Intranet – ahertajan aarreaitta vai turhan tiedon kaatopaikka?

Arkku

Intranet toimii parhaimmillaan työntekijän työkalulaatikkona, jopa virtuaalisena työskentely-ympäristönä, kun se on tehty ammattitaidolla ja käyttäjien tarpeiden mukaisesti. Pahimmillaan intranet on turhan tiedon kaatopaikka, joka lopulta menettää merkityksensä viestinnän kanavana.

Intranettiä suunniteltaessa tai päivittäessä kannattaa muistaa, että sen on tarkoitus olla työskentely-ympäristö ja työkalulaatikko, ei hakemistopuu. Sen on palveltava yksittäisten käyttäjien tarpeita, liiketoiminnan realiteetteja ja nopeiden muutosten tehokasta ja onnistunutta viestintää.

Intranet ja sen käytettävyys

Minkälaisia intranetit ovat käytännössä? Olemme huomanneet, että varsin usein asiat ovat intrassa hankalasti löydettävissä tai paikoissa, joista niitä ei käyttäjä ymmärrä etsiä. Siksi linkitysten tulisi olla selkeitä ja ohjata oikeaan paikkaan. Esimerkkinä voisi mainita esim. henkilöstökäsikirjan, jonka on tarkoitus tukea työskentelyä yrityksessä ja toimia myös esimiesten työkaluna. Sinne tulisi päästä suoraan intran etusivulta.

Itsepäivittyvä sisällysluettelo helpottaa etsimistä ja kronologinen asioiden eteneminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta. Otsikoiden tulisi olla lyhyitä ja kertoa olennainen pähkinänkuoressa. Hyvä otsikko kertoo usein enemmän kuin epäselvä sanahirviö. Asioita ei tulisi myöskään piilottaa lukuisiin tiedostoihin, vaan ne tulisi olla selkeästi esillä. Tehokeinoina kannattaa käyttää visuaalisuutta tai jotakin yrityksen yhdessä sovittua graafista ilmettä.

Kirjoitetun kielen on oltava sisäisessä viestinnässä aina ymmärrettävää ja selkeää, ettei tule väärinkäsityksiä tai – ymmärryksiä. Hirveintä on lukea täytetekstiksi tarkoitettuja itsestään selvyyksiä tai selata sivuja, joissa ei käytännössä ole mitään. Intranetin ei ole tarkoitus olla romaani vaan ydinasioiden maininta riittää. Intraan ei myöskään pitäisi laittaa liikaa asioita, silloin kukaan ei jaksa niitä lukea. Työtiloja kannattaa myös hyödyntää erilaisiin tarpeisiin.

Kun puhutaan käyttäjäystävällisyydestä ja käyttäjien tarpeesta, tulee väistämättä mieleen, ettemme ole juuri kuulleet intranet-kyselyistä, koulutuksesta puhumattakaan. Joskus voisi olla hyvä markkinoida ja samalla kouluttaa intranetin käyttämistä ja mahdollisesti saada muutamia käyttäjien parannusehdotuksia.

Onko intranet vuorovaikutteinen viestinnän kanava?

Vuorovaikutteisuus puuttuu usein intrasta kokonaan ja viestintä tuntuisi toimivan vain ylhäältä alaspäin. Yrityksen koko ja kulttuuri vaikuttaa luonnollisesti intran kokonaisuuteen. Pahimmillaan suurissa kansainvälisissä yrityksissä intra on täynnä asioita, jotka eivät kiinnosta kuin murto-osaa käyttäjistä. Mikäli yrityksellä on useita maita ja konttoreita, tulisi intran rakenne ja käyttökoulutus miettiä erityisellä huolella. Muutoin voi käydä niin, että kaikki tieto tukkii ja turhauttaa käyttäjän, kun oman maan tai konttorin asioista ei löydä tietoa, mutta muiden maiden asiat suorastaan tulvivat intran sivuilta.

Välillä vaikuttaa siltä, että intraa luetaan vähän tai ei viitsitä lukea lainkaan. On helpompaa kysyä muilta, kuin että itse tutkisi mitä intra pitää sisällään. Intran alustaa eli esim. SharePointia pitäisi myös hyödyntää oikein oikeissa asioissa, jolloin luettavuuteen saadaan selkeyttä. Kun intraa päivitetään jatkuvasti ja se sisältää henkilöstölle aidosti tärkeitä asioita, se jaksaa myös kiinnostaa lukijoita.

Lähteet:
Elisa Juholin. Communicare! Strategiasta käytäntöön.
Viestintätoimisto Deski, tiedottaja.fi. Opas: Intranetin suunnittelu.
http://www.tiedottaja.fi/dev/wp-content/uploads/2010/02/Intraopas.pdf
Kielijelppi. http://www.kielijelppi.fi/verkkoviestinta/intranet

Projekti
Leena Karkkolainen KIRJOITTI:
Intra on todella tärkeä työväline tämän päivän työelämässä, ja olisikin suotavaa että useammassa yrityksessä panostettaisiin tosissaan intran kehittämiseen, koulutukseen ja sisäiseen "markkinointiin". Uskon että avainasemaassa tämän asian kehittämisessä on ennen kaikkea ylin johto, sillä jos johdon mielestä sisäiseen viestinttän panostaminen (myös rahallisesti) on huuhaata, on peli aika pitkälle pelattu.

Interaktiivisuus ja sisällön elävoittäminen tuo intraan uusia ulottuvuuksia, ja vähentää tunnetta kasvottomasta ja loppumattomasta tietovirrasta. Oman työpaikkani intrassa useimpia artikkeleita, tiedotteita ja kolumneja voi "pistetyttää" tähdilla, ja myös oman kommentin jättäminen on tehty helpoksi. Myös uutisvirtojen tilausmahdollisuus ja oman etusivun personointi mahdollisuus helpottavat kanavan käyttöä, ja mahdollistavat käyttäjälle edes hieman työkaluja päivittäin ryöppyävän tiedon hallintaan.

Erittäin tärkeä aihe, varsinkin isommissa työpaikoissa, joissa tehokas tiedonjako on muilla tavoin on erittäin haastavaa, ellei mahdotonta.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:12
Sini Tasanen KIRJOITTI:
Juu tuo intra on kyllä aika sokkelo varmaankin suurimassa osassa yrityksistä. Harvemmin sitä kuulee kuinka tehokkaasti ja hyödyllinen intra on. Meillä on töissä juuri tuo kansainvälisyysongelma. Kaikki tieto on laitettu sinne sillä lailla että ne vaikuttaisivat kaikkien työntekoon vaikka todellisuudessa tiedon voisi rajata eri maille sopiviksi paketeiksi, jolloin sitä tietoa tulisi selattua ja luettua.

Intra olisi mainio koulutus- ja työalusta, mutta harva vaan osaa käyttää sitä oikein. :)
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:22
Vilma Kuke KIRJOITTI:
"Tiedon kaatopaikka" on varmaan se vaikutelma, joka usein tulee, kun avaa työyhteisön intranetin. Hyvä suunnittelu ja selkeä rakenne lisäävät intranetin hyödyllisyyttä ja käytettävyyttä. Intranetin ulkoasun tulisi houkuttaa lukijaa, ja lisäksi siellä pitäisi olla jokin "täky", joka saa työntekijän avaamaan intran ainakin joka päivä.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:32
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Intra on tosiaan koettu näissä kommenteissa haasteelliseksi viestintäkanavaksi. Leenan kommentti sisälsi erinomaisia keinoja elävöittää intraa. Näistä kannattaisi ottaa oppia monissa organisaatioissa!
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:32
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olen juuri vaihtanut työpaikkaa ja huomaan ison eron intranetin sisällössä ja käytettävyydessä. Edellinen työpaikkani oli Pohjoismainen ja kokemuksemme oli, ettei Intranet sisällä mitään Suomea kiinnostavaa /meille tarpeellista.
Uusi työpaikkani on täysin suomalainen, enkä voi kuvitellakaan pärjääväni ilman intranetiä. Tarvitsen työssäni todella laajalla skaalalla tietoa ja intrastamme ne löytyy helposti. Myönnän tosin, että osa tiedoista vaatii monta klikkausta, mutta toisaalta se tarkoittaa, että sisältö on selkeästi jäsennelty. Intramme yksi hyvistä puolista on myös se, että haluttu tieto löytyy ilman suuremman luokan linkityksiä sinnetänne.

Olen sitä mieltä, että monikansallisten yhtiöiden intranet palvelisi parhaiten, jos olisi omat sivut (joihin kaikilla pääsy) jokaiselle maalle erikseen, jolloin se tärkeä tieto löytyisi intranetistä. Mikäänhän ei estä laittamasta myös yhteistä "koskee koko konsernia" -osiota.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:33
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyvä intranet on kullan arvoinen, huonolla ei tee mitään. Jos intraa ei päivitetä ja sieltä löytyvään tietoon ei voi luottaa, on sen "ylläpito" rahan haaskausta.

Välillä tuntuu itsekin, että olisi hyvä saada opastusta siitä mitä tuonne kannattaa laittaa ja miten usein intraa pitäisi päivittää...
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:33
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Luin nämä intranet blogikirjoitukset suurella mielenkiinnolla. Minulla on osa-alueita yrityksen intranetissä, joiden haltija ja päivittäjä olen. Meillä on yrityksessä määritelty sisällöntuottajalle ohjeet, mutta ne on tehty aika karkealla tasolla. Kaipaisinkin jotain Annan blogin tapaisia vinkkejä helpottamaan käyttäjien intranet käyttöä. Ainakin meillä tuntuu usein unohtuvan se tärkein: ketä varten intraa tehdään.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:33