Koti on siellä missä läppärini on

Uudet työmetodit ja prosessit ovat puhaltaneet uusia tuulia tapaan jolla yrityksissä tehdään työtä. Koska työ on usein luonteeltaan yhä pirstaloituneenpaa, on se johtanut myös fyysisen työympäristön murrokseen.

Pöytä-PC, nimikyltti ja pehmustetuilla seinillä varustettu koppi, jonka seinälle voi kiinnittää lasten ja lemmikkien kuvien lisäksi sanomalehdestä leikatut sarjakuvat, ovat monelle historiaa. Tilalle on ilmestynyt valtavia valkoisia avokonttoreita, jossa kenelläkään ei ole enää omaa työpistettä, vaan ne välttämättömät paperit ja työvälineet jotka eivät mahdu läppärilaukkuun ovat omassa nimikoidussa pyörillä kulkevassa kaapissa, tuttavallisesti ”possussa”.

Meillä aamulla töihin tulessa jokainen istuu parhaaksi katsomalleen paikalle, kytkee läppärin nettiin ja työt voivat alkaa. Puheluja varten on yhden hengen neuvottelukopit, keskittymistä varten taas hiljaiset alueet. Kahvin voi nauttia taukotilassa, jonka jakaa kaikki kerroksen pari sataa työmyyrää. Vaikka kerroksessa ei ole työpisteitä kaikille siellä työskenteleville, on tyhjiä paikkoja vapaana joka päivä, sillä aina joku on matkoilla tai etätöissä. Tervetuloa  työelämän uuteen todellisuuteen!

 

Leipää ja sirkushuveja

Fyysinen työtila on yksi sisäisen viestinnän tärkeimpiä foorumeita. Tiedon jakaminen niin ammatillisesti kuin vapaamuotoisesti on tärkeä osa toimivaa työyhteisöä. Tässä mielessä uusi moderni toimisto tukee hyvin sisäistä viestintää niin tiimien sisällä kuin yli organisaatiorajojenkin. Kollegoiden kanssa on mutkatonta ja helppoa pitää ex-tempore palavereita, epävirallisia kahvihetkiä kuin infotilaisuuksiakin.

Työpaikalla kävi yllättäen ilmi, että pohjoismaihin jakautunut organisaatiomme vaikuttaa negatiivisesti sisäiseen viestintään kotimaisten kollegoiden kesken. Vaikka istumme saman katon alla, jäivät monet kuitenkin informaatiopimentoon ja paitsi sosiaalisista tapahtumista. Kun ei ole olemassa yhteisiä viikkopalavereita tai muita säännöllisiä tiedonjakotilaisuuksia, on helppo tippua työyhteisön ulkopuolelle. Yhteydenpito toisiin jää helposti satunnaiseksi jokaisen juostessa omassa oravanpyörässään. Tästä syystä päätimme järjestää joka perjantai epävirallisen kahvitunnin, jossa estradi ja agenda ovat vapaat. Kahvituokioon on kutsuttu kaikki pohjoismaisen organisaatiomme suomalaiset työtoverit. Kahvin ja pullan voimalla vietämme aikaa yhdessä kuulumisia vaihtaen, ajankohtaisista asioista keskustellen ja yhdessä hauskaa pitäen.

Vaikka tiedonhallinnassa ja jakamisessa on varmasti paljon petrattavaa monessa organisaatiossa, tulee asiaan kiinnittää erityistä huomiota moniin maihin tai toimipisteisiin jakautuneissa organisaatioissa, sillä muuten informaatiosiilojen muodostumista on lähes mahdotonta välttää. Kuten Elisa Juholinkin toteaa Communicare!-kirjassaan: ”…reaaliaikainen tiedon jakaminen ja hallinta ovat organisaation menestyksen kulmakiviä.”

 

Sinulla on 320 lukematonta viestiä

Ulkomaisten tiimikavereiden ja pomon kanssa kuulumisten vaihto ja työasiat hoituvat useimmiten sähköpostilla tai messengerillä. Sähköposti on vanha ja luotettava sähköinen viestintäkanava, mutta sen käyttö on riistäytynyt käsistä. Vaikka sähköpostin vähentämisestä keskustellaan aktiivisesti meidänkin organisaatiossa on inboxin pitäminen kohtuullisissa rajoissa, tai satojen viestien lukeminen ajatuksella, lähes mahdotonta. Puhumattakaan kymmenistä viesteistä muodostuvista ”sähköpostikeskusteluista”. Kuinka siis pitää yhteyttä ja jakaa tietoa kaukana olevien työtovereiden kanssa?

Videoneuvottelut ovat kätevä ja kuluja säästävä tapa pitää palavereita, kunnes istuttuasi kuusi tuntia videokameran edessä kahvin ja sisun voimalla, toteavat kaikki palaverin osapuolet etteivät muista agendalla olleista aiheista mitään. Tällaisina hetkinä joudumme myöntämään olevamme vain ihmisiä, ja antautumaan vajavaisten aistiemme edessä.

Fyysiset tapaamiset ovat välttämättömiä niin tiedonjakamisen kuin tiimin sosiaalisen kanssakäymisen onnistumiseksi. Sähköposti, pikaviestit, virtuaalityötilat ja wikit ovat hyvä ja tarpeellinen osa virtuaaliorganisaatiota, mutta mikään teknologia ei vielä ole kykeneväinen korvaamaan kasvotusten tapahtuvaa tapaamista ilmeineen, eleineen ja kosketuksineen.

Profile picture for user Leena Karkkolainen
Projekti

Virtuaalisesti sinun

Monikulttuurinen työympäristö asettaa omat haasteensa sisäiselle viestinnälle. Eri kulttuureiden ja kielten yhteensovittaminen, tiimihengen luominen ja onnistunut johtaminen vaativat niin esimieheltä kuin alaiseltakin paljon.

  • Monikulttuurinen organisaatio
  • Etäjohtaminen
  • Virtuaalitiimit
Anna Johansson KIRJOITTI:
Pidän Leena tyylistäsi kirjoittaa ja aivan ihanat otsikotkin!
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:17
Jonna Kääriäinen KIRJOITTI:
Mainitsemasi videoneuvottelut helpottavat varmasti yhteydenpitoa yrityksessä, jossa neuvottelun osallistujat ovat eri paikkakunnilla tai maissa. Tuovathan ne selvästi säästöä matkustusaikaan ja –kustannuksiin. Videoneuvotteluissa nonverbaalista viestintää on kuitenkin vaikeampi välittää. Teknisessä ympäristössä vuorovaikutus saattaa häiriintyä ja tämä heikentää kommunikaation laatua. Suurimpia haittoja ovat varmasti tekniikan toimivuusongelmat. Videoneuvottelujen käyttö viestinnän kanavana kuitenkin laajenee sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä. Tulevaisuudessa varmasti tutkitaankin enemmän videovälitteisen neuvottelun erityispiirteitä ja sen vaatimia kokouskäytäntöjä.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 14:27
Helene Pääkkönen KIRJOITTI:
Hieno kirjoitus ja kiehtova aihe. Omalla työpaikallani on edessä muutto upouuteen toimitaloon vuonna 2013. Kenelläkään, muutamaa isoa johtajaa lukuunottamatta, ei ole enää omaa huonetta, vaan kaikki istuvat yhdessä suuressa maisemassa. Neuvotteluhuoneita on muutama sekä pisteitä, joihin voi mennä keskittymään rauhassa. Luvassa on myös uusia keksintöjä, kuten pallomainen tuoli, jossa istuessaan ja esim. puhelimeen puhuessaan edes sinua vastapäätä oleva henkilö ei kuule mitä puhut. Odotan uutta innolla ja toivon, että uusi ympäristö olisi sysäys avoimempaan työkulttuuriin, sekä kasvattaisi yhteishenkeä ja parantaisi tiedonkulkua.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:34
Anna Toivola KIRJOITTI:
En ole itse koskaan ollut videoneuvotteluissa. Koko ajatus tuntuu ihan hassulle omassa päässäni. Ehkä videoneuvottelut tuo hyvän lisän tapaan pitää yhteyttä ja kokouksia, mutta luulisin että se toimii paremmin sellaisissa pikapalavereissa, joissa joku asia pitää käsitellä mahdollisimman nopeasti tai jakaa muiden kanssa. En usko, että jaksaisin pitemmän päälle olla skarppina neuvotteluissa, joissa tuijotetaan "ruutua". Tuollaisen livekuvan lähettäminen reaaliajassa varmasti johtaa myö siihen, että netti pätkii ja osa puheesta menee ohi, tai niin ainakin kuvittelisin. Olen samaa mieltä ettei mikään voi korvata aitoa ihmiskontaktia, "ihan livenä". Tuo epävirallinen kahvittelu hetki on ja hyvä idea teiltä.
Lähetetty Pe, 09/30/2016 - 15:38
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Artikkeli on hyvä kuvaus nyky- tai tulevaisuuden uudenlaisesta työyhteisöstä. Videoneuvottelut ovat suurissa yrityksissä jo arkea. Varmaan niissä on vielä teknisiä ongelmia, kuten Tiina kommentissaan esitti. Nämä ongelmat varmaan poistuvat ajan myötä. Itse osallistui tällä viikolla webinaariin, jossa seminaarin vetäjä oli islantilainen ja esityksen pitäjä suomalainen ja osallistujat kuka mistäkin pohjoismaista. Tässä on vielä webinaari-sanan selitys: Webinaarit ovat verkossa toteutettavia, päivän polttaviin teknisiin aihealueisiin paneutuvia 1-2 tunnin mittaisia web-seminaareja.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:50
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Meillä mm. videoneuvotteluihin kykenevä ohjelma otettu käyttöön pari vuotta sitten. Ohjelma toimii hyvin ja sitä on mielestäni helppo käyttää. Sitä kuitenkin käytetään yllättävän vähän, vaikka organisaatiomme olisi sille täydellinen - olemmehan hajallaan noin 200 toimipisteessä ja ajamista erilaisiin palavereihin kertyy aivan järkyttäviä määriä. Miksi? Toimimme sosiaalialalla, ja näille ihmisille fyysisesti naamakkain kohtaaminen on erityisen tärkeää. Joka asiassa. He ajattelevat, ettei videoteitse naamakkain oleminen ole sama asia. Eikä tietysti aivan sama olekaan, mutta on kyllä riittävän lähelle. Täytyy varmaan alkaa markkinoida aihetta siten, että heille jää aikaa "oikeisiin kohtaamisiin" enemmän, kun hoitavat rutiinipalaverit videoteitse.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:51
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olipa mielenkiintoinen blogikirjoitus! Olisi joskus jännä koittaa työskentelyä siten, ettei ole omaa työpistettä. Tuntuu, että ihmiset jumittuvat tuttuun ja turvalliseen. Tämä näkyy mm Haaga-Helian luennoilla, jossa ihmiset tuntuvat istuvan aina suunnilleen samoilla paikoilla, minä mukaan lukien. Tuleeko paikkaa vaihdettua vai pyrkiikö saamaan aina saman paikan omalle läppärilleen jos valinta on vapaa? Mietin myös, mitä tapahtuu tiimihengelle. Tunteeko työntekijät enemmän yhteen kuuluvuutta, kun tutustuu uusiin ihmisiin niiden vieressä istujien vaihtuessa, vai tuntuuko samalta kuin läppärillä kahvilassa työskentelijä - vieressä istuvilla ei ole väliä?
Minulla on muutama asiakasyritys, joilla ei ole edes omaa toimipistettä, vaan kaikki tekevät työtä kotoansa käsin tai liikkuvat asiakkaalta toiselle. Olen huomannut, että tiedonkulku on melkein olematonta ko. yrityksissä, mikään tärkeäkään tieto ei ole välittynyt kaikille. Luulisin, että yhteinen toimitila helpottaisi tiedonkulkua.
Olisi muuten erittäin mielenkiintoinen tuktimus, jos joskus pääsisi tutkimaan me-hengen kehitystä yrityksessä, jossa muutetaan omista pikkuhuoneista maisemakonttoriin. Parantuuko se vai huonontuuko?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:51
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tapasi kirjoittaa on kiinnostava ja tyylisi sujuvaa.

Erityisesti pohdinta avokonttorista jää mietityttämään. Edistääkö se yhteisöllisyyttä ja parantaako se työntekoa? Onko vaarana että kukaan ei keskity ja työnteosta tulee yhtä hälinää. Tietenkin "paikaton" konttori kannustaa myös paperittomuuteen, joka on hieno asia.

Ehkä viestintä eri työntekijä asteillla helpottuu kun ei ole omia työtiloja eli "raja-aitoja"
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:51
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Ajatus avokonttoreista on kauhistuttanut työyhteisössämme. Meillä on jopa käyty keskustelua siitä, voiko työhuonetta käyttää varsinaisen "huoneen haltijan" poissaollessa. Tätä opetellaan ja opitaankin, pakosti.

