- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja

Uudet työmetodit ja prosessit ovat puhaltaneet uusia tuulia tapaan jolla yrityksissä tehdään työtä. Koska työ on usein luonteeltaan yhä pirstaloituneenpaa, on se johtanut myös fyysisen työympäristön murrokseen.
Pöytä-PC, nimikyltti ja pehmustetuilla seinillä varustettu koppi, jonka seinälle voi kiinnittää lasten ja lemmikkien kuvien lisäksi sanomalehdestä leikatut sarjakuvat, ovat monelle historiaa. Tilalle on ilmestynyt valtavia valkoisia avokonttoreita, jossa kenelläkään ei ole enää omaa työpistettä, vaan ne välttämättömät paperit ja työvälineet jotka eivät mahdu läppärilaukkuun ovat omassa nimikoidussa pyörillä kulkevassa kaapissa, tuttavallisesti ”possussa”.
Meillä aamulla töihin tulessa jokainen istuu parhaaksi katsomalleen paikalle, kytkee läppärin nettiin ja työt voivat alkaa. Puheluja varten on yhden hengen neuvottelukopit, keskittymistä varten taas hiljaiset alueet. Kahvin voi nauttia taukotilassa, jonka jakaa kaikki kerroksen pari sataa työmyyrää. Vaikka kerroksessa ei ole työpisteitä kaikille siellä työskenteleville, on tyhjiä paikkoja vapaana joka päivä, sillä aina joku on matkoilla tai etätöissä. Tervetuloa työelämän uuteen todellisuuteen!
Leipää ja sirkushuveja
Fyysinen työtila on yksi sisäisen viestinnän tärkeimpiä foorumeita. Tiedon jakaminen niin ammatillisesti kuin vapaamuotoisesti on tärkeä osa toimivaa työyhteisöä. Tässä mielessä uusi moderni toimisto tukee hyvin sisäistä viestintää niin tiimien sisällä kuin yli organisaatiorajojenkin. Kollegoiden kanssa on mutkatonta ja helppoa pitää ex-tempore palavereita, epävirallisia kahvihetkiä kuin infotilaisuuksiakin.
Työpaikalla kävi yllättäen ilmi, että pohjoismaihin jakautunut organisaatiomme vaikuttaa negatiivisesti sisäiseen viestintään kotimaisten kollegoiden kesken. Vaikka istumme saman katon alla, jäivät monet kuitenkin informaatiopimentoon ja paitsi sosiaalisista tapahtumista. Kun ei ole olemassa yhteisiä viikkopalavereita tai muita säännöllisiä tiedonjakotilaisuuksia, on helppo tippua työyhteisön ulkopuolelle. Yhteydenpito toisiin jää helposti satunnaiseksi jokaisen juostessa omassa oravanpyörässään. Tästä syystä päätimme järjestää joka perjantai epävirallisen kahvitunnin, jossa estradi ja agenda ovat vapaat. Kahvituokioon on kutsuttu kaikki pohjoismaisen organisaatiomme suomalaiset työtoverit. Kahvin ja pullan voimalla vietämme aikaa yhdessä kuulumisia vaihtaen, ajankohtaisista asioista keskustellen ja yhdessä hauskaa pitäen.
Vaikka tiedonhallinnassa ja jakamisessa on varmasti paljon petrattavaa monessa organisaatiossa, tulee asiaan kiinnittää erityistä huomiota moniin maihin tai toimipisteisiin jakautuneissa organisaatioissa, sillä muuten informaatiosiilojen muodostumista on lähes mahdotonta välttää. Kuten Elisa Juholinkin toteaa Communicare!-kirjassaan: ”…reaaliaikainen tiedon jakaminen ja hallinta ovat organisaation menestyksen kulmakiviä.”
Sinulla on 320 lukematonta viestiä
Ulkomaisten tiimikavereiden ja pomon kanssa kuulumisten vaihto ja työasiat hoituvat useimmiten sähköpostilla tai messengerillä. Sähköposti on vanha ja luotettava sähköinen viestintäkanava, mutta sen käyttö on riistäytynyt käsistä. Vaikka sähköpostin vähentämisestä keskustellaan aktiivisesti meidänkin organisaatiossa on inboxin pitäminen kohtuullisissa rajoissa, tai satojen viestien lukeminen ajatuksella, lähes mahdotonta. Puhumattakaan kymmenistä viesteistä muodostuvista ”sähköpostikeskusteluista”. Kuinka siis pitää yhteyttä ja jakaa tietoa kaukana olevien työtovereiden kanssa?
Videoneuvottelut ovat kätevä ja kuluja säästävä tapa pitää palavereita, kunnes istuttuasi kuusi tuntia videokameran edessä kahvin ja sisun voimalla, toteavat kaikki palaverin osapuolet etteivät muista agendalla olleista aiheista mitään. Tällaisina hetkinä joudumme myöntämään olevamme vain ihmisiä, ja antautumaan vajavaisten aistiemme edessä.
Fyysiset tapaamiset ovat välttämättömiä niin tiedonjakamisen kuin tiimin sosiaalisen kanssakäymisen onnistumiseksi. Sähköposti, pikaviestit, virtuaalityötilat ja wikit ovat hyvä ja tarpeellinen osa virtuaaliorganisaatiota, mutta mikään teknologia ei vielä ole kykeneväinen korvaamaan kasvotusten tapahtuvaa tapaamista ilmeineen, eleineen ja kosketuksineen.

Virtuaalisesti sinun
Monikulttuurinen työympäristö asettaa omat haasteensa sisäiselle viestinnälle. Eri kulttuureiden ja kielten yhteensovittaminen, tiimihengen luominen ja onnistunut johtaminen vaativat niin esimieheltä kuin alaiseltakin paljon.
- Monikulttuurinen organisaatio
- Etäjohtaminen
- Virtuaalitiimit
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Minulla on muutama asiakasyritys, joilla ei ole edes omaa toimipistettä, vaan kaikki tekevät työtä kotoansa käsin tai liikkuvat asiakkaalta toiselle. Olen huomannut, että tiedonkulku on melkein olematonta ko. yrityksissä, mikään tärkeäkään tieto ei ole välittynyt kaikille. Luulisin, että yhteinen toimitila helpottaisi tiedonkulkua.
Olisi muuten erittäin mielenkiintoinen tuktimus, jos joskus pääsisi tutkimaan me-hengen kehitystä yrityksessä, jossa muutetaan omista pikkuhuoneista maisemakonttoriin. Parantuuko se vai huonontuuko?
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Erityisesti pohdinta avokonttorista jää mietityttämään. Edistääkö se yhteisöllisyyttä ja parantaako se työntekoa? Onko vaarana että kukaan ei keskity ja työnteosta tulee yhtä hälinää. Tietenkin "paikaton" konttori kannustaa myös paperittomuuteen, joka on hieno asia.
Ehkä viestintä eri työntekijä asteillla helpottuu kun ei ole omia työtiloja eli "raja-aitoja"
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Oma työhuone koetaan jotenkin ikiomaksi kalusteineen päivineen. Ihmetyttää myöskin, että työpaikalla joudutaan puuttumaan työhuoneiden siisteyteen/asiallisuuteen.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Meillä on parhaillaan omat toimitilamme kartoituksen alla. Suuret toimistotilat pääkaupaunkiseudulla ovat iso kuluerä. Nyt mietinnän alla onkin ollut se, tarvitaanko jatkossa enää niin isoja toimitiloja vai olisiko aika siirtyä avokonttoriin. Monissa yrityksissä on jo käytössä ns. yhteiset tilat, joista jokainen tulleessaan töihin valitsee vapaana olevan paikan, kaivaa kassista kannettavan tietokoneensa sekä matkapuhelimen ja ryhtyy tekemään työtänsä. Tietotekniikan kehitys on tuonut tullessaan myös paremmat etätyömahdollisuudet ja tämäkin osaltaan puoltaa sitä, että jatkossa toimistotilat eivät tarvitsisi olla niin suuret kuin nykyään.
Kartoitamme parhaillaan myös videoneuvottelu- ja webinaario mahdollisuuksia. Mielestäni kyseiset sähköiset viestintäkeinot sopivat moniin tilanteisiin ja varsinkin yrityksissä, jossa kaikki henkilöt eivät työskentele samassa kaupungissa/maassa. Aikaa ja rahaa säästyy, kun ei aina tarvitse kerätä henkilöitä samaan tilaan.
Tulee kuitenkin muistaa henkilökohtaisen tapaamisen tärkeys ja se kuinka paljon nonverbaalinen tulkinta viestinnässä merkitsee. On tutkittu, että vain 7-10 % kommunikaatiostamme tulkitaan sanoin ja 90-93 % tulkinnasta perustuu lähinnä ilmeisiin ja eleisiin. Videoneuvotteluissa ja webinaarioissa nämä nonverbaaliset tulkinnan keinot saattavat jäädä vähäisempään osaan.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Työskentelen itsekin yrityksessä, joka jo toimialansa puolesta edistää vahvasti etätyöskentelyä (tai paremminkin läsnätyöskentelyä) ja paikattomaa toimistokulttuuria. Olen tehnyt itse samankaltaisia huomioita kuin sinä uudenlaisen toimiston eduista ja haasteista. Luulin olevani erityisen muutoshenkinen ja moderni, mutta löysinkin itseni kipuilemasta oman huoneen perään. Mihin laitan tavarani? Miten löydän paikkani uudessa toimistossa? Miten pidän yhteyttä tiimiläisiini? Miten koen yhteisöllisyyttä työpaikalla, jossa jokainen päivä "arpoo" sinulle uudet "lähinaapurit"? Kaipaako minua edes kukaan täällä enää?
Erityisen hyvänä pidin mainitsemaasi mahdollisuutta kohdata joka päivä uusia työkavereita, jakaa heidän kanssa ajatuksia ja ideoita, sparrailla "poikkitieteellisesti" omia työkuvioita. Enää ei jumittunut vain oman tiimin kanssa ajatustenvaihtoon, vaan yllättäviä ja antoisia näkökulmia sai markkinointikysymyksiin sai myös talousosaston ja hr:n porukalta. Enpä ollut monesti osannut ajatellakaan asioita ko. näkökannoilta. Tämä lisäsi osaltaan yhteisöllisyyttä koko organisaation sisällä. Raja-aidat osastojen välillä menettivät merkityksensä.
Suurinpana haasteena meidän organisaatioissa nousi myös tiedonkulun varmistaminen. Kun ei voinut kävellä kolleegan luokse (kun ei tiennyt missä hän istui), sähköpostin määrä räjähti. Kaikki, pienetkin, jutut kysyttiiin ja varmistettiin sähköpostilla. Myös kokousten määrä lisääntyi, sillä moni koki tämän ainoaksi tavaksi saada tarvittava joukko kuulolle.
Nämä haasteet ratkaistiin meillä viestintäteknologian avulla. Pikaviestimet (ns. chat) kertoo kuten ennen aikaan ovenpielessä "liikennevaloilla", oletko tavoitettavissa vai kokouksessa tai muuten vaan estynyt kommunikoimaan sillä sekunnilla. Vihreä pallo nimesi kohdalla kertoo että olet tavoitettavissa ja sinulle voi mielihyvin lähettää viestiä. Punainen taas kertoo että nyt on tilanne (kokous, videaneuvottelu yms) jonka takia et halua tulla häirityksi pikaviestimin. Odota hetki. Keltainne taas kertoo ettet ole hetkeen käyttänyt konettasi, joten luultavasti et myöskään ole vastaamassa viesteihin. Tämä lisäsi kommunikaatiota sähköpostin ulkopuolella sekä helpotti yhteydenpitoa kolleegoiden välillä. Ko. työkaluun pystyy laittamaan myös statuspäivityksiä esim. siinä missä tilassa työskentelee tai onko kenties toimiston ulkopuolella. Kolleegat tulivat jälleen lähemmäksi vaikket fyysisesti heitä nähnytkään.
Pikkuhiljaa uuteen tapaan työkennellä on löytänyt omat tapansa. Löydän jo sen vahvuudet omaan työskentelyyn sekä tunnistan haasteet, jotka saattavat syödä omaa työmotivaatiotani tai -tehokkuuttani. Tärkeintä on suunnittelu; kyky hyödyntää niin toimiston moninaisia ympäristöjä kuin etätyön mahdollisuuksia tehokkaasti. Omaa kalenteria pitää tutkia viimeistään edellisenä päivänä ja pohtia, millainen työskentelymuoto mahdollistaa kalenterin tehtävät tekemisen tehokkaasti ja ennen kaikkea luovasti.
Nykyisin olen jo suuri uuden toimistokulttuurin "fani" mutta suin päin organisaatioiden ei siihen tule milestäni sännätä. Se vaatii koko organisaatiolta halua, avoimuutta ja rohkeutta alkaa tehdä asiat hieman toisin ja ennen kaikkea rehellisesti tunnistaa myös kipukohdat. Se on kehitysprosessi joka mielestäni ottaa aikansa, joskus aika pitkänkin. Mutta loppu viimeksi suosittelen lämpimästi;)
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Toinen asia, mitä mietin tämän jutun kohdalla on "ihminen on laumaeläin". Vaikka paikat voi valita vapaasti, kuinka paljon tulee näitä tuttuja kahvikuntia ja tiimilähtöisiä paikkavalintoja. Ainakin minulla on tapana jumittua esim. luokassa istumaan aina tiettyyn paikkaan ym.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja