Intran vuorovaikutteisuutta etsimässä

”Meillä ei koskaan tiedoteta mitään! Miks tää uutinen oli piilotettu intraan, ei mulla ole aikaa lukea sitä. Eikö tästä olis voinu lähettää sähköpostia koko talolle? Kyllä kaikkien pitää tietää kaikesta kaikki! Voisko työnantaja tiedottaa vauvauutisista? Mulle tulee niin paljon sähköpostia, että tärkeet asiat hukkuu.”

Työntekijöiden odotukset yrityksen sisäiseen viestintään ovat usein keskenään ristiriitaisia ja toisaalta aina ei oikein tiedetä mitä edes halutaan tietää.  Lausahdukset myös nostavat esiin kysymyksiä, mikä tyytymättömyyttä aidosti aiheuttaa.  Tiedotetaanko oikeista asioista, onko ajoitus oikea,  mitä kanavia on käytetty, onko viesti laadittu oikein? Oma projektini lähti liikkeelle ajatuksesta, että suurempi vuorovaikutteisuus lisäisi tyytyväisyyttä sisäiseen tiedottamiseen, kun työntekijöillä on mahdollisuus itse kommentoida ja osallistua. Kunnianhimoinen ajatus oli saada vuorovaikutteisuutta yrityksen tärkeimpään sisäiseen viestintäkanavaan eli intraan. Toisena tavoitteena oli löytää keinoja suunnitelmallisempaan sisäiseen viestintään.

Reality check

Projektin ensimetreillä törmäsin globaalin yrityksen realiteetteihin. Keskustelussa IT:n kanssa selvisi, että tekninen alusta on globaalisti koko korporaatiossa sama, sitä ei voi muuttaa eikä siihen oikeastaan voi myöskään tuoda uusia ominaisuuksia vaan on pelattavalla niillä mitä nyt on. Selvä. Keskustelufoorumit tipahtivat saman tien laskuista pois. Blogeja voidaan kirjoittaa, mutta ilman kommentointi mahdollisuutta. Digitaalinen vuorovaikutteisuuden lisääminen ei tainnutkaan olla ihan helposti toteutettavissa.

Projekti käynnistyy

Seuraavaksi keskustelin projektin tiimoilta sekä toimitusjohtajan ja muutaman muun vastuullisessa asemassa olevan henkilön kanssa. Keskusteluissa nousi esiin vahvasti ajatus siitä, että yritys tiedottaa sisäisesti jo paljon vaikka intra ei tällä hetkellä toimi odotetusti. Intran kehittämisen näkökulmasta tärkeimmäksi asiaksi nousikin päivitysoikeuksien jakaminen isommalle määrälle ihmisiä. Yhteistuumin myös todettiin, että tarvitaan yhteinen ymmärrys siitä mitä tiedotetaan, kenelle tiedotetaan, missä kanavassa ja milloin. Tarvitaan siis sisäisen viestinnän suunnitelma, ei vain intran osalta vaan koko sisäistä viestintää ajatellen.

Sisäisen viestinnän suunnitelma

Suunnitelman ensi askeleita ottaessani törmäsin mielestäni tiiviiseen esitykseen sisäisen viestinnän kehittämisestä Viestintätoimisto Deskin sivustolla. Esitys avaa koko toimintakenttää, johon suunnitelmassa ja strategiassa tulisi jollain tasolla ottaa kantaa.

Johdon tuki ja näkemykset strategiaan ovat jollain tasolla jo olemassa. Yksin en kuitenkaan suunnitelmaa voi tehdä vaan tarvitsen suunnitteluun mukaan ne henkilöt, jotka jo nyt oman toimensa ohella hoitavat tiedottamiseen liittyviä asioita. Vuorovaikutusta tarvitaan. Millä tavoin henkilöstö osallistetaan sekä suunnitteluun että viestintään?

Ratkaisu henkilöstökyselystä?

Lopulta aihio henkilöstön osallistamiseen löytyi henkilöstökyselyn kautta. Tiedottaminen toimitusjohtajan tuella otettiin yhdeksi ns. teema-alueeksi, jota lähdetään osastokohtaisesti työstämään osana henkilöstökyselyjen purkua. Henkilöstö ottaa kantaa mistä kaivataan lisää tietoa, mitä toimivia tiedotuskäytäntöjä jo nyt on olemassa sekä mitä konkreettisia muutoksia pitää tapahtua, jotta tiedotus paranee. Aiheen työstö tehdään ryhmätöiden kautta. Lopputulemat kiertävät johtoryhmän kautta viestinnän strategiaan ja suunnitelmaan toivottavasti myös käytännön toimenpiteiksi. Samalla luodaan toimintatapaa, jolla henkilöstö itse aktiivisemmin osallistuu viestinnän ja toisaalta ehkä myöhemmin toiminnankin kehittämiseen. Osastoilta pystytään samalla tunnistamaan ne henkilöt, jotka jo nyt tiedottavat oman työnsä ohella ja ehkä ovat myös oikeat henkilöt vastaamaan omalta osaltaan intran ajantasalla pitämisestä ja kehittämisestä.

