Ensimmäiset askeleet kohti parempaa viestintää

Kun sisäistä viestintää halutaan tehostaa, voi olla houkutus ottaa käyttöön uusia järjestelmiä ja työkaluja, joiden ajatellaan ratkaisevan kaikki ongelmat. On kuitenkin syytä pysähtyä miettimään, palveleeko uusi viestintäkanava tarkoitustaan ja saavutetaanko sen avulla haluttuja hyötyjä. Muun muassa näitä asioita olemme joutuneet pohtimaan, kun viemme viestinnän kehitystyötä eteenpäin.

Kehittämistehtäväni tarkoituksena on ollut suunnitella, miten yrityksen sisäistä viestintää saadaan tehostettua, jotta se tavoittaa työntekijät aiempaa paremmin. Samalla myös pohditaan, ovatko nykyiset viestintäkeinot ja -välineet riittäviä. Taustoista voit lukea lisää ensimmäisestä blogikirjoituksestani.

Projekti etenee

Kehitystyö on viime viikkoina jatkunut teknisillä päivityksillä sekä intranetin siivouksella – on käyty läpi, mitä uuden intranetin tulisi sisältää ja miten sen rakennetta saataisiin selkeytettyä. Koko IT-infrastruktuuri uudistetaan joulukuun aikana, joten siltä osin muutokset ovat jo hyvässä vauhdissa. 

Työntekijöiden toiveissa on ollut lisätä interaktiivisuutta ja helpottaa yhteydenpitoa kollegoihin. Tähän liittyen on mietitty erilaisia vaihtoehtoja ja selvitetty minkälaisia ratkaisuja markkinoilta löytyy. On kuitenkin käynyt ilmi, että asian selvittelyyn tarvitaan enemmän aikaa eikä muutosta ehditä toteuttaa muun IT-uudistuksen yhteydessä, vaan se jätetään suosiolla myöhemmäksi. Pelkkä työkaluhan ei yksin riitä, vaan sen lisäksi pitää sopia uusista toimintatavoista ja miettiä, miten erilaiset välineet saadaan yhdistettyä toimivaksi kokonaisuudeksi.

Kehitystyön hyödyt

Yksittäisen työntekijän näkökulmasta viestinnän kehitystyö vaikuttaa suoraan arjen sujuvuuteen: tietoon pääsee aiempaa helpommin käsiksi eikä tarvitse kamppailla huonosti toimivien yhteyksien kanssa. Omaan työhön saa apuja ja tukea, kun voi hyödyntää intranetin materiaalia ja kysyä neuvoa kollegoilta. 

Yrityksen näkökulmasta asioiden viestiminen helpottuu ja johto voi paremmin varmistua siitä, että kaikki työntekijät saavat tiedon ajankohtaisista asioista. Pidemmän aikavälin tavoitteena on, että viestinnän kehittämisellä voitaisiin vaikuttaa myös työntekijöiden sitoutumiseen. Kaltaisemme konsultointiyritys painii aina sen ongelman kanssa, miten hyvin työntekijät tuntevat yhteenkuuluvuutta työnantajaan, kun suuri osa työajasta vietetään asiakasyrityksessä. Viestinnän merkitys kasvaa, kun ei ole mahdollisuutta tavata niin usein kasvotusten. 

Paljon on vielä tehtävää, mutta tilanne näyttää lupaavalta - uskonkin, että jatkossa me työntekijät pysymme paljon paremmin kärryillä siitä, mitä firmassa milloinkin tapahtuu. Olisi mukava kuulla myös muiden kokemuksia onnistuneesta sisäisen viestinnästä. Koetko, että sillä on suora yhteys omaan sitoutumiseesi? 

Profile picture for user Sanna Helanniemi
Projekti

Parempaa viestintää

Kehittämistehtävän tarkoituksena on suunnitella, miten yrityksen sisäistä viestintää saadaan tehostettua, jotta se tavoittaa työntekijät aiempaa paremmin. Osana tehtävää selvitetään, ovatko nykyiset viestintävälineet tarkoituksenmukaisia vai voitaisiinko käyttöön ottaa uudenlaisia keinoja, joiden avulla viestintä asiakasprojekteissa työskenteleville työntekijöille helpottuisi.

  • suunnitelma siitä, mitä tekijöitä sisäisessä viestinnässä tulisi huomioida, jotta se vastaa paremmin työntekijöiden tarpeita
  • selvitys uusista viestintäratkaisuista ja -välineistä
  • tavoitteena tehokkaampi ja parempi sisäinen viestintä
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi Sanna!

Hyvä että nostit esille sen että pelkästään uusi väline ei riitä vaan jotta välineistä saataisiin jotakin hyötyä irti on toimintatapojen muututtava myös, ja etenkin isommissa yrityksissä ne eivät muutu helposti, eikä hetkessä.

Uudenlaisille viestintätavoille on mielestäni yrityksissä kysyntää joka tulee ilmi siitä että niin moni on pohtinut aiheissaan sisäistä viestintää ja käytettäviä työkaluja. Tämä tuntuisi siis olevan ajankohtainen ja ajatuksia herättävä aihe. Ja kuten mainitsit sujuvalla viestinnällä on suuri merkitys arjen sujuvuuteen ja näin myös työhyvinvointiin sekä työssäviihtyvyyteen.

Tsemppiä kehitystyöhön!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:10
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Sanna!

On hyvä, että otitte toteutuksessa aikalisän. Kannattaa suunnitella ja kartoittaa huolella, mitä tarvitaan ja mitä oikeastaan halutaan hankkia.

Myös henkilöstöltä kannattaa kysyä toiveita, jos teillä ei ole tehty intranetistä / sisäisistä viestintäkanavista tyytyväisyyskyselyä/-tutkimusta. Mikäli on mahdollista, kannattaa selvittää, millaisia intraneteja on palkittu ja millaisin perustein. Saattaa olla mahdollista -kohdeyrityksestä riippuen- päästä tutustumaan tällaisen yrityksen intranetratkaisuun.

Meillä intranetuudistuksen toteutusvaihe (intranetin rakentaminen ja aineistojen siirto) 4-5 kuukaudessa, missä auttoi matala projektiorganisaatio, selkeä aikataulu ja vastuunjako. Projektitiimi koostui viestintäyksikön edustajista ja eri osastojen vastuupäivittäjistä, joiden kanssa uusi intranet suunniteltiin ja toteutettiin (pl. järjestelmätoimittajan työ).

Olin aiemmin kokenut sisäisen viestinnän tärkeäksi ja osaksi omaa työtäni (HR:ssä). Silti varsinkin uuden intranetin helppokäyttöisyys, vuoropuhelua edistävät toiminnallisuudet, hyvät hakutoiminnot ja koko henkilöstön laajat käyttö-, muokkaus- ja sisällöntuotantooikeudet on ainakin minun kohdallani lisänneet sitoutumista viestintään. Tiedon jakamisen (mm. ajankohtaiset kuulumiset eri osastoilta) kautta uutiset ja asiat ovat saaneet kasvot, kun ihmiset julkaisevat tietoa omissa nimissään. Aiemmin kaikki tällainen hävisi viestintäyksikön hoitaman viestinnän taakse. Oma kokemukseni on, että yhteenkuuluvuuden tunne (me-henki) on lisääntynyt.

Työpaikkani intranet julkaistiin toukokuussa eli reilu puoli vuotta sitten. Suurin kehittämiskohde -myös sitoutumisen kannalta- on henkilöstön kouluttaminen. Toisin sanoen jalkauttamisessa kestää aikaa. Osa henkilöstöstä, joka toivoi yhteisöllisempää intranetiä, on ottanut uuden viestintävälineen omakseen, mutta osa ei ole ehtinyt opetella sitä uutta eikä ole ehkä kiinnostunutkaan. Koulutuksia ei ole myöskään järjestetty huhtikuun jälkeen, mutta ehkä sitten ensi vuonna.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:10
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyvä pointti, että uusi työkalu ei ratkaise sisäisen viestinnän ongelmia. Niinhän se onkin, että ongelmat on ratkottava ensin ja vasta sitten valittava työkalu ja toimintatapa, joka tukee niitä ratkaisuja - erityisesti tarpeita. Se teillä on ilmeisesti onnistunut, jos tuloksena on työntekijöiden sujuvampi arki niin tiedon löytämisen kuin tiedon jakamisen kautta.

Hienoa, että olette myös tunnustaneet, että viestintä on keino edistää työntekijöiden yhteydenkuuluvuutta sekä jopa henkilöstön sitoutumista.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:10
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Saman tapaisia ajatuksia täällä suunnalla kuin muilla kommentoijilla: Uusi väline ei ole avain onneen vaikkakin sen myötä tulee paljon hyviä uudistuksia ja muutoksia, kuten teillä on käynyt. Tiedon löytyminen onkin varmasti yksi toimivan intran kulmakiviä. Projektissa on teknisten osioiden lisäksi tärkeää myös sisältö - näihin saakin usein hyvää taustatietoa mm. kyselytutkinuksilla. Eli mikä on se teidän intran tärkein ja etsityin juttu :) sisäisen viestinnän työkalut kun ovat usein hyvin yrityskohtaisia johtuen teidän toiminnasta ja toimintatavoista.

Paljonhan yrityksen sisäinen viestintä on myös toiminta- ja johtamiskulttuuria - viestintähän on ihmisten välistä vuorovaikutusta. Se varmasti tulee näkymään myös teidän intran sisällöissä ja toiminnassa. Lisäksi tuli mieleen, että henkilöstö tykkää usein kuulla kuulumisia, kuinka projekti etenee ja mitä seuraavaksi tapahtuu - se omalta osaltaan lisää yhteen hiileen puhaltamista ja me-henkeä.

Paula
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:10