Foorumilta potkua HR- ja esimiestyöhön

Yritysviestinnän uudet ympäristöt - Syksy 2013

Organisaatiomuutoksia, henkilöstön vähennyksiä, ulkoistuksia... Niistä on esimiehen arki tehty. Jos arki on taistelua kahden tulen välissä, mistä uutta intoa esimiestyöhön? 

 

Ohjeistusta, tiedotteita ja ajankohtaisviestejä on organisaatiossamme yllin kyllin. Myös HR:n asiakaspalvelukanavat saavat kiitosta. Silti esimiehiltä tulee usein palautetta, että he kokevat olevansa yksin esimiestyössään ja toivoisivat HR:ltä nykyistä enemmän tukea. Monen aikaa kuluu esimiestyön lisäksi myös substanssiin liittyvien asioiden hoitamiseen, mikä tuo lisähaastetta esimiehen arkeen. 

Mistä lääke?

LääkeHaarukoin yritykseemme sopivaa uutta kanavaa esimiesportaan lähestymiseen. Aika nopean sparrailun jälkeen päädyimme organisaatiomme viestintäasiantuntijan kanssa rakentamaan sekä esimiehille että yrityksessä hajautetusti toimiville HR-henkilöille ajankohtaiset blogit molempien kohderyhmien sharepointteihin. 

 

Blogit voisivat olla osin samoja, osin pelkästään kohderyhmälleen suunnattuja. Blogit toimisivat vuorovaikutuksen lisääjänä sekä uudenlaisena kaksisuuntaisena viestintäkanavana loppuasiakkaamme suuntaan.

 

Lisäksi päätimme ratkaista samalla osaston sisäistä tiedonkulun puutetta rakentamalla sisäiseen sharepointtiimme "What´s up" -keskustelualueen, johon jokainen keskitetyn HR:n asiantuntija voisi kertoa työpöydällään olevista ajankohtaisista asioista. Sieltä saisimme näppärästi nostettua aiheita myös blogeihin. 

 

Tuumasta toimeen

 

Intopiukeina sitten esitystä rustaamaan osaston johtoryhmään: taustoitus, idea, hyödyt, konkreettiset toimenpiteet. Esityksemme sai osaston johtoryhmän varauksettoman suosion. JES! 

 

Vaan eipä asiat isossa talossa suju ihan näin helposti. Yksinkertaisistakin projekteista saadaan monimutkainen päätäntäprosessi tähän tapaan. Pienenä mutkana matkassamme on HR:n ohjausorganisaatio, joka tuttuun tapaan haluaa sanoa sanottavansa. 

 

Siispä seuraavaksi asiaa perustelemaan heille. Kuitenkin jaksan olla luottavaisella mielellä; milloinkas asiantuntija antaisi periksi (omasta mielestään) loistavasta ideastaan toiminnan kehittämiseksi? Toivottavasti meilläkin HR-henkilöt ja esimiehet saavat vielä positiivisen potkun työhönsä uuden uutukaisten blogiemme avulla...

Profile picture for user Maaria Kostamo
Projekti

Foorumilta potkua HR- ja esimiestyöhön

Yritysviestinnän uudet ympäristöt - Syksy 2013
Maaria Kostamo

Tuntuuko joskus siltä, että olet töidesi kanssa yksin? Niin varmasti monesta esimiehestäkin. Projektissa luodaan esimiesten sisäinen keskustelufoorumi, jossa informaatiota ja mielipiteitä voidaan jakaa esimiesten vertaistuen ja HR:n kesken, ja siten saada lisää potkua esimiestyöhön. Projektin aikana vastuutetaan myös sivuston ylläpito, jotta foorumista saadaan vuorovaikutteinen ja aktiivinen kanava, jossa HR on läsnä.
 

  • Esimiestyön parantaminen luomalla vertaistuen ja benchmarkkauksen kanava
  • HR lähemmäksi päivittäistä esimiestyötä
  • Organisaation sisäisen keskustelun lisääminen
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Maaria,
Omassa yrityksessäni meillä on Intra (SharePoint) jonne kaikki osastot laittavat omat tiedotteensa ja asiakirjansa. Se toimii sekä tiedostopankkina että viestintävälineenä.
Kaikki voivat lisätä uutisia, vinkkejä jne.sivustolle. Se on nopea ja hyvä tapa saada tietoa eteenpäin. Meillä on myös henkilöstölle omat FB sivut ja siellä on mukana suurin osa porukasta.
Nyt kun meillä on menossa iso yhdistymisprosessi organisaatiossamme on Intraan lisätty Keskustelufoorumi. Siellä kaikki voivat lukea vastaukset kysymyksiin, jotka koskettavat koko henkilöstöä. Näin esimiestenkään ei tarvitse kaikille vastata erikseen...
Tsemppiä projektiin! Siitä on vain hyötyä niin esimiehille kuin alaisillekin... :o)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:58
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tärkeä projekti sinulla menossa. Esimiestyö ei ole nykyään ihan helppo nakki, joten hyvä että sitä pyritään monella tapaa tukemaan.

Blogit ja etenkin "What's up" -keskustelualue kuulostavat hyviltä toimenpiteiltä saada HR-asiantuntijoiden "kasvot tutuiksi". Yhteydenotto on aina helpompaa, kun tietää toisesta vähän enemmän kuin pelkän nimen. Ja usein jo pelkkä tieto siitä, että apua on tarvittaessa saatavilla (ja taho mistä sitä saa) helpottaa henkisesti.

Itsellenikin on ison organisaation hidas päätäntäprosessi varsin tuttu kaveri. Ainakin se kasvattaa kärsivällisyyttä.. Pääasia, että olet jo saanut johtoryhmän asian taakse, se on isoin valttikortti mikäli hidastavia tekijöitä tulee eteen. Tsemppiä ja energiaa idean läpiviemiseen!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:59
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Onko teillä ollut HR ihmistä mukana suunnittelemassa muutosta? Helpointa on ottaa "vihollinen" mukaan projektiin, jos haluaa päästä eteenpäin helpommalla tavalla. Toinen asia, mitä jäin miettimään: onko tarkoitus lisätä vain HR:n näkyvyyttä yrityksessä vai muutenkin lisätä vuorovaikutteisuutta?

Projektin idea ja tarkoitus ovat todellakin tarpeellisia! Ja What´s up -keskustelualue hieno idea.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:59
Vilma Kuke KIRJOITTI:
On hyvä, että olette jo saaneet johdon tuen taaksenne, sillä on iso merkitys sitouttamisessa mikäli johto seisoo projektinne takana loppuun saakka ja ehkä omalla esimerkillään koettaa olla mukana luomassa uutta kulttuuria. On varmasti haastavaa saada porukka mukaan vuorovaikutteiseen tapaan toimia. Kuka uskaltaa kommentoida ja kirjoittaa kun viestit jäävät aina kaikkien nähtäville. Kynnys voi olla iso. Tästä syystä juurikin tuota kynnystä tulisi madalluttaa ja hyvä idea Sannalta oli ottaa HR mukaan suunnitteluun, jotta uusi toimintamalli tulisi tutuksi heti alkuvaiheessa.

Mielenkiintoinen hanke teillä on menossa ja olisi kiva kuulla miten se on edennyt?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:59
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Erinomainen projekti. Esimiehenä voin sanoa, että välillä tuntuu juuri siltä, että HR-osasto jättää esimiehet ilman riittävää tukea. Ohjeita on intra täynnä ja kysyttäessä neuvoa saa turhautuneen vastauksen: "Se ohje on intrassa, katso sieltä." Valitettavasti sen ohjeen löytyminen oikeasta kansiosta oikeasta dokumentista oikealta sivulta ei vain ole ihan yksinkertaista. Ja vastaus pitäisi saada nopeasti...

Vastauksen ei tarvitse aina tulla heti ja siihen vuorovaikuitteinen foorumi sopii hyvin. Usein esimiehet painivat samojen ongelmien kanssa, jolloin foorumilta löytyisi todennäköisesti vastaus moneen ajankohtaiseen kysymykseen ilman, että jokainen sitä erikseen HR-osastolta kyselee. Jos saat homman toimimaan, niin vamasti sekä esimiesten että HR-henkilöiden aikaa ja vaivaa tulee säästymään rutkasti.

