Sopivasti logistiikkaa ja kunnon ripaus vuorovaikutusta

Projekti on vasta alussa, mutta sen pelikenttä on suurin piirtein selvillä. Logistiikka-funktion intrasivuston sisältö pitää koota ja sen jälkeen täytyy rakentaa kokonaisuus SharePoint-alustalle. Aikaa on tässä vaiheessa tammikuun loppuun, eli käytännössä reilut kaksi kuukautta.

Logistiikka-funktion kotisivuille asetettiin kolme toiminnallista tavoitetta, joiden pitää toteutua:

• sähköinen vuorovaikutteinen työtila
• sisäisen tiedottamisen kanava
• tietopankki

Sivuston tarkoituksena on myös kertoa muille sisäisille sidosryhmille, miksi yrityksessämme on Logistiikka-osasto, mitä kaikkea sen vastuulle kuuluu ja millaisia palveluita se tuottaa yrityksellemme sisäisesti ja ulkoisesti.

Vaikka aikaa on vähän, tuntuu projekti kuitenkin mahdolliselta toteuttaa. Aivan alusta ei sisällön kanssa nimittäin tarvitse lähteä. Itse toimin funktiovastaavana ja juuri kuvaamani intraprojektin projektivastaavana. Työtäni helpottaa se, että sivuston sisältö ei ole kiveen hakattu, vaan sitä voi itse muokata myös tulevaisuudessa. Itse asiassa: sivuston muokkaaminen ja sisällön tuottaminen ovat jopa tavoitteena, ja jatkossa nämä vastuut on tarkoitus jollakin järkevällä tavalla myös jakaa.

Olen yrittänyt miettiä, kuinka sisältö sivustolla kannattaisi järjestää, jotta se olisi looginen ja selkeä. Yrityksessämme Logistiikka-funktio vastaa toimittajayhteistyöstä sisältäen hankinnan ja ostot ja se vastaa myös toimitusketjun myöhemmässä vaiheessa valmiiden tuotteiden toimituksista asiakkaillemme. Näitä tehtäviä varten se tarvitsee toimittajaympäristöä, prosesseja, lomakemalleja, erilaisia palveluntarjoajia, viranomaisia, muita tukiryhmiä ja tietenkin asiakkaita. Toimintaan liittyy palavereja, joissa käsitellään keskeisiä asioita ja kehitetään toimintaa. Toimintaa puolestaan seurataan erilaisilla mittareilla ja raporteilla.

Yksi idea tuon kokonaisuuden järjestämiseen voisi olla, että Logistiikan toimintaympäristöstä lohkottaisiin sopivia kokonaisuuksia yllä kuvattujen vastuiden perusteella ja tuotettaisiin niihin sopivaa sisältöä. Tällaisia kokonaisuuksia olisivat ainakin ”Toimittajaympäristö”, ”Asiakkaat”, ”Prosessit” ja ”Viranomaiset”. Yhtenä lohkona voisi olla strategisempi kokonaisuus, josta löytyisi Logistiikan oma missio ja visio ja muuta tavoitteisiin liittyvää sisältöä. Oma lohkonsa pitää varata myös erilaisille tukiverkostoille tai –ryhmille, joiden kautta saamme toimintaamme liittyvää asiantuntijatietoa. Sivustolle tulevat tietenkin myös operatiivisia asioita kuten ryhmän työtilat asialistoineen, kalentereineen, kuvakirjastoineen.

Rakenteen loogisuus on tavoite: se helpottaa asioiden löytymistä. Yhtenä vaarana liiassa loogisuudessa on kuitenkin mielestäni itsestäänselvyys, joka voi kehittyä tylsyydeksi, eikä siten ole ollenkaan hyvä asia, jos halutaan lisätä vuorovaikutteisuutta. Tässä onkin luultavammin yksi projektin suurimmista haasteista.

Millaista vuorovaikutteisuutta sitten haetaan? Yksi vuorovaikutteisuuden muoto liittyy työtiloihin. Niissä on tarkoitus viedä eteenpäin yhteisiä hankkeita, ellei jopa pienempiä projekteja. Työtiloihin tulee vähintäänkin tehtävälistoja, joiden avulla seurataan yhteisten asioiden edistymistä ja osatehtävien täyttymistä. Näitä pitää kaikkien pystyä päivittämään. Vastaavalla tavalla ihmisten pitää pystyä tuottamaan muistiota, lisäämään kuvamateriaalia, linkkejä, raportteja. Minimivaatimus vuorovaikutteisuudelle on mielestäni tämä.

Bonusta on sitten ehdottomasti, jos voimme hyödyntää wikikirjastoja ja sisäisiä blogi- tai keskustelupalstoja. Wikikirjastoa voisi hyödyntää kuvaamalla vaikkapa asiantuntijaverkostoa kertomalla eri tahojen rooleista ja linkittämällä tekstiin näiden tahojen nettisivut. Tämmöistä wikikirjastoa tekisin mielelläni itsekin. Odotukset tätä bonuspuolelle menevää vuorovaikutteisuutta kohtaan eivät tässä vaiheessa ole kovin korkealla. Täytyy tarkkaan miettiä, miten ihmiset saisi jollakin luontevalla tavalla motivoitua toimintaan mukaan.