Syrjäytetään sähköposti!

Sähköposti on yritysviestinnässä suosittu, tehokas ja edullinen viestintäväline. Se on kasvattanut suosiotaan jopa niin paljon, että ainakin omassa työyhteisössäni viestien määrä on riistäytynyt käsistä. Liiallisen sähköpostin haittoihin on kiinnitettävä huomiota. 

 

Vidgenin, Simsin ja Powellin artikkelin ”Understanding E-mail Overload” mukaan liiallinen sähköpostin käyttö vähentää työntekijöiden luovaa ajattelua (Journal of Communication Management 2011, 15:1). 

 

Yli kolmasosa työntekijöistä kärsii sähköpostin aiheuttamasta stressistä, ja pahimmassa tapauksessa tuo stressitila voi johtaa masennukseen. Postien sisältö ei aina ole ammattimaista, harkittua ja yrityksen viestintäsuunnitelman mukaista. On aika keksiä vaihtoehtoinen ratkaisu.

 

Mitä tilalle?

 

Kilpailijoita sähköpostilla ei yritysmaailmassa vielä ole, mutta haastaja voisi löytyä sosiaalisesta mediasta. Yritykseni Maersk Line on aktiivinen ja innovatiivinen sosiaalisen median käyttäjä globaalilla tasolla, mutta Suomeen tämä toiminta ei ole vielä rantautunut.

 

Sisäisessä viestinnässä yrityksemme käytössä on pikaviestin Microsoft Lync, mutta se ei sovellu laajempaan tiedottamiseen. Tämän vuoksi intranet pitää saada niin toimivaksi, että se kelpaa tiedonhallintaan ja uutisointiin. Projektini keskittyy juuri intranetin tehokkaampaan hyödyntämiseen. 

 

Käyttämämme intranet pohjautuu Microsoft SharePointiin, joten se mahdollistaa uusien välilehtien eli vaikka tiimikohtaisten sivujen avaamisen. Maa- ja tiimikohtainen intranet-sivusto selkeyttää ja yhdenmukaistaa yrityksen sisäistä viestintää.

 

Muutosten tuulet

 

Olen luonut oman sivuston yrityksemme kymmenen hengen vientitiimin käyttöön ja sen päivitys on käynnissä. Sivustolle on tarkoitus kerätä linkkejä kaikkiin käyttämiimme ohjelmistoihin ja tietolähteisiin. Sivusto toimii myös ajankohtaisten asioiden tiedottamiseen. Käyttötarkoituksen suunnittelu vaatii aikaa, jotta lanseeraus onnistuu. 

 

Projektin haaste on sitouttaa kaikki käyttäjät päivittämään tietoja aktiivisesti ja uskomaan hankkeen hyötyyn. On aika luopua vanhoista työtavoista ja keksiä uusia ratkaisuja. Miten motivoida muutoshaluttomia ihmisiä, joille digiaika ei ole tuttua? Saisimmeko luovuutemme takaisin, jos sähköposti syrjäytyisi?

Profile picture for user Miia Pehkonen
Projekti
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tämä sama ongelma on varmaan useimmissa yrityksissä. Itse ainakin uskon, sähköpostin väheneminen tuo varmasti paljon etuja mukanaan. Meillä töissä on käytössä sisäinen sosiaalinen media, ja muutoshaluttomien ihmisten motivointi on asia jota itsekin olen paljon pohtinut. Ajan kanssa varmasti hitaimmatkin oppivat, mutta kenties alkuvaiheessa hyvä olisi, jos jotkin asiat olisivat saatavilla/hoidettavissa vain sähköpostin korvaavalla sivustolla, jolloin työntekijöiden olisi pakko opetella käyttämään uutta työkalua.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Edellisessä työpaikassani oli myös käytössä share point ja sen päälle rakennetut tiimisivut. Haasteet olivat juurikin nuo mainitsemasi sitouttaminen ja hyötyjen osoittaminen. Haasteita ei minun työpaikassani pystytty selättämään ja sähköpostiralli jatkui.

Näin jälkiviisaana voisin identifioida (ainakin) kaksi keskeistä hankkeen epäonnistumiseen johtanutta syytä. Ensinnäkin, organisaation johtaja ei muuttanut omaa käyttäytymistään eli ei siis omalla esimerkillään tukenut hanketta. Nähdäkseni tästä syystä eivät myöskään tiimiläiset sitoutuneet hankkeeseen. Toiseksi, sivujen toiminnan ja sisällön päivittämiselle ei määritelty tekijää/tekjöitä eikä aikatalua. Kun sivuilla ei sitten kukaan käynyt eivätkä asiat sinne päivittyneet vaan kulkeutuivat sähköpostiin, muutosta ei tapahtunut ja hyödyt jäivät lunastumatta. Sivuilla olisi täytynyt olla tunnustettu omistaja, jolle annetaan myös valtaa eikä vain vastuuta.

