Intranet - Muumilaakson mörkö?

Mörkö

Syksyn vuosisuunnittelun kiireisin aika meneillään. Jälleen yksi puhelu liiketoiminnasta, kun jo toinen puhelu koputtaa samaan aikaan linjoilla. Vastaan pikaisesti, tietenkin. Pitäähän liiketoiminnan saada paras mahdollinen tuki meiltä. Langan päässä odottaa sama kysymystulva kuin monta vastattua puhelua aikaisemmin: ”mistä ne budjetointiohjeet löytyivätkään? Onko ne lähetetty sähköpostilla, en löydä enää, inbox ihan täynnä. Entä palveluveloitukset? Mistä tiedän paljon ne on? Ja entä aikataulut, milloin pitikään olla valmista?”. Vastaukseni on sama kuin monta samanlaista puhelua aikaisemmin: ”kaikki ohjeet löytyvät intrasta”. Jonka jälkeen käymme läpi intran sisällön, jotta soittanut henkilö löytäisi tarvitsemansa dokumentit. Puhelu loppuu sanoihin: ”kiitos paljon, nyt löytyi kaikki mitä tarvitsen!”.

Olen kyllä ollut tietoinen, että intran käyttö on organisaatiossamme lapsen kengissä. Tietoa siellä on paljon ja kun intrasta kehottaa hakemaan tietoa, liian usein suora vastaus on: ”ei sieltä intrasta mitään Kysymystulvalöydä”. Ja kun ei niitä tarvittavia tietoja löydä omista sähköposteistakaan, sähköpostitulvan ollessa nykyaikana kuin Niagaran putous, niin mistä sitä tietoa löytyy? Selkeästi viestinnässä ja tiedon hakemisen helpottamisessa olisi niin sanotusti maata kynnettävänä. Ei muuta kuin hihat ylös ja hommiin!

Niin, mikäs se Intranet olikaan?

Intranet tuntuu olevan kuin Muumien Mörkö, joka saa kaikki hieman pelkäämään. Kuitenkin, niin kuin Muumien Mörkökin, on intra lopulta ystävällinen ja hyväntahtoinen kaveri. Lähtökohtaisesti intranetin tulisi tukea kaikin tavoin organisaation tavoitteiden toteutumista. Olennaista on kuitenkin löytää omalle organisaatiolle oikea tapa tukea liiketoimintaa eli löytää organisaation keskeisimmistä tavoitteista ja arvoista johdetut intranetin omat tavoitteet ja toimintaperiaatteet. Yhteys liiketoiminnan ja intran välillä voi todellakin olla haasteellista, mikäli intran sisältöä ei ole yksinkertaisesti suunniteltu liiketoiminnan näkökulmasta eikä sisältö ole laadukasta ja ajantasaista. Olen myös huomannut, että mikäli hakusanoja ei ole luotu ajatuksen kanssa, on hakeminen tuskaista.

Projektin käynnistys – Intranet Möröstä ystävä

Lähdimme siis pienellä työryhmällä työstämään intranetin kehittämistä niin, että Möröstä muodostuisi liiketoiminnan ystävä. Eihän kyseisen viestintäkanavan haasteet olleet jääneet muiltakaan huomaamatta. Uudistuksen tavoitteeksi kirjattiin liiketoiminnan tukeminen ja se olisi meidän punainen lanka. Helpottaisimme työntekijöiden arkea, kun intra kokoaa päivittäiset työkalut ja ohjeet yhteen paikkaan. Saisimme samalla myös vähän vahingossakin ujutettua merkittävimmät uutiset ja ohjeistukset heidän tietoisuuteensa. How simple is that!

Mikä mielessä? Loppukäyttäjä tietenkin!

Intranetin uudistusta suunniteltaessa totesimme, että pidämme mielessämme joka tilanteessa loppukäyttäjän – mitä hän hyötyy uudistuksesta? Intran tulisi tukea kaikin tavoin organisaation tavoitteiden toteutumista. Valitettavan usein kuitenkin näkee, että intra jää tukitoimintojen tuottamien uutisten ja ohjeistuksen ylläpitopaikaksi. Niinhän se on meilläkin ollut. Ja nyt intran tulisi opastaa eksyneet tiedon lähteelle, helposti, ja auttaa ihmisiä ymmärtämään miksi asiat toimivat, kuten ne toimivat. Hymyissä suin.

Kosiskelimme myös talousjohtajaa aloittamaan oman blogin kirjoittamisen intraan. Olisihan se kiva lukea johdon kuulumisiakin organisaation parhaasta viestintäkanavasta, kenties mukaan olisi hauska ujuttaa myös otteita henkilökohtaisesta elämästä. Miten menestyvä ja nuori talousjohtaja yhdistää työuran ja perhe-elämän pienen lapsen kanssa. Toistaiseksi emme ole löytäneet keinoja, jolla hänet saisi hommaan ryhtymään. Uhkailu, lahjonta, kiristys? Ideoita, anyone?

 

Aivan kuten Muumien Möröstäkin, intranetistä saa auttavan ystävän kunhan sitä ensin ymmärtää, kohtelee kuin ystävää ja päästää lähelleen. Hyvä, liiketoimintaa tukeva, sosiaalinen intranet on koko organisaation yhteinen työkalu. Vinkkinä sinulle, joka olet ryhtymässä intranet-uudistuksen vetämiseen: pidä pää pystyssä, älä luovuta. Intralla on tapana aiheuttaa intohimoja ja palautettakin satelee, välillä hyvin suoraviivaista ja negatiivissävytteistäkin. Luota osaamiseesi ja lopputulokseen.

Jatko-osassa kerrotaan intranetin sisällön kehittämisen konkreettisista tekemisistä. Stay tuned!

Profile picture for user Marja Klemola
Projekti

Intranet - Muumilaakson mörkö?

Liiketoimintaa tukeva, hyvä ja sosiaalinen intranet on koko organisaation yhteinen työkalu. Liiketoiminnan ja intranetin välisen yhteyden rakentaminen voi olla hankalaa, jos on epäselvää, millainen moderni intranet on ja mihin sitä voi käyttää. Jos johto, viestintä, IT ja liiketoiminta eivät ajattele intranetistä samalla tavalla, intranet voidaan nähdä pelottavana ja hämmentävänä asiana kuin Muumilaakson mörkö. Todellisuudessa Intranetlaakson mörkö on hyväntahtoinen ja ystävällinenkin hahmo, vain hieman väärinymmärretty.

Projektin tavoitteena on selvittää:

  • Miten intranet voi tukea liiketoimintaa
  • Miten innostetaan henkilökunta intranetin käyttöön
  • Miten saadaan intranetin sisältöön enemmän vuorovaikutteisuutta sekä informatiivista sisältöä kuten FAQ
  • Miten intranetistä tehdään juuri meille hyvä
Pauliina Pajunen KIRJOITTI:
Kiitos blogikirjoituksesta. Näin lukijan kannalta teksti oli kirjoitettu mielenkiintoisesti sekä sen pituus oli myös oikein sopiva.

Minulle intranet on itse asiassa aiheena vähän tuntematon, sillä en ole itse ollut koskaan työpaikassa, jossa on intranet. Tämä johtuu varmasti siitä, että työpaikkani ovat olleet suhteellisen pieniä. Intranet on niin tärkeä sisäisen viestinnän kanava, että organisaatiot hyötyvät toimivasta intranetistä. Kehityshankkeesi on varmasti ollut siis ehdottoman hyvä ja tärkeä. Ja on selvää, että organisaation jäsenillä on varmasti sanottavaa intranetin kehityksen suhteen tai ainakin heillä, jotka sitä aktiivisesti käyttävät.

Sisällöntuotannon kannalta kuulostaa loistavalta idealta yrittää sitouttaa yrityksenne talousjohtaja kirjoittamaan intraan blogia. Jos homma tuntuu liian aikaa sitovalta, niin ehkä voisitte tehdä blogin kirjoittamisesta kierron, jolloin kaikki tuottavat sisältöä tietyssä aikataulussa? Näin se ei myöskään rasittaisi yhtä henkilöä ja näkökulmatkin voisivat olla monipuolisempia.

Jään odottamaan innolla blogisi jatko-osaa!

-Pauliina
Lähetetty Ke, 12/14/2016 - 20:03
MerviS KIRJOITTI:
Kivasti kirjoitettu blogi ja voin kyllä allekirjoittaa kaikki sanomasi intrasta.

Se on aika jännä juttu, että miten se intra aina voikin olla niin "vaikea" asia. Ihmiset mieluummin "hilloavat" asioita sähköpostiinsa tai tietokoneen kovalevylle. Itsekin siihen välillä syyllistyn :(. Kunnes sitten hermostun itseeni ja putsaan kaiken ja tarpeelliset vien intraan.

Blogien kirjoittamisessa itse kokisin, että vapaaehtoisuus niiden kirjoittamisessa olisi paras vaihtoehto ja että kaikki voisivat halutessaan kirjoittaa niitä. Toki aina voi haastaa henkilön kirjoittamaan edes yhden blogin ilman painetta enemmästä...mutta en oikein muuta hyvää vinkkiä osaa sinulle antaa.

Itse olen ollut aikoinaan kehittämässä ison suomalaisen yrityksen intranettiä. Se mitä siitä muistan oli juuri ns. metatietojen laadukkuus eli se miten hakutoiminto saadaan toimimaan hyvin ja jotta se palvelisi loppukäyttäjää. Siltikin sen intran "haukkumanimi" oli "hukunet" :(. Mutta kyllä se silti on parempi kuin loputon sähköpostitulva ja kansioiden rakentelu.

Hyvää joulua ja uutta vuotta sinulle!

Mervi
Lähetetty To, 12/22/2016 - 01:57