Koti on siellä missä läppärini on

Uudet työmetodit ja prosessit ovat puhaltaneet uusia tuulia tapaan jolla yrityksissä tehdään työtä. Koska työ on usein luonteeltaan yhä pirstaloituneenpaa, on se johtanut myös fyysisen työympäristön murrokseen.

Pöytä-PC, nimikyltti ja pehmustetuilla seinillä varustettu koppi, jonka seinälle voi kiinnittää lasten ja lemmikkien kuvien lisäksi sanomalehdestä leikatut sarjakuvat, ovat monelle historiaa. Tilalle on ilmestynyt valtavia valkoisia avokonttoreita, jossa kenelläkään ei ole enää omaa työpistettä, vaan ne välttämättömät paperit ja työvälineet jotka eivät mahdu läppärilaukkuun ovat omassa nimikoidussa pyörillä kulkevassa kaapissa, tuttavallisesti ”possussa”.

Meillä aamulla töihin tulessa jokainen istuu parhaaksi katsomalleen paikalle, kytkee läppärin nettiin ja työt voivat alkaa. Puheluja varten on yhden hengen neuvottelukopit, keskittymistä varten taas hiljaiset alueet. Kahvin voi nauttia taukotilassa, jonka jakaa kaikki kerroksen pari sataa työmyyrää. Vaikka kerroksessa ei ole työpisteitä kaikille siellä työskenteleville, on tyhjiä paikkoja vapaana joka päivä, sillä aina joku on matkoilla tai etätöissä. Tervetuloa  työelämän uuteen todellisuuteen!

Leipää ja sirkushuveja

Fyysinen työtila on yksi sisäisen viestinnän tärkeimpiä foorumeita. Tiedon jakaminen niin ammatillisesti kuin vapaamuotoisesti on tärkeä osa toimivaa työyhteisöä. Tässä mielessä uusi moderni toimisto tukee hyvin sisäistä viestintää niin tiimien sisällä kuin yli organisaatiorajojenkin. Kollegoiden kanssa on mutkatonta ja helppoa pitää ex-tempore palavereita, epävirallisia kahvihetkiä kuin infotilaisuuksiakin.

Työpaikalla kävi yllättäen ilmi, että pohjoismaihin jakautunut organisaatiomme vaikuttaa negatiivisesti sisäiseen viestintään kotimaisten kollegoiden kesken. Vaikka istumme saman katon alla, jäivät monet kuitenkin informaatiopimentoon ja paitsi sosiaalisista tapahtumista. Kun ei ole olemassa yhteisiä viikkopalavereita tai muita säännöllisiä tiedonjakotilaisuuksia, on helppo tippua työyhteisön ulkopuolelle. Yhteydenpito toisiin jää helposti satunnaiseksi jokaisen juostessa omassa oravanpyörässään. Tästä syystä päätimme järjestää joka perjantai epävirallisen kahvitunnin, jossa estradi ja agenda ovat vapaat. Kahvituokioon on kutsuttu kaikki pohjoismaisen organisaatiomme suomalaiset työtoverit. Kahvin ja pullan voimalla vietämme aikaa yhdessä kuulumisia vaihtaen, ajankohtaisista asioista keskustellen ja yhdessä hauskaa pitäen.

Vaikka tiedonhallinnassa ja jakamisessa on varmasti paljon petrattavaa monessa organisaatiossa, tulee asiaan kiinnittää erityistä huomiota moniin maihin tai toimipisteisiin jakautuneissa organisaatioissa, sillä muuten informaatiosiilojen muodostumista on lähes mahdotonta välttää. Kuten Elisa Juholinkin toteaa Communicare!-kirjassaan: ”…reaaliaikainen tiedon jakaminen ja hallinta ovat organisaation menestyksen kulmakiviä.”

Sinulla on 320 lukematonta viestiä

Ulkomaisten tiimikavereiden ja pomon kanssa kuulumisten vaihto ja työasiat hoituvat useimmiten sähköpostilla tai messengerillä. Sähköposti on vanha ja luotettava sähköinen viestintäkanava, mutta sen käyttö on riistäytynyt käsistä. Vaikka sähköpostin vähentämisestä keskustellaan aktiivisesti meidänkin organisaatiossa on inboxin pitäminen kohtuullisissa rajoissa, tai satojen viestien lukeminen ajatuksella, lähes mahdotonta. Puhumattakaan kymmenistä viesteistä muodostuvista ”sähköpostikeskusteluista”. Kuinka siis pitää yhteyttä ja jakaa tietoa kaukana olevien työtovereiden kanssa?

Videoneuvottelut ovat kätevä ja kuluja säästävä tapa pitää palavereita, kunnes istuttuasi kuusi tuntia videokameran edessä kahvin ja sisun voimalla, toteavat kaikki palaverin osapuolet etteivät muista agendalla olleista aiheista mitään. Tällaisina hetkinä joudumme myöntämään olevamme vain ihmisiä, ja antautumaan vajavaisten aistiemme edessä.

Fyysiset tapaamiset ovat välttämättömiä niin tiedonjakamisen kuin tiimin sosiaalisen kanssakäymisen onnistumiseksi. Sähköposti, pikaviestit, virtuaalityötilat ja wikit ovat hyvä ja tarpeellinen osa virtuaaliorganisaatiota, mutta mikään teknologia ei vielä ole kykeneväinen korvaamaan kasvotusten tapahtuvaa tapaamista ilmeineen, eleineen ja kosketuksineen.