Hyvää mieltä kaikille, mutta kuinka tieto kaikille?

Paneudun projektissani Keskuspuiston nuorkauppakamarin järjestämän lastentapahtuman Lasten Festarit tapahtumaviestinnän tehostamiseen. Kaikkihan sen tietävät, että kyseessä on loistava hyvän mielen tapahtuma koko perheelle. Vai tietävätkö? Jotta siis saisimme tavoitettua kaikki kohderyhmän edustajat ensi vuoden festareihin mennessä, täytyy laittaa hetki aikaa asian tarkasteluun.
 

Oma roolini


Oma tehtäväni on näissä Töölönlahdella joka elokuu järjestettävissä festareissa ollut lähinnä kävellä unissaan (esiintyä Herra Hakkaraisena) sekä jakaa ilmapalloja lapsille (joka sisältää taistelun toisiinsa naruista kietoutuneiden pallojen kanssa). Ensi vuonna pyrin auttamaan vielä enemmän projektiryhmää alkujärjestelyissä. Kontaktoin sponsoreita sekä yhteistyökumppaneita.
 

Haaste!


Jo pienenkin kyselykierroksen jälkeen on yhteistyökumppaneilta tullut hyviä ideoita esimerkiksi somen hyödyntämiseen ennen varsinaista tapahtumaa. Mutta miten välittää tietoja ja kokemuksia projektitiimille, joka vaihtuu vuosittain? Tämän uskon olevan muidenkin vapaaehtoisvoimin järjestettävien tapahtumien haaste. Olen kuitenkin luottavainen: jokin ratkaisu löytyy.
 

Mitä on ollut aiemmin?


Aiempien festareiden aikana viestintä on vuosi vuodelta kehittynyt ja nyt käytössä on omat verkkosivut (linkki verkkosivuille), Facebook, radio, paikallislehdet, projektitiimiläisten jakamat flaijerit ja puskaradio. Pohjaa viestinnälle on mukavasti olemassa, mutta täyttä hyötyä ei siitä ole vielä saatu irti.
 

Mitä voisi olla?


Ryhtiliikettä tarvitaan:
 
1)    verkkosivujen päivittämisessä (haaste: kuinka saada sitoutettua vapaaehtoiset ennen ja jälkeen tapahtuman)
2)    Facebookin hyödyntämisessä jo ennen tapahtumaa (esim. kilpailut, toiveet esiintyjistä) ja
3)    somen käytön monipuolistamisessa jo edellä mainittujen lisäksi.
 

Mikä on fiilis?


Fiilis on hyvä! Tapahtuma on mainio, joten sen eteen mielellään tekee "ylimääräistä" työtä. Avoimiin kysymyksiin olen pyytänyt vastauksia aiempien vuosien tiedotusvastaavilta. Tällä hetkellä keräilen satoa kokoon. Tämän jälkeen pystyn paremmin tarkentamaan tapahtuman viestinnän varsinaiset haastealueet.

Profile picture for user Jeni Suhonen
Projekti
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olen vieläkin kateellinen sulle, että saat kulkea Herra Hakkaraisena ja jakaa ilmapalloja lapsille :) Tuli mieleen, että saako tapahtumaan tulla kaikki ihmiset? Siis minäkin lasteni kanssa täältä Kirkkonummelta? En ole tietenkään koskaan aikaisemmin edes kuullut tapahtumasta, koska tänne asti ei oe varmaan tulleet mitkään markkinointiviestit. Radiotakin tulee kuunneltua vain autossa ja varmaan sitten eri kanavia (Groove, Aalto, Rock. Suomi-Pop ja Nostalgia)

Vauva-lehden ja Kaksplussan nettisivuilla on kuulemma aktiivista porukkaa. Ne kun saat levittämään sanaa, niin voi tulla jytky. Kuulin yhdellä tietoliikennekurssilla, että noilta nettisvuilta voi kysyä ihan mitä vaan ja kaikkeen saa vastauksen. Se pitää ihan oikeasti paikkansa! Sitten kävisin levittämässä iloisen näköisiä ja huomiota herättäviä kutsuja koulujen, päiväkotien ja harrastuspaikkojen ilmoitustauluille. Niitä tulee jotenin aina ohimennen tsekattua.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:32
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kuten jo aiemmin olen maininnut, niin kyseisen tapahtuman yhteistyökumppanina olen erittäin iloinen, jos tapahtuman viestintää parannetaan. Olemme kyllä oleet yleisesti ottaen aina tyytyväisiä tapahtuman antiin ja meidän osalta kaikki on varsinkin paikan päällä sujunut hienosti. Lähinnä ongelmia on ollut siinä, että saadaan asiat sovittua etukäteen ajoissa, toisin sanoen teiltä porukkaa kiinni:).

Lähtisin ehdottomasti miettimään somen monipuolista käyttöä ja siinä yhteistyökumppaneiden ja sponsorien hyödyntämistä. Onhan kaikkien etu, että tapahtumalle saadaan mahdollisimman paljon näkyvyyttä. Kunnon nettisivut on tietenkin perusedellytys ja lisäksi tietenkin elävät facebook-sivut.

Me ollaan vuoden varrella todella monissa tapahtumissa mukana, niin vapaaehtoisesti tuotetuissa kuin muissakin. Varmasti tekin saatte aikaan prosessin joka toimii ja paranee vuodesta toiseen. Lähes kaikissa isommissa tapahtumissa on aina etukäteistapaamisia tapahtumassa mukana olevien tahojen kanssa. Olisiko teidän mahdollista järjestää tapaaminen hyvissä ajoin keväällä ja käydä siellä yhdessä läpi asioita? Sillä tavalla voisi saada monia hyödyllisiä ideoita.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:33
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kävin tutustumassa Lasten Festerit -tapahtuman kotisivuihin ja ne vaikuttivat tosi pirteiltä! Yhteistyökumppaneiden kirjo on myös vaikuttava - jäin vain pohtimaan, millaista aktiviteettia nämä sponsorit voisivat keksiä ko. sivustolle kävijöiden houkuttelemiseksi. Onnea suunnitteluun!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:33
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Sosiaalisen median käyttö sopisi hyvin tapahtumaanne. Janittan ehdottamat Vauva ja Kaksplus keskustelut ovat tosiaan erittäin akviisia ja sieltä jos saisit käyttäjät keskustelemaan tapahtumastasi viesti kulkisi varmasti hyvin. Kannatan myös Helin ajatusta hyvissä ajoin kootusta projektiryhmästä. Itse teen aktiivisesti vapaaehtoistyötä ja arvostan itse vapaaehtoistyöntekijänä sujuvaa viestintää.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:33
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Vaihtuvat tekijät ovat aina yhdistys- ja vapaaehtoistoiminnassa valitettava tosiasia. Juuri kun saa porukan kanssa sovittua (jopa toimivan) käytännön johonkin asiaan, vaihtuu väki ja taas saa aloittaa alusta. Jonkinlainen viestinnän käsikirja olisi varmasti teillä paikallaan. Käsikirjan voisi aina sitten antaa eteenpäin seuraavalla, jos tekijä vaihtuu.

Noiden Janittan ehtottamien foorumeiden kautta tieto varmasti ainakin kulkee eteenpäin :) Ilmoitustaulujen esitteetkin varmasti toimisivat samoin kuin Facebook-sivut. Tietysti jonkun täytyy aina sitten päivttää sivuja, mikä taas vapaaehtoistyössä sitoo melko runsaasti tekijän vapaa-aikaa.

Tsemppiä tähän hyvän mielen projektiin! :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:33
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Ja kiitos kaikille kommenteista! :) Pyhitin tämän itsenäisyyspäivän tämän kurssin asioiden läpiviemiseen, niin annan nyt lisäkommentteja teillekin.

Janitta: Kaikki ovat tosiaan tervetulleita tähän tapahtumaan, vaikka ihan Utsjokea myöten. Markkinointia olemme käytännön syistä johtuen keskittäneet vain Helsingin alueelle, järjestävä organisaatio kun on Helsingissä toimiva kamari. Mutta nykyajan viestintäkeinoilla ei toki ole hankalaa viestiä myös Helsingin ulkopuolelle asiasta :)

Heli: Tuo etukäteistapaaminen yhteistyökumppaneiden kanssa oli hyvä idea! Vien tämän ajatuksen eteenpäin uudelle projektitiimille (kunhan se heti vuoden vaihteen jälkeen lähtee muodostumaan).
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:33