Sopivasti logistiikkaa ja kunnon ripaus vuorovaikutusta

Logistiikkaa

Projekti on vasta alussa, mutta sen pelikenttä on suurin piirtein selvillä. Logistiikka-funktion intrasivuston sisältö pitää koota ja sen jälkeen täytyy rakentaa kokonaisuus SharePoint-alustalle. Aikaa on tässä vaiheessa tammikuun loppuun, eli käytännössä reilut kaksi kuukautta.

Logistiikka-funktion kotisivuille asetettiin kolme toiminnallista tavoitetta, joiden pitää toteutua:

  • sähköinen vuorovaikutteinen työtila
  • sisäisen tiedottamisen kanava
  • tietopankki

Sivuston tarkoituksena on myös kertoa muille sisäisille sidosryhmille, miksi yrityksessämme on Logistiikka-osasto, mitä kaikkea sen vastuulle kuuluu ja millaisia palveluita se tuottaa yrityksellemme sisäisesti ja ulkoisesti.

Vaikka aikaa on vähän, tuntuu projekti kuitenkin mahdolliselta toteuttaa. Aivan alusta ei sisällön kanssa nimittäin tarvitse lähteä. Itse toimin funktiovastaavana ja juuri kuvaamani intraprojektin projektivastaavana. Työtäni helpottaa se, että sivuston sisältö ei ole kiveen hakattu, vaan sitä voi itse muokata myös tulevaisuudessa. Itse asiassa: sivuston muokkaaminen ja sisällön tuottaminen ovat jopa tavoitteena, ja jatkossa nämä vastuut on tarkoitus jollakin järkevällä tavalla myös jakaa.

Olen yrittänyt miettiä, kuinka sisältö sivustolla kannattaisi järjestää, jotta se olisi looginen ja selkeä. Yrityksessämme Logistiikka-funktio vastaa toimittajayhteistyöstä sisältäen hankinnan ja ostot ja se vastaa myös toimitusketjun myöhemmässä vaiheessa valmiiden tuotteiden toimituksista asiakkaillemme. Näitä tehtäviä varten se tarvitsee toimittajaympäristöä, prosesseja, lomakemalleja, erilaisia palveluntarjoajia, viranomaisia, muita tukiryhmiä ja tietenkin asiakkaita. Toimintaan liittyy palavereja, joissa käsitellään keskeisiä asioita ja kehitetään toimintaa. Toimintaa puolestaan seurataan erilaisilla mittareilla ja raporteilla.

Yksi idea tuon kokonaisuuden järjestämiseen voisi olla, että Logistiikan toimintaympäristöstä lohkottaisiin sopivia kokonaisuuksia yllä kuvattujen vastuiden perusteella ja tuotettaisiin niihin sopivaa sisältöä. Tällaisia kokonaisuuksia olisivat ainakin ”Toimittajaympäristö”, ”Asiakkaat”, ”Prosessit” ja ”Viranomaiset”. Yhtenä lohkona voisi olla strategisempi kokonaisuus, josta löytyisi Logistiikan oma missio ja visio ja muuta tavoitteisiin liittyvää sisältöä. Oma lohkonsa pitää varata myös erilaisille tukiverkostoille tai –ryhmille, joiden kautta saamme toimintaamme liittyvää asiantuntijatietoa. Sivustolle tulevat tietenkin myös operatiivisia asioita kuten ryhmän työtilat asialistoineen, kalentereineen, kuvakirjastoineen.

Rakenteen loogisuus on tavoite: se helpottaa asioiden löytymistä. Yhtenä vaarana liiassa loogisuudessa on kuitenkin mielestäni itsestäänselvyys, joka voi kehittyä tylsyydeksi, eikä siten ole ollenkaan hyvä asia, jos halutaan lisätä vuorovaikutteisuutta. Tässä onkin luultavammin yksi projektin suurimmista haasteista.

Millaista vuorovaikutteisuutta sitten haetaan? Yksi vuorovaikutteisuuden muoto liittyy työtiloihin. Niissä on tarkoitus viedä eteenpäin yhteisiä hankkeita, ellei jopa pienempiä projekteja. Työtiloihin tulee vähintäänkin tehtävälistoja, joiden avulla seurataan yhteisten asioiden edistymistä ja osatehtävien täyttymistä. Näitä pitää kaikkien pystyä päivittämään. Vastaavalla tavalla ihmisten pitää pystyä tuottamaan muistiota, lisäämään kuvamateriaalia, linkkejä, raportteja. Minimivaatimus vuorovaikutteisuudelle on mielestäni tämä.

Bonusta on sitten ehdottomasti, jos voimme hyödyntää wikikirjastoja ja sisäisiä blogi- tai keskustelupalstoja. Wikikirjastoa voisi hyödyntää kuvaamalla vaikkapa asiantuntijaverkostoa kertomalla eri tahojen rooleista ja linkittämällä tekstiin näiden tahojen nettisivut. Tämmöistä wikikirjastoa tekisin mielelläni itsekin. Odotukset tätä bonuspuolelle menevää vuorovaikutteisuutta kohtaan eivät tässä vaiheessa ole kovin korkealla. Täytyy tarkkaan miettiä, miten ihmiset saisi jollakin luontevalla tavalla motivoitua toimintaan mukaan.

Profile picture for user Jarmo Lehmusvainio
Projekti
Sevi Pesonen KIRJOITTI:
Hienon tuntuinen projekti, jossa haastetta tulee varmasti riittämään. Samalla mielenkiintoinen, koska homma vielä alussa ja mahdollisuus vaikuttaa alusta alkaen.

Itselläni ainakin on olettamus, että logistiikalta odotetaan loogisuutta, eikö?

Liika loogisuus sivujen rakenteessa voinee jakaa käyttäkuntaa; toiset tykkäävät, että on selkeää selailla ja edetä tietojen etsinnässä -itse kuulun ehdottomasti tähän ryhmään-, mutta toisaalta, kuten mainitsit, se voi myös tuntua liian itsestäänselvältä ja tylsältä käyttää.
Tasapainoileminen mielekkään rakenteen luomisen kanssa on varmasti iso haaste. Kaikkia ei voi eikä pysty miellyttämääm, niin kliseiseltä kun se kuulostaakin.

Innolla seuraan projektin etenemistä!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 10:38
Sanna K Luotonen KIRJOITTI:
Kuullostaa kunnianhimoiselta hankkeelta! Suunnitelma on mielestäni hyvin mietitty ja uskon, että jos jokaisella hankkeeseen osallistujalla on jokin oma pieni "vastuualueensa" tai "lohko", niin se tuo mukanaan myös sitoutuneisuutta, ehkäpä myös pientä sisäistä kilpailuhenkeä!

Olen samaa mieltä Sevin kanssa siitä, ettei liikaa loogisuutta kannata kavahtaa, vaan se kuuluu Logistiikan luonteeseen ja kaikki jotka sieltä intrasta tietoa hakevat, varmasti arvostavat tätä ominaisuutta :-)
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:17
Milla Uusitalo KIRJOITTI:
Projekti näyttää olevan alusta asti hyvin suunniteltu. Tavoitteet ovat selkeät ja uskon että ne onnistutaan saavuttamaan!

Ehkäpä joku yhteis"tiimi" tai vastaava voisi olla mielenkiintoinen perustaa kaikkien eri funktioiden intravastaavien kesken? Sieltä voisi tulla uusia ideoita ja vinkkejä.

Jos tarkoituksena on, että työntekijät itse pystyvät lisäämään intraan materiaalia, se saattaa hyvinkin sitouttaa jo sellaisenaan intran käyttöön ja vuorovaikutukseen. Silloin vähenee se vaara, että intra alkuinnostuksen jälkeen unohtuu ja ja "jää pölyttymään".

Tsemppiä!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:17
Piia Bogdanoff KIRJOITTI:
Wikien hyödyntämistä kannatan lämpimästi! Kuulosti hyvältä suunnitelmalta lohkoa sisältöjä loogisiksi kokonaisuuksiksi, jolloin ne on loogisesti ja helposti löydettävissä:)
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:18
Jarkko Nivala KIRJOITTI:
Hieno projekti Jarmo. Yhtenä tavoitteena on siis sisäisen tiedottamisen kanava. Itse toisin yllä olevaan keskusteluun mukaan huomion siitä, että pitäisikö intran uudistuksen yhteydessä vähentää muita palavereja ja todella siirtää käytävää keskustelua kehittämääsi suuntaan? Tarkoitan siis sitä, että henkilöiden olisi todella pakko suuntautua tähän suuntaan yleisen toiminnallisuuden järjestelmätasolla vähentäessä henkilöiden välistä palaveeraamista?
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:19
Essi Kanerva KIRJOITTI:
Olen itse aika tuttu tuon SharePoint-pohjan kanssa ja suosittelen käyttämään sen hakutoimintoa hyväksi.

Nykyisin "googlaaminen" on ihmisillä jo selkäytimissä, niin tiedonhakeminen intrasta voisi toimia samalla periaatteella. Sharepointissa haku toimii, jos sisältöön "täggää" metatiedot heti oikein. Suosittelen tutustumaan tähän ominaisuuteen paremmin ja ehkä etusivulla mainostamaan sitä.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:19
Susanna Myllys KIRJOITTI:
Itse en pitäisi rakenteen loogisuutta haasteena, vaan sitä miten rakenteen osaa tehdä loogiseksi. Ihmiset ajattelevat asioita eri tavoin, jolloin myös hakevat tietoa eri tavoilla.
Mielestäni rakenteen loogisuus tarkoittaa helppokäyttöisyyttä, nopeaa tiedon saantia ja vaivatonta intran käyttöä : )
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:20
Sini Karhula KIRJOITTI:
Kyllä kannatti tulla tutustumaan juuri tähän projektiin! Vaikka vasta alkaneen Yritysviestinnän uudet ympäristöt – opintojakson ensimmäisellä tapaamiskerralla hahmottelin tekeväni oman projektityöni työnantajaorganisaation sijaan yhdistystoimintaan liittyen, sain tästä uusia ajatuksia ja ajattelin nyt suunnata projektini oman työyksikköni uusien intrasivujen kehittämiseen.

Työnantajaorganisaatiossani on elokuun lopussa 2012 otettu käyttöön uudet intrasivut ja kukin yksikkö vastaa omien sivujensa sisällöstä. Omassa yksikössäni päävastuu työstä on siunaantunut allekirjoittaneen lisäksi yhdelle kollegalle – tiivis työryhmä siis :)

Me olemme päässeet aloittamaan oman työmme uusien sivujen hyväksi lähes tyhjästä. Aiemmin talousyksiköstämme ei ole yrityksen intrasivuilla ollut juuri mitään tietoa ja olemme aloittaneet työn aivan alusta, sivujen rakenteen luomisesta. Olemme vasta aloitelleet työtä ja törmänneet jo moniin ongelmiin, joista tässäkin blogissa on kirjoitettu. Miten saada rakenteesta ja sisällöstä looginen, muttei tylsä? Miten jakaa vastuu sivujen ylläpidosta yksikön sisällä niin, että kaikki pääsisivät osallisiksi, mutta eivät kokisi työtä liian kuormittavana? Mitä kaikkea sivuille tulee laittaa ja mitä kannattaa loppukäyttäjää ajatellen jättää pois?

Mutta ei omasta projektistani vielä tässä vaiheessa sen enempää – lisää on tulossa, kunhan pääsemme kurssilla blogikirjoittamisen alkuun :) Tämä projekti todella antoi intoa tulevan blogikirjoittamisen aloittamiseen, vaikka kurssikuvausta lukiessa hieman mietityttikin, mitä kirjoittamisesta mahtaa tulla.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:20