Oma työhuone koetaan jotenkin ikiomaksi kalusteineen päivineen. Ihmetyttää myöskin, että työpaikalla joudutaan puuttumaan työhuoneiden siisteyteen/asiallisuuteen.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:52
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Erittäin mielenkiintoinen ja tätä päivää oleva kirjoitus.

Meillä on parhaillaan omat toimitilamme kartoituksen alla. Suuret toimistotilat pääkaupaunkiseudulla ovat iso kuluerä. Nyt mietinnän alla onkin ollut se, tarvitaanko jatkossa enää niin isoja toimitiloja vai olisiko aika siirtyä avokonttoriin. Monissa yrityksissä on jo käytössä ns. yhteiset tilat, joista jokainen tulleessaan töihin valitsee vapaana olevan paikan, kaivaa kassista kannettavan tietokoneensa sekä matkapuhelimen ja ryhtyy tekemään työtänsä. Tietotekniikan kehitys on tuonut tullessaan myös paremmat etätyömahdollisuudet ja tämäkin osaltaan puoltaa sitä, että jatkossa toimistotilat eivät tarvitsisi olla niin suuret kuin nykyään.

Kartoitamme parhaillaan myös videoneuvottelu- ja webinaario mahdollisuuksia. Mielestäni kyseiset sähköiset viestintäkeinot sopivat moniin tilanteisiin ja varsinkin yrityksissä, jossa kaikki henkilöt eivät työskentele samassa kaupungissa/maassa. Aikaa ja rahaa säästyy, kun ei aina tarvitse kerätä henkilöitä samaan tilaan.

Tulee kuitenkin muistaa henkilökohtaisen tapaamisen tärkeys ja se kuinka paljon nonverbaalinen tulkinta viestinnässä merkitsee. On tutkittu, että vain 7-10 % kommunikaatiostamme tulkitaan sanoin ja 90-93 % tulkinnasta perustuu lähinnä ilmeisiin ja eleisiin. Videoneuvotteluissa ja webinaarioissa nämä nonverbaaliset tulkinnan keinot saattavat jäädä vähäisempään osaan.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:52
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Pidin jutustasi, kirjoitus tyylisi on mukaansatempaavaa. Kyllä se on vain niin että kasvokkain käytävä viestintä on kaikkein tehokkainta ja mukavinta. Jos siihen on aikaa...
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:52
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyvä kirjoitus nykyaikaisesta toimistokulttuurista; sen hyvistä ja huonoista puolista.

Työskentelen itsekin yrityksessä, joka jo toimialansa puolesta edistää vahvasti etätyöskentelyä (tai paremminkin läsnätyöskentelyä) ja paikattomaa toimistokulttuuria. Olen tehnyt itse samankaltaisia huomioita kuin sinä uudenlaisen toimiston eduista ja haasteista. Luulin olevani erityisen muutoshenkinen ja moderni, mutta löysinkin itseni kipuilemasta oman huoneen perään. Mihin laitan tavarani? Miten löydän paikkani uudessa toimistossa? Miten pidän yhteyttä tiimiläisiini? Miten koen yhteisöllisyyttä työpaikalla, jossa jokainen päivä "arpoo" sinulle uudet "lähinaapurit"? Kaipaako minua edes kukaan täällä enää?

Erityisen hyvänä pidin mainitsemaasi mahdollisuutta kohdata joka päivä uusia työkavereita, jakaa heidän kanssa ajatuksia ja ideoita, sparrailla "poikkitieteellisesti" omia työkuvioita. Enää ei jumittunut vain oman tiimin kanssa ajatustenvaihtoon, vaan yllättäviä ja antoisia näkökulmia sai markkinointikysymyksiin sai myös talousosaston ja hr:n porukalta. Enpä ollut monesti osannut ajatellakaan asioita ko. näkökannoilta. Tämä lisäsi osaltaan yhteisöllisyyttä koko organisaation sisällä. Raja-aidat osastojen välillä menettivät merkityksensä.

Suurinpana haasteena meidän organisaatioissa nousi myös tiedonkulun varmistaminen. Kun ei voinut kävellä kolleegan luokse (kun ei tiennyt missä hän istui), sähköpostin määrä räjähti. Kaikki, pienetkin, jutut kysyttiiin ja varmistettiin sähköpostilla. Myös kokousten määrä lisääntyi, sillä moni koki tämän ainoaksi tavaksi saada tarvittava joukko kuulolle.

Nämä haasteet ratkaistiin meillä viestintäteknologian avulla. Pikaviestimet (ns. chat) kertoo kuten ennen aikaan ovenpielessä "liikennevaloilla", oletko tavoitettavissa vai kokouksessa tai muuten vaan estynyt kommunikoimaan sillä sekunnilla. Vihreä pallo nimesi kohdalla kertoo että olet tavoitettavissa ja sinulle voi mielihyvin lähettää viestiä. Punainen taas kertoo että nyt on tilanne (kokous, videaneuvottelu yms) jonka takia et halua tulla häirityksi pikaviestimin. Odota hetki. Keltainne taas kertoo ettet ole hetkeen käyttänyt konettasi, joten luultavasti et myöskään ole vastaamassa viesteihin. Tämä lisäsi kommunikaatiota sähköpostin ulkopuolella sekä helpotti yhteydenpitoa kolleegoiden välillä. Ko. työkaluun pystyy laittamaan myös statuspäivityksiä esim. siinä missä tilassa työskentelee tai onko kenties toimiston ulkopuolella. Kolleegat tulivat jälleen lähemmäksi vaikket fyysisesti heitä nähnytkään.

Pikkuhiljaa uuteen tapaan työkennellä on löytänyt omat tapansa. Löydän jo sen vahvuudet omaan työskentelyyn sekä tunnistan haasteet, jotka saattavat syödä omaa työmotivaatiotani tai -tehokkuuttani. Tärkeintä on suunnittelu; kyky hyödyntää niin toimiston moninaisia ympäristöjä kuin etätyön mahdollisuuksia tehokkaasti. Omaa kalenteria pitää tutkia viimeistään edellisenä päivänä ja pohtia, millainen työskentelymuoto mahdollistaa kalenterin tehtävät tekemisen tehokkaasti ja ennen kaikkea luovasti.

Nykyisin olen jo suuri uuden toimistokulttuurin "fani" mutta suin päin organisaatioiden ei siihen tule milestäni sännätä. Se vaatii koko organisaatiolta halua, avoimuutta ja rohkeutta alkaa tehdä asiat hieman toisin ja ennen kaikkea rehellisesti tunnistaa myös kipukohdat. Se on kehitysprosessi joka mielestäni ottaa aikansa, joskus aika pitkänkin. Mutta loppu viimeksi suosittelen lämpimästi;)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:53
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tosi mielenkiintoinen aihe. Meidän toimistomme on avokonttori, mutta jokaiselle on oma vakituinen työpiste. Vaikka olen ja olin hyvin avoin avokonttorimuutokselle, "paikattomuus" kuulostaa aika radikaalilta. Paperiton konttori ei ole ainakaan meillä vielä ajankohtainen, joten paperipinojen ja -kansioiden siirtäminen mukana ei kuulosta kovin houkuttelevalta=(

Toinen asia, mitä mietin tämän jutun kohdalla on "ihminen on laumaeläin". Vaikka paikat voi valita vapaasti, kuinka paljon tulee näitä tuttuja kahvikuntia ja tiimilähtöisiä paikkavalintoja. Ainakin minulla on tapana jumittua esim. luokassa istumaan aina tiettyyn paikkaan ym.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:53
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Etätyö ja erilaiset työntekemisen muodot eri päätelaitteilla ovat tätä päivää ja myös yksi eduista, joita tarjotaan rekrytoitaville työntekijöille. Työn tekeminen olinpaikasta riippumatta antaa työrauhaa sellaiselle, joka normaalisti tekee työnsä avokonttorissa. Myös pitkien työmatkojen hyödyntäminen työn tekemiseen on helppoa kun yhteydet pelaavat myös liikennevälineissä. Jopa joidenkin yhtiöiden lentokoneissa. Helposti kannettavat päätelaitteet tukevat mukana kulkevaa työtä. Blogissa on esitetty tärkeä aihe tässä uudessa maailmassa, vieraannummeko toisistamme kun kontakteja ei työkavereihin ole enää samalla tavalla? Hyvä ehdotus on tuo viikottainen yhteinen tapaaminen, jossa pääsee vaihtamaan ajatuksia kasvotusten. Ja tottahan se on, miksi maksaa kalliita vuokria toimistotiloista jos suurimman osan ajasta työntekijät ovat etätöillä ja matkoilla? Avokonttorit ovat varmasti toimivia sellaisilla aloilla, joilla todella voidaan puhua paperittomasta toimistosta.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:53