Uhkailu, kiristys ja lahjonta

      Onko niin, että perinteiset lastenkasvatuskeinot on otettava avuksi myös intraprojektiimme?

Yritimme ensin uhkailulla ja pakotuksella: laitoimme kaikille automaattiseksi internetin aloitussivuksi konsernin intrasivun. Tästä saimme saman tien kovasti palautetta. Päädyimme siihen, että vaikka intra on yrityksen työkalu, sen käytön pitää perustua omaehtoisuuteen.

Järjestimme intrakyselyn, jossa palkintona oli lahjakortti kornsernimme ravintolaan. Kysely aktivoitiin sähköpostin kautta, jotta se varmasti tavoittaisi jokaisen. Vastauksia intrakyselyyn tuli harmillisen vähän, mutta onneksi saadut vastaukset kuitenkin antoivat uutta ajateltavaa.

Miten projekti etenee?

Kysely ja aktiivisempi keskustelu intran käytöstä on joka tapauksessa tuottanut tulosta. Vuorovaikutteinen keskustelu ja kommentointi on lisääntynyt intrassa huomattavasti. Jopa Movember-kilpailu on aktivoitu intrasivuilla. Tiedustelua on tullut myös käyttökoulutuksesta ja erilaisten toimintojen kehittämisestä.

Vuosi 2013 nimetään konsernissamme Intra-vuodeksi. Tarkoituksena on jatkaa intran aktiivista kehittämistä laajemman työryhmän avulla. Työryhmän jäsenille on nimetty intra-vastuualueet, joten sisällöt eivät ole enää pelkästään HR:n harteilla. Näin toivomme saavamme monipuolisempaa ja kiinnostavampaa tietoa intraan.

Tekninen kehitystyö on aloitettu.  Henkilökunnan käyttöön on tulossa kirppisosio, ja intran hakutoimintoja parannetaan. Tietoiskumainen sähköinen intrakoulutus otetaan ensi vuoden alusta konsernin koulutusohjelmaan. Ajatuksena on lisäksi järjestää intrassa kilpailuja ja kyselyjä, joissa palkintona jaetaan muun muassa tuotenäytteitä.
 

Suomen Paras Intranet



Blogikeskusteluja seuratessani havaitsin, että monilla organisaatioilla on intran käytön haasteita. Ei ole kovin helppoa saada aikaan vuorovaikutteista intraa, joka ohjaisi organisaation toimintaa ja nopeuttaisi sekä tukisi päivittäistä työtä.
Huomasin myös, että parhaillaan oli menossa kilpailu, jossa valitaan Suomen Paras Intranet. Voittaja-intran sisällöstä tulisi löytyä oivaltava ja käytännön työtä edistävä innovaatio, joten nyt vaan miettimään, mitä se voisi olla. Projektiorganisaatiomme kanssa päätimme vielä tänä vuonna olla osallistumatta, mutta ehkä jo ensi vuonna!

Profile picture for user Kirsi Vetoniemi
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielestäni on hyvä ajatus ottaa työryhmään jäseniksi myös muita kuin HR:n työntekijöitä. Monesti sitä itse sokeutuu omalle tekemiselleen ja voisin uskoa, että saatte työryhmältä uusia ja hyviä ajatuksia intran kehittämiseen.

Itse jäin miettimään sitä, että onko tarpeellista järjestää kilpailuja ja jakaa palkintoja siitä, että käy intrassa? Ehkä tämä toimii paremmin, kun haetaan uusia kävijöitä vaikka facebookiin. Saavutettaanko tällä se, että intran varsinaista sisältöä katsotaan?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:17
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Niin, tämä lahjonta on varmasti vähän kaksipiippuinen juttu. Meillä on haasteena se, että henkilökunta ei käy intranetissä vaikka siellä on vaikka mitä tärkeää tietoa. Ajatuksena on, että silloin tällöin olevien kilpailujen/palkitsemisten avulla saataisiin porukkaa paremmin aktivoitua intran avaamiseen ja sen myötä myös ajankohtaisten asioiden sekä tapahtumien seuraamiseen.

Tästä tietysti saattaa seurata se, että odotetaan vain uusia kilpailuja ja palkintoja eikä edelleenkään olla tietoisia mitä kaikkea tärkeää tietoa intra sisältää. Tähän toivon kuitenkin olevan avuksi jatkossa säännöllisesti järjestettävät intrakoulutukset, joista ainakin alussa on viisainta tiedottaa myös sähköpostitse. Vaikka intran yksi tärkeimmistä tavoitteista meillä on alunperinkin ollut joukkosähköpostien vähentäminen!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen projekti sinulla. Toivottavasti saatte henkilöstön käyttämään intraa tehokkaasti, ehkä se vaatii tottumista. Mutta jos vain sieltä saa tiedon mitä tarvitsee, luulisi että siihen totutaan nopeasti. Hyvä ja tehokas hakutoiminto on varmasti must. Ilman sitä tiedonhaku saattaa olla karmeaa. Kirppis jne osioilla saadaan varmasti ihmisiä mukavasti osallistettua käymään siellä muutenkin. Olen kokenut tuskaliaaksi etsiä laajasti introista monesti esim tiettyjä sopimuksia, lomakkeita jne. Tiedon jaottelu käyttäjä lähtöiseksi on fiksua.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Lahjonta toimii ainakin joillekin (joilla on ylimääräistä aikaa). Pääasia olisi varmasti, että intrasta löytyy sellaista tietoa mitä ihmiset oikeasti tarvitsevat työssänsä. Toivottavasti koulutusten avulla saatte kaikki tutustumaan sivuihin ja innostumaan niiden kehittämisestä. Käyttäjäystävällisyys ja hakutoiminnot on ehdottomasti priorisoitava kaikkia sivustoja suunnitellessa. (Niin, että lapsikin osaa käyttää, ja haluaa leikkiä sillä uudestaan)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Minä edelleen ihmettelen, ettei henkilökunta halua käyttää intranetiä. Jos siellä asuu kaikki tarvittava tieto, eikä muualla, miten kummassa sitä ei käytettäisi? Sikäli kannatan pakkoa: jos tosiaan tarvittava up to date-tieto on intranetissä ja vain intranetissä, se pakottaa kyllä ihmiset sinne. Ja muutosvastarinnan kaikottua ollaan kiitollisia että tieto löytyy "yhdeltä luukulta" eli intranetistä sähköpostikansioiden, kovalevyjen ja ilmoitustaulujen sijaan.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Juuri näin Salla-Maaria asian pitäisikin olla. Porukka kun on vaan tottunut, että on yksi luukku, henkilö, josta kaiken tämän tiedon saa ilman omatoimista intrakirjautumista ;) Mutta uskon, että opastuksella, koulutuksella ja toimintojen edelleen kehittämisellä ihmiset innostuvat ja huomaavat, että löytävät intrasta tiedon juuri silloin kun sitä kaipaavat. Intraa kun voi lukea ihan mistä ja milloin vaan, kun netti on saatavilla. Kun taas kyseistä totuttua luukkua, henkilöä, ei voi tavoittaa ihan kaikkina itselleen sopivina aikoina :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:18
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoista, että intraa ei haluta käyttää. Tuntuu jotenkin vieraalta, kun omalla työpaikallani kaikki informaatio työohjeista lounaslistoihin löytyy vain ja ainoastaan intrasta. Meillä jokaisella osastolla on omat vastuulliset intrapäivittäjät ja kokonaisvastuuta kantaa viestintäpäällikkö. Vastuun jakaminen on mielestäni ensisijaisen tärkeää, jotta intrasivuista tulee mahdollisimman kattavat.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:19