Intra iisimmäksi

Intranetejä on monenlaisia. On niitä, joita ei juurikaan katsota, sillä siellä ei koeta olevan juuri mitään oleellista. Edellisessä työpaikassani oli tilanne juuri se, sillä kansainvälisen konsernin intranet oli kohdennettu ihan eri maalaisille kuin meille suomalaisille. Intraa ei tullut sen takia seurattua kovinkaan aktiivisesti.

Hukassa?

Joihinkin introihin kasautuu tietoa tiedon perään ja lopulta kaikki on yhtä suurta Mariaanien hautaa, johon tärkeä tieto hukkuu syvälle eikä haluttua tietoa enää löydä. Tai vähintäänkin se vaatii aikaa ja vaivaa, ehkä enemmän kuin mitä käytettävissä on.

On myös hyviä introja, joissa tieto on jäsennelty selkeästi ja hakukone toimii. Hyvä hakutoiminto on kuin majakka, joka valaisee pimeällä merellä. Myös looginen jaottelu intrassa on kuin merimerkki:  tietää suunnan, jota kohti lähteä tietoa etsiessään.

Oma intranetimme

Omalla alallani tietoa tulee monesta eri lähteestä, ja se on tärkeää. Kaiken tiedon vastaanottaminen sähköpostiin olisi hankalaa ja sen tallentaminen veisi hurjan määrän kapasiteettia. On järkevämpää tallettaa tiedotteet, yhteystiedot sekä ” hyvä tietää ja muistaa” -informaatio intranetiin. Omassa yrityksessäni on toimiva intra, joka on päivittäisessä jatkuvassa käytössä.

Avaan kotisivun, eli intramme, heti aamulla. Käyn tarkistamassa mahdollisia uutisia ja tiedotteita päivän mittaan ja käytän intran linkkejä usein. Etsin sieltä vaikkapa yhteistyökumppaneiden yhteystietoja. Puhelinluettelommekin on intranetissä. Tärkeä tieto pannaan etusivulle, josta se on helppo lukea, kun muutama minuutti liikenee.

Intramme rakenne on looginen ja tietoa löytää myös halukoneen avulla. Intran ilme on kivan raikas. Kun oikein halutaan rummuttaa jotain, pannaan se ns. karuselliin, eli etusivulle jatkuvasti pyörimään.

Projektini

Mutta ei mitään niin hyvää, jottei sitä voisi parantaa! Yrityksessämme tehdään intranetin uudistus ja projektini koskee sitä. Teen suunnitelman siitä, mikä tieto on minun työtäni tekevän näkökulmasta se kaikista oleellisin, joka tulisi löytyä mahdollisimman vähillä klikkauksilla.

Olen tehnyt pienimuotoista gallupia täällä kollegoiden parissa ja paljon toiveita onkin jo ilmennyt. Toki lopullisessa muutoksessa pitää huomioida myös muiden käyttäjien tarpeet, ja se tuleekin oletettavasti olemaan projektin haasteellinen osuus. Miten saada tärkeimmät linkit /tiedot etusivulle, kun käyttäjäkunta on laaja, toiveita on paljon eikä intranet saa kuitenkaan olla tukkoisen näköinen tai oloinen?

Olen laittanut toiveet eteenpäin, ja viestintäosasto on aloittanut uuden intranetin suunnittelun ne huomioiden. On erittäin mielenkiintoista päästä kerrankin toivomaan kaikkia herkkuja! Odotan innolla lopputulosta!

Profile picture for user Salla-Maaria Kuuluvainen
Projekti

Intra iisimmäksi

Yritysviestinnän kehittämisprojektin aihe on yritykseni intranetin muokkaus siten, että matkavaraajille tärkeimmät tiedot olisi helposti ja nopeasti näkyvillä.  

Tavoitteet ja hyöty :

  • nopeuttaa päivittäistä työtä
  • helpottaa tiedon löytymistä
  • viedä intranetiä matkavaraajan kannalta käyttäjäystävällisempään suuntaan
  • vähentää klikkauksia/linkkien kautta kulkemista
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Sama haasteellinen aihe on monella kollegallasi työn alla. Onnistuneiden tapausten tutkiminen (toimivat intrat) voisi olla hyvä toimi näin projektin alkuvaiheessa. Tsemppiä!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:26
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Minulla oli sama tilanne kuin sinullakin edellisessä työpaikassa. Jenkeille jenkkitietoa. Hienoa, että teillä panostetaan toimivaan intranetiin. Se nopeuttaa ja helpottaa ihmisten työpaivää! Olisi kiva kuulla muutama konkrettinen kehittämisehdotus/-toimenpide, joka auttaa teitä.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:26
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Minä kun jo alkutekstin perusteella luulin, että teillä on käytössä täydellinen intra :) Intran rakentaminen kaikkien käyttäjien toiveet huomioiden on erittäin haastavaa, jos ei jopa mahdotonta. Käyttäjät ovat tarpeiltaan, työtavoiltaan ja jopa henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan niin erilaisia ettei kaikkia vaan voi miellyttää. On siis valittava jonkinlainen kultainen keskitie.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:27
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Ymmärsin myös että teillä jos jollain yrityksellä intra on elintärkeä, ja sen toimivuus ehdotonta. Tekstiäsi oli selkeää ja mukava lukea. Ja projekti mielekkään ja kiintoisan kuuloinen. Toivottavasti saat projektin päätökseen niin kuin toivoit!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:27
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen ja niin ajankohtainen monessa yrityksessä. Intraa pukkaa ja harva käyttäjä osaa tai haluaa sitä käyttää. Teillä jo intra toimii kohtuuhyvin, mutta käyttäjäystävällisyyteen ja käyttönopeuteen huomion kiinnittäminen parantaa varmasti käyttöä entisestään. Intraprojektit ovat siitä mielenkiintoisia, että vaikka niillä on usein puhtaasti tarkoitus parantaa intraa ja tuoda kaksisuuntaista viestintää, niin usein myös mennään metsään niin, että kolahtaa. Ja aina on ihmisiä, jotka eivät halua, osaa ja ehdi käyttää intraa tai eivät pidä muutoksista, oli toimenpiteet mitä tahansa. Haastava projekti sinulla!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:27
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tärkeä aihe. Ihmisten sitouttaminen intranetin käyttöön on haasteellista. Tulisi miettiä miten motivoidaan henkilöitä käyttämään uusia työkaluja vanhojen sijaan. Olennaista on johdon tuki projektin takana, kaikki yrityksen viestintä henkilöstölle tulisi hoitaa uuden välineen kautta vaikka kiusaus esim. Sähköpostin käyttämiseen olisi kova. Esimerkkiä näyttämällä myös muu henkilökunta varmasti ottaa uuden intran omakseen.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:27