Tapahtumaviestinnän kiemuroissa

Hyvä tapahtumaviestintä

Mitä on hyvä tapahtumaviestintä? Ajattelin hetken pohtia asiaa samalla, kun kokoan Lasten Festareiden viestintäsuunnitelmaa.

Kaiken A ja O on löytää tapahtumalle oikea viestintäkanava. On otettava huomioon kohderyhmä, budjetti, alue, yhteistyökumppanit ja esimerkiksi ajankohta. Viestinnän täytyy myös olla ihmisiä aktivoivaa: kävijät pitää saada tulemaan paikalle. Tähän auttaa kaksi asiaa: viestinnän selkeys ja innostavuus.  Selkeä tapahtumaviestintä takoo kävijän mieleen tapahtuman ajankohdan, sisällön ja paikan. Innostava viestintä saa tapahtuman sisällön tuntumaan niin kiinnostavalta, että paikalle on ”pakko päästä”. Nykyään tärkeää on myös vuorovaikutteisuus. Kun potentiaalinen kävijä kokee tulevansa kuulluksi, hän innostuu tapahtumasta entistä enemmän.

Ehdotuksia Lasten Festareiden viestintään

Lasten Festareiden viestinnässä on jo nyt käytetty oikeita kanavia; tarve on kuitenkin kehittää niiden käyttöä ja aktivoida erityisesti some-viestintää. Tässä voivat yhteistyökumppanit olla projektitiimin apuna, koska vuorovaikutteinen viestintä ei tarkoita pelkästään kommunikointia potentiaalisten kävijöiden kanssa , vaan myös yhteistyökumppaneiden kuuntelua ja aktiivista kontaktointia. Jamkidsin Heli antoi hyvän ehdotuksen: keväällä voisi pitää yhteisen tilaisuuden yhteistyökumppaneiden kanssa, jolloin he saisivat paremmin vaikuttaa festareihin ja projektitiimi saisi lisää ideoita syksyn tapahman järjestämiseen.

Somea (tässä tapauksessa facebook ja kotisivut) voi aktivoida esimerkiksi aloittamalla aktiiviset facebook-päivitykset aiemmin kuin ennen ja kannustamalla potentiaalisia kävijöitä antamaan ehdotuksia tapahtuman sisältöön. Yhteistyökumppaneilta voisi saada palkintoja, joita voi jakaa hyville ehdotuksille. Ja palkintojenjako olisi luonnollisesti itse festareilla.

Yritysviestinnän kurssilla esiin noussut idea valokuvakilpailusta on innostavuuden ja vuorovaikutuksen lisäämisen keinona myös erittäin hyvä.  Festareiden facebook- ja nettisivuilla voitaisiin mainostaa etukäteen kilpailusta, jossa kannustettaisiin kävijöitä ottamaan kuvia festareiden aikana. Tämän jälkeen kävijä voi julkaista kuvan festareiden kotisivuilla tai facebookissa ja paras kuva palkittaisiin. Tämä lisäisi kävijöiden ja järjestäjien välistä vuorovaikutusta ja innostaisi perheitä tulemaan paikan päälle.

Projektitiimin sisäistä viestintää saa parannettua päivittämällä uudet tapahtumaan liittyvät tiedot nuorkauppakamarin sivuilla olevaan tietopankkiin. Nyt siellä jo onkin mm. festareiden radiomainosten sisältö. Sinne voisi myös tallentaa tapahtumaan liittyvän vuosikellon, josta näkee, mitä asioita tulee mihinkin mennessä hoitaa tapahtumaan liittyen. Hieno asia on kuitenkin se, että kamarimme sisäinen yhteistyö on toiminut yllättävän hyvin ja tieto on aina jotain kautta (ainakin noin suurin piirtein) kulkenut.

Lopuksi

On ollut mukavaa olla mukana järjestämässä Lasten Festareita näinä kahtena vuotena.  Yritysviestinnän kurssi antoi myös paljon eväitä jalostaa festareiden viestintää. Erityisen hedelmällisiä olivat tapaamiset, joissa keskustelimme kaikkien kurssilaisten omista aiheista. Lopuksi toivotan teidät kaikki tervetulleiksi ensi vuoden Lasten Festareille!  Seuratkaa nettisivujamme www.lastenfestarit.fi :)

Profile picture for user Jeni Suhonen