Esimiehenä painiskelen saman ongelman kanssa henkilöstöni kanssa ja onkin mielenkiintoista seurata projektisi etenemistä. Uskon saavani sinulta hyviä vinkkejä myös omaan kehittämistyöhöni. :-)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:59
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kuulostaa tutulta! Kuusi vuotta HR-tehtävissä ja esimiesten tukena työskennelleenä (isossa firmassa) luulen ainakin osittain ymmärtäväni mitkä tarpeet on projektin saaneet käyntiin :)

On täysin totta, että esimiehet kokevat monesti jäävänsä kovin yksin vaikka todellisuudessa (ainakin isoissa yrityksissä) on HR alan asiantuntijat sekä esimiehiä, jotka kamppailevat samojen asioiden kanssa. Meillä HR:ää on ns. tuotu lähemmäksi esimiehiä niin, että keskitetyn HR:n asiantuntijat istuvat aina osan työviikosta esimiesten keskuudessa ja ovat sitä kautta läsnä / käytettävissä nopeammin - oman HR osaston sijaan. Olemme myös lisänneet esimiesviestintää säännöllisten esimiesuutiskirjeiden kautta ja järjestäneet ns. aamukahvitilaisuuksia, joissa esimiehet ovat saaneet jakaa omia haastavia casejaan ja sparrata asioita muiden esimiesten kanssa.

Olen itse pohtinut paljon sitä, voisiko sosiaalinen media kuten esim. Facebookin suljettu yhteisö (johon hyväksyttäisiin jäseneksi vain ko. yhtiön esimiesasemassa olevat henkilöt) olla ratkaisu nykyaikaisempaan HR - esimies väliseen viestintään? Jos jollain on tästä kokemuksia, niin mielellään kuulisin niistä.

Todella mielenkiintoinen projekti Maaria, mitähän tälle nykyisin kuuluu?

T. Kikka
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:59
Vilma Kuke KIRJOITTI:
HR-ammattilaisena en voinut olla kommentoimatta projektia. Blogipostaus herätti useita kysymyksiä, joihin haluaisin saada vastaukset ennen kuin esim. minä "hyppäisin mukaan kelkkaan".

Ensinnäkin pitäisi selvittää, minkälaista tukea esimiehet kokevat kaipaavansa. Kun tämä on selvitetty, voitaisiin pohtia, voiko käytössä olevia viestinnän keinoja muuttaa tehokkaammiksi ennen kuin otetaan nykyisten viestintäkanavien rinnalle yksi uusi. Voitaisiin myös miettiä, voidaanko uudella blogilla/keskustelupalstalla korvata jotain vanhaa.

Viestisi perusteella toimit (viestintä?)osastolla, ja osa HR-toiminnoista on keskitetty toisaalle, jolloin heitä ohjaisi eri johtaja. Tällöin kyse myös resursseista (työaika ja määrärahat) ja niiden käytöstä sopimisesta. Kuulostaa hieman kyseenalaiselta odottaa ilman neuvotteluja, että kaikki keskitetyn HR:n ammattilaiset kirjoittaisivat ajankohtaisista asioistaan säännöllisesti muilta töiltä ehtiessään. Kannattaa myös harkita, onko kirjoitustyö mahdollista keskittää yhdelle HR-asiantuntijalle, jolloin loput voivat keskittyä nykyisiin tehtäviinsä.

Jos ymmärsin oikein, näiden kirjoitusten perusteella hajautetut HR-henkilöt päivittäisivät omaa blogiaan. Kirjoitettaisiinko samoja asioita tavallaan useamman kerran, ja onko sille tarvetta? Eikä tätä voisi oikaista yhdeksi julkaisuksi yhdessä blogissa?

Organisaatiota tuntematta totean myös, että HR-kirjoituksissa ja -ohjeistuksissa oleellista on, että viesti ei vääristy matkan varrella. Eli jos hajautetun HR:n henkilöt eivät tee samoja töitä eivätkä tunne henkilöstöhallintoon liittyvää lainsäädäntöä, sopimusmääräyksiä yms. samalla tavalla kuin keskitetyn HR:n asiantuntijat, vaarana on, että viestin sisältö vääristyy ja muuttuu virheelliseksi useasti kirjoitettuna.

Jos nämä asiat pystyy perustelemaan HR:lle, uskon, että yhteisymmärrys löytyy helposti, ja suunnittelu voi alkaa. Projektin idea sinänsä kuulostaa todella hyvältä ja tarpeelliselta!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:00
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen aihe ja hanke. Ymmärrän esimiesten haasteen ja ajoittaisen "yksinäisyyden". Blogit kuulostavat mielenkiintoiselta, mutta näen niissäkin omat haasteensa. Henkilötasolla osalle blogikirjoittaminen voi olla helppoa ja mukava kanava jakaa arjen haasteita, onnistumisia ja muita tilanteita. Mutta käytännön tasolla kaikki esimiehetkään eivät välttämättä ole niin sujuvia kirjoittajia ja blogiin kirjoittaminen voi tuntua "ihan kauhealta" tai ainakin haastavalta eikä täten palvelisi sen tyyppisiä esimiehiä.

Vapaa keskustelualue voisi toimia kevyempänä väylänä aloittaa keskustelu ja ehkä sujuvakynäisemmät voisivat jatkaa kirjoittelua blogiin keskustelualueella nousseista aiheista. Mikäli mahdollista säännölliset aamukahvitilaisuudet tms. voisivat toimia myös. Se edellyttäisi sitä, että henkilöt olisivat sitoutettu tuomaan keskusteluun aiheita. Olisiko aiheita jaettu toisille jo etukäteen vai miten vältyttäisi siltä, että ihmiset ei tule kahville ja kenelläkään "ei ole mitään sanottavaa eikä haasteita arjessa", vaan arjen haasteet muistuisivat silloinkin mieleen ja asioista syntyisi oikeaa, kollegoita hyödyttävää keskustelua.

Esimiesten keskustelujen, vaikka puhelinkokousten tai tapaamisten tulisi olla säännöllisiä ja ilmapiirin avoin, jossa jokainen uskaltaa kertoa omista haasteistaan tai onnistumisistaan, jotta se palvelisi ja kehittäisi kaikkia.

Hyödyllisten tapaamisten ja kohtaamisten järjestämishaasteita varmasti löytyy. Olisikin mielenkiinoista kuulla, miten hankkeesi on edistynyt ja millaisilla toimenpiteillä olette löytäneet juuri teidän yritystä parhaiten palvelevan mallin tueksi esimiesten viestintään.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:00
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Työskentelen Maarian kanssa samassa organisaatiossa ja minulla on ilo kertoa, että Esimiesfoorumi on löytänyt paikkansa esimiesten työvälineenä, mikäli tämä Marian hanke on sen pohjatyö. Ainakin kuulostaa tutulta monelta osin - myös tietty byrokraattisuus... Sisältönä Esimiesfoorumissamme on mm. ajankohtaisia tiedotteita, puheenvuoroja, esimiehen tärkeät linkit ja neuvot mistä saa apua sekä esimiestyön ohjeita. Vuorovaikutteisuus (blogit) ei tainnut mennä läpi, en löytänyt mahdollisuutta päästä kommentoimaan puheenvuoroja :) Esimiesfoorumin rakentaminen on varmasti ollut iso työ ja se lanseerattiin meille esimiehille muistaakseni tämän vuoden alussa. Ylläpitäjiä on tällä hetkellä useita henkilöitä. Sharepointin toiminnallisuudet mahdollistavat lukijakunnan rajaamisen ja esimiesfoorumilla voidaan viestiä luottamuksellisiakin asioita.

Esimiehille pidetään toki myös infoja ja johdon tapaamisia. Keskustelut käydään enemmän näissä tapaamisissa. Avoin keskustelukulttuuri on meilläkin tavoitteena, mutta siihen on vielä matkaa ainakin verkkopuolella.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:00