Tilikartta houkuttelevaksi?

Tämän blogi-kirjoituksen sekä oman kehittämisprojektini haaste on sama: saada harmaalta vaikuttava asia kuulostamaan mielenkiintoiselta. Projektini aiheena on suunnitella ja toteuttaa talouden palvelukeskukselle intranet-sivusto, joka houkuttelee käyttäjiä muiltakin osastoilta kuin vain taloushallinnosta.

Intranet-sivustolta jokaisen täytyy löytää helposti etsimänsä tiedot ja ohjeet. Yksi asia on varma: sivustolle ei tulla lisäämään kasoittain tiliristikko-ohjeita, joista muut kuin taloushallinnon ammattilaiset eivät ymmärrä mitään.

Palvelukeskuksen tehtävät

Talouden palvelukeskuksen tehtäviin kuuluu yrityksen ulkoinen laskenta eli reskontrat, pääkirjanpito ja konsernilaskenta. Nopeasti ajateltuna ei kuulosta sellaiselta, mistä muu organisaatio haluaisi saada tietoa.

Taloushallinnon töihin liittyy kuitenkin asioita, joista kaikkien työntekijöiden pitäisi olla tietoisia, eikä niitä voi sivuuttaa tylsinä tai vaikeasti ymmärrettävinä. Päin vastoin: muun organisaation pitäisi jopa ymmärtää, miten ne liittyvät jokaisen omaan toimintaan ja miten huomioida ne omassa työssä.

Henkilöt esiin

Ehdottomasti tärkein asia, josta tarvitaan tietoa, ovat talouden palvelukeskuksen yhteystiedot ja eri henkilöiden vastuualueet. Tähän osa-alueeseen olen erityisesti panostanut intranet-sivuston suunnittelussa. Aloitin projektin järjestämällä talouden palvelukeskuksen tiimivalokuvauksen, joten saimme aloitussivulle aurinkoisen ryhmäkuvan!  

Perinteisen organisaatiokaavion lisäksi jokainen talouden palvelukeskuksen työntekijä tekee itsestään lyhyen kuvallisen esittelyn. Olen jo saanut hyviä esittelyjä, joista välittyy positiivinen ja iloinen kuva taloushallinnon ammattilaisista.

Yksinkertaiset ohjeet

Usein kuulee, että tilikartta ja erityisesti tilien epätoivoisen suurelta tuntuva määrä aiheuttavat harmia. Tilikartasta taitaa olla mahdoton saada houkuttelevaa, vaikka siitä tekisi kuinka värikkään ja visuaalisesti näyttävän. Tilien määrän rajoittaminen on vaikeaa, koska sisäisessä raportoinnissa tarvitaan hyvinkin tarkkoja tietoja kustannuksista.

Tuskaa on kuitenkin mahdollista helpottaa luomalla illuusio yksinkertaisesta tilikartasta: tehdään supistettu tilikartta yksiköittäin. Siten jokaisen on helppo (tai ainakin helpompi) löytää tarvitsemansa tili ostolaskua tiliöidessään. Nähtäväksi jää, miten supistettu tilikartta toimii muun organisaation mielestä.

Lisäksi intranet-sivustolle lisätään ohjeita liittyen esimerkiksi matkalaskun tekoon, aikatauluihin ja maksatukseen. Ohjeiden käytettävyyteen kiinnitetään erityisesti huomiota, ja siksi on mietitty videon käyttämistä perinteisten ohjeiden lisäksi. Ensimmäisenä on suunnitteilla video-ohje matkalasku-ohjelmasta, sillä sen käytössä on ollut epäselvyyksiä.

Mikroblogi ajankohtaisiin asioihin

Intranet-sivuston lisäksi on suunniteltu Yammerin käyttöä talouden palvelukeskuksen mikroblogin ylläpitämiseen. Tarkoituksena on, että mikroblogiin voi kirjoittaa kuka tahansa talouden palvelukeskuksen työntekijöistä. Näkymä Yammerista lisätään talouden palvelukeskuksen intranet-sivustolle, joten kirjautuminen palveluun ei ole pakollista mikroblogin lukemiseksi.

Tavoitteena on saada keskustelua aikaan ja siten edesauttaa vuorovaikutusta koko organisaation kanssa. Yammer-blogista pyritään tekemään rento ja helposti ymmärrettävä tapa ilmaista taloushallinnon ajankohtaisia asioita.

Julkaisuun panostetaan 

Suunnittelu ja toteutus ovat edenneet hyvää vauhtia ja intranet-sivusto on tarkoitus julkaista lokakuun lopussa. Tavoitteena on saada sivusto heti tunnetuksi koko organisaatiossa, joten sivustosta kerrotaan etukäteen muutosagenteille, jotka valitaan organisaation eri yksiköistä. He voivat viedä viestiä eteenpäin omissa yksiköissään ja kertoa muille intranet-sivustolta löytyvistä ohjeista.

Julkaisupäivän aamuna taukotiloihin viedään konvehteja sekä viesti, missä kehotetaan tutustumaan talouden palvelukeskuksen juuri avattuun intranet-sivustoon. Tavoitteena on saada kaikki tutustumaan sivustoon, jotta he osaisivat jatkossa hyödyntää sitä.

Tämän jälkeen tarvitaan ”enää” aktiivinen ryhmä ylläpitämään intranet-sivustoa ja mikroblogia, jotta käyttäjät hyödyntävät sivuja jatkossakin. Siinä olisikin riittävästi haastetta vaikka toiselle kehittämisprojektille.

Profile picture for user Tiina Willberg
Projekti

Harmaata taloutta ehkäisemässä

Taloushallinnon ihmiset nähdään usein harmaana massana, jonka mielenkiinto kohdistuu ainoastaan lukuihin. Lisäksi taloushallintoon liittyvät asiat koetaan monimutkaisina ja vaikeasti ymmärrettävinä. Tosiasiassa taloushallinnossa työskentelee hyvinkin erilaisia ihmisiä ja taloushallinnon ohjeista voi tehdä helpommin ymmärrettäviä.

Kehittämisprojektin tavoitteet:

  • Intranet-sivujen toteutus talouden palvelukeskukselle
  • Talouden palvelukeskus lähemmäksi muita työntekijöitä
  • Ymmärrettävämmät ohjeet muiden tarpeet huomioiden
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Tiina!

Sinulla on erittäin mielenkiintoinen ja yritykselle tärkeä projekti kehittämistehtävässäsi! Olen aivan samaa mieltä, talousaiheet eivät kuulosta jokaiselle kuuluvalta, mutta kaikkien on hyvä sisäistää, että tiliöinneillä ja työajankirjauksilla on väliä. Itselleni tuli heti mieleen video siitä, kuinka yksittäisen laskun tai työajankirjauksen tiliöinti nousee osaksi suurempaa kokonaisuutta. "Tiliöinnillä on merkitystä." (Videoon vaikka ilmapalloja...)

Pidän myös ideasta taloushenkilöstön kuvailusta - kyseessä ei olekaan enää kasvoton hallinto, vaan ihmisiä. Supistetusta tilikartasta on itselläni erittäin hyviä kokemuksia: yksinkertaisimmillaan se on listaus kymmenestä suosituimmasta liikekirjanpidon tilistäni. Kartan supistaminen myös vähentää virheiden määrää, kun vaihtoehtoja LKP:sta ei olekaan satoja. Jos mokaa, mokaa systemaattisesti, ja korjaus on helpompaa.

Tsemppiä projektiisi, odotan mielenkiinnolla marraskuun esitystäsi aiheesta!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:31
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Tiina!

Blogipostauksestasi tuli mieleen muutama asia jatkopohdintoja varten.

1. Miten varmistatte, ettei uudesta intranetsivustosta yksikkökohtaisine tilikarttoineen tule liian raskasta ylläpitää? Toisin sanoen ovathan saavutettavat hyödyt suuremmat kuin sivuston ylläpitoon käytettävät henkilö- ym. resurssit?

2. Onko muutoksen tuomaa hyötyä mahdollista ja tarpeellista mitata ja millaisilla mittareilla?

3. Mitä muita viestintäkanavia hyödynnätte intranetsivuston lanseerauksessa, jotta kaikki varmasti saavat tiedon siitä?

4. Miten varmistatte, että uudesta sivustosta tulee vakiintunut osa toimintaa? Eli miten olette toteuttaneet seurannan?

5. Videoiden/liikkuvan kuvan (ja äänen?) hyödyntäminen on erinomainen ja nykyaikainen idea. Kannattaa myös vilkaista Anna Kaipaisen "Kuka pelkää taloushallintosoftaa?" -postaus, joka käsittelee taloushallintoon liittyvien video-ohjeiden tekemistä: http://itseasiassa.biblo.fi/yritysviestinnan-uudet-ymparistot-4/blogi/288eabe8-2/.

Kehittämisintoa ja työniloa pimeään marraskuuhun!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:31
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos paljon kommenteista, vastaan parhaani mukaan.

Tiliöinnillä on merkitystä on erinomainen idea. Pitää miettiä, miten sen saisi toteutettua.

Tilikartan lyhentämistä varten olen tehnyt Exceliin makron, mikä helpottaa sen päivittämistä. Eli kirjanpitojärjestelmästä ajetaan normaalisti tilikartta, kopioidaan makroon, mikä automaattisesti muokkaa intra-sivuille lisättävän version. Uusille tileille pitää tietysti määritellä ensin toiminto, mihin tili kuuluu.

Intra-sivuston hyödyllisyyttä on tarkoitus mitata tammikuussa kyselytutkimuksella. Lisäksi tietysti kyselen meidän tiimin kokemuksia siitä, onko heille tulleet kysymykset vähentyneet.

Intra-sivut julkaistiin tänään kaikille. Eilen pidin tilaisuuden muutosagenteille, tänään jokaiseen taukotilaan vietiin viesti ja suklaata. Lisäksi tieto avaamisesta lisättiin koko intran pääsivulle. Uskon, että nämä toimenpiteet tavoittavat suurimman osan henkilökunnasta. Jatkossa pyritään aina kertomaan intrasta, jos joku kysyy sieltä löytyviä ohjeita.

Me ollaan perustettu oma some-ryhmä, joka kokoontuu parin kuukauden välein ja ideoi uusia asioita. Lisäksi kaikilla tiimiläisillä on oikeudet päivittää tietoja. Toki tiedän, että joudun ainakin aluksi pitämään huolta sivuista, vaikka kaikki muutkin ovat innokkaina mukana.

Video-ohjeistuksesta sen verran, että odotetaan palautetta ja katsotaan, mihin muihin ohjelmistoihin kannattaa tehdä video-ohje. Eli mitkä asiat on sellaisia, että ne aiheuttavat monelle päänvaivaa, mutta ne on helposti opastettavissa videolla. Itse olen sitä mieltä, että lyhyet videot toimii parhaiten. Pitää löytää jokin tietty ongelmakohta, mikä voidaan ratkaista videon avulla.

Toivottavasti vastasin kysymyksiin :)

Terkuin,

Tiina
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:31
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Tiina!

Loistavia toimenpiteitä olet löytänyt harmaan talouden ehkäisyyn. Kaikki mitä kirjoitit, tuntuu niin tutulta. Talousosaston rooli sisällä talossa tai ulkoistettuna palvelukeskuksena ei ole vuosien varrella muuttunut. Laskut on tiliöitävä, maksettava ja tilinpäätös tehtävä. Usein kuulee, että miksi järjestelmät eivät hoida tällaisia? Eikö tämä menekään vain nappia painamalla? Ei valitettavasti.

Ne jotka eniten tuottavat laskuja matkustamalla tai pitämällä tilaisuuksia, ovat juuri niitä kenellä ei ole aikaa eikä oikein kiinnostusta tutkailla asioita talouden näkökulmasta. Kun ohjeiden luku epäonnistuu, niin teillä on ainakin yhteystiedot kunnossa ja aurinkoinen hymy vastaanottamassa.
Supistettu tilikartta on erittäin hyvä ratkaisu ja tekemiesi makrojen avulla helppo päivittää. Jos käyttäjä tarvitsee pääsääntöisesti vain muutamaa tiliä, niin miksi pitäisi kahlata kaikki tilit läpi. Toivottavasti matkalaskuohjelmassanne on samat tilien nimet kuin ostolaskuohjelmassa. Loogisesti näin pitäisi olla, vaan meillä ei ole. Itsellenikin oli vaikea aluksi hahmottaa tätä nimiongelmaa, vaikka loppujen lopuksi kulut samalle tilille putoavatkin. Kun satunnainen käyttäjä ei löydä samoja nimiä ja käsitteitä kuin tilikartassa, niin ongelmia on tiedossa.

Video-ohjeet mm. matkalaskujen tekemiseen ovat kokeilemisen arvoisia. Niillä on myös uutuusarvoa, jos yrityksessänne ei ole video-ohjeita ollut. Saatte varmasti käyttäjiä vierailemaan sivustolla ja katsojamäärillä pystyy seuraamaan onko ohjeesta ollut apua ja vähenevätkö soitot. Myös mikroblogi kuulostaa hyvältä, koska taloushallinnossa on aina kerrottavaa ja näin siihen tulee kevyempi ote. Kekseliäs juttu oli myös konvehtien vienti taukotiloihin. Täytyy itsekin muistaa, kun tulee lanseeraus ajankohtaiseksi.

Paljon olet saanut aikaan projektissasi ja tsemppiä jatkoon!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:32
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi Tiina!

Nyt osuttiin alueelle, josta minulla ei ole tietoa tai liiemmin kiinnostusta ollut juuri koskaan. MUTTA. Kuvasit todella hyvin projektisi ja uskon, että tuosta on todella paljon apua teidän organisaatiossa.

Olen itse samaa mieltä, että koska sivut on tarkoitettu "kaikille", niin yhteystiedot on hyvä olla helposti löydettävissä. Vain jo siksikin, jos sivuille eksyy yhtä taatelintallaaja kuin minä, niin mielummin itse ainakin soittaisin henkilölle, joka asiasta tietää enemmän kuin alkaisin sivuilta etsimään tietoa, josta en ymmärrä paljoakaan.

Tsemppiä! :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:32
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Tiina!

Mahtavan mielenkiintoinen uudistusprojekti, joka varmasti saa kannatusta kaikissa työntekijäryhmissänne. Hyvä, että lisäätte intranet-sivustollenne hakemiston ja ohjeet siitä, miten erilaisissa talousasioiden ongelma- ja tiedonhakutilanteissa tulee toimia. Omalla työpaikallani varsinkin matkalaskun teko aiheuttaa jatkuvasti päänvaivaa ja vaikka on olemassa useitakin ohjeita sen tekoon, ei sitä silti osata tehdä kunnolla. Video-ohjeesta saattaa tosiaan olla suurta apua. Uskoisin myös, että palvelukeskuksen työntekijöiden itsestään tekemät kuvalliset esittelyt sekä tiedot vastuualueista, tulevat helpottamaan muiden työntekijäryhmien elämää.

Haasteena näkisin taloushallinnon töiden saattamisen muun organisaation tietoisuuteen, sillä kuten sanot, ne koetaan usein tylsinä ja vaikeasti ymmärrettävinä. Olettaisin, että Yammer-blogi voi olla hyvä apuväline tiedon jakamiseen, sillä jos se koetaan helpoksi kommunikointikanavaksi, tulee kysymysten esittämisestä vaivatonta ja siten mahdollistetaan vaikeidenkin asioiden omaksuminen.

Onnea ja menestystä mainiolle projektillesi!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:32