Tässä vaiheessa projektia voi jo kysyä, onnistuiko vuorovaikutuksen lisääminen? Intrassa - ei ainakaan vielä, muissa käytännöissä – ehkä, ainakin aihioita on ilmassa. Tekeminen ja kehittäminen siis jatkuu edelleen.

Millä tavoin teillä on lisätty vuorovaikutteisuutta viestinnässä? Mitkä tekijät vuorovaikutuksen lisäämisessä ovat olleet avainasemassa? Miten digitaalisen vuorovaikutuksen haasteisiin on vastattu?

Profile picture for user Johanna Heiman
Projekti
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Meidänkin intrasta puuttuu vauvauutiset, myöskin tieto P:n ja T:n uusista suhdekuvioista olisi saanut tulla sinne aikaisemmin…

Työntekijöillä on usein varsin kohtuuttomat odotukset intranetille, kun sieltä pitäisi tulla kaikki tieto välittömästi. Perinteinen intra on kuitenkin varsin passiivinen väylä, se vaatii käyttäjältä aktiivisuutta tiedon haussa.

Tuo kommenttisi päivitysoikeuksien lisäämisestä oli mielenkiintoinen. Itse koen, että jonkinlaista vastuuhenkilöstön/esimiesten viestintäkoulutusta olisi ainakin meidän organisaatiossa lisättävä. Se valtava tietomäärä, mitä itse päivittäin saa, olisi jotenkin osattava lajitella ja päättää mitä kertoa eteenpäin ja millä forumilla (intra, osastokokoukset, muut tapaamiset jne). Muutkin ovat tähän varmasti törmänneet.

Johtajan blogi profiilissa oli myös mielenkiintoinen ajatus, pitää alkaa myymään meilläkin (en tosin tiedä kuka ostaa...). Onnea projektin eteenpäin vientiin, hyvässä mallissa näyttää olevan.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:06
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Jokaisessa yrityksessä on vastaavia haasteita ja ongelmia, kun uusia käytäntöjä yritetään luoda ja rakentaa. Ei sinänsä mitään uutta.

Vinkkinä johtajien blogikirjoittamiseen, kannattaa hyvissä ajoin tehdä suunnitelma henkilöistä, jotka kirjoittavat sekä aikataulusta mihin mennessä ja joku vielä valvomaan, että näin myös toteutuu. Lisäksi kannattaa varmistaa tuotanto, onko johdolla omat käyttäjätunnukset ja hallitsevatko he itse toteutuksen vai kenen vastuulle se jää?

Vuorovaikutteisuutta saatte aluksi Intraan mukaan, että linkitätte Intraanne aina kyseisen tekstin loppuun esim. yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen tai muun osoitteen, joka ohjautuu vaikka johonkin yhteiseen sähköpostilaatikkoon. Linkkiä klikkaamalla henkilökunta voi antaa kommentteja esim. sisältöön tai muutoin palautetta aiheesta. Eli interaktiivisuus onnistuu ilman kommentointi -työkaluakin. Ja saattaapa olla suurimmalle osalle henkilökuntaa tutumpikin metodi?

Intrasivuston ylläpitäjä voi sitten tarvittaessa saatujen kommenttien perusteella rakentaa vaikka ihan uuden uutisen asiasta tai päivittää saatujen kehitysehdotusten, kommenttien perusteella Intran sisältöä.

Voi olla, että näin saatte parempiakin kysymyksiä ja oikeita asioita esille, kun niitä ei tarvitse jättää kaikkien lukijoien katsottavaksi/ihmeteltäväksi. Toivottavasti sait kiinni, mitä tarkoitan?

Tästä sähköpostiosoitteesta/linkinstä on hyötyä myös myöhemmin, kun sivustoja täytyy esim. päivittää. Tarvittaessa saadaan myös tätä kautta kiinni sivun kirjoittaja/mahdollinen ylläpitäjä (myöhemmin kun sivuja on paljon).

Tsemppiä projektiin!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Blogikirjoitustasi oli hauska ja milenkiintoista lukea, sillä aiheesi liippaa läheltä omaani. Olit myös löytänyt saman lähteen, jota itsekin katsoin. :)
Itsellekin tuli mieleen, että henkilöstökyselyn voisi totetuttaa esim. webropolin kautta tai sitten luoda sähköposti kyselyä varten. Näin tulisi totuudenmukaisia vastauksia.

Tietyllä tavalla on helpottaa huomata, että useat yritykset painivat intran suhteen samojen ongelmien kanssa.

Meillä share pointin ryhmätyötilat ovat saaneet lisättyä ihmisten vuorovaikutusta, mutta hidastahan se on, kun vanhat työtavat ovat niin tiukassa. Esimiehen esimerkki on ollut meillä yksi hyvä liikkeelle paneva tekijä, mutta kyllähän ihmisiä on pitänyt paristaa. Kuitenkin on sitten kiitelty uutta työkalua, kun on päästy siihen sisälle.

Mutta siis kovasti paljon tsemppiä projektiin!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei,

Kyllähän pyrkimys vuorovaikutteisuuteen tulee sinun tekstistäsi selvästi esille, vaikka se ei suoraan Intran kautta onnistukaan. Esimiehen/johtajan tuki ja esimerkki ovat ensiarvoisen tärkeitä muutoksen onnistumiselle (mitkä sinulla tekstin perusteella jo ovatkin). Meillä tj kirjoittaa tietyin väliajoin blogia ja ainakin minä olen kokenut ne kivana lisänä kaiken tiedotuksen keskellä, varsinkin kun ne ovat yleissävyltään positiivisia. Toivottavasti asiat edistyvät!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei

Kiitokset arvokkaista kommenteista. :-) Sähköposti kommentointi mahdollisuus onkin periaatteessa jo olemassa intrassa mutta sitä voisi enemmänkin hyödyntää. Hyvä vinkki.

Olen nyt myös saanut varovaisen hyväksynnän johtoryhmän blogille, joten kiva kuulla, että sellainen on hyväksi koettu. Tuntuu, että tieto lisää hieman tuskaa tässä blogikirjoittamisessakin ja tuntuu, että jory tarvitsee ehdottomasti tuekseen pikabriiffauksen blogikirjoittamisesta sekä selkeän suunnitelman mitä ainakin kirjoitetaan ja milloin. Itse olen blogiajatuksesta innoissani ja voi olla, että pääsen jopa itsekin jonkin postauksen tulevaan blogiin tekemään. Mikäs sen mukavampaa!

Sain myös IT:ltä lupauksen, että he jatkoselvittävät alustan teknisiä mahdollisuuksia eli elättelen vielä toiveita, että jotain digitaalistakin vuorovaikutusta saataisiin Intraankin aikaiseksi. Askel kerrallaan täytyy malttaa tätäkin projektia viedä eteen päin.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:07
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Sain pari vinkkiä seminaarista eiliseltä eli
a) laita vuorot eli ilmoita vaan jorylle, että koska on kenenkin vuoro
b) tarjoa apua, ole aktiivinen. Tarkoittaa sitä, että tarjoudu auttamaan joko istumalla ihan vieressä tai pyydä, että kirjoittaja laittaa ranskalaiset viivat ja sinä jatkat siitä ja teette yhdessä.
c) kulttuurinmuutos voi olla iso eli vaikka ei heti lähtisi käyntiin täysillä, voi ottaa hiljalleen tulta. Huomio ns. aktiiviset eli ole aktiivinen ja "värvää" kirjoittajia alkuun, siis niiitä kommentoijia.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Sisäisen tiedottamisen vuorovaikutteisuus on mielenkiintoinen haaste, jonka edessä itsekin painin tällä hetkellä. Intranetin käyttö ei ole kovin mielekästä, kun vain osa saa oikeudet lisätä sinne tietoa, mutta kukaan ei voi kommentoida tai kysyä lisätietoja. Toki löytyy keskustelu-palsta, mutta ainakin minun kokemuksesta niiden käyttö on jäänyt todella vähäiseksi. Intranetin pitäisi olla ainakin osittain enemmän samankaltainen kuin sosiaalisen median, missä on helppo kommentoida, tai vaikka vain tykätä jostain. Ainakin voi jotenkin osoittaa mielipiteensä.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Varsin mielenkiintoinen aihe sinulla. Tämä pätee varmasti moneen organisaatioon. Ainakin omien kokemusten pohjalta intranetit ovat yleensä hyvin haastavia ja tiedonetsintä on hankalaa. Siitä syntyy ehkä mielikuva, että henkilöstöä ei tiedoteta tarpeeksi, kun tieto pitäisi itse osata löytää intrasta. Intran kehittäminen tai muun organisaation sisäisen viestinnän kehittäminen onkin tärkeää, jotta viestinnästä saataisiin mahdollisimman helppoa ja vuorovaikutteista.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:08
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Aihe on ajankohtainen myös omalla kohdallani ja olen miettinyt miten intranetistä saataisiin vuorovaikutteisempi. Olen samaa mieltä Tiinan kommentin kanssa, että intranet pitäisi saada toimimaan enemmän sosiaalisen median tapaan, jossa on tyypillistä joustavuus ja matala kynnys kommentointiin. Monessa yrityksessä tilanne on kuitenkin varmasti sama kuin tässä tapauksessa eli valittu tekninen alusta ei tue tämän kaltaista viestintää.

Johtoryhmän blogi on hyvä ajatus, kunhan se saadaan toimimaan aktiivisesti. Se voi parhaimmillaan lisätä läpinäkyvyyttä ja tuoda johtoa lähemmäs tavallista työntekijää. Toivottavasti tämä uudistus on lähtenyt yrityksessä hyvin käyntiin!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:08