- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja

Elämme melkoisen nopeasti muuttuvassa maailmassa. Vielä pari vuosikymmentä sitten sellaiset nykypäivän itsestäänselvyydet, kuin internetyhteys tai matkapuhelin olivat vain harvojen ulottuvilla. Muistatteko ajan, kun nettiyhteyden luomiseksi piti hankkia iso laatikko (modeemiksi kutsuttiin), joka piti kamalaa ääntä? Yhteys pätki vähän väliä ja normaalikokoisen nettisivun latautuminen kesti ikuisuuden. Mutta voi sitä riemua, kun se sivu sitten lopulta avautui.
Teknologian kehittyminen sekä ”internetsoituminen” ovat vaikuttaneet myös työelämään ja siellä tapahtuvaan viestintään. Iso osa yhteisöjen viestinnästä hoituu nykyisin sähköpostilla, erilaisten pikaviestimien, sosiaalisen median tai intranetin avulla. Puhutaanpa lisää intranetistä.
Yhdellä lauseella ilmaistuna intranet on ”organisaation sisäinen tietoavaruus, joka yhdistää organisaation ihmiset ja tiedon”. Kuulostaa hyvältä. Koska intranet on ajasta ja paikasta riippumaton viestintäkanava, se mahdollistaa kustannustehokkaan tiedon jakamisen laajallekin kohderyhmälle. Alaisiaan infotakseen työnantajan ei siis välttämättä tarvitse järjestää palaveria tai tiedotustilaisuutta (eikä esimerkiksi vaatia Oulun toimipisteellä työskenteleviä tulemaan paikanpäälle Helsinkiin), vaan kärjistäen, siihen riittää muutama hiiren klikkaus. Tiedon luominen, jakaminen ja arkistointi on helppoa ja nopeaa. Aikaa, vaivaa ja rahaa säästyy kun kaikkea ei tarvitse laittaa mustana valkoiselle.
Intranet on hyvistä ominaisuuksistaan huolimatta kohdannut negatiivisia asenteita ja suhtautumista. Läheskään kaikki intranetiä käyttäneet eivät koe sitä hyödyllisenä tai edes tarpeellisena. Se ei tosin ole mikään ihme, jos käyttäjä intranetistä tietoa etsiessään tuntee etsivänsä neulaa heinäsuovasta. Eräänkin monikansallisen yrityksen intra tuskin yltää arvosanaan hyvä. Tiedonhaku raskaalla ohjelmalla sokkeloisesta labyrintistä on aikaa vievä ja hermoja raastava urakka, ja kun tiedon lopulta luulee löytäneensä, saattaakin se koskea esimerkiksi vain Saksan konttoreita. Kaiken kukkuraksi, intraa päivitetään pitkälti ”kun joku sattuu muistamaan” -periaatteella. Tuntuupa siltä että, tässä kohtaa voisi viestinnän ammattilaisilla olla jotakin annettavaa.
Lähteet:
Jalonen, H. Intranet. Luettavissa: http://www.mansoft.fi/harri_jalonen.
Juholin, E.2009. Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. 5. uudistettu painos. WS Bookwell Oy. Porvoo.
Purho, S. 2006. Intranet yrityksen sisäisen viestinnän välineenä. Opinnäytetyö. Luettavissa: https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/11203/2007-04-26-09.pdf?sequence=1.
Intranet: yrityksen nykyajan sisäistä kirjeenvaihtoa
Yritysten tulee pysyä ajan hermoilla alati muuttuvassa maailmassa. Koska työskentely ja kommunikointi tapahtuu yhä enemmän verkossa, on yritysten hyvä siirtää sisäinenkin viestintä sähköiseen muotoon. Intranet hyvine ja huonoine puolineen vastaa tähän tarpeeseen.
- Ajasta ja paikasta riippumaton intranet
- Risut ja ruusut
- Kuinkas se sitten toimiikaan, vai toimiiko?
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Sitten itse aiheeseen. Minulla itsellä on hieman käytännön kokemusta erään vakuutusyhtiön intranetistä. Niin kuin Tiina kommentissaan totesi: intranet voi olla älyttömän huono tai mielettömän hyvä. Minun kokemukseni valitettavasti kallistuu tuolle negatiiviselle puolelle. Työssäni olin päivittäin tekemisissä vakuutusehtojen kanssa, joiden tarkastamiseen ensisijainen kanava oli intranet. Muistan turhan monta kertaa, etten löytänyt intranetistä etsimääni tietoa, kun esimerkiksi haku-toiminto ei koskaan toiminut. Lopputulos olikin monesti se, että jokin asia oli triplasti nopeampaa tarkastaa kollegalta, kuin intranetistä, jonka tarkoitus tietenkin oli olla nopea informaation lähde. Ajoittain mietin myös töitä tehdessäni, että olisipa kiva tietää kenelle firmassa maksetaan siitä, että hän päivittää intranetiin päivän kysymyksiä tyyliin: ”Aiotko syödä tänään laskiaispullia”. :)
Kaikesta huolimatta, olen sitä mieltä, että intranet on tarpeellinen viestintäkanava – ainakin silloin kun se toimii.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Intranet ei voi tietenkään syrjäyttää kaikkia perinteisiä tiedotuskanavia, sillä kaikkein olennaisin tieto voi helposti mennä ohi silmien sen kaiken tietomäärän keskellä. Tämän takia on hyvä pitää mm. palavereja, joissa vielä kerrataan kaikista tärkeimmät asiat. Mielestäni intranetissa on kuitenkin enemmän hyviä kuin huonoja puolia.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Tietotulva voi ilmeisesti olla valtava näissä intraneteissä, joten voi olla hankalaa erottaa huipputärkeää ei-niin-tärkeästä asiasta. Mutta kyllä intranetin kannalla minäkin!
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Intrassa kannattaa ottaa kaikki irti sen someominaisuuksista, huolehtia taksonomiasta, automaattisesta arkistoinnista, vaatia porukoita noudattamaan yhdessä suunniteltua graafista ilmettä ja käytänteitä ja opettaa käyttäjät käyttämään.
Jos intran taksonomia on kunnossa, siellä ei tarvitse löytää asioita surffaamalla, vaan haku toimii kuin unelma. Opeta käyttäjille, mihin ja miten intraa on tarkoitus käyttää. Samoin sisällöntuottajille.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Sitten itse aiheeseen. Minulla itsellä on hieman käytännön kokemusta erään vakuutusyhtiön intranetistä. Niin kuin Tiina kommentissaan totesi: intranet voi olla älyttömän huono tai mielettömän hyvä. Minun kokemukseni valitettavasti kallistuu tuolle negatiiviselle puolelle. Työssäni olin päivittäin tekemisissä vakuutusehtojen kanssa, joiden tarkastamiseen ensisijainen kanava oli intranet. Muistan turhan monta kertaa, etten löytänyt intranetistä etsimääni tietoa, kun esimerkiksi haku-toiminto ei koskaan toiminut. Lopputulos olikin monesti se, että jokin asia oli triplasti nopeampaa tarkastaa kollegalta, kuin intranetistä, jonka tarkoitus tietenkin oli olla nopea informaation lähde. Ajoittain mietin myös töitä tehdessäni, että olisipa kiva tietää kenelle firmassa maksetaan siitä, että hän päivittää intranetiin päivän kysymyksiä tyyliin: ”Aiotko syödä tänään laskiaispullia”. :)
Kaikesta huolimatta, olen sitä mieltä, että intranet on tarpeellinen viestintäkanava – ainakin silloin kun se toimii.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja