Projektit sisäisen viestinnän viidakossa

Kuva1

Yrityksen sisäinen viestintä pulppuilee intranetissä, uutiskirjeissä ja infotilaisuuksissa. Sähköpostitiedottaminen tekee kuolemaa ja some-kanavia otetaan haltuun niin nopeasti kuin ehditään. Projektitoimistossa olemme alkaneet pohtia projektien paikkaa tässä viidakossa.

 

Projekteista kaivataan tietoa

 

Projektien rooli on yrityksen tulevaisuuden kannalta kiistaton. Projekteissa luodaan uutta ja kehitetään vanhaa. Niissä varmistetaan, että kaikki yritykseen kohdistuvat viranomaisvaateet jalkautuvat toimintaan ja toiminta pysyy tehokkaana. Eikö projektisalkun sisällöstä olisi siis hyvä olla koko henkilöstöllä ainakin jonkinlainen käsitys?

Pohdinta projektitoimiston viestinnän tehokkuudesta eteni nopeasti tekoihin. Päätimme kartoittaa tilannetta ja yleistä tyytyväisyyttä projektitoimiston viestintään organisaatiosta. Tulos oli yksiselitteinen: projekteista ja niiden etenemisestä kaivataan enemmän tietoa. Osalle tieto on tärkeää oman työn suorittamisen kannalta ja jollekin toiselle enemmän nice-to-know –tyyppistä. Kaikki kuitenkin toivovat enemmän tietoa siitä, mitä projekteja yrityksessä on paraikaa käynnissä ja mitä seuraavaksi on tulossa. Päätimme tehdä asialle jotain.

 

Keskiössä osallistaminen ja visuaalisuus

 

Lean-ajattelu on yrityksessämme ollut pinnalla ja ohjannut voimakkaasti johtamista ja toiminnan kehittämistyötä. Oli siis luontevaa, että lähdemme kehittämään projektitoimiston viestintää leanin keinoin. Osallistaminen ja visuaalisuus on leanin keskeisiä periaatteita, joiden päälle oli helppo rakentaa suunnitelma. Tärkeää oli siis, että koko tiimi osallistuu kehitystyöhön ja henkilöstön toiveita ja tarpeita kuunnellaan aktiivisesti. Visuaalisuutta hyödynnetään kehitystyössä ja tulevaisuudessa itse viestinnässä.

Suunnitelman valmistuttua käärimme hihat ja lähdimme systemaattisesti tunnistamaan viestinnän haasteita ja mahdollisuuksia. Pähkinänkuoressa idea oli seuraava: Kuvataan nykyinen toimintatapa ja käytössä olevat viestintäkanavat, minkä jälkeen lähdetään etsimään viestintää tehostavia ja sen vaikuttavuutta lisääviä kehitysideoita. Pohdinnan tuloksena luodaan tiimin oma viestintästrategia ja kehitystoimenpiteiden pohjalta toimenpidesuunnitelma, joka sitten jalkautetaan konkreettisiksi tekemisiksi.

 

Lotus Blossom -ideointi siivitti tuloksiin

 

Työ on tähän mennessä edennyt nykytilan analyysivaiheeseen ja olemme menossa kohti viestinnän tavoitetilan määrittelyä. Nykyisen toimintatavan ja sen haasteiden kuvaamisessa käytimme Lotus Blossom -nimistä työkalua. Oli mahtavaa kokea, miten tavallinen tiimipalaveri muuttui innovoivaksi ja analysoivaksi työpajaksi oikean työkalun ja pienen fasilitointityön tuloksena. Lotus Blossom on visuaalinen menetelmä ideoiden synnyttämiseen ja auttaa eteenpäin, jos ideointi on ajautunut umpikujaan. Voin lämpimästi suositella työkalua kaikkeen kehitystyöhön ja se toimii ryhmän kanssa erinomaisesti. Lisätietoa työkalusta löytyy esimerkiksi osoitteesta http://creatingminds.org/tools/lotus_blossom.htm.

Lotus Blossomin ja muun ideointityön tuloksena projektitoimistossa on nyt kuvattu viestinnän haasteet ja tunnistettu jo monia kehitysideoita. Seuraavana askeleena on analyysin yhteenvedon luominen ja seuraavista työvaiheista sopiminen. Työtä on tarkoitus jatkaa yhdessä ja vastuita jakaen. Osallistamalla koko tiimi viestintästrategian luomiseen tiimin yhteishenki on parantunut entisestään ja samalla myös varmistamme kaikkien sitoutuminen uusiin viestintäkäytäntöihin ja -kanaviin. Tästä tulee tosi hyvä!

 

Oletko itse törmännyt johonkin erinomaiseen ideointityökaluun, jota voi hyödyntää vastaavissa ryhmätyöskentelytilanteissa?

 

 

Profile picture for user LauraH
Projekti

Projektitoimiston viestintä haltuun

 

Projektini tavoitteena on luoda viestintäsuunnitelma yrityksen projektitoimistolle projektisalkun sisällön ja ajankohtaisten asioiden viestimiseksi. Projektissa luomme yhdessä projektitiimin jäsenten kanssa viestinnän käytännöt, jotka vastaavat organisaation erilaisiin tarpeisiin.

Viestintäsuunnitelma on kirjallinen kuvaus viestinnän tavoitteista ja toimenpiteistä, joka

  • toimii arjen työkaluna projektitoimistossa
  • huomioi kaikki sidosryhmät yrityksen sisällä
  • määrittelee kohderyhmät, viestintäkanavat ja aikataulut.
Tuomas S KIRJOITTI:
Hei,

Oikein hyvä blogikirjoitus ja ilolla huomaan, että olette ottaneet lean-ajattelua mukaan kehittämiseenne. Projekteista tiedottaminen on tärkeää, vaikka kohdeyleisö ei osallistuisikaan itse projekteihin, on vaan hyvä tietää että omassa yrityksessä asioita viedään eteenpäin.

Nykytilan selvittämisen itse jättäisin melko kevyelle tasolle, koska olette päättäneet kehittää viestintää, niin olette jo tavallaan tiedostaneet nykytason riittämättömyyden, nopeasti, kevyesti, uutta kokeillen eteenpäin! Hyvä siitä tulee, tsemppiä!

- Tuomas
Lähetetty To, 11/09/2017 - 13:07
Susanna A. KIRJOITTI:
Ihana aloituskuva! Tiivistää hyvin omatkin fiilikseni sisäisen viestinnän monikanavaisissa sokkeloissa. Tuo Lean-ajattelu on juuri sitä, mitä sisäinen viestintä usein juu tuntuisi kaipaavan. Tehdään mielestäni monesti ihan liian monimutkaisesti ja polveilevasti, niin että itse asia miltei hukkuu hetteikköön.
Pidän visuaalisuudesta, joten Lotus Blossom alkoi heti kiinnostaa. En äkkiseltään saanut selville linkistä, onko se maksullinen työkalu, vai voiko sen esimerkiksi kokeeksi ladata jostakin tiiminsä käytöön? Täytyykin tutkia lisää.
Lähetetty To, 11/16/2017 - 12:40
Outi Korkeila KIRJOITTI:
Aivan loistava idea. Itsekin painin vähän saman kaltaisten projektiongelmien parissa työssäni.
Leanin ongelmat ja häiriöt hyväksyvä visuaalisesti toteutettu malli sopii varmasti oikein hyvin teillekin käyttöön.
Omassa projektinhallintaongelmassani olen myös lähtenyt lähestymään ongelmia Leanin mallien ja työkalujen avulla. Ne taipuvat mielestäni erittäin hyvin kaikkeen tekemiseen työelämässä.
Kiitos Lotus Blossom vinkistä, tulen varmasti tutustumaan siihen tarkemmin oman projektini tiimoilta!
Lähetetty Pe, 11/24/2017 - 13:37