Ihana kamala intranet

Yritysviestinnän uudet ympäristöt - Syksy 2011
Puhelin

Elämme melkoisen nopeasti muuttuvassa maailmassa. Vielä pari vuosikymmentä sitten sellaiset nykypäivän itsestäänselvyydet, kuin internetyhteys tai matkapuhelin olivat vain harvojen ulottuvilla. Muistatteko ajan, kun nettiyhteyden luomiseksi piti hankkia iso laatikko (modeemiksi kutsuttiin), joka piti kamalaa ääntä? Yhteys pätki vähän väliä ja normaalikokoisen nettisivun latautuminen kesti ikuisuuden. Mutta voi sitä riemua, kun se sivu sitten lopulta avautui.

Teknologian kehittyminen sekä ”internetsoituminen” ovat vaikuttaneet myös työelämään ja siellä tapahtuvaan viestintään. Iso osa yhteisöjen viestinnästä hoituu nykyisin sähköpostilla, erilaisten pikaviestimien, sosiaalisen median tai intranetin avulla. Puhutaanpa lisää intranetistä.

Yhdellä lauseella ilmaistuna intranet on ”organisaation sisäinen tietoavaruus, joka yhdistää organisaation ihmiset ja tiedon”. Kuulostaa hyvältä. Koska intranet on ajasta ja paikasta riippumaton viestintäkanava, se mahdollistaa kustannustehokkaan tiedon jakamisen laajallekin kohderyhmälle. Alaisiaan infotakseen työnantajan ei siis välttämättä tarvitse järjestää palaveria tai tiedotustilaisuutta (eikä esimerkiksi vaatia Oulun toimipisteellä työskenteleviä tulemaan paikanpäälle Helsinkiin), vaan kärjistäen, siihen riittää muutama hiiren klikkaus. Tiedon luominen, jakaminen ja arkistointi on helppoa ja nopeaa. Aikaa, vaivaa ja rahaa säästyy kun kaikkea ei tarvitse laittaa mustana valkoiselle.

Intranet on hyvistä ominaisuuksistaan huolimatta kohdannut negatiivisia asenteita ja suhtautumista. Läheskään kaikki intranetiä käyttäneet eivät koe sitä hyödyllisenä tai edes tarpeellisena. Se ei tosin ole mikään ihme, jos käyttäjä intranetistä tietoa etsiessään tuntee etsivänsä neulaa heinäsuovasta. Eräänkin monikansallisen yrityksen intra tuskin yltää arvosanaan hyvä. Tiedonhaku raskaalla ohjelmalla sokkeloisesta labyrintistä on aikaa vievä ja hermoja raastava urakka, ja kun tiedon lopulta luulee löytäneensä, saattaakin se koskea esimerkiksi vain Saksan konttoreita. Kaiken kukkuraksi, intraa päivitetään pitkälti ”kun joku sattuu muistamaan” -periaatteella. Tuntuupa siltä että, tässä kohtaa voisi viestinnän ammattilaisilla olla jotakin annettavaa.


Lähteet:

Jalonen, H. Intranet. Luettavissa: http://www.mansoft.fi/harri_jalonen.

Juholin, E.2009. Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. 5. uudistettu painos. WS Bookwell Oy. Porvoo.

Purho, S. 2006. Intranet yrityksen sisäisen viestinnän välineenä. Opinnäytetyö. Luettavissa: https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/11203/2007-04-26-09.pdf?sequence=1.

Projekti
Ninna Kokko KIRJOITTI:
Intrasta tulee helposti sekava ja vaikeasti hahmotettava jos siellä on tavaraa liikaa. Toisaalta jos tietoa ei ole tarpeeksi niin kukaan ei sitä käytä. Pahinta on, jos intran tiedon oikeellisuuteen ei voi luottaa. Onkohan tämä viimeinen ja tuorein dokumentti? -kysymys ei saisi käydä intranettiä käyttävällä mielessä.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:12
Laura Pursiainen KIRJOITTI:
Sujuvasti kirjoitettu artikkeli! Huomasin hymyileväni kohdassa, jossa viittasitte menneisiin aikoihin, joskus tosiaan tarvittiin aikamoinen mööpeli internetyhteyden luomiseksi.

Sitten itse aiheeseen. Minulla itsellä on hieman käytännön kokemusta erään vakuutusyhtiön intranetistä. Niin kuin Tiina kommentissaan totesi: intranet voi olla älyttömän huono tai mielettömän hyvä. Minun kokemukseni valitettavasti kallistuu tuolle negatiiviselle puolelle. Työssäni olin päivittäin tekemisissä vakuutusehtojen kanssa, joiden tarkastamiseen ensisijainen kanava oli intranet. Muistan turhan monta kertaa, etten löytänyt intranetistä etsimääni tietoa, kun esimerkiksi haku-toiminto ei koskaan toiminut. Lopputulos olikin monesti se, että jokin asia oli triplasti nopeampaa tarkastaa kollegalta, kuin intranetistä, jonka tarkoitus tietenkin oli olla nopea informaation lähde. Ajoittain mietin myös töitä tehdessäni, että olisipa kiva tietää kenelle firmassa maksetaan siitä, että hän päivittää intranetiin päivän kysymyksiä tyyliin: ”Aiotko syödä tänään laskiaispullia”. :)

Kaikesta huolimatta, olen sitä mieltä, että intranet on tarpeellinen viestintäkanava – ainakin silloin kun se toimii.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:15
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Itse koen, että Intranet on hyödyllinen, varsinkin nykyisessä työssäni, missä tapahtuu jatkuvasti muutoksia. Intranet helpottaa työntekoa, koska uusi tieto on heti saatavilla, eikä tarvitse koko ajan ravata "turhissa" palavereissa.

Intranet ei voi tietenkään syrjäyttää kaikkia perinteisiä tiedotuskanavia, sillä kaikkein olennaisin tieto voi helposti mennä ohi silmien sen kaiken tietomäärän keskellä. Tämän takia on hyvä pitää mm. palavereja, joissa vielä kerrataan kaikista tärkeimmät asiat. Mielestäni intranetissa on kuitenkin enemmän hyviä kuin huonoja puolia.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:20
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Artikkelissanne oli hauska kuvaus menneiltä vuosilta ja nettiyhteyden luomisesta! Intranet voi tosiaankin olla kelpo työkalu organisaation sisäiselle viestinnälle, erityisesti silloin kun se ja sen käyttäminen on hyvin suunniteltua ja organisoitua. Toisaalta kun viestintäkeinot jaetaan rikkaisiin ja köyhiin, niin kyllä silloin kasvokkainviestintä on rikas väline sen vuoksi, että siinä saa tukea sanattomasta viestinnästä ja palautteen voi antaa heti. Intranet edustaa kirjallista viestintää eikä siinä ole välttämättä palautteenantomahdollisuutta. Myös sanaton viestintä puuttuu intrassa olevista viesteistä.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:20
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Itselläni ei ole kokemusta intranetistä, joten koen artikkelinne mielenkiintoiseksi. Olisi hauska, kokeilla jonkun suuren yrityksen intranettiä ja tietää onko sitä todella niin vaikea käyttää.

Tietotulva voi ilmeisesti olla valtava näissä intraneteissä, joten voi olla hankalaa erottaa huipputärkeää ei-niin-tärkeästä asiasta. Mutta kyllä intranetin kannalla minäkin!
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:20
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Intranet voi olla älyttömän huono tai mielettömän hyvä. Intran rakentaminen vaatii aikaa, resursseja ja puhdasta rahaakin. Pitää tahtoa rakentaa intra, joka ei ole vain sähköinen ilmoitustaulu tai tiedon säilöntään tarkoitettu uusi versio verkkolevyasemasta, vaan joka on aito sähköinen työ- ja kahvipöytä.

Intrassa kannattaa ottaa kaikki irti sen someominaisuuksista, huolehtia taksonomiasta, automaattisesta arkistoinnista, vaatia porukoita noudattamaan yhdessä suunniteltua graafista ilmettä ja käytänteitä ja opettaa käyttäjät käyttämään.

Jos intran taksonomia on kunnossa, siellä ei tarvitse löytää asioita surffaamalla, vaan haku toimii kuin unelma. Opeta käyttäjille, mihin ja miten intraa on tarkoitus käyttää. Samoin sisällöntuottajille.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:21
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Sujuvasti kirjoitettu artikkeli! Huomasin hymyileväni kohdassa, jossa viittasitte menneisiin aikoihin, joskus tosiaan tarvittiin aikamoinen mööpeli internetyhteyden luomiseksi.

Sitten itse aiheeseen. Minulla itsellä on hieman käytännön kokemusta erään vakuutusyhtiön intranetistä. Niin kuin Tiina kommentissaan totesi: intranet voi olla älyttömän huono tai mielettömän hyvä. Minun kokemukseni valitettavasti kallistuu tuolle negatiiviselle puolelle. Työssäni olin päivittäin tekemisissä vakuutusehtojen kanssa, joiden tarkastamiseen ensisijainen kanava oli intranet. Muistan turhan monta kertaa, etten löytänyt intranetistä etsimääni tietoa, kun esimerkiksi haku-toiminto ei koskaan toiminut. Lopputulos olikin monesti se, että jokin asia oli triplasti nopeampaa tarkastaa kollegalta, kuin intranetistä, jonka tarkoitus tietenkin oli olla nopea informaation lähde. Ajoittain mietin myös töitä tehdessäni, että olisipa kiva tietää kenelle firmassa maksetaan siitä, että hän päivittää intranetiin päivän kysymyksiä tyyliin: ”Aiotko syödä tänään laskiaispullia”. :)

Kaikesta huolimatta, olen sitä mieltä, että intranet on tarpeellinen viestintäkanava – ainakin silloin kun se toimii.
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:21
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Itsellänikin on kokemusta ison, monikansallisen yrityksen intrasta, joka ei tosiaankaan vastannut tasoa, jota sen kokoiselta firmalta odottaisi. Intra oli todella vaikeakäyttöinen ja haluamaansa tietoa sai kaivaa ties mistä, jos sitä nyt sattui lainkaan edes löytymään. Ainakin meidän toimipisteessä työntekijöiden keski-ikä oli myös melko korkea ja monen it-taidot varmaan aika alkeelliset, sääliksi kävi niitä setiä ja tätejä jotka jotain olisivat halunneet intrasta löytää. :) Koko järjestelmässä olisi tosiaan ollut kehittämisen varaa!
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:21
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Haastavaa intrasta on saada siitä looginen, mistä kulloinkin tarvittava tieto löytyy? Isoissa yrityksissä käyttäjiä on paljon ja jokaisella on oma logiikkansa mistä jotakin tietytä tietoa etsii. Toinen oleellinen asia on Intra on ajantasaisuus ja ajankohtaisuus. Intran päivittäminen ja vanhaa tiedon poistaminen Intrasta pitää vastuuttaa selkeästi, ei periaatteella " sitten kun ehditään".
Lähetetty Ti, 11/01/2016 - 09:22