti hahmotettavasta aiheesta ja terminologiasta
  •     Panostaminen ohjeistukseen säästää resursseja
  •     Oman viestinnällisen ammattitaidon kehittäminen
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Onpa tuttua!

Minullakin kunnallishallinnon puolella on juuri samoja ongelmia erityisesti virkaehtosopimusten "kääntämisessä" selkokieleen. Ihan niin kuin kerroit, asiat ovat kirjoitettuja niin mutkikkaasti, ettei itsekään tahdo ymmärtää - saati sitten selittää muille.

Erinomaisia linkkejä olet blogiisi liittänyt. Tämähän on kuin selkeän virkakielen verkkokurssi. Oikein innostava ja osuva kirjoitus (ehkä monen mielestä tylsästä aiheesta :-) )!

En tiedä, miten teidän intranet toimii, mutta meillä se ei mahdollista vuorovaikutusta. Näiden mutkikkaiden asioiden selvittämiseksi vuorovaikutus on erittäin tärkeää, jotta molemminpuolinen ymmärrys saavutetaan. Sopivia ohjelmiahan kyllä löytyy vaikka kuinka paljon.

Kaiken kaikkiaan mielenkiintoinen aihe, jonka parissa hallintovirkamiehet tuskailevat päivittäin. Kirjoitathan lisää, kun saat palautetta?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:03
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tuo onkin hyvä kysymys, miten lakitekstistä saa selkokielistä ilman että sisältö muuttuu. Toisaalta jo pelkästään passiivin poisjättäminen tuo tekstin lähemmäksi ja sitä kautta helpommaksi ymmärtää. Välillä tuntuu, että virastojen teksti on tarkoituksella mahdollisimman jäykkää ja sisältää pitkiä lauserakenteita sekä sivistyssanoja, jotta sisältö tuntuisi arvokkaalta ja asiantuntevalta.

Pidin kovasti linkeistä, joita olit liittänyt blogiisi. Varsinkin Kortesuon ohjeistus teki vaikutuksen. Pääsin jo kokeilemaan vinkkejä käytännössä, kun laadin raporttia kollegoilleni. Toivon että vinkkejä hyödyntäen tekstistäni tuli sellainen, jonka mahdollisimman moni jaksaa lukea kokonaisuudessaan.

Olet tarttunut ajankohtaiseen aiheeseen: jos lukija ei ymmärrä tekstiä, hän ei jaksa lukea sitä ja tieto jää tällöin kokonaan saamatta. Näkemällä hieman vaivaa tekstin muotoon saadaan lukijat kiinnostumaan ja viesti perille.

Kerroit että Intranettinne uudet toiminnallisuudet ovat lisänneet yhteisön avoimuutta ja yhteisöllisyyttä. Hienoa! Ilmeisesti siis työyhteisönne jäsenet lukevat Intranettia säännöllisesti, mikä ei ole ollenkaan itsestäänselvyys tämän päivän viestitulvassa.

Toivottavasti saat monenlaista palautetta, jota voit hyödyntää jatkokehityksessä. Olisi tosiaan mukava kuulla, millaisia kommentteja tuotoksestasi tuli.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:03
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Timo ja Katja!

Kiitos kommenteistanne!

SLIDESHARESTA

Hyvä, että linkeistä on ollut apua teillekin. Internet on pullollaan kaikenlaisia ohjeistuksia, kun vain onnistuisi löytämään ne oikeat sivut. Esim. Slidesharea (http://www.slideshare.net/) en ollut aiemmin pahemmin käyttänyt, mutta sieltähän löytyy vaikka mitä!

VIESTINTÄ- JA TOIMINTAKULTTUURIN MUUTOKSESTA

Työpaikallani on tosiaan aloitettu viestintä- ja toimintakulttuurin tietoinen muutos nykyisen johtomme, viestintäyksikön ja intranetin osastokohtaisten vastuupäivittäjien johdolla. Intranetin uudistamisen läpivienyt projektitiimimme linjasi/sopi uusista toimintatavoista (tietysti johdon siunauksella). Me projektitiimiläiset toimimme intranetin massapäivittäjinä/-uutisoijina, joten olemme toiminnallamme voineet myös näyttää käytännön esimerkkiä uusista toimintatavoista ja rohkaista henkilöstöä toimimaan samoin.

Yksi esimerkki muutoksesta on se, että intranetin etusivu on "pakosti" selainten aloitussivuna toisin kuin aiemmin, mikä todella hyvä asia. Vielä vuosi sitten kuulin, että joku (pitkäaikainen) työntekijämme ei olisi tiennyt, että meillä on oma intranet, koska hän ei sitä ikinä nähnyt (eikä siis lukenut/käyttänyt). No, tämä oli käytäväkeskustelu ja toivottavasti siis vain virheellinen huhu.

Toinen esimerkki käytännöntason asenne- ja toimintatapamuutoksesta on, ettei asioista uutisoida sähköpostijakeluina, vaan asiasta vastaava henkilö lisää uutisen intranetin etusivulle. Jos joku ei lue säännöllisesti intranetin uutispalstaa (kuten pitäisi), hän voi syyttää vain itseään, jos jää paitsi jostakin itselleen tärkeästä tiedosta tai edusta (esim. liikunta- ja kulttuurisetelien tilausajankohta, koulutukseen/seminaariin/muuhun tilaisuuteen ilmoittautuminen). Uutiset eivät häviä mihinkään, vaan esim. pitkän työmatkan jälkeen työntekijä voi vilkaista arkistosta uutisotsikot ja halutessaan lukea koko uutisen. Kun henkilö on kerran jäänyt jostain paitsi (koska ei seuraa uutisia), hän (toivottavasti) mukautuu uuteen toimintakulttuuriin ja välttää tämän virheen jatkossa. Valitettavasti joidenkin täytyy oppia asiat kantapään kautta, eikä vanhanaikainen holhoamis-/kädestäpitämisen kulttuuri ole tätä päivää. Suurin osa henkilöstöstä on onneksi ottanut uuden toimintatavan mieluusti vastaan sen suuremmitta mutkitta (koska vanha intranetimme oli kivikautinen, sotkuinen arkisto).

PROJEKTINI NYT 19.12.2014

Olen n. reilun viikon aikana saanut yllättävän vähän kommentteja ohjeistuksesta, mikä voi johtua henkilöstön työkiireistä juuri ennen joululomia. Mainitsemani testihenkilöt (koekaniinit) antoivat palautetta, jonka perusteella tein pari pientä täydennystä ohjeeseen. He pitivät ohjeistusta pääosin selkeänä, ja konkreettiset esimerkit saivat kiitosta, mikä oli todella mieluista kuulla, koska ohje koskee nimenomaan myös heitä (kuuluvat varsinaiseen kohderyhmään). Silti palautteen ja siinä esitettyjen kysymysten perusteella on ilmeistä, että lomapalkka on ja tulee olemaan sen verran monimutkainen kokonaisuus, että henkilökohtaista neuvontaa tarvitaan (sähköpostitse, puhelimitse, kasvotusten).

Seuraavaksi lisäsin intranetin etusivulle lyhyen uutisen, jossa kerroin lomapalkasta ja sen muutoksesta erittäin yleisellä tasolla. Uutisessa oli linkki varsinaiselle ohjesivulle, jos lukija halusi perehtyä aiheeseen tarkemmin. Lopuksi lähetin intranetin Jaa-toiminnolla linkin ohjesivulle henkilöille, joita lomapalkan sekavat poikkeussäännöt tällä hetkellä koskevat. Osa ao. henkilöistä oli jo ehtinyt tutustua ohjeeseen. Lisäksi sain tietää, luottamusmiehet ovat aktivoituneet tiedottamaan ja neuvomaan muutoksesta, mikä edistää tiedon leviämistä entisestään.

Tähän on hyvä päättää vuosi 2014. Hyvää joulua ja rauhallista uutta vuotta!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:03
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Petra!

loistavaa! Mielenkiintoinen blogi ja haasteellinen tuo oppaasi!
Oheismateriaali-liitteesi olivat asiantuntevia ja monipuolisia.
Toimin valtion virastossa viestintäosastolla ja törmään myöskin tuon tyyppisiin asioihin ja haasteisiin. Ajatuksesi kohdistaa katse asiaan, kokonaisuuteen ja vuoropuheluun ja heittäytyä kansalaisten asemaan oli hieno kiteytys :)
Ja huoneentaulua pitää muistaa muistaa tsekata kaiken työn tohinan keskellä.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:04