Näihin kahteen asiaan kun kiinnität huomiota niin luulen, että sähköpostin syrjäyttämiseen on hyvät mahdollisuudet :) Teillä kun on jo muutenkin vahva somekultuuri.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Aiheesi on näköjään samankaltainen kuin omani. Miten saada muutettua vanhoja toimintatapoja? Elise tuossa edellä kirjoittikin seikasta, joka on tärkeä. Mikäli esimies ei näytä esimerkkiä, niin miten alaisetkaan muuttaisivat toimintapoja.

Uskoisin, että kun saat tiimisi täysillä hankkeeseen mukaan, ja varmasti olet jo saanutkin, mutta nimenomaan johdon sitouttaminen on yksi tärkeä asia. Toisaalta myös se, että muulle henkilöstölle saadaan sivuston idea myytyä ja varsinkin seikka, että sähköpostiralli vähentyisi ja jokaisen työ tätä kautta helpottuisi, auttaa varmasti.

Jään mielenkiinnolla seuraamaan projektiasi. :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kirjoituksestasi jäi hyvin mieleen niitä ongelmia joita sähköpostitulva tuottaa. Lisäksi itse olen monesti kokenut ongelmaksi sen että työhön liittyvä ohjeet toimitetaan sähköpostilla ja ajatellaan että siitä lähetyshetkestä ikuisuuteen ihmiset osaavat toimia oikein. Voidaan kysyä a) tuliko viesti ylipäätään perille b) luettiinko sitä c) jos luettiin, ymmärrettiinkö ja d) jos ymmärrettiin, halutaanko toimia ohjeen mukaisesti ja e) iso joukko jotka esimerkiksi aloittavat työsuhteen vasta sen jälkeen kun meili on tullut... Näistä syistä muut pysyväisluontoiset kanavat kuten intra on järkevämpi. Mutta lukeeko sitä riittävän moni....

Lync on myös minulle suhteellisen uusi tuttavuus mutta stressiä voi lisätä kilahtevan meililaatikon ohella (tai vielä pahemmin) Lync jossa kysyjä haluaa vastauksen nyt ja heti. Meilissä saa sentään ehkä 10 min miettiä että mitähän vastaisin.

Mediatulvassa olen jo tehnyt päätöksen että puhelinvastaajaa en ota käyttöön. Sähköposti, Lync, normaali puhelin, tekstiviesti, etanaposti ja faksi saavat riittää. Jos niillä ei saa minua kiinni niin saa sitten olla saamatta :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos kommenteista ja ideoista. Toisaalta hyvä kuulla, että tämä tietotulva ongelma ei ole vain meidän työpaikassa, vaikka en toivo sitä kenellekään. Joudumme varmasti hetken toimimaan päällekäin kahden foorumin eli sähköpostin ja intranetin kanssa, että tieto tavoittaa kaikki. Onneksi esimieheni on halukas muutokseen ja tukee tätä projektia. Värväämällä ns. muutosagentteja projekti onnistuu paremmin ja nopeammin. Mikon kommentista sain idean tehdä sivustosta myös paikan vanhojen sähköspostien säilöntään eli poimia aiemmin tiedotettuja tärkeitä asioista sinne. Jospa se motivoisi henkilöitä, jotka käyttävät paljon aikaansa sähköpostin search näppäimen kanssa?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Minun työpaikassani perinteisenä helmasyntinä on ollut lähettää massasähköpostia koko kolmesataapäiselle henkilöstölle milloin mistäkin ajankohtaisesta aiheesta. Tätä sähköpostitulvaa on saatu hillittyä intranetin uudistuksen yhteydessä. Nyt SharePoint-intramme jokaisessa pääosiossa on kohta, johon käyttäjät pääsevät itse lisäämään omia pikkuilmoituksiaan. Käyttäjä voi myös ruudun rastimalla valita, että ilmoitus näytetään intran etusivun Ilmoitukset-laatikossa, joka on kuitenkin visuaalisesti selkeästi erilainen kuin toimitetut uutiset.

Alussa jännäsimme verkkoviestintätiimin kanssa, joutuisimmeko poistamaan etusivulta turhan triviaaleja ilmoituksia. Iloksemme vastaan ei ole kahden vuoden aikana tullut vielä yhtään tällaista keissiä, vaan henkilöstön itsesensuuri on pelannut. Mahdollisuus ilmoitusten lisäämiseen on myös keventänyt intratoimituksen työtaakkaa, kun käyttäjät pääsevät suoraan itse lisäämään tekstejä ja kalenteritapahtumia, eikä kaikkeen aina tarvita viestinnän apua.

Jotten nyt antaisi tilanteesta liian ruusuista kuvaa, on pakko myöntää, että koko organisaatiolle suunnattuja sähköposteja tulee vieläkin silloin tällöin. Näissä tapauksissa olemme viestinnästä koettaneet vienosti muistututella lähettäjää siitä, että oikea paikka ilmoituksille olisi intrassa.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:08