Villiä viestintää

Sisäisiä tiedotteita, asiakaslehtiä, mainoksia, uutisia, asiakirjapohjia, nettisivuja... Voisin jatkaa listaa loputtomiin. Kaikkea tätä hoitaa työyhteisössäni yksi määräaikainen tiedottaja. Aika ei tahdo riittää! Samanaikaisesti kyselyiden kautta tulee heikkoa palautetta sekä sisäisestä että ulkoisesta viestinnästä. Riittämätöntä kuulemma.

Olisiko prosessien kuvaamisesta apua? Aiheuttaako moinen byrokraattinen painajainen luovuuden läsähdyksen?

Korhonen & Rajala (2011) ovat tutkineet viestinnän prosessointia. Heidän mukaan viestinnän ydinprosessit tunnistamalla ja käytännöt kirjaamalla saadaan viestintään tehoa, suunnitelmallisuutta, yhtenäisyyttä ja jatkuvuutta. Päivittäisten rutiinien pyöritys saadaan minimoitua ja voidaan keskittyä varsinaiseen asiantuntijuutta ja luovuutta vaativaan työhön.

Tätä työyhteisöni todella tarvitsee. Nykyiset viestintäkäytännöt ovat tempoilevia ja vastuut sekä tehtävät yhden tiedottajaparan harteilla. Kaaoksemme kesytys taitaa alkaa aivan aakkosista: määrittelemme, mikä on viestintää. Mutta kyllä tästä hyvä tulee!         

Profile picture for user Katariina Niemelä
Projekti

Kaaoksen kesytys?

Projektin tavoite on työyhteisön viestinnän prosessien kuvaaminen (suunnitelma, ei tietoteknistä toteutusta tässä vaiheessa). Projektissa mukana on lisäkseni tiedottaja.

Työyhteisössäni systemaattinen (ja ammattimainen) viestintätyö on alkutaipaleella. Viestintää hoitaa päätoimenaan yksi määräaikainen tiedottaja. Tämän resurssin avulla on saatu tähän mennessä aikaan viestintäsuunnitelma. Seuraava askel kohti "järjestelmällisyyttä" on viestinnän prosessien kuvaus, joka sisältää vastuiden määrittelyn.

  • viestinnän osa-alueiden tunnistaminen
  •  kuvattavien prosessien valitseminen
  •  viestinnän vastuiden määrittäminen
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Viestintävastuut on oleellinen seikka, jotta kaikki yrityksen työntekijät puhuvat "samalla suulla" työnantajastaan. Yhtä tärkeää on tosiaan miettiä, että kuka vastaa sisäisestä viestinnästä, kuka ulkoisesta ja kenellä on päävastuu tästä kaikesta? Ja onko kaikki viestintä järkevää tehdä itse vai voisiko jossain tapauksessa ostaa palvelun talon ulkopuoliselta ammattilaiselta? Onnea tärkeään hankkeeseen!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:25
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olisi kiva kuulla lauantaina, että oletteko löytäneet hyviä konkreettisia apuja kesytykseen. Mikä teillä on muuttunut konkreettisesti projektin aikana?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:25
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Melko iso kakku vain yhdelle tiedottajalle -ei käy kateeksi! Viestinnän keskittäminen toisi varmasti apua tiedottajan tuskaan. Nyt tuntuu, että kanavia on niin paljon, että jo niiden hallitsemiseen menee oma aikanasa. Jos voitaisiin valita tärkeimmät kanavat ja keskittää viestintä niihin, helpottuisi tiedottajan työ varmasti. Tai ainakin hänelle voisi tulla tunne, että homma on paremmin hallussa.

Samoin vastuun jakaminen laajammalle organisaatioon varmasti auttaisi. Yksi ihminen ei voi puhua kaikkien puolesta, vaan jokaisen tulisi hoitaa oma osuutensa viestinnästä. Voisiko vain osa kanavista olla tiedottajan vastuulla ja joiltain osin vastuuta annettaisiin joko toimijoille itselleen tai sitten ulkopuolisille ammattilaisille?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:25
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Minun organisaatiossa on samantapainen ongelma mistä kerrot blogissasi. Kehittämistehtäväsi on mielenkiintoinen sekä haastava. Kannattaa keskittyä tärkeimpiin viestintäkanaviin ja niiden hallitsemiseen. Uskon, että prosessien selkeä kuvaaminen auttaa työyhteisönne viestinnän selkeyttä. On kuitenkin muistettava, että jokaisella työntekijällä on oma roolinsa organisaation viestinnässä. Tätä kohtaa eivät kaikki ihmiset sisäistä.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:25
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Aikamoinen työ edessä. Kyselyt osoittavat useassa yrityksessä, että viestintä on riittämätöntä. Saattaa johtua meidän epäilyksestä, että kaikkea ei tiedoteta, vaikka asia ei niin olisikaan. Mutta teillä toki näyttää olevan haasteita muutoinkin ja prosessien kuvaaminen varmasti auttaa eteenpäin. Tempoilevuuskin mitä todennäköisemmin johtuu resursseista, kun on aikaa tiedotetaan, kun aikaa kuluu muuhunkin, niin tiedottaminen unohdetaan. Sen sijaan, että lisättäisiin tiedottajan taakkaa, niin jakaisin edellisen kirjoittajan tapaan vastuuta viestinnästä myös muille ja keskittyminen muutaman asian parantamiseen, kuin koko maailman syleilyyn...
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:26