Historian havinasta hallitusti tulevaisuuteen

Työpaikallani suomalaisessa finanssikonsernissa uudistetaan sähköisiä viestintäkanavia. Loistava kehittämistehtävän aihe! Olen vuosien varrella rakentanut useita työtiloja erityisesti sharepointissa, yhden sivuston myös intranetin puolella. Motivaatiokerrointani lisäsi myös mahdollisuus saada päivittää omaa osaamista.

Pohdiskelin ensin mitä työtiloja minulla on mahdollisuus lähteä työstämään. Luottamukselliset sisällöt päätin jättää pois laskuista. Oman yksikön sivustot intranetissä tai sharepointissa saattaisivat vaatia liikaa neuvonpitoa. Parempi, jos saisin vapaat kädet ja voisin päästää luovuuteni irti. Kohde löytyikin sitten harrastuspuolelta. Henkilöstökerhon toiminta on minulle tuttua lajivetäjän roolissa ja keväällä 2014 tulin valituksi kerhon hallitukseen. Hallituspöydässä on puitu lukuisia kertoja, miten saisimme henkilökunnan löytämään kerhosivut paremmin intranetin viidakosta. Työtilat upotetaan jatkossa intranetin sisälle ja visuaalinen ilme muuttuu verkkolehden tyyliseksi. Vuoropuhelu ja verkottuminen maakuntien kanssa onnistuu jatkossa paremmin some-elementtien avulla. Satavuotisjuhlatkin lähestyvät ja uusi sivusto on hieno avaus kerhotoiminnalle juhlavuotena.

Mistä lähteä liikkeelle?

Ensin suuntasin intranetin puolelle tutkimaan, mitä siellä kerrotaan viestintäkanavien uudistuksesta. Oli hankeinfoa ja PowerPoint-esitystä, mutta niiden avulla ei vielä päässyt kunnolla visualisoimaan tulevia sivuja. Vanhat kerhosivut alkoivat tuntua masentavan tylsiltä, eikä mitään uutta ajatusta syntynyt päässäni. Sovin tapaamiseen viestintäosastolle asiasta vastaavan kehityspäällikön kanssa. Hän kertoi, että konseptia vasta suunnitellaan ja uusi Sharepoint 2013 tulee käyttöömme keväällä 2015. Sisällöntuottajia kuitenkin tarvitaan jo suunnittelutyöhön ja jokin pilottisivusto olisi tervetullut – vain työkalu puuttui. Sisältöä voi kuitenkin miettiä, miten entiset elementit sijoitellaan uusiin asemiin. Sillä välin taustalla käytiin keskusteluja, jotka tulivat vaikuttamaan omaan projektiini merkittävällä tavalla.

Uudistusten hyökyaalto

Työpaikallani tapahtuu uudistuksia hyökyaallon tavoin leveällä rintamalla. Organisaatiorakenteita uudistettiin vuoden alussa ja työ jatkuu edelleen. Viestintäkanavien ohella uudistetaan myös viestintävälineet, työtilat ja työtavat. Uusi toimitalo valmistuu keväällä 2015 ja uutta on, että siellä on enemmän liikkuvia työntekijöitä kuin paikalla olevia. Töiden muuttoliike maakuntien suuntaan on ollut suuri, henkilöstöä on ympäri Suomea. Mitä se merkitsee henkilöstökerhon toiminnalle? Miten varmistamme, että toiminta ja tarjonta on tasapuolista kaikille?

Kerhon hallitus tapasi HR:n edustajat ja mietimme yhdessä henkilöstökerhon perustehtävää. Hallitusta sparrattiin löytämään uusia näkökulmia. Kaikki vaikutti aluksi todella sekavalta ja vaikealta. Mietin mitä tämä tarkoittaa kerhosivuille? Kannattaako tässä suunnitella vielä mitään? Lopulta toiminnan suunnittelu eteni ja yhteinen näkemys alkoi muodostua. Perinteitäkin haluttiin vaalia. Muutostarpeet olivat ilmeiset ja halusimme olla muutoksen edistäjiä eikä jarruttajia. Oma hankkeeni oli kuitenkin tässä vaiheessa juuttunut jäihin, koska sivustouudistusta varten piti olla enemmän tietoa tulevasta toiminnasta.

Tyynille vesille

Kerhon hallitus jatkoi omaa toiminnan suunnittelua marraskuisella viikonloppuretkellä. Tunnelma oli rento vaikka päätettäviä asioita oli paljon. Sain myös tilaisuuden kysyä hallituksen jäsenten mielipiteitä kerhosivuston kehittämisestä ja millaisia elementtejä he pitivät tärkeinä. Nähtiin, että sivustolla voisi olla ”usein kysyttyä” -palsta, tietoa muuttuneesta toiminnasta, ajankohtaiset valtakunnalliset ja paikalliset tapahtumat, kuvakaruselli erilaisista aktiviteeteista, aluekohtaiset sivut, markkinapaikka, yhteystietoja ja ”kysy kerholta”-palsta. Pohdittiin blogin kirjoittamista, kenelläkään ei ollut siitä aikaisempaa kokemusta eikä oikein aikaakaan juttujen tekoon.

Henkilöstökerhon vuosisadan pituinen matka on sisältänyt monenlaista tapahtumaa ja harrastuspiiriä. Uudet ideat ovat olleet aina tervetulleita – ja niin on vastakin. Konsepti ja toimintatavat nykyaikaistuvat. Tavoitteena on saada mahdollisimman oikeudenmukainen ja tasapuolinen tarjonta koko henkilöstölle. Lajivetäjien info pidetään joulukuussa, jolloin julkistetaan tarkemmat tiedot toiminnan muutoksista. Kerhosivujen uudistus on todella hyvässä kohdassa. Lähtölaukaus tulevaisuuteen on tässä ja nyt. 

Profile picture for user Jaana Jakovlew
Projekti

Kerhosivut someaikaan

Miten saada pöhinää kerhosivuille? Kuinka tavoitetaan mahdollisimman moni harrastaja uudistuvien viestintäkanavien avulla? Projektissa on tarkoitus tehdä luonnos finanssiryhmän henkilöstökerhon uusista kerhosivuista osana laajempaa sähköisten viestintäkanavien uudistusta.

  • Henkilöstökerhon hallituksen ja lajikerhojen viestinnän tehostaminen
  • Houkutteleva ja uudistuva sisältö henkilöstökerhon jäsenille
  • Yhteisöllisyyden lisääminen yli maakuntarajojen sosiaalisen median keinoin
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Isossa talossa muutokset ovat usein melko hitaita prosesseja, joihin liittyy paljon asioita ja paljon tekijöitä. Henkilöstökerhon sivut olisivat varmasti hyvä pilotointikohde; toivottavasti työ etenee ja pääset kehittämään omaa osaamistasi tällä saralla kuten haaveilit!

Työskentelen itsekin isossa organisaatiossa, jolla on toimipisteitä ympäri Suomen. Viestintä on haasteellista ja henkilöstön tasa-arvoinen kohtelu ei ole itsestään selvyys. Toimitilat ovat eri tasoisia eikä kaikilla ole käytössä samoja etuja, vaikka pyrkimys tasa-arvoon toki on. Viestinnän suhteen täytyy olla tarkkana ettei aiheuteta ylimääräistä mielipahaa niille, jotka kokevat jäävänsä jostakin paitsi.

Yhtenä ongelmana näen introissa ja sharepointeissa osittain sen, että tietoa on niin paljon, ettei koskaan löydä sitä mitä etsii. Tutut asiat löytyvät tuttujen klikkauksien päästä, mutta jos joutuu etsimään jotakin, mitä ei päivittäin käytä, törmää usein informaatiotulvaan. Suorastaan informaatiotsunamiin! Joskus asiat tuntuvat löytyvän aivan käsittämättömän epäloogisten yhteyksien alta - tähän pitäisi kiinnittää mielestäni todella paljon enemmän huomioita, että tieto olisi löydettävissä. Joskus tuntuu että kaikki sivustojen testaajat ovat insinöörien aivoilla varustettuja, eikä normaali maalaisjärki pysy logiigassa mukana. Testaajien ja pilotoijien tulisi olla hyvin heterogeeninen ryhmä.

Pilotointi, sivustojen muokkaus niiden alkuvaiheessa ja aktiivinen palautteen kysely käyttäjiltä auttaisi saamaan käyttöliittymiä käyttäjäystävällisemmiksi. Ehkä ongelma tänä päivänä on etupäässä se, että tietoa on niin paljon, että sen hallitseminen ja järjestäminen loogisiksi kokonaisuuksiksi on lähes mahdotonta.

Tietomäärien hallinnassa auttavat erilaiset käyttäjäoikeudet, mutta niidenkin käytössä on omat ongelmansa. Itse ainakin muistan etsineeni asioita, joita minulla ei ollut oikeuttakaan nähdä ennen kuin ymmärsin pyytää oikeuksia pääkäyttäjiltä. Varsinkin uusien sivustojen käyttöönoton yhteydessä nämä "oikeusjutut" ovat usein isossa roolissa.

Toivotaan että teillä viestintäuudistus sujuu ja lopputulos on entistä parempi! Ja onnea matkaan omien työtilojen suunnitteluun!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:13
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi Jaana!

Haastavan mutta mielenkiintoisen aiheen olet valinnut kehittämistehtävään! Muutosten hitaus ja asioiden epäselvyys voi helposti viedä motivaation kehittäjältä, mutta toivottavasti jaksat luoda erilaiset ja innostavat kerhosivut. Kerhosivut on siitä varmasti hyvä vaihtoehto pilotoida uusia kanavia ja toimintatapoja koska sisältö ja viestintätavat saavat todennäköisesti olla kevyemmin ja humoristisemmin rakennettuja?

Haastan sinut kuten itsenikin haastoin omassa sisäisen viestinnän kehityshankkeessa kokeilemaan uutta. Kokeilisitko kuitenkin blogin kirjoittamista? Tekisitkö kerhosivuille videon jossa kerrot kerhotoiminnasta? Miten olisi kyselyt tai kilpailut? Sopisivatko ne sivuille lisäämään ihmisen mielenkiintoa sivuja kohtaan?

Tsemppiä uuden kehittämiseen monen muutoksen keskellä!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:13
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos kommenteista. Joskus asiat etenevät kovin hitaasti. Lajikerhojen toiminta entisessä muodossa päättyy. Tulevaisuudessa järjestetään enemmän tapahtumia, joihin toivotaan isompia osallistujamääriä. Kevään aikana kuulemme myös lisää työnantajan ratkaisuista. Kerhosivut uudistuvat siten kertaheitolla enemmän kuin viime syksynä olisi osannut kuvitella